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Der Umgang mit leistungsschwachen Mitarbeitern ist eine Herausforderung, der sich jedes Unternehmen früher oder später stellen muss.
Jede Organisation, egal wie gut etabliert oder leistungsstark sie ist, wird irgendwann mit leistungsschwachen Mitarbeitern konfrontiert. Als Manager oder Führungskraft liegt es in Ihrer Verantwortung, unzureichende Leistungen wirksam anzugehen und zu bewältigen.
In diesem Blog finden Sie einen umfassenden Leitfaden zum Umgang mit leistungsschwachen Mitarbeitern, der das Wachstum fördert, Ihr Team motiviert und dafür sorgt, dass Ihr Unternehmen weiterhin floriert.
Was ist unterdurchschnittliche Leistung?
Unterdurchschnittliche Leistung ist eine Situation, in der ein Mitarbeiter oder ein Team die festgelegten Standards, Erwartungen oder Ziele für seine Rolle oder Aufgaben innerhalb einer Organisation nicht erfüllt.
Es handelt sich um einen Zustand, in dem die Leistung einer Person unter dem liegt, was als akzeptabel oder zufriedenstellend für ihre Position angesehen wird.
Was sind die Ursachen für unzureichende Leistungen des Personals?
Die unzureichende Leistung eines Mitarbeiters kann auf eine Vielzahl interner und externer Faktoren zurückgeführt werden, die sich auf die Fähigkeit des Einzelnen auswirken können, die Erwartungen an seine Arbeit zu erfüllen.
Die Ermittlung der spezifischen Ursache für unzureichende Leistungen ist entscheidend für die Umsetzung wirksamer Strategien zur Behebung des Problems.
Hier sind einige häufige Ursachen für unzureichende Leistungen der Mitarbeiter:
1. Mangelnde Klarheit der Erwartungen
Wenn Mitarbeiter über ihre Aufgaben, Zuständigkeiten oder Leistungserwartungen im Unklaren sind, haben sie möglicherweise Schwierigkeiten, diese zu erfüllen. Eine klare Kommunikation von Stellenbeschreibungen, Zielen und Leistungsstandards ist unerlässlich.
2. Unzureichende Fähigkeiten oder Ausbildung
Mitarbeiter können unterdurchschnittliche Leistungen erbringen, wenn sie nicht über die erforderlichen Fähigkeiten oder Schulungen verfügen, um ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen. Laufende Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten können helfen, diese Lücken zu schließen.
3. Gesundheitliche oder persönliche Probleme
Persönliche Probleme, physische oder psychische Erkrankungen oder externe Stressfaktoren können die Fähigkeit eines Mitarbeiters beeinträchtigen, sein Bestes zu geben. Diese Faktoren können Verständnis, Flexibilität und Unterstützung seitens des Unternehmens erfordern.
4. Stress am Arbeitsplatz
Hoher Stress, übermäßige Arbeitsbelastung, unrealistische Fristen oder ein ungesundes Arbeitsumfeld können zu unzureichenden Leistungen führen. Ein stressiger Arbeitsplatz kann zu Burnout und geringerer Produktivität führen.
4. Mangelnde Motivation
Mitarbeiter, die sich bei ihrer Arbeit nicht motiviert oder engagiert fühlen, erbringen mit größerer Wahrscheinlichkeit schlechtere Leistungen. Faktoren wie mangelnde Anerkennung, fehlende berufliche Entwicklungsmöglichkeiten oder mangelnde Arbeitszufriedenheit können die Motivation beeinträchtigen.
5. Schlechtes Management
Ineffektives oder nicht unterstützendes Management kann zu unzureichender Leistung führen. Der Führungsstil eines Managers, seine Kommunikation und seine Fähigkeit, Feedback zu geben, spielen alle eine Rolle für die Leistung der Mitarbeiter.
6. Persönliche Konflikte
Konflikte mit Kollegen oder Vorgesetzten können ein feindseliges Arbeitsumfeld schaffen, das die Leistung beeinträchtigt. Es ist wichtig, zwischenmenschliche Probleme anzusprechen und eine positive Arbeitsplatzkultur zu fördern.
7. Unzureichende Ressourcen
Mitarbeiter können Schwierigkeiten haben, ihre Aufgaben zu erfüllen, wenn sie nicht über die notwendigen Werkzeuge, Geräte oder Ressourcen verfügen, um ihre Aufgaben effizient zu erledigen.
8. Selbstzufriedenheit
Langjährige Mitarbeiter, die in ihrer Rolle selbstgefällig geworden sind, können aufgrund mangelnder Motivation, sich zu übertreffen oder sich an veränderte Umstände anzupassen, unterdurchschnittliche Leistungen erbringen.
