Die Zukunft des hybriden Arbeitsmodells

Seit der Pandemie bewegt sich ein Großteil der US-Belegschaft in Richtung eines hybriden Arbeitsmodells. Dieser Wandel hat Auswirkungen auf die Mitarbeiterführung, die Technologie, die Einstellungspraktiken und vieles mehr.

Personalverantwortliche müssen sich dieser Veränderungen bewusst sein, damit sie die Unternehmensrichtlinien an diese Veränderungen anpassen und gleichzeitig einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen gewährleisten können.

Lassen Sie uns die Zukunft des hybriden Arbeitsmodells erkunden und erfahren Sie, was Sie wissen müssen, um sich dieser Herausforderung zu stellen.

Die Belegschaft wird hybrid

Dieses Jahr hat Microsoft seinen ersten Work Trend Index veröffentlicht. Ein unabhängiges Umfrageunternehmen befragte über 30.000 Menschen in 31 Ländern, um Arbeitstrends aufzudecken, die die Produktivität verbessern können. Die Ergebnisse geben einen guten Einblick in die Zukunft der Tele- und Hybridarbeit.

Die Daten zeigten, dass sich viele Arbeitnehmer sowohl flexible Remote-Optionen als auch mehr Zeit mit ihren Kollegen wünschen. Außerdem wurde festgestellt, dass die Erschöpfung der Mitarbeiter ein wichtiger Faktor für die Produktivität ist.

Fernarbeit mag zwar ideal klingen, aber Meetings, E-Mails, Chats und andere digitale Kommunikation haben erheblich zugenommen. Die Mitarbeiter verbringen einen überwältigenden Teil ihrer Zeit online - ein Trend, der weder gesund noch so produktiv ist, wie er klingt.

Dennoch ist Fernarbeit nach wie vor gefragt. Eine Studie von Upwork aus dem Jahr 2021 zeigt, dass Fernarbeitnehmer flexible Arbeitszeiten, kürzere Pendelzeiten und größere Autonomie schätzen.

Die logische Lösung? Schaffen Sie hybride Arbeitsmöglichkeiten für Ihre Teams.

Schaffung hybrider Arbeitsmodelle

Der Übergang von einer Vollzeitbeschäftigung im Büro oder zu Hause zu einem hybriden Modell kann für die Arbeitnehmer stressig sein. Es ist jedoch die beste Option, um die Probleme, mit denen Arbeitnehmer derzeit konfrontiert sind, zu lindern.

Arbeitnehmer, die von zu Hause aus arbeiten, spüren den Verlust an sozialen Kontakten und vermissen die Kameradschaft, die bei der Arbeit in einem Team herrscht. Eine Vollzeitbeschäftigung im Büro kann jedoch mit den neuen Maßnahmen nach der Pandemie eine Belastung darstellen. Ein hybrides Arbeitsmodell löst diese Probleme, hilft den Mitarbeitern bei der Bewältigung ihrer familiären Verpflichtungen, verbessert die Work-Life-Balance und erhöht sogar die Produktivität.

Creating a hybrid work model for your staff should be comparable to setting standard work hours. You cannot accommodate every single employee’s request. However, you can design a system that balances the best of both remote and in-office work modes.

Die amerikanischen Unternehmen sind führend bei der Überwindung der Hindernisse, die durch hybride Arbeitspläne entstehen:

• Der Versicherungsriese Prudential hat sein Büro umgestaltet, um mehr Raum für Zusammenarbeit und Offenheit zu schaffen.
• General Motors hat vor der Änderung seines Arbeitsplatzes die Mitarbeiter aus der Ferne befragt.
• Das Verpflegungs- und Gebäudemanagementunternehmen Sodexo stützt sich bei der Gestaltung seiner neuen Arbeitsmöglichkeiten auf Gespräche mit und Rückmeldungen von seinen Mitarbeitern.

Jedes Unternehmen kann einen anderen Ansatz wählen, aber im Kern muss es die Mitarbeiter zusammenhalten und auf die Unternehmensziele ausrichten.

Mit Video Teams zusammenhalten

Um ein funktionierendes hybrides Arbeitsmodell zu schaffen, können Sie mit ein paar einfachen Schritten beginnen, um Video so zu integrieren, dass alle Beteiligten besser zusammenarbeiten können:

• Halten Sie weniger "persönliche" Besprechungen ab, vor allem wenn Sie häufig Besprechungen haben, die sich lange hinziehen. Laden Sie kritische Mitarbeiter ein und zeichnen Sie sie auf, damit jeder nach seinem Zeitplan zusehen kann.
• Zeichnen Sie wichtige Beiträge auf, die allgemeine Fragen beantworten oder Informationen liefern, die jeder für den Übergang benötigt.
• Nutzen Sie ein cloudbasiertes System, mit dem Mitarbeiter zusammenarbeiten und Videos und andere Aufnahmen gemeinsam nutzen können. Erlauben Sie Ihren Mitarbeitern, von zu Hause aus darauf zuzugreifen.

