Der Geschäftskontinuitätsplan der Personalabteilung inmitten einer Pandemie

Die WHO hat heute (12.03.2020) das Coronovirus Covid-19 zur Pandemie erklärt, da es bereits in mehr als 65 Ländern aufgetreten ist. In der Zwischenzeit sind Arbeitnehmer unweigerlich an vorderster Front mit Covid-19 infiziert. Erstens, weil sie regelmäßig reisen. Zweitens: Sie müssen neue Menschen kennen lernen. Drittens arbeiten sie an geschlossenen Arbeitsplätzen zusammen. Da die Mitarbeiter zu den Hauptopfern dieser weltweiten Pandemie gehören, muss die Personalabteilung weltweit einen Pandemieplan für die Kontinuität des Geschäftsbetriebs haben, um ihre Mitarbeiter zu schützen und die Ausbreitung dieses tödlichen Virus zu verhindern.

Arbeitnehmer sind zu wichtigen Überträgern des Coronavirus geworden. Sie infizieren sich bei ihren Arbeitskollegen oder an den Orten, die sie besuchen, und während sie von Stadt zu Stadt und von Land zu Land reisen, geben sie das Virus an alle Menschen weiter, mit denen sie in engen Kontakt kommen. Das Hauptproblem bei diesem Virus ist, dass es tagelang unentdeckt bleibt, bevor die infizierte Person Symptome zeigt. Da es unentdeckt bleibt, können sie so viele Menschen anstecken, mit denen sie in Kontakt kommen. Aus diesem Grund steht die persönliche Hygiene im Vordergrund, um die Ausbreitung dieser Krankheit einzudämmen.

Weltweit haben sich mehr als 22 Millionen Menschen infiziert. Bislang wurden 210000 Menschen ins Krankenhaus eingeliefert und mehr als 12000 starben.

Die Personalabteilung muss einen Pandemievorsorgeplan für ihr Unternehmen erstellen. Sie müssen ihre Mitarbeiter so führen, dass sie vor einer Ansteckung geschützt sind, und selbst wenn sie infiziert werden, den Schaden so gering wie möglich halten. Dabei muss sichergestellt werden, dass sowohl die Interessen der Mitarbeiter als auch die des Unternehmens geschützt werden.

Denken Sie daran, dass Vorbeugen besser ist als Heilen, und dass ein gesunder Mitarbeiter ein wesentlicher Bestandteil einer produktiven Belegschaft ist. In diesem Sinne muss die Personalabteilung in fünf wichtigen Bereichen tätig werden, um diese zunehmende Pandemie zu bekämpfen.

1. Wirksame Kommunikation
2. Eine bessere Gesundheitspolitik gestalten
3. Flexibilität bei der Arbeit
4. Einschränkung der Reisefreiheit
5. Krisenmanagement

1. Wirksame Kommunikation

Fehlinformationen über das Virus können eine größere Bedrohung darstellen als das Virus selbst, da Gerüchte Panik erzeugen und sich wie ein Lauffeuer verbreiten. Unternehmen müssen über eine Kommunikationsplattform verfügen, über die sie alle ihre Mitarbeiter auf einen Schlag erreichen können. Es ist wichtig, eine Plattform zu haben, die die Kommunikation in beide Richtungen unterstützt - um die Verwirrung während des Chaos zu minimieren und ein Anlaufpunkt für alle Informationen und Fragen der Mitarbeiter zu sein.

Die bruchstückhafte Kommunikation über die Pandemie per E-Mail oder Chat bleibt in den persönlichen Postfächern hängen. Viele Menschen verpassen wichtige Informationen, weil ihr Posteingang bereits mit E-Mails und Nachrichten gefüllt ist. Wenn Sie jemandem eine Nachricht schreiben oder eine Mail senden, kämpfen Sie bereits um Aufmerksamkeit in einer Fülle von Mails und Nachrichten. Deshalb brauchen Sie eine Plattform, auf der Sie sich ausschließlich mit Ihren Mitarbeitern austauschen können. Hier entsteht der Bedarf an einer Plattform für Mitarbeiterengagement.