9. Fehlendes Feedback
Ohne regelmäßiges Feedback und Verbesserungsmöglichkeiten sind sich die Mitarbeiter möglicherweise nicht über ihre unzureichenden Leistungen im Klaren und wissen nicht, wie sie diese verbessern können.
10. Persönliches Desinteresse
Ein Mitarbeiter kann unterdurchschnittliche Leistungen erbringen, wenn er das Interesse an seiner Aufgabe verloren hat oder das Gefühl hat, dass seine Arbeit nicht mit seinen Karrierevorstellungen übereinstimmt.
11. Externe Faktoren
Wirtschaftliche Abschwünge, Veränderungen in der Branche oder externe Marktkräfte können zu schwachen Leistungen führen, da sich die Mitarbeiter unsicher über die Stabilität ihres Arbeitsplatzes fühlen können.
Ein wirksames Vorgehen gegen unzureichende Leistungen setzt voraus, dass die Grundursache(n) ermittelt und gezielte Strategien zur Lösung dieser Probleme umgesetzt werden.
Eine Kombination aus klarer Kommunikation, kontinuierlicher Unterstützung, Schulung und Leistungsmanagement kann den Mitarbeitern helfen, diese Herausforderungen zu bewältigen und ihre Leistung zu verbessern.
Wie man leistungsschwache Mitarbeiter führt: 15 Strategien
Hier finden Sie 12 Möglichkeiten, um leistungsschwache Mitarbeiter zu managen und sie zu motivieren, die Extrameile zu gehen.
1. Identifizieren Sie die unzureichende Leistung
Bevor Sie gegen unzureichende Leistungen vorgehen können, müssen Sie sie erkennen. Achten Sie auf Anzeichen wie verpasste Termine, verringerte Produktivität, nachlassende Qualität der Arbeit, häufige Fehler oder eine negative Einstellung.
Kommunizieren Sie regelmäßig mit Ihrem Team, um über dessen Herausforderungen und Anliegen informiert zu bleiben.
2. Verstehen der Grundursachen
Sobald Sie leistungsschwache Mitarbeiter identifiziert haben, sollten Sie sich die Zeit nehmen, um die Ursachen für deren schlechte Leistungen zu verstehen.
Die Gründe dafür können vielfältig sein, z. B. persönliche Probleme, mangelnde Fähigkeiten oder Ausbildung, schlechtes Management oder ein ungesundes Arbeitsumfeld. Führen Sie persönliche Gespräche, um ihre Sorgen zu besprechen und Erkenntnisse zu gewinnen.
3. Offene und konstruktive Kommunikation
Kommunikation ist der Schlüssel zum Umgang mit unzureichender Leistung. Gehen Sie das Problem mit Einfühlungsvermögen und der Bereitschaft zum Zuhören an.
Schaffen Sie ein sicheres und nicht konfrontatives Umfeld, in dem sich die Mitarbeiter wohlfühlen, wenn sie ihre Sorgen und Nöte mitteilen. Stellen Sie offene Fragen und hören Sie sich die Antworten der Mitarbeiter aktiv an.
4. Klare Erwartungen setzen
Mitarbeiter mit unzureichenden Leistungen verstehen möglicherweise ihre Aufgaben und Zuständigkeiten oder die Standards, die sie erfüllen sollen, nicht vollständig. Stellen Sie sicher, dass die Erwartungen klar definiert, kommuniziert und dokumentiert werden.
Dazu gehören Stellenbeschreibungen, Leistungsziele und Leistungsindikatoren (kpis). Überprüfen Sie diese Erwartungen regelmäßig und geben Sie Feedback.
5. Ausbildung und Entwicklung anbieten
Wenn unzureichende Leistungen auf mangelnde Fähigkeiten oder Kenntnisse zurückzuführen sind, sollten Sie in Schulungs- und Entwicklungsprogramme investieren.
Passen Sie diese Programme so an, dass sie spezifische Qualifikationslücken schließen und den Mitarbeitern helfen, ihre Leistung zu verbessern. Diese Investition kommt nicht nur dem Einzelnen zugute, sondern steigert auch die Gesamtkompetenz Ihres Teams.
6. Konstruktives Feedback anbieten
Das Feedback sollte spezifisch, zeitnah und konstruktiv sein. Konzentrieren Sie sich auf das Verhalten oder die Leistung, nicht auf die Person.
Verwenden Sie den "Sandwich"-Ansatz, bei dem Sie mit positivem Feedback beginnen, konstruktive Kritik üben und mit positiver Verstärkung enden. Fördern Sie eine Wachstumsmentalität, indem Sie das Verbesserungspotenzial betonen.
7. Umsetzung von Plänen zur Leistungsverbesserung (PIPs)
Bei anhaltend unzureichender Leistung sollten Sie die Umsetzung eines Leistungsverbesserungsplans (PIP) in Erwägung ziehen.