Video ist eine Möglichkeit, ein entscheidendes Element zu unterstützen, das ein hybrides Arbeitsmodell fördert: die Kommunikation mit den Mitarbeitern.

Kommunikation ist der Schlüssel

Unabhängig davon, welche Ziele Sie sich setzen, das Wichtigste bei der Einführung eines hybriden Arbeitsmodells ist, dass Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden halten. Offene Kommunikation ist unerlässlich, um Vertrauen zu schaffen, unabhängig davon, ob die Mitarbeiter ins Büro zurückkehren oder mehr Zeit mit Heimarbeit verbringen. Die Technologie sollte die Zusammenarbeit zwischen allen Mitarbeitern unterstützen, unabhängig davon, wo sie arbeiten.

Das Ziel besteht natürlich darin, einen reibungslosen Übergang zu diesem Hybridmodell zu gewährleisten, aber wenn man nicht auf die Bedenken der Mitarbeiter eingeht, kann dies der Produktivität schaden. Sie müssen zwar Arbeitsstandards festlegen, aber auch Autonomie gewähren, um die Mitarbeiter zu befähigen.

Nach der Pandemie zögern einige Mitarbeiter möglicherweise, in ein Büro zurückzukehren. Es ist wichtig, den Grund für ihr Zögern zu verstehen, damit Sie ein besseres Arbeitsmodell entwickeln können. Befragen Sie Ihre Mitarbeiter im Vorfeld.

Zu den Fragen, die sich mit der Arbeitspolitik nach der COVID19 und dem Zögern bei der Rückkehr ins Büro befassen, gehören:

• Machen sie sich Sorgen über das Virus am Arbeitsplatz?
• Stehen sie vor der Herausforderung, eine Kinderbetreuung zu finden, wenn ihre Kinder noch in der Fernschule sind?
• Kümmern sie sich um ein Familienmitglied mit hohem Risiko?
• Haben sie ihr Leben jetzt so umgestellt, dass die Rückkehr ins Büro kostspieliger oder komplizierter ist?

Unabhängig davon, welche Maßnahmen Sie ergreifen, müssen Sie weiterhin mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt bleiben. Nutzen Sie Kommunikationstools, die den Mitarbeitern Optionen wie Communities, Gruppen, Feeds, Ankündigungen und mehr bieten. So bleiben alle über neue oder sich ändernde Richtlinien auf dem Laufenden.

Befähigung Ihres Personals

Zunächst müssen Sie die Arbeitssicherheit mit Schutzmaßnahmen angehen. Dabei müssen Sie auch die staatlichen und bundesstaatlichen Vorschriften sowie die Vorschläge Ihres Gesundheitsministeriums, der OSHA und der CDC berücksichtigen.

Seien Sie sich darüber im Klaren, dass es in Zukunft zu Schließungen oder zusätzlichen Vorschriften kommen kann, die sich auf Ihr Büro auswirken werden. Gehen Sie auch auf diese Möglichkeiten ein.

Die Personalabteilung und das Management sollten diese Gelegenheit jedoch auch nutzen, um eine umfassende Unternehmenskultur zu schaffen, die es den Mitarbeitern ermöglicht, engagiert und produktiv zu sein.

So kann beispielsweise die Vielfalt und Integration in einem Unternehmen die Einnahmen steigern. Sie trägt auch dazu bei, dass sich die Mitarbeiter sicher und geborgen fühlen. Wenn diese Fragen mit Transparenz und Sorgfalt angegangen werden, kann eine vielfältige und robuste Arbeitsatmosphäre entstehen.

Kulturelle Integration, vielfältige Rekrutierung und Mitarbeiterbelohnungsprogramme sind Ziele, die zum Aufbau Ihres Unternehmens beitragen. Sammeln Sie weiterhin Daten und Kennzahlen zu Ihren Fortschritten, damit Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen im Allgemeinen davon profitieren. Arbeiten Sie darauf hin, sichere und kosteneffiziente Möglichkeiten zu schaffen, damit alle Mitarbeiter mit einem Hybridmodell an ihren Arbeitsplatz zurückkehren können.

Gestaltung Ihres Arbeitsablaufs

Wo fangen Sie an, wenn Sie hybride oder flexible Arbeitsmöglichkeiten schaffen wollen? Beginnen Sie mit der Schaffung eines effizienten Arbeitsablaufmodells. Das beginnt damit, dass Sie Ihre Mitarbeiter in den Mittelpunkt Ihres Plans stellen. Wie bringen Sie sie dazu, effektiv und effizient zu arbeiten und gleichzeitig den Zweck Ihres Unternehmens zu erfüllen?

