10 Zeitmanagement-Hacks zur Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität im Jahr 2024

Zeit ist für alle Berufstätigen ein kostbares Gut. Der Wunsch nach mehr als den üblichen 24 Stunden pro Tag ist ein Gefühl, das viele nachempfinden können, doch die Zeit bleibt schwer zu fassen und entgleitet unaufhaltsam.

Heutige Berufstätige stehen vor großen Herausforderungen beim Zeitmanagement, insbesondere mit der Zunahme der Fernarbeit. Überraschenderweise zeigen Untersuchungen, dass 82 % der Berufstätigen kein effektives Zeitmanagement-System haben. Dies verstärkt nicht nur den Stress am Arbeitsplatz, sondern wirkt sich auch auf das Privatleben aus, so dass sich die Betroffenen überfordert fühlen.

Das Thema Zeitmanagement ist nicht nur ein individuelles Problem, sondern überall am Arbeitsplatz anzutreffen. Studien zeigen, dass der durchschnittliche Unternehmensmitarbeiter 51 % seines Arbeitstages mit Aufgaben verbringt, die wenig bis gar keinen Wert haben. Am physischen Arbeitsplatz verschwenden die Mitarbeiter vielleicht Zeit mit Klatsch und Tratsch mit ihren Kollegen oder mit der Teilnahme an Betriebsfeiern. Andererseits kann es sein, dass sie an einem entfernten Arbeitsplatz ihre Arbeitszeit mit dem unproduktiven Scrollen in den sozialen Medien verschwenden.

Given this reality, promoting modern time management practices is imperative in today's workplace. In this blog, we'll explore 10 essential time management hacks to rescue busy professionals and empower them to optimize their time for maximum productivity.

10 Zeitmanagement-Hacks zur Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität

Hier sind 10 Zeitmanagement-Hacks zur Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität:

1. Führen Sie eine Zeitaufwandsprüfung durch

Um Ihre Zeit zu optimieren und Ihre Produktivität zu steigern, müssen Sie zunächst feststellen, wie Sie Ihre Zeit derzeit verbringen. Hier kann ein Zeit-Audit helfen.

Sie müssen genau verfolgen, wie Sie Ihre Zeit an einem durchschnittlichen Arbeitstag verbringen. Ein Audit der Zeitverwendung kann Ihnen helfen, dies festzustellen:

• Welche Aufgaben Sie an einem Tag bewältigen können, 
• Identifizieren Sie die Aktivitäten, die den größten Nutzen für Ihre Bemühungen bringen und 
• Erkennen Sie Aktivitäten oder Zeitspannen, in denen Sie produktiver sein könnten.

Im Folgenden finden Sie einige Schritte, die Ihnen bei der korrekten Durchführung Ihrer Zeitaufwandsprüfung helfen:

• Protokollieren Sie alle Aktivitäten, die Sie während Ihres Arbeitstages ausführen, und wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nimmt
• Beobachten Sie Ihr Energieniveau im Laufe des Tages genau.
• Bewerten Sie jede Stunde Ihre Energie, Stimmung, Motivation und Konzentration auf einer Skala von 1 bis 10.
• Vermeiden Sie externe Stimulanzien wie Koffein, wann immer Sie können. 

Sie müssen diese Übung eine Woche lang jeden Tag durchführen.

Auf diese Weise werden Sie schnell erkennen, wie viel Zeit Sie für verschwenderische Tätigkeiten aufwenden. Sie erhalten auch eine genauere Vorstellung davon, wie viel Zeit Sie für die verschiedenen Aufgaben benötigen, und können Ihre Hauptproduktivitätszeiten ermitteln. Indem Sie anspruchsvolle Aufgaben auf diese Spitzenzeiten abstimmen, können Sie Ihre Effizienz maximieren und Termine effektiv einhalten.

2. Erstellen Sie im Voraus einen Tagesplan

Seien wir ehrlich. Wir sind alle schuldig, Zeit mit Dingen zu verschwenden, die keinen wirklichen Mehrwert bringen. Aber haben Sie sich jemals gefragt, warum das so ist? Es liegt daran, dass Sie keinen festen Plan oder Zeitplan haben. 