Eine Pipeline umreißt spezifische Ziele, Zeitpläne und Erwartungen, die der Mitarbeiter erfüllen muss. Dazu gehören auch regelmäßige Kontrollen, um den Fortschritt zu verfolgen. Achten Sie darauf, den Mitarbeiter in die Erstellung des Plans einzubeziehen, damit er sich verantwortlich fühlt.
Wirksame Leistungsmanagementsysteme können dazu beitragen, unzureichende Leistungen abzuschwächen. Laut einer Umfrage von Gartner aus dem Jahr 2021 gaben 54 % der Personalleiter an, dass sie ihre Leistungsmanagementprozesse geändert haben, um den Schwerpunkt stärker auf fortlaufendes Feedback und Entwicklung zu legen.
8. Überwachung und Unterstützung
Sobald ein Pip- oder ein anderer Verbesserungsplan erstellt ist, sollten Sie die Fortschritte des Mitarbeiters regelmäßig überwachen. Bieten Sie fortlaufend Unterstützung, Ressourcen und Coaching an, um dem Mitarbeiter zum Erfolg zu verhelfen. Gehen Sie auf alle auftretenden Hindernisse ein und passen Sie den Plan bei Bedarf an.
9. Verbesserungen anerkennen und belohnen
Wenn ein leistungsschwacher Mitarbeiter Anzeichen einer Verbesserung zeigt, sollten Sie seine Fortschritte anerkennen und feiern. Anerkennung und Belohnungen können die Mitarbeiter motivieren, weiter auf ihre Ziele hinzuarbeiten und ihre Arbeitsmoral zu steigern.
10. Erwägen Sie alternative Lösungen
Trotz Ihrer Bemühungen kann es vorkommen, dass einige Mitarbeiter nicht auf Interventionen reagieren. In solchen Fällen müssen Sie möglicherweise alternative Lösungen in Erwägung ziehen, wie z. B. eine Versetzung, zusätzliche Schulungen oder, als letztes Mittel, eine Kündigung.
Treffen Sie diese Entscheidungen mit Bedacht und im besten Interesse sowohl des Mitarbeiters als auch des Unternehmens.
11. Engagement und Beteiligung der Arbeitnehmer
Ermutigen Sie leistungsschwache Mitarbeiter dazu, sich aktiv an Entscheidungen zu beteiligen, die ihre Arbeit und ihre Ziele betreffen.
Wenn sie ein Mitspracherecht bei ihren Arbeitsabläufen haben und sich in die Entscheidungsfindung einbezogen fühlen, sind sie eher motiviert und setzen sich für die Verbesserung ihrer Leistung ein.
12. Mentoring und Unterstützung durch Gleichaltrige
Bringen Sie leistungsschwache Mitarbeiter mit Mentoren oder Kollegen zusammen, die in ihren Aufgaben hervorragend sind. Diese Mentoren können dem Mitarbeiter, der sich in Schwierigkeiten befindet, wertvolle Anleitung, Unterstützung und ein positives Vorbild bieten. Die Unterstützung durch Kollegen und die Zusammenarbeit mit ihnen kann auch die Arbeitsmoral steigern und helfen, Leistungsprobleme zu lösen.
13. Leistungsüberprüfungen und Feedbackschleifen
Führen Sie regelmäßige Leistungsüberprüfungen durch, nicht nur für leistungsschwache Mitarbeiter, sondern für alle Teammitglieder.
Diese Beurteilungen sollten Gelegenheit zu konstruktivem Feedback, zur Zielsetzung und zur Erörterung der beruflichen Entwicklung bieten. Richten Sie eine kontinuierliche Feedbackschleife ein, um eine kontinuierliche Verbesserung zu gewährleisten.
14. Flexibilität und Anpassungen
Erkennen Sie an, dass persönliche Umstände oder gesundheitliche Probleme die Leistung beeinträchtigen können. Bieten Sie gegebenenfalls Flexibilität und Anpassungen an.
Dies könnte eine Anpassung der Arbeitszeiten, die Möglichkeit der Telearbeit oder den Zugang zu Hilfsprogrammen für Mitarbeiter (EAPs) bei persönlichen Problemen beinhalten.
15. Entwicklung der Führungsqualitäten
Manchmal kann eine unzureichende Leistung auf ineffiziente Führungs- oder Managementpraktiken zurückzuführen sein.
Investieren Sie in die Entwicklung von Führungskräften, um sicherzustellen, dass sie die Fähigkeiten haben, ihre Teams zu unterstützen und zu motivieren. Ein starkes Führungsteam kann die Gesamtleistung der Mitarbeiter erheblich verbessern.
Wie gehen Unternehmen wie IBM mit leistungsschwachen Mitarbeitern um?
