Le plan de continuité des activités des RH en cas de pandémie

L'OMS a déclaré aujourd'hui (12.03.2020) que le coronovirus Covid-19 était une pandémie car il a touché plus de 65 pays. En attendant, les employés sont inévitablement en première ligne pour contracter le Covid-19. Première raison, ils voyagent régulièrement. Deux, ils sont amenés à rencontrer de nouvelles personnes. Trois, ils travaillent ensemble dans des espaces de travail fermés. Les employés étant l'une des premières victimes de cette pandémie mondiale, les RH du monde entier doivent disposer d'un plan de continuité des activités en cas de pandémie pour assurer la sécurité de leurs employés et stopper la propagation de ce virus mortel.

Les employés sont devenus des porteurs essentiels du coronavirus. Ils le contractent auprès de leurs collègues de travail ou dans les lieux qu'ils visitent, et lorsqu'ils voyagent d'une ville à l'autre, d'un pays à l'autre, ils le transmettent à toutes les personnes avec lesquelles ils sont en contact. Le problème majeur de ce virus est qu'il reste indétectable pendant des jours avant que la personne infectée ne commence à présenter des symptômes. Comme il n'est pas détecté, la personne infectée peut contaminer toutes les personnes avec lesquelles elle entre en contact. C'est pour cette raison que l'hygiène personnelle est le principal moyen de contrôler la propagation de cette maladie.

Plus de 22 millions de personnes dans le monde ont été infectées. Il y a eu 210000 hospitalisations à ce jour et plus de 12000 décès.

Les RH doivent veiller à ce que leurs entreprises disposent d'un plan de préparation à la pandémie. Ils doivent gérer leurs employés de manière à ce qu'ils ne soient pas infectés ou, s'ils le sont, à ce qu'ils minimisent les dommages. Dans ce processus, il est essentiel de veiller à ce que les intérêts de l'employé et de l'organisation soient protégés.

N'oubliez pas qu'il vaut mieux prévenir que guérir, et qu'un employé en bonne santé fait partie intégrante d'une main-d'œuvre productive. Dans cette optique, les RH doivent travailler dans cinq domaines principaux pour lutter contre cette pandémie croissante.

1. Une communication efficace
2. Définir de meilleures politiques de santé
3. Flexibilité du travail
4. Restriction des voyages
5. Gestion de crise

1. Une communication efficace

Les informations erronées sur le virus peuvent constituer une menace plus importante que le virus lui-même, car les rumeurs créent la panique et se répandent comme une traînée de poudre. Les organisations doivent disposer d'une plateforme de communication qui leur permette d'atteindre tous leurs employés en une seule fois. Il est essentiel de disposer d'une plateforme qui facilite la communication dans les deux sens, afin de minimiser la confusion pendant le chaos et de devenir un canal de référence pour toutes les informations et questions relatives aux employés.

La communication fragmentée sur la pandémie par le biais de courriels ou de conversations en ligne reste bloquée dans les boîtes de réception personnelles. Beaucoup de personnes passent à côté d'informations cruciales car leur boîte de réception est déjà remplie d'e-mails et de messages. Lorsque vous envoyez un message à quelqu'un ou un courrier électronique, vous vous battez déjà pour attirer l'attention parmi une pléthore de courriers et de messages. C'est pourquoi vous avez besoin d'une plateforme sur laquelle vous pouvez vous engager exclusivement avec vos employés. C'est là qu'apparaît le besoin d'une plateforme d'engagement des employés.

Qu'il s'agisse de mises à jour régulières sur le contrôle des infections ou de changements de politiques, vous pouvez tenir vos employés au courant de toutes les informations essentielles. Grâce à ces plates-formes, vous pouvez suivre des protocoles de communication, dans lesquels seul le service des ressources humaines peut s'adresser à l'ensemble de l'organisation et communiquer des informations spécifiques telles qu'un plan d'intervention en cas de pandémie.

Apart from that, internal communication platforms like Empuls, maintain phone numbers and email addresses of all employees, which could be of great significance during times of emergency.

2. Définir de meilleures politiques de santé

Le risque de propagation est grand car de nombreux employés ne comprennent pas la gravité du problème et ont l'habitude de se présenter au travail même s'ils sont malades. Un tel manque de prudence fait que davantage de personnes contractent la maladie.

Selon une étude récente, 90 % des employés ont admis s'être présentés au travail alors qu'ils étaient malades. Les raisons invoquées sont la surcharge de travail, le refus d'utiliser le congé maladie et la pression de l'employeur.

Considérez cette pandémie comme un tremplin pour revoir vos politiques actuelles en matière de santé des employés. Au fur et à mesure que le nombre de personnes touchées augmente, il est fort probable que les employés ne pourront pas travailler, soit parce qu'ils sont malades, soit parce qu'ils doivent s'occuper de leurs proches - ce qui finira par coûter plus cher à l'entreprise.