Ein Tagesplan mit einer organisierten Aufgabenliste kann dieses Problem lösen. Die Planung im Voraus kann Ihnen eine Richtung geben, wie Sie die Dinge angehen, und sogar bei der Zeitblockierung helfen. Sie werden sich weniger ängstlich fühlen und ein klares Bild davon haben, was vor Ihnen liegt. 

So erstellen Sie einen Tagesplan: 

• Nehmen Sie sich 15-20 Minuten Zeit, bevor Sie Ihren Arbeitstag beginnen, um Ihre täglichen Ziele aufzuschreiben. 
• Verwenden Sie das Pareto-Prinzip 80:20, um zu verstehen, welche Aktivitäten priorisiert werden müssen. Wie erklärt von Brian Tracyerklärt, besagt das Pareto-Prinzip, dass "20 Prozent Ihrer Aktivitäten 80 Prozent Ihrer Ergebnisse ausmachen werden". 
• Setzen Sie sich Fristen für Ihre Ziele und halten Sie Parkinsons Gesetz im Hinterkopf behalten. Diese Regel besagt, dass "die Arbeit sich ausdehnt, um die für die Erledigung zur Verfügung stehende Zeit zu füllen". Das heißt, wenn Sie eine Aufgabe eher streng als großzügig terminieren, können Sie sie trotzdem erledigen und dabei Zeit sparen.
• Folgen Sie Eisenhowers Matrix-Modell um die Produktivität zu steigern, indem Sie Aufgaben in folgende Kategorien einteilen: dringend und wichtig (sofort erledigen), wichtig, aber nicht dringend (planen), dringend, aber nicht wichtig (delegieren) oder keines von beiden (streichen). Diese Methode fördert die Konzentration auf die wichtigsten Ziele und verbessert das Zeitmanagement und die Leistung.

3. Zeitblock und gruppieren Sie ähnliche Aufgaben zusammen

Time-Blocking ist ein leistungsfähiges Produktivitätsinstrument, bei dem während des Arbeitstages bestimmte Zeiten für verschiedene Aufgaben zugewiesen werden. Diese Methode hilft dabei, Ablenkungen zu reduzieren und sich auf die wichtigsten Prioritäten zu konzentrieren.

Die Festlegung bestimmter Zeiten für Aktivitäten fördert ein effektives Zeitmanagement und stellt sicher, dass wichtige Aufgaben effizient erledigt werden, so dass das Gefühl der Überforderung durch widersprüchliche Anforderungen vermieden wird.

Hier ist eine der effektivsten Techniken für die Zeitsperre:

• Pomodoro-Technik: Eine bekannte Technik der Zeitsperrung ist die Pomodoro-Technikdie in den 1980er Jahren entwickelt wurde. Sie plädiert für konzentriertes Arbeiten in 25-Minuten-Intervallen, gefolgt von einer 5-Minuten-Pause. Dieser Zyklus trägt dazu bei, die geistige Ermüdung zu verringern und eine hohe Motivation aufrechtzuerhalten, indem ein Gleichgewicht zwischen konzentrierter Arbeit und regelmäßigen kurzen Pausen geschaffen wird. Nach mehreren Pomodoro-Zyklen wird eine längere 15-minütige Pause empfohlen.

Alternativ können Sie auch eine benutzerdefinierte Timebox verwenden, um Ihr eigenes Tempo für Aufgaben festzulegen. Indem Sie die Zeit schätzen, die jede Aufgabe in Anspruch nehmen könnte, widmen Sie ihr eine bestimmte Zeitspanne, bevor Sie zur nächsten Priorität übergehen, unabhängig davon, ob die Aufgabe abgeschlossen ist oder nicht. Dieser Ansatz hilft dabei, selbst gesetzte Zeitlimits einzuhalten und das Tagespensum realistischer zu verwalten.

