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In der modernen Arbeitswelt sind Unternehmen ständig auf der Suche nach innovativen Wegen, um ihre Mitarbeiter zu unterstützen und Prozesse zu rationalisieren. Ein Bereich, der oft zu Frustration und unnötigem Verwaltungsaufwand führt, ist die Verteilung von Benzingeld für Geschäftsreisen und Bürofahrten.

Aber was wäre, wenn es eine Lösung gäbe, die die Mitarbeiter von dem Ärger befreit, aus eigener Tasche zu zahlen und sich mit umständlichen Erstattungsverfahren herumzuschlagen? Hier kommen die Tankkarten ins Spiel - die Neuerung, auf die Sie gewartet haben!

Tankkarten sind eine einfache und effiziente Methode zur Verteilung von Benzingeld und bieten verschiedene Vorteile, darunter die Möglichkeit der Steuerbefreiung. Mit Tankkarten können Unternehmen ihre Vorgehensweise bei der Vergabe von Benzingeld für Mitarbeiter revolutionieren, die Effizienz steigern und erhebliche Kosteneinsparungen erzielen.

Lassen Sie uns herausfinden, wie diese Tankkarten die Belastung durch Zahlungen aus eigener Tasche verringern und es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Fahrzeuge problemlos zu betanken und gleichzeitig die Einhaltung der Steuerbefreiungsvorschriften zu gewährleisten.

Was ist eine Tankkarte?

Tankkarten werden von Unternehmen an ihre Fahrer ausgegeben, die damit ihre Kraftstoffkäufe anstelle von Bargeld oder Kreditkarten bezahlen können. Das Unternehmen erhält in regelmäßigen, akzeptierten Abständen eine direkte Abrechnung. Tankkarten funktionieren mit bestimmten, zugelassenen Tankstellen und sparen dem Unternehmen viel Geld.

Vorteile der Ausgabe von Tankkarten

Ihr Unternehmen kann von der Ausgabe einer Tankkarte an die Mitarbeiter in vielerlei Hinsicht profitieren:

1. Informationen über jeden Kauf

Sie können jeden von Ihren Mitarbeitern getätigten Kraftstoffkauf verfolgen. Bei jeder Verwendung der Karte erhalten Sie sofort Informationen über die gekaufte Kraftstoffmenge, die Tankstelle, an der sie gekauft wurde, das Kaufdatum und den Namen des Mitarbeiters.

Dies hilft, die Ausgaben des Mitarbeiters für Benzin im Auge zu behalten. Außerdem wird so sichergestellt, dass die Karte nicht für persönliche Ausgaben des Mitarbeiters verwendet wird. Ohne eine Tankkarte könnte ein betrügerischer Mitarbeiter gefälschte Quittungen von Tankstellen ausstellen, deren Kosten das Unternehmen zu tragen hat.

2. Erhalten Sie Mengenrabatte für den Kauf von Kraftstoff

Wenn Sie einen Fuhrpark haben, werden Sie mehr Fahrer mit Tankkarten haben. Sie werden häufig Benzin kaufen.

Tankkarten bieten Mengenrabatte, die sich nach der gekauften Menge an Benzin richten. Dadurch können Sie Ihre Kraftstoffkosten erheblich senken. Die Höhe der Rabatte hängt von der Art der Tankkarte ab, die Sie erwerben.

3. Rationalisierung der Kraftstoffkosten

Die Ausgabe von Tankkarten erleichtert die Verwaltung der Kraftstoffausgaben. Sie können die Höhe der Ausgaben für jeden Fahrer begrenzen. Auch die Art des Kraftstoffs, der gekauft werden kann, kann begrenzt werden.

Dies schränkt jeden Betrugsversuch durch die Fahrer ein und hilft den Unternehmen, die Kraftstoffkosten innerhalb ihres Budgets zu optimieren.

4. Verbessert die betriebliche Effizienz

Ohne ein Tankkartensystem müssen die Fahrer dem Unternehmen physische Quittungen für alle Kraftstoffausgaben vorlegen, die sie für Dienstfahrten tätigen. Wenn der geschäftliche Transportbedarf groß ist, beschäftigt ein Unternehmen viele Fahrer. Dies führt zu einem enormen Papieraufwand, da alle Belege dokumentiert und ausgewertet werden müssen.

All dies entfällt mit Tankkarten, und alles kann effizient online verwaltet werden. Durch die Verringerung des Zeitaufwands für diese Tätigkeiten trägt die Ausgabe von Tankkarten zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz bei.

5. Mehr Sicherheit

Mit Tankkarten können Sie sicher sein, dass es keine unbefugten Käufe gibt. Die Karten können nur mit bestimmten PIN-Nummern verwendet werden, die den Fahrern zugeteilt werden. Das erhöht die Sicherheit und hilft, die Kraftstoffausgaben zu kontrollieren.

Wie profitieren die Mitarbeiter von Tankkarten?

Hier sind einige Vorteile für Ihre Mitarbeiter:

1. Reduziert die Anfangskosten

Ohne Tankkarten müssen die Beschäftigten die Kosten für arbeitsbedingte Kraftstoffausgaben aus der eigenen Tasche bezahlen. Sie müssen in regelmäßigen Abständen ihre Quittungen vorlegen, um ihre Ausgaben erstattet zu bekommen.

Dies ist ein mühsamer Prozess und eine Belastung für die Mitarbeiter, da sie ihr eigenes Geld bezahlen. Durch die Ausgabe von Tankkarten helfen die Unternehmen ihren Mitarbeitern, ihre Vorlaufkosten zu senken.

