Le rôle essentiel de la gestion des ressources humaines dans les soins de santé

Le secteur des soins de santé, avec son réseau complexe de soins aux patients, de procédures médicales et de tâches administratives, est l'une des industries les plus critiques et les plus complexes au monde.

Lorsque nous pensons aux soins de santé, nous pensons souvent aux chirurgiens compétents, aux infirmières attentives ou aux installations ultramodernes. Toutefois, derrière ces héros de première ligne se cache une équipe diligente qui aide les établissements de santé à fonctionner comme une machine bien huilée : le département des ressources humaines (RH).

Cet article examine le rôle essentiel de la gestion des ressources humaines dans le secteur des soins de santé et son impact indéniable sur les soins aux patients, la satisfaction des employés et l'efficacité globale des établissements de santé.

6 Rôles de la gestion des ressources humaines dans les soins de santé

Voici 6 rôles de la gestion des ressources humaines dans les soins de santé :

1. Bien-être et satisfaction des employés

Les professionnels de la santé travaillent souvent de longues heures et en équipes irrégulières. Ces horaires non traditionnels imposent des contraintes émotionnelles et physiques au personnel. Compte tenu de ces défis, la priorité accordée à leur bien-être et à leur satisfaction au travail est un élément fondamental de la gestion des ressources humaines dans le secteur des soins de santé.

• Suivi des conditions de travail - L'environnement de travail au sein d'un hôpital ou d'un établissement joue un rôle majeur dans le bien-être général du personnel. Les RH ont des oreilles sur le terrain, toujours ouvertes aux commentaires et prêtes à relever tout défi susceptible d'affecter les activités quotidiennes du personnel.
• Promouvoir l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée - L'épuisement professionnel est une préoccupation réelle dans le secteur de la santé. Selon une étude récente publiée par la Harvard Gazette, 50 % des travailleurs du secteur de la santé ont exprimé un sentiment d'épuisement professionnel, et 28,7 % envisagent de quitter le secteur. Les RH font de leur mieux pour assurer une charge de travail gérable tout en donnant la priorité aux soins aux patients. 
• Retour d'information et communication ouverte - Les ressources humaines sont également le principal moyen pour les employés d'exprimer leurs griefs, leurs difficultés et leurs suggestions. En favorisant des relations saines et ouvertes, les ressources humaines peuvent en apprendre beaucoup sur le moral du personnel et sur la façon dont la culture du travail est perçue.

2. Recrutement et dotation en personnel

Les soins de santé sont une affaire de personnes. Des médecins aux infirmières en passant par les personnes en coulisses, tout le monde joue un rôle. L'une des principales responsabilités des RH dans le secteur de la santé est de veiller à ce que l'institution soit dotée de professionnels qualifiés, compétents et dévoués.  

Malheureusement, la tâche n'est pas aisée. Selon l'American Association of Medical Colleges (AAMC), les États-Unis pourraient connaître une pénurie de 139 000 médecins d'ici à 2033. 139 000 médecins d'ici 2033. Cela souligne l'urgence et l'importance de stratégies de recrutement efficaces dans le secteur des soins de santé. 

• Identification des besoins - Les équipes RH travaillent en étroite collaboration avec les services médicaux pour déterminer les besoins en personnel, qu'il s'agisse de chirurgiens, d'infirmières, de techniciens ou de personnel administratif.
• Recruter les bons talents - Grâce à des processus de sélection rigoureux, des vérifications des antécédents et des entretiens, les ressources humaines s'efforcent de ne recruter que les candidats les plus compétents. 