Die Zeitsperre verhindert auch Ablenkungen durch neu anfallende Aufgaben während des Tages. Indem Sie bestimmte Zeitfenster für Routinetätigkeiten wie Ablegen, Telefonieren und Beantworten von E-Mails einplanen, können Sie der Versuchung widerstehen, Benachrichtigungen zu unpassenden Zeiten zu überprüfen. Dies ist besonders in Phasen intensiver Arbeit nützlich, in denen die Konzentration entscheidend ist. 

4. Aufgaben automatisieren oder delegieren

Wenn Sie bestimmte Aufgaben nach Prioritäten ordnen, können Sie leichter erkennen, ob Aufgaben automatisiert oder delegiert werden können. Dies kann besonders hilfreich sein, wenn Sie in einer Führungsposition arbeiten. 

Viele Manager gewöhnen sich unbewusst an die Mikromanagement am Arbeitsplatzund das ist für beide Seiten eine Zeitverschwendung. Wenn Sie ein Zeit-Audit durchführen und im Anschluss daran eine organisierte Aufgabenliste erstellen, können Sie solche Zeitfresser identifizieren und Aufgaben, die für jemanden in Ihrer Position keine Priorität haben, reduzieren. 

You can automate non-priority tasks (using tools) or delegate them to another employee, team member, or even a virtual assistant! For example, sending sales emails that mostly read the same can be tedious and consume a lot of time for a sales manager. In such a scenario, they can either automate it using a CRM or email marketing automation software or delegate the task to a junior employee or a freelancer.

Als Benjamin Franklin einmal sagte: "Zeit ist Geld". Wenn Ihre Zeit mehr wert ist, als eine Aufgabe Sie kosten kann, ist es immer empfehlenswert, sie zu automatisieren oder an Ihr Team zu delegieren (und darauf zu vertrauen, dass es die Aufgabe auch wirklich erledigt!) 

5. Auslöser für Prokrastination erkennen

Über 20% der Erwachsenen sind chronische Zaudereroft aufgrund eines übersteigerten Perfektionismus. Fachleute stellen oft hohe Anforderungen an sich selbst, was letztlich dazu führt, dass sie eine Tätigkeit gar nicht ausführen.

Wie kann man das bekämpfen? Der erste Schritt besteht darin, mit der Aufgabe zu beginnen, ohne zu viel darüber nachzudenken, und die mentale Barriere für den Fortschritt zu durchbrechen. Sie können Hilfsmittel verwenden wie ein Text-to-Speech-Lesegerät verwenden, um Informationen effizienter zu verarbeiten, was die Einleitung der Aufgabe und die Konzentration erleichtert.

Außerdem gibt es Ablenkungen. Hier sind einige häufige Ablenkungen am Arbeitsplatz und die besten Möglichkeiten, sie zu verringern:

• Soziale Medien: Schränken Sie den Zugang mit Website-Blockern ein oder legen Sie bestimmte Pausenzeiten für soziale Medien fest.
• Besprechungen: Legen Sie klare Tagesordnungen fest, begrenzen Sie die Dauer oder nutzen Sie kurze Stand-up-Meetings.
• Laute Umgebungen: Benutzen Sie Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung, suchen Sie ruhige Räume auf oder arbeiten Sie zu weniger lauten Zeiten.
• Ständige Benachrichtigungen: Ändern Sie die Benachrichtigungseinstellungen, schalten Sie unwichtige Benachrichtigungen aus, und planen Sie bestimmte Zeiten für das Abrufen von Nachrichten.

Wenn Sie Ablenkungen einschränken wollen, beginnen Sie am besten mit kleinen Schritten. Ermitteln Sie über einen Zeitraum von zwei Wochen die beiden Ablenkungen, die Ihnen am schwersten zu schaffen machen. Darüber hinaus sind eine gesunde Ernährung, ausreichend Schlaf und eine ausreichende Flüssigkeitszufuhr von entscheidender Bedeutung, um die Konzentration aufrechtzuerhalten, insbesondere wenn das Nachmittagstief einsetzt.