Von regelmäßigen Updates zur Infektionskontrolle bis hin zu sich ändernden Richtlinien können Sie Ihre Mitarbeiter über alle wichtigen Informationen auf dem Laufenden halten. Mit solchen Plattformen können Sie Kommunikationsprotokolle einhalten, bei denen nur die Personalabteilung das gesamte Unternehmen ansprechen und spezifische Informationen wie einen Reaktionsplan für die Pandemie übermitteln kann.

Darüber hinaus werden auf internen Kommunikationsplattformen wie Empuls die Telefonnummern und E-Mail-Adressen aller Mitarbeiter gespeichert, was in Notfällen von großer Bedeutung sein kann.

2. Bessere Gesundheitspolitik gestalten

Die Gefahr der Ausbreitung ist groß, weil viele Arbeitnehmer die Schwere des Problems nicht erkennen und die Angewohnheit haben, zur Arbeit zu erscheinen, auch wenn sie krank sind. Diese Unvorsichtigkeit führt dazu, dass sich mehr Menschen anstecken.

Laut einer aktuellen Statistik haben 90 % der Arbeitnehmer zugegeben, dass sie krank zur Arbeit erschienen sind. Als Gründe nannten sie zu viel Arbeit, den Wunsch, nicht krank zu werden, und den Druck des Arbeitgebers.

Betrachten Sie diese Pandemie als Anlass, Ihre derzeitigen Gesundheitsmaßnahmen für Mitarbeiter zu überprüfen. Je mehr Menschen betroffen sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass Mitarbeiter nicht arbeiten können, weil sie entweder krank sind oder sich um ihre Angehörigen kümmern müssen - was das Unternehmen letztendlich mehr kosten wird.

Als Teil eines erfolgreichen Business-Continuity-Plans muss die Personalabteilung ein sicheres Umfeld schaffen und den Mitarbeitern versichern, dass das Unternehmen hinter ihnen steht. Überarbeiten Sie die Richtlinien für Krankheitsurlaub und bezahlte Freistellung, um sie an Bedingungen wie eine Pandemie anzupassen. Geben Sie den Mitarbeitern die Gewissheit, dass sie ein fester Bestandteil des Unternehmens sind, was wiederum dazu führt, dass sie sich sicher fühlen, wenn sie krank sind, und so das Risiko einer Ansteckung ihrer Arbeitskollegen verringern.

Der Schlüssel dazu ist eine transparente Kommunikation, damit die Mitarbeiter wissen, dass sie nicht im Stich gelassen werden, wenn sie Opfer von COVID-19 werden.

3. Flexibilität bei der Arbeit

Jetzt ist die Zeit gekommen, in der Unternehmen die Digitalisierung voll ausschöpfen müssen, um ihren Mitarbeitern mehr Arbeitsflexibilität zu bieten. Sie könnten die Möglichkeit haben, von zu Hause aus zu arbeiten, um häufige Reisen zu vermeiden, bei denen sie infizierten Personen ausgesetzt sein könnten.

Ja, viele Arbeitsplätze erfordern die physische Anwesenheit der Mitarbeiter (Gesundheitswesen, Einzelhandel), aber wo immer Arbeitsflexibilität möglich ist, sollte sie auch gewährt werden. So können zum Beispiel anstelle von persönlichen Treffen Videokonferenzen abgehalten werden. Präsentationen können über Skype abgehalten werden und Briefings können auf Zuruf bereitgestellt werden. Gestalten Sie die Arbeit so flexibel, dass das Risiko einer Ansteckung Ihrer Mitarbeiter mit COVID-19 minimiert wird. Sogar die Einbindung von Mitarbeitern, die aus der Ferne arbeiten, kann mit einer umfassenden Software zur Mitarbeiterbindung wie Empuls erfolgen. ‍

4. Reisen einschränken

Die meisten Unternehmen auf der ganzen Welt verbieten ihren Mitarbeitern das Reisen, insbesondere in Gebiete, die stark mit COVID-19 infiziert sind. Zurzeit gibt es kein Heilmittel für das CoronaVirus, und die beste Taktik ist, es so weit wie möglich zu vermeiden. So verhindern Sie auch Produktivitätsverluste aufgrund von Quarantäne. Unternehmen sollten alle von der Regierung herausgegebenen Gesundheitshinweise verfolgen, um zu erfahren, welche Geschäftsreisen abgesagt oder verschoben werden müssen.