3. Conformité réglementaire

L'aspect bureaucratique des soins de santé est aussi crucial que l'aspect clinique. Les RH rationalisent le processus en numérisant le remplissage et l'examen des formulaires de conformité fédéraux et nationaux essentiels, tels que :

• I-9 et W-4
• OSHA Formulaires - Utilisés pour signaler les accidents du travail et les maladies professionnelles, pour s'assurer que les établissements de soins de santé respectent les normes de sécurité.
• Formulaires FMLA (Family and medical leave act) - Ces formulaires sont essentiels pour les employés qui souhaitent prendre un congé pour des raisons familiales et médicales spécifiques.
• Formulaires d'autorisation d'exercer et de certification spécifiques à l' État - Selon l'État, les professionnels de la santé peuvent être amenés à renouveler périodiquement leurs autorisations d'exercer ou leurs certifications. Les RH gèrent ces formulaires afin de s'assurer que tous les professionnels exercent légalement et sont à jour dans leurs qualifications.
• Documentation relative à la formation continue - De nombreuses fonctions dans le secteur de la santé requièrent une formation continue. Les RH supervisent la documentation qui prouve que les professionnels ont rempli leurs obligations en matière de formation continue.

4. Gestion des performances

Dans le secteur des soins de santé, il n'y a pas de place pour le "suffisamment bon". Chaque fonction, du chirurgien à la réceptionniste, doit être à la hauteur. Les RH collaborent avec des experts médicaux et administratifs pour définir des normes de performance claires pour chaque fonction. 

• Évaluations des performances - Les RH procèdent à des évaluations périodiques afin de mesurer les performances d'un individu par rapport aux critères établis. Ces évaluations intègrent les commentaires des pairs, des supérieurs et, dans certains cas, des patients, afin de fournir une vue d'ensemble des performances d'un employé.
• Traiter les écarts de performance - Dans les cas où il y a un écart par rapport aux repères fixés, les RH, en coordination avec les superviseurs concernés, identifient les problèmes sous-jacents. Les mesures qui s'ensuivent, qu'il s'agisse d'une formation supplémentaire ou d'un retour d'information ciblé, sont alors mises en œuvre pour réaligner les performances. 

5. Résolution des conflits

Le rythme intense et les enjeux élevés des soins aux patients peuvent parfois constituer un terrain propice aux désaccords et aux conflits. Qu'il s'agisse d'une divergence d'opinion sur les soins aux patients, de personnalités opposées ou de malentendus dus au stress, ces conflits peuvent perturber le bon fonctionnement d'un établissement de santé.

•  Établir des protocoles - Les RH établissent et communiquent des protocoles clairs qui détaillent les étapes à suivre pour signaler les désaccords, la procédure à suivre et les mécanismes de soutien en place.
• Médiation - Les ressources humaines gèrent les situations de conflit en jouant le rôle de médiateur. Elles offrent un espace neutre où les individus peuvent exprimer leurs préoccupations, en veillant à ce que toutes les parties soient entendues.

6. Rémunération et avantages

Pour attirer et retenir les meilleurs talents, il est essentiel que les rémunérations et les avantages sociaux soient compétitifs. Les RH n'ont pas toujours un rôle direct dans le choix des avantages sociaux, mais elles peuvent préconiser des changements sur la base des normes du secteur et des commentaires des employés. 

•  Répondre aux questions - Un excellent programme d'avantages sociaux ne sert pas à grand-chose si les employés ne le comprennent pas. Les RH jouent un rôle d'éducateur et organisent des sessions pour expliquer les subtilités des avantages offerts. Qu'il s'agisse de détailler la couverture de l'assurance maladie ou d'expliquer le fonctionnement d'un plan 401(k), les ressources humaines veillent à ce que les employés soient bien informés et puissent tirer le meilleur parti de ce qui leur est offert.
•  Gestion des avantages - Le service des ressources humaines collabore avec différents services administratifs afin de garantir que les salaires, les primes et les autres avantages sont versés en temps voulu et de manière appropriée. 

Étude de cas : Une solution RH basée sur une plateforme pour un prestataire de services sociaux au Royaume-Uni

Le système de santé britannique fournit de nombreux services sociaux destinés aux personnes âgées. Il peut s'agir de soutien à la vie, de soins résidentiels et d'assistance en personne pour les besoins de santé physique et mentale, allant des difficultés d'apprentissage au simple fait de passer du temps avec des clients qui pourraient se sentir seuls. ScienceSoft a utilisé l'intégration logicielle via SharePoint et Microsoft Office 365 pour aider un prestataire de services sociaux basé au Royaume-Uni à créer une plateforme centralisée.