6. Einsatz von Technologie zur Rationalisierung des Arbeitstages

Technologie ist für das Zeitmanagement unverzichtbar, denn sie bietet Tools und Anwendungen, die die Produktivität steigern, sich wiederholende Aufgaben automatisieren und Zeit für echte Prioritäten bereitstellen. Dazu gehören Lösungen wie ein WhatsApp-Chatbot können die Kommunikation rationalisieren und die Effizienz bei der Verwaltung von Aufgaben und Anfragen steigern.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Zeitmanagement-Tools, die Sie bei der Erreichung der oben genannten Ziele unterstützen können:

• Todoist: Es ist ein flexibles Aufgabenmanagement-Tool mit Funktionen wie Zusammenarbeit, Fälligkeitsdaten, Prioritäten und Projektorganisation. Es bietet plattformübergreifende Kompatibilität, eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche und Schnittstellen zu mehreren Programmen, einschließlich Google Calendar.
• Time doctor: Es handelt sich um eine Zeiterfassungssoftware, die sowohl von kleinen Unternehmen als auch von Großkonzernen verwendet wird, um ihre Produktivität und Leistung zu verbessern. Sie enthält Funktionen wie Zeiterfassung für Aufgabendauer, beliebte Projekte, Produktivitätsaufschlüsselungen und tägliche Zeitleistenzusammenfassungen. 
• Zeit retten: Es überwacht die Computernutzung, um das Zeitmanagement zu untersuchen. Es hilft den Nutzern, zeitraubende Aktivitäten zu erkennen, indem es umfassende Informationen über die Nutzung einer Website und einer Anwendung bietet. Rescue Time fördert ein bewusstes Zeitmanagement.
• Asana: Es ist ein effektives Werkzeug für das Projektmanagement. Es ermöglicht Aktivitäten wie die Delegation von Aufgaben, die Festlegung von Fristen, die Zuweisung von Teilaufgaben und die Erstellung von Projektplänen. Asana eignet sich gut für teamorientiertes Zeitmanagement, da es die Zusammenarbeit fördert, indem es die Kommunikation innerhalb von Aufgaben und Projekten vereinfacht.
• Wald: Es ist eine neuartige App, die einen spielerischen Ansatz für das Zeitmanagement verfolgt. Während konzentrierter Arbeitssitzungen können die Nutzer virtuelle Bäume wachsen lassen; die Bäume verwelken, wenn sie die Benutzeroberfläche verlassen. Die App fördert das Erfolgserlebnis, konzentriert zu bleiben, und hilft gleichzeitig bei der Bekämpfung von Ablenkungen.

7. Legen Sie ausreichend Pausen ein, um Energie zu tanken 

Eine Pause mag zwar kontraintuitiv klingen, aber Studien zeigen, dass sich die produktivsten Arbeitnehmer 52 Minuten lang auf Aufgaben konzentrieren 52 Minuten konzentrieren, gefolgt von einer 17-minütigen Pause. Dieses viertelstündige Zeitfenster wird oft als die "goldene Stunde" der Produktivität bezeichnet. Sie dauert gerade so lange, dass Ihr Geist abschalten und sich erholen kann, aber nicht so lange, dass Sie abgelenkt werden und den Überblick verlieren.

Häufige Pausen verbessern das Gedächtnis, die Entscheidungsfindung, die geistige Gesundheit und die Produktivität, während das Auslassen von Pausen den Stress erhöhen und Burnout beschleunigen kann. Wenn Sie diese Pausen jedoch nur dazu nutzen, sich in den sozialen Medien umzuschauen oder sich mit OTT-Kanäle ist nicht hilfreich. In diesen Zeitfenstern sollten Sie Ihren Körper bewegen - von Ihrem Stuhl aufstehen, sich strecken, nach einer Flasche Wasser greifen usw. Sie könnten in diesen Pausen auch kleinere Aufgaben erledigen, die weniger als zwei Minuten in Anspruch nehmen.