2. Belohnungspunkte stapeln

Jedes Mal, wenn ein Autofahrer mit einer Tankkarte tankt, kann er bei den teilnehmenden Geschäften Punkte sammeln. Die gesammelten Punkte können bei späteren Einkäufen verwendet werden. Dies führt zu geringeren Kosten und hilft dem Unternehmen und den Mitarbeitern sehr.

3. Problemlose Zahlungen

Mit Tankkarten wird es einfacher, die Karte vorzulegen und zu tanken. Man braucht nicht ständig Bargeld mit sich zu führen. Es gibt eine Vereinbarung mit bestimmten teilnehmenden Tankstellen; daher müssen die Fahrer einfach nur hinfahren und tanken, ohne eine Quittung zu unterschreiben.

4. Der Papierkram entfällt

Ohne die Tankkarte mussten die Fahrer alle Tankbelege sorgfältig aufbewahren. Selbst das Fehlen einer einzigen Quittung kann dazu führen, dass sie zur Rechenschaft gezogen werden, da die Ausgaben mit dem Unternehmen in Verbindung stehen und eine Buchführung darüber unerlässlich ist. Dieser Papierkram entfällt, und die Aufgabe der Fahrer wird sehr einfach. Die monatlichen Quittungen werden von den Tankstellen direkt online übermittelt.

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Die besten Tankkarten für kleine Unternehmen

Hier sind 5 Tankkarten, die Unternehmen ihren Mitarbeitern für Geschäftsreisen und den Weg ins Büro anbieten können, um ihnen beim Sparen zu helfen.

1. Fuelman Flottenkarte

Mit der Fuelman-Flottenkarte können Sie an Tankstellen in den USA für Benzin und andere Produkte bezahlen. Sie eignet sich für Unternehmen, die zwischen 1000 und 5000 Gallonen pro Monat tanken.

Diese Karten werden an fast allen Tankstellen und an über 45000 Tankstellen in den USA akzeptiert. Es gibt 4 Arten von Fleetman-Karten: Deep Saver, Simple Saver, Universal Premium Mastercard und Public Sector Fleet card.

Profis

  • Akzeptanz an fast 50.000 Tankstellen in den USA.
  • Riesige Rabatte in Lebensmittelgeschäften.
  • Hohes Einsparungspotenzial beim Kraftstoff durch Rabatte.

Nachteile

  • Die App ist veraltet.
  • Um die Karte zu beantragen, sollten Sie über eine hohe Kreditwürdigkeit verfügen.

2. WEX-Flottenkarte

Sie ist eine Standardkarte für kleine Unternehmen und bietet einen Rabatt von fast 3 % auf die Kraftstoffpreise. Die angebotenen Kartentypen sind WEX Large Fleet Card, WEX FlexCard und WEX Fleet Cross-Road Card.

Profis

  • Für die Nachverfolgung stehen erweiterte Analysemöglichkeiten zur Verfügung.
  • Enorme Einsparungen bei den Kraftstoffkosten.

Nachteile

  • Unzureichendes Netz für die Kundenbetreuung.
  • Die Nutzungsbedingungen werden aktualisiert, ohne dass das Unternehmen davon Kenntnis erhält.

3. Shell Small Business Tankkarte

Shell bietet eine Reihe von Tankkarten an, die für Unternehmen unterschiedlicher Art geeignet sind. Die Shell-Tankkarten verfügen über verbesserte Sicherheitsmerkmale und sind für Unternehmen von großem Nutzen. Shell bietet rund um die Uhr Kundensupport über seine Kontaktzentren.

Profis

  • Einfache Online-Berichterstattung und -Verwaltung.
  • Freundliche Gebührenstruktur.

Nachteile

  • Erfasst nur die Kraftstoffkosten und nicht die damit verbundenen Kosten.
  • Die Belohnungen sind im Vergleich zu anderen Karten geringer.

4. BP Business Solutions Tankkarte

BP-Tankkarten sind in den USA weit verbreitet und verfügen über das größte Tankstellennetz. Es gibt 2 Arten von Karten, die Fuel Plus und die Mastercard. Diese Karten können auch für Service- und Wartungskosten von Flottenfahrzeugen verwendet werden.

Profis

  • Verfügt über ausgezeichnete Berichtsfunktionen.
  • Ermäßigungen von bis zu sechs Cent pro Gallone.

Nachteile

  • An der Westküste und in bestimmten südlichen Regionen gibt es nur wenige BP-Tankstellen.
  • Um in den Genuss von Rabatten zu kommen, sollten Sie die 300-Gallonen-Marke pro Monat überschreiten.

5. ExxonMobil Business Flottenkarte

ExxonMobil-Karten sind sehr sicher und werden weithin akzeptiert. Außerdem bietet sie hohe Rabatte bei Großeinkäufen. Die Karte bietet umfassende Berichtsfunktionen, die eine einfache Nachverfolgung ermöglichen.

Profis

  • Große Flottenbesitzer können erhebliche Kosteneinsparungen erzielen.
  • Mehr Flexibilität als andere Karten.

Nachteile

  • Sie sieht keine Wartung und Instandhaltung vor.
  • Außerhalb der Ostküste gibt es nur begrenzte Möglichkeiten für Tankstellen.

Schlussfolgerung

Mit Tankkarten genießen sowohl das Unternehmen als auch die Fahrer viele Vorteile. Da die meisten Karten ähnliche Vorteile bieten, können Sie die Karte auswählen, die für Ihre geschäftlichen Anforderungen geeignet ist. Vergleichen Sie die von mehreren Unternehmen ausgegebenen Karten, bevor Sie sich für eine entscheiden.

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