Portée du projet

En tant qu'expert de SharePoint, notre équipe chez ScienceSoft sait comment intégrer les différentes apps d'Office 365 dans un intranet centralisé. Notre objectif est de créer un lieu où la vie de l'entreprise et les activités professionnelles quotidiennes sont faciles d'accès et de collaboration. Cela servira également de portail d'apprentissage pour la formation des employés, le développement personnel et l'évaluation du personnel.

Résultats du projet 

Nos consultants SharePoint ont conçu des solutions sur mesure dans le nuage, en s'appuyant sur Office 365 pour créer un intranet polyvalent. Ces solutions comprenaient :

• Centre de formation : Les membres de l'équipe du client peuvent utiliser du matériel d'étude qui les aide à mieux accomplir leurs tâches quotidiennes. Il peut s'agir de documents, de vidéos ou de tout autre matériel de formation permettant d'acquérir des connaissances sur des pathologies particulières telles que le diabète ou sur des services de soins spécifiques tels que la planification des menus. Nous avons également inclus un élément de gestion des ressources humaines pour stimuler le recrutement, la fidélisation des employés et d'autres objectifs similaires.
• Centre de développement personnel : Le progrès est une préoccupation majeure du client. Il souhaite que les membres de l'équipe puissent voir à quel point ils progressent dans les programmes d'apprentissage. Cela permet de cultiver un sentiment de temps et d'accomplissement. Notre équipe SharePoint a utilisé Office 365 Planner pour cet aspect.
• Contrôles ponctuels : Au-delà de la progression, le client souhaitait également que les responsables surveillent les performances des employés par le biais de contrôles ponctuels. Cela permet aux responsables et aux superviseurs de voir comment les différents membres documentent leur progression, s'impliquent dans le matériel et traitent de manière proactive les erreurs ou les comportements incorrects.
• Politiques : Les procédures opérationnelles standard sont essentielles au succès de toute organisation opérant dans le secteur des soins de santé. Nous avons conçu une fonction personnalisée qui permet à la direction de contrôler le temps que chaque membre de l'équipe consacre à l'apprentissage des nouvelles politiques et à leur intégration dans leurs activités quotidiennes. Cette fonctionnalité inclut tout, des calendriers d'entreprise à la planification des vacances, en passant par les derniers mémos qui circulent dans l'organisation du client.
•  Portail mobile : L'accent a été mis sur la nécessité de disposer de fonctionnalités mobiles complètes pour le produit final en cours de développement. Notre équipe SharePoint a travaillé en étroite collaboration avec le client pour s'assurer que la mise en page, le design et les fonctionnalités correspondaient à ses besoins actuels en matière de téléphonie mobile.

Résultats du projet

Après avoir effectué toutes les personnalisations requises, notre équipe SharePoint a livré une solution totalement immersive pour le client. Cet intranet permet aux employés, aux directeurs et aux superviseurs de stimuler la productivité et les repères de formation qui se traduisent directement par une performance accrue - ce qui se traduit par de meilleurs soins et services aux patients.

Les multiples casquettes des ressources humaines

Rôle de la gestion des ressources humaines dans le secteur des soins de santé En constituant méticuleusement des équipes, en perfectionnant les compétences et en veillant à ce que chacun joue son rôle principal, les ressources humaines influencent directement la qualité des soins prodigués aux patients. Ce service essentiel est également chargé de défendre les intérêts du personnel, de résoudre les conflits et d'aider les employés à atteindre leur plein potentiel. Si nos médecins, nos infirmières et nos techniciens sont en première ligne, ce sont les RH qui dirigent discrètement le navire et veillent à ce que tout se passe bien.