Neben Pausen während der Arbeit ist es auch wichtig, gut zu schlafen. Die meisten Berufstätigen leiden unter Schlafstörungen, die sich negativ auf ihre Produktivität während der Arbeitszeit auswirken. Um einen guten Schlafrhythmus zu gewährleisten, kann die Investition in eine hochwertige Matratze von Vorteil sein. Das sollten Sie auch: 

• Legen Sie eine regelmäßige Schlafenszeit fest und sorgen Sie dafür, dass Sie mindestens 8 Stunden schlafen.
• Vermeiden Sie es, ein Smartgerät zu benutzen, da das blaue Licht des Smartphone-Bildschirms den Schlafzyklus Ihres Körpers stören kann. 
• Gönnen Sie sich häufige, aber kurze 15-minütige Nickerchen für einen sofortigen Produktivitätsschub. 
• Vermeiden Sie nach 17.00 Uhr Koffein und trinken Sie stattdessen ein entspannendes Getränk wie Kamillentee.

8. Vermeiden Sie Multitasking für mehr Konzentration

Multi-Tasking mag sich wie eine großartige Taktik für das Zeitmanagement in der Theorieaber realistisch betrachtet kann es sehr kontraproduktiv sein. Der Grund dafür ist, dass das menschliche Gehirn nicht dafür geschaffen ist, sich auf mehrere Aktivitäten gleichzeitig zu konzentrieren.

Sie denken vielleicht, dass Sie Zeit sparen, wenn Sie eine Reihe von Aufgaben zusammen erledigen, aber unser Gehirn schaltet um, wenn wir mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen. Mentales Jonglieren führt zu "Wechselkosten", die die Leistung verringern. Auch wenn der Wechsel zwischen den Aufgaben nur ein paar Sekunden dauert, häufen sich die Kosten, wenn Sie häufig Multitasking betreiben. Außerdem steigt das Risiko von Fehlern und langfristig sinkt die Produktivität erheblich. 

Anstatt Ihre Aufmerksamkeit auf mehrere Dinge gleichzeitig zu verteilen, sollten Sie Ablenkungen begrenzen und sich auf eine Aufgabe zur gleichen Zeit konzentrieren, um eine optimale Leistung zu erzielen. Anstatt beispielsweise zu versuchen, E-Mails zu schreiben, während Sie einen neuen Podcast hören, oder Ihren Zeitplan zu verwalten, während Sie an einer Teambesprechung teilnehmen, sollten Sie die Aufgaben so aufteilen, dass Sie sich qualitativ mit ihnen beschäftigen können. 

Hinweis: Es kann sein, dass Sie von Ihren Vorgesetzten oder Kollegen kritisiert werden, weil Sie kein Multitasking betreiben. An manchen Arbeitsplätzen wird eine qualitativ hochwertige Leistung nicht gewürdigt, wenn Sie nicht quantitativ mehr Tätigkeiten übernehmen. Seien Sie achtsam, wenn Sie diesen Hack anwenden.

9. Lernen Sie, "Nein" zu sagen, wenn die Dinge überwältigend werden

In der heutigen hektischen Berufswelt ist es von entscheidender Bedeutung, dass wir unsere begrenzte tägliche Energie erkennen und auf unwichtige Aufgaben verzichten. Die Übernahme zusätzlicher Arbeit, insbesondere bei knappen Fristen, kann Ihre Fähigkeit, wichtige Aufgaben zu erledigen, beeinträchtigen. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Stärken und übertragen Sie, wenn möglich, Aufgaben an andere, die diese schneller und effektiver erledigen können. 

Dies ist eine gute Möglichkeit, Achtsamkeit als Zeitmanagement-Hack zu praktizieren. Sie können Achtsamkeits-Apps wie Headspace verwenden, um sich Ihrer Gedanken und Reaktionen auf bestimmte Aufgaben bewusster zu werden und während Ihres Arbeitstages im gegenwärtigen Moment zu bleiben. Achtsamkeit als Geisteshaltung kann jedoch für jeden Berufstätigen schwierig zu kultivieren sein.