Dans le cadre d'un plan de continuité des activités réussi, les RH doivent créer un environnement sûr et assurer à leurs employés que les organisations sont à leurs côtés. Révisez les politiques relatives aux congés de maladie et aux congés payés pour les adapter à des conditions telles qu'une pandémie. Donnez aux employés l'assurance qu'ils font partie intégrante de l'organisation, ce qui les encouragera à prendre congé lorsqu'ils sont malades, réduisant ainsi le risque qu'ils contaminent leurs collègues.

La clé ici est de maintenir la transparence dans la communication et de faire savoir aux employés qu'ils ne seront pas abandonnés s'ils sont victimes du COVID-19.

3. La flexibilité du travail

L'heure est venue pour les entreprises de tirer pleinement parti de la numérisation, afin d'offrir une plus grande flexibilité de travail à leurs employés. Ils pourraient ainsi avoir la possibilité de travailler à domicile et d'éviter les déplacements fréquents qui pourraient les exposer à des personnes infectées.

Yes, a lot of jobs do need people to be present physically (health-care, retail) but wherever work flexibility could be granted, it is important to give it. For instance, instead of face to face meetings, video conferencing can be done. Presentations can be done through skype and briefs could be provided on call. Make work flexible such that it minimizes the chances of your employees getting infected with COVID-19. Even engaging employees who are remotely working can be done using comprehensive employee engagement software like Empuls. ‍

4. Limiter les déplacements

La plupart des entreprises du monde entier interdisent à leurs employés de voyager, notamment dans les zones fortement infectées par le COVID-19. À l'heure actuelle, il n'existe aucun remède contre le CoronaVirus, et la meilleure tactique consiste à l'éviter autant que possible. Vous éviterez également la perte de productivité due à la quarantaine. Les organisations devraient suivre tous les avis sanitaires émis par le gouvernement afin de savoir quels voyages d'affaires doivent être annulés ou reportés.

Vérifiez auprès de vos employés s'ils disent se sentir mal. Demandez-leur d'éviter de voyager car ils devraient passer par la quarantaine même si le COVID-19 ne les infecte pas. La santé est une richesse. Tout le reste peut attendre un peu.

5. La gestion des crises

Examinez la situation actuelle et traitez-la comme un signal d'alarme. Les mesures que vous prenez doivent être bien documentées et cartographiées, en gardant l'avenir à l'esprit. Tout ce que vous faites peut servir de doctrine pour gérer toute situation de ce type dans un avenir proche.

Pour en revenir au COVID-19, il se transmet par les gouttelettes respiratoires lorsqu'une personne infectée tousse ou éternue. Il est très contagieux, et la personne qui en est infectée peut affecter au moins deux personnes qui entrent en contact avec elle. Il est également possible d'être infecté en touchant une surface ou un objet contaminé, puis en se touchant le visage, en particulier le nez ou la bouche.

En tant que RH, prenez les mesures suivantes:-

• Donnez des instructions claires à vos employés pour qu'ils se lavent régulièrement les mains.
• Veillez à ce que votre lieu de travail soit régulièrement nettoyé
• Identifiez les employés qui semblent souffrants, vérifiez les symptômes de la grippe.
• S'ils présentent des signes de grippe, demandez-leur de prendre un congé.
• Transmettez chaque jour des consignes de santé
• Publier une politique temporaire "Pas de poignée de main".
• Assurez-vous que les endroits fréquemment touchés, comme les poignées de porte, sont nettoyés régulièrement.

En plus de suivre ces étapes, constituez une équipe interne de superviseurs et formez-les à s'attaquer à ce problème. Dispensez-leur une formation adéquate, donnez-leur le bon matériel de communication et les bonnes coordonnées. Ils doivent savoir comment contacter les organismes de santé locaux et les informer s'il y a un cas de COVID-19 sur le lieu de travail. Ils doivent être chargés de communiquer régulièrement avec les employés hors ligne et de les sensibiliser à la maladie.

En tant que RH, veillez à ce que vos employés ne se traînent pas au travail s'ils sont infectés par le COVID-19. Si les employés présentent des symptômes de malaise, demandez-leur de partir ou assurez-vous qu'ils soient placés dans un endroit isolé, loin du personnel. Rappelez-vous, minimisez le risque, maximisez la prévention.

Il est toujours bon d'avoir un plan, mais la planification ne vaut que par son exécution. Le COVID-19 ayant déjà été déclaré pandémie, il est temps d'agir en fonction des instructions données ci-dessus. Nous devons promouvoir une culture de travail saine pour créer des organisations prospères. Si vos employés sont paralysés, votre organisation tombe à genoux. Protégez vos employés pour assurer un avenir sûr à votre organisation. Restez vigilants ! Cela aussi passera...