Gehen Sie weiter in die Tiefe, indem Sie verschiedene Elemente betrachten, z. B.:

• Ihre Organisationskultur
• Die Prioritäten der Stakeholder
• Bestehende Politiken
• Entscheidungsketten
• Wie die Abteilungen zusammenpassen
• Aktueller Arbeitsablauf

Wenn Sie diese Unternehmenselemente verstanden haben, können Sie nun ein System aufbauen, das die Mitarbeiter in die Lage versetzt, Ihre Unternehmensziele zu erreichen. Machen Sie sich Gedanken über verschiedene Möglichkeiten, diese Ziele zu erreichen. Schließlich werden Sie Ihre Ideen testen wollen, einschließlich hybrider Optionen und Möglichkeiten des Übergangs.

Übergang Ihres Personals

Als Nächstes müssen Sie sich mit dem Übergang zu einem permanenten hybriden Arbeitsmodell befassen. Sie können staffeln, wie und wann die Mitarbeiter in das Büro zurückkehren. Wenn z. B. Schlüsselfunktionen ohne bestimmte Teams im Büro schwieriger geworden sind, können diese Mitarbeiter als erste ins Büro zurückkehren.

Eine weitere Entscheidung, die Sie treffen müssen, ist die Frage, wie Sie Ihre derzeitige 40-Stunden-Woche ändern wollen. Wird es einen Tag pro Woche zu Hause geben? Ein Tag im Monat? Kürzere Arbeitszeiten? Es gibt 20 verschiedene alternative Arbeitszeitmodelle, die Sie anpassen können, um das richtige Modell für Ihr Unternehmen zu finden. Planen Sie Zeit für das Ausprobieren ein, bis Sie das richtige System gefunden haben.

Ein Teil dieser Gestaltung wird sich aus dem Feedback der Mitarbeiter ergeben. Wenn zum Beispiel einige Mitarbeiter aufgrund von Verpflichtungen nicht am frühen Morgen arbeiten können, haben Sie mehrere Möglichkeiten. Sie können die Arbeitsschichten staffeln oder bestimmte Tage ferngesteuert beginnen lassen und die Mitarbeiter dann ins Büro kommen lassen.

Denken Sie daran, dass manche Mitarbeiter von einer 40-Stunden-Woche im Büro mehr profitieren würden. Sind Sie dazu bereit, oder würden Sie es vorziehen, das Büro an bestimmten Tagen zu schließen? Denken Sie daran, dass Sie durch die Schließung des Büros nicht nur Kosten sparen, sondern auch Ihren ökologischen Fußabdruck verringern. Möglicherweise können Sie sogar in ein kleineres, kostengünstigeres Büro umziehen, wenn Sie weniger Platz benötigen.

Ihre Entscheidungen werden für Ihre Mitarbeiter von Bedeutung sein, die alle auf die richtige Technologie angewiesen sind, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Technologie für Fernarbeit

Eine der größten technologischen Herausforderungen bei der Fernarbeit besteht darin, die Sicherheit Ihrer Unternehmensdaten zu gewährleisten. Die Herausforderungen des "Internet der Dinge" (IoT) müssen angegangen werden. Dabei handelt es sich um Technologien, die mit dem Internet verbunden sind, Daten senden und Aufgaben ohne menschliche Hilfe erledigen. Sicherheitssysteme schützen beispielsweise Ihr Zuhause oder Ihr Büro, indem sie die Behörden vor Eindringlingen warnen, wenn Sie nicht anwesend sind.

Leider kann dies zu Sicherheitsverletzungen führen, z. B. zum Diebstahl von Daten, zur Installation von Malware oder zu Schwachstellen, wenn die Software nicht ordnungsgemäß aktualisiert wird. Nutzer können auch in Schwierigkeiten geraten, wenn sie die Technologie unwissentlich auf riskante Weise nutzen.

Arbeiten Sie mit Ihrer IT-Abteilung zusammen, um Lösungen wie Blockchain anzubieten, die die IoT-Sicherheit verbessern. Blockchain ist eine Möglichkeit, Daten in gesicherten Teilen und nicht nur an einem Ort zu verbreiten. Der Zugriff auf diese Daten wird streng überwacht. Es gibt viele Vor- und Nachteile. Sprechen Sie also mit Ihrem Technologie-Team, um herauszufinden, ob dies die richtige Wahl zum Schutz Ihres Unternehmens ist.

Bei der Umstellung auf ein dauerhaftes hybrides Arbeitsmodell sind viele Faktoren zu berücksichtigen. Das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeiter sollten an erster Stelle stehen. Halten Sie die Kommunikationswege offen, befähigen Sie die Mitarbeiter und gestalten Sie die Arbeitsabläufe unter Verwendung der besten Werkzeuge und Technologien, während Sie dies tun.