Unternehmen wie IBM verfügen in der Regel über etablierte Verfahren für den Umgang mit leistungsschwachen Mitarbeitern. Im Folgenden finden Sie einen Überblick darüber, wie IBM mit leistungsschwachen Mitarbeitern umgeht:
1. Leistungsrückmeldung und -bewertung
IBM führt regelmäßig Leistungsbeurteilungen durch, oft auf jährlicher Basis, bei denen die Vorgesetzten ein Feedback über die Leistung der Mitarbeiter im Vergleich zu den vordefinierten Zielen und Erwartungen geben.
Bei diesen Überprüfungen werden leistungsschwache Mitarbeiter ermittelt, die die Leistungsstandards nicht erfüllen.
2. Klare Leistungserwartungen
IBM stellt klare und messbare Leistungserwartungen an die Mitarbeiter. Diese Erwartungen werden im Rahmen von Zielvereinbarungs- und Leistungsgesprächen kommuniziert.
Die Mitarbeiter kennen die Standards, die von ihnen erwartet werden, und die spezifischen Kriterien, nach denen ihre Leistung bewertet wird.
3. Pläne zur Leistungsverbesserung (PIPs)
Wenn die Leistung eines Mitarbeiters hinter den Erwartungen zurückbleibt, kann IBM einen Leistungsverbesserungsplan (PIP) einführen.
Ein PIP ist ein formelles Dokument, in dem Leistungsprobleme, spezifische Verbesserungsziele, ein Zeitplan für die Verbesserung und Konsequenzen für den Fall, dass die Verbesserung nicht eintritt, dargelegt werden.
4. Ausbildung und Entwicklung
IBM bietet Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten an, um leistungsschwachen Mitarbeitern zu helfen, die Fähigkeiten und Kenntnisse zu erwerben, die sie zur Verbesserung ihrer Leistung benötigen.
Dies kann den Zugang zu Online-Kursen, Workshops oder individuellem Coaching beinhalten.
5. Regelmäßiges Feedback
Die Vorgesetzten bei IBM geben leistungsschwachen Mitarbeitern regelmäßiges und konstruktives Feedback. Dieses Feedback beschränkt sich nicht auf die jährlichen Beurteilungen, sondern wird das ganze Jahr über gegeben.
Die Feedback-Gespräche konzentrieren sich darauf, verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und Anleitungen zur Leistungssteigerung zu geben.
6. Fortschrittskontrolle
IBM überwacht die Fortschritte von Mitarbeitern, die unterdurchschnittliche Leistungen erbringen und an PIPs teilnehmen, genau. Regelmäßige Besprechungen mit Managern und der Personalabteilung sind üblich, um die Verbesserungsbemühungen zu verfolgen.
7. Individuelle Entwicklungspläne (IDP)
In einigen Fällen kann IBM gemeinsam mit dem Mitarbeiter einen individuellen Entwicklungsplan (IDP) erstellen, in dem spezifische Maßnahmen und Ressourcen zur Leistungsverbesserung beschrieben werden.
8. Überlegungen zu alternativen Rollen
Wenn sich ein Mitarbeiter in seiner derzeitigen Rolle ständig schwer tut, kann IBM die Möglichkeit prüfen, den Mitarbeiter in eine andere Rolle oder Abteilung zu versetzen, die besser zu seinen Fähigkeiten und Stärken passt.
9. Beendigung als letztes Mittel
In Fällen, in denen ein Mitarbeiter trotz Unterstützung und Interventionen keine zufriedenstellenden Fortschritte macht, kann IBM als letzte Option auf eine Kündigung zurückgreifen.
IBM legt, wie viele große Unternehmen, großen Wert auf die Entwicklung der Mitarbeiter und zieht es vor, ihnen, wann immer möglich, zum Erfolg zu verhelfen. Eine Kündigung wird in der Regel als letztes Mittel angesehen, nachdem alle anderen Möglichkeiten zur Verbesserung ausgeschöpft wurden.
Die spezifischen Strategien und Verfahren für den Umgang mit leistungsschwachen Mitarbeitern können in den verschiedenen Abteilungen oder Bereichen des Unternehmens unterschiedlich sein.
Schlussfolgerung
Der Umgang mit leistungsschwachen Mitarbeitern ist ein schwieriger, aber wesentlicher Aspekt der Führungsarbeit. Sie erfordert Einfühlungsvermögen, effektive Kommunikation und das Engagement, den Mitarbeitern zu helfen, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.
Wenn Sie die in diesem Blog beschriebenen Strategien befolgen, können Sie ein unterstützendes und produktives Arbeitsumfeld schaffen, das Wachstum und kontinuierliche Verbesserung fördert, wovon sowohl Ihr Team als auch Ihr Unternehmen als Ganzes profitieren.
Denken Sie daran, dass jeder Mitarbeiter das Potenzial hat, sich zu verbessern, und dass es Ihre Aufgabe als Führungskraft ist, ihm dabei zu helfen, dieses Potenzial zu entfalten.