Bevor Sie also eine Aufgabe ablehnen, sollten Sie deren Auswirkungen auf Ihre Zeit und Energie bedenken, ihre Vor- und Nachteile abwägen und ihre Relevanz für Ihre täglichen Ziele beurteilen. Vermeiden Sie es, zu viel nachzudenken oder sich schuldig zu fühlen, wenn Sie Aufgaben ablehnen, die keinen Mehrwert für Ihr Berufsleben bringen.

10. Sorgen Sie für Ordnung (und lassen Sie sie so!)

Zu einem effektiven Zeitmanagement gehört vor allem Organisation. Ein unordentlicher Schreibtisch erschwert das Auffinden notwendiger Dinge, was zu Zeitverlusten führt und die Konzentration beeinträchtigt. Die Organisation des Arbeitsplatzes und der Arbeitsabläufe steigert die Produktivität und verhindert, dass Fristen versäumt oder Aufgaben vergessen werden.

Das Gute daran ist, dass organisatorische Fähigkeiten leicht erlernt werden können. Hier sind einige Grundlagen:

• Sorgen Sie für einen aufgeräumten Schreibtisch: Optische Unordnung kann oft Angst und Stress verstärken und eine Kampf- oder Fluchtreaktion auslösen. Beginnen Sie damit, Papier zu schreddern oder zu recyceln, damit Sie bessere Entscheidungen treffen können. Schaffen Sie Platz für das Nötigste und platzieren Sie alltägliche Geräte an geeigneten Stellen.
• Organisieren Sie Ihren Kalender: Sie können Ihren Kalender in verschiedene Lebensbereiche einteilen, z. B. "privat", "beruflich" und "Verpflichtungen". Kennzeichnen Sie diese farblich, um zwischen den Kategorien oder zwischen dringenden und nicht dringenden Terminen zu unterscheiden.
• Gemeinsame Dateien mit Google Drive koordinieren: Die Arbeit in einem Unternehmen bedeutet, dass auf die meisten Dateien mehr als eine Person Zugriff haben muss. In diesem Fall kann Google Drive helfen. Benennen Sie die Dateien entsprechend und legen Sie eine Struktur fest, die es Ihnen und Ihren Kollegen ermöglicht, die Dateien einfach und schnell zu finden.
• Separate Kommunikationskanäle: E-Mails sind großartig, aber mit der sich weiterentwickelnden Technologie können Sie jetzt mit Apps wie Slack kommunizieren und Ihre Teammitglieder informieren. Es ist ratsam, innerhalb Ihres Slack-Arbeitsbereichs separate Kanäle für verschiedene Zwecke und Abteilungen einzurichten.

Einpacken

Der französische Philosoph Jean de La Bruyère sagte einmal: "Diejenigen, die das Schlimmste aus ihrer Zeit machen, beklagen sich am meisten über ihre Knappheit". Zeit ist die kostbarste Ressource, und man kann sein Leben erheblich verbessern, wenn man sie effizient nutzt.

Die oben beschriebenen Zeitmanagement-Hacks haben sich als hilfreich erwiesen, um alte, ineffektive Gewohnheiten zu durchbrechen und neue, produktive zu entwickeln. Wie jede andere Fähigkeit im Leben können auch diese unglaublichen Methoden nur mit Ausdauer und Übung gemeistert werden.

Doch kein Profi-Tipp macht Sie auf magische Weise zu einem Zeitmanagement-Experten. Um echte Veränderungen zu erreichen, müssen Sie sich bewusst machen, dass Zeit eine begrenzte Ressource ist. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, jeden Tag Aufgaben so zu dokumentieren, zu organisieren und zu planen, dass Sie Ihre Zeitmanagementziele erreichen. Überwachen Sie außerdem regelmäßig die Zeit, die Sie für Ihre täglichen Aktivitäten aufwenden, um wiederkehrende Unterbrechungen oder veränderte Prioritäten zu erkennen. 

Setzen Sie heute Prioritäten, um morgen der produktivste Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zu sein!