Erkundigen Sie sich bei Ihren Mitarbeitern, wenn sie angeben, sich unwohl zu fühlen. Bitten Sie sie, nicht zu verreisen, da sie auch dann unter Quarantäne gestellt werden müssten, wenn sie sich nicht mit COVID-19 infiziert haben. Gesundheit ist Reichtum. Alles andere kann noch eine Weile warten.

5. Krisenmanagement

Betrachten Sie die aktuelle Situation als einen Weckruf. Die Maßnahmen, die Sie ergreifen, sollten gut dokumentiert und kartografisch erfasst werden, wobei Sie die Zukunft im Auge behalten sollten. Alles, was Sie tun, kann als Doktrin für den Umgang mit einer solchen Situation in der nahen Zukunft dienen.

COVID-19 wird durch Tröpfchen in den Atemwegen übertragen, wenn eine infizierte Person hustet oder niest. Es ist hochgradig ansteckend, und die Person, die sich infiziert, kann mindestens zwei Personen anstecken, die mit ihr in Kontakt kommen. Es besteht auch die Möglichkeit, dass man sich ansteckt, indem man eine kontaminierte Oberfläche oder einen Gegenstand berührt und dann sein Gesicht, insbesondere die Nase oder den Mund, berührt.

Ergreifen Sie als Personalverantwortlicher die folgenden Maßnahmen:-

• Geben Sie Ihren Mitarbeitern klare Anweisungen, sich regelmäßig die Hände zu waschen
• Sorgen Sie dafür, dass Ihr Arbeitsplatz regelmäßig gereinigt wird
• Mitarbeiter, die sich unwohl fühlen, auf Grippesymptome hin untersuchen
• Wenn sie Anzeichen einer Grippe zeigen, bitten Sie sie, Urlaub zu nehmen
• Tägliche Weitergabe von Gesundheitsinformationen
• Erlass einer vorübergehenden "No Hand Shake"-Politik
• Sorgen Sie dafür, dass häufig berührte Stellen wie Türklinken regelmäßig gereinigt werden.

Neben diesen Schritten sollten Sie ein internes Team von Aufsichtspersonen zusammenstellen und sie für die Bewältigung dieses Problems schulen. Bieten Sie ihnen die richtige Schulung an, geben Sie ihnen das richtige Kommunikationsmaterial und die richtigen Kontaktinformationen. Sie sollten wissen, wie sie sich mit den örtlichen Gesundheitsämtern in Verbindung setzen und diese informieren können, wenn es am Arbeitsplatz einen COVID-19-Fall gibt. Sie sollten die Aufgabe erhalten, regelmäßig mit den Beschäftigten offline zu kommunizieren und das Bewusstsein für die Krankheit zu schärfen.

Sorgen Sie als Personalverantwortlicher dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter nicht zur Arbeit schleppen, wenn sie mit COVID-19 infiziert sind. Wenn Mitarbeiter Symptome von Unwohlsein zeigen, bitten Sie sie, den Arbeitsplatz zu verlassen, oder stellen Sie sicher, dass sie einen abgeschiedenen Platz zugewiesen bekommen, der nicht von den Mitarbeitern besetzt ist. Denken Sie daran: Minimieren Sie das Risiko, maximieren Sie die Prävention.

Es ist immer gut, einen Plan zu haben, aber die Planung ist nur so gut wie die Ausführung. Da COVID-19 bereits zur Pandemie erklärt wurde, ist es an der Zeit, die oben genannten Anweisungen zu befolgen. Wir müssen eine gesunde Arbeitskultur fördern, um erfolgreiche Organisationen zu schaffen. Wenn Ihre Mitarbeiter verkrüppelt werden, geht Ihre Organisation in die Knie. Schützen Sie Ihre Mitarbeiter, um eine sichere Zukunft für Ihr Unternehmen zu gewährleisten. Bleiben Sie wachsam! Auch dies wird vorübergehen...