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La gestion du personnel sous-performant est un défi auquel toute organisation doit tôt ou tard faire face.
Toute organisation, aussi bien établie ou performante soit-elle, doit un jour ou l'autre faire face à des membres du personnel dont les performances sont insuffisantes. En tant que manager ou dirigeant, il vous incombe d'aborder et de gérer efficacement les performances insuffisantes.
Ce blog vous fournira un guide complet sur la manière de gérer les membres du personnel peu performants de manière à promouvoir la croissance, à motiver votre équipe et à garantir que votre organisation continue à prospérer.
Qu'est-ce que la sous-performance ?
La sous-performance est une situation dans laquelle un employé ou une équipe ne parvient pas à satisfaire aux normes, attentes ou objectifs fixés pour son rôle ou ses tâches au sein d'une organisation.
Il s'agit d'un état dans lequel les performances d'un individu sont inférieures à ce qui est considéré comme acceptable ou satisfaisant pour son poste.
Quelles sont les causes de la sous-performance du personnel ?
La sous-performance d'un employé peut être attribuée à une variété de facteurs, tant internes qu'externes, qui peuvent affecter la capacité d'un individu à répondre aux attentes de son travail.
L'identification de la cause spécifique de la sous-performance est cruciale pour la mise en œuvre de stratégies efficaces visant à résoudre le problème.
Voici quelques causes courantes de la sous-performance des employés :
1. Manque de clarté des attentes
Lorsque les employés ne sont pas sûrs de leur rôle, de leurs responsabilités ou des performances attendues, ils peuvent avoir du mal à y répondre. Il est essentiel de communiquer clairement les descriptions de poste, les objectifs et les normes de performance.
2. Compétences ou formation inadéquates
Les employés peuvent être moins performants s'ils n'ont pas les compétences ou la formation nécessaires pour accomplir leurs tâches de manière efficace. La mise en place d'une formation continue et d'opportunités de développement peut contribuer à combler ces lacunes.
3. Problèmes de santé ou personnels
Des problèmes personnels, des problèmes de santé physique ou mentale ou des facteurs de stress externes peuvent avoir un impact sur la capacité d'un employé à donner le meilleur de lui-même. Ces facteurs peuvent nécessiter de la compréhension, de la flexibilité et du soutien de la part de l'organisation.
4. Le stress au travail
Des niveaux élevés de stress, une charge de travail excessive, des délais irréalistes ou un environnement de travail toxique peuvent contribuer à la contre-performance. Un lieu de travail stressant peut conduire à l'épuisement professionnel et à une baisse de la productivité.
4. Manque de motivation
Les employés qui ne se sentent pas motivés ou engagés dans leur travail sont plus susceptibles d'être moins performants. Des facteurs tels que le manque de reconnaissance, d'opportunités d'évolution de carrière ou de satisfaction au travail peuvent diminuer la motivation.
5. Mauvaise gestion
Un management inefficace ou peu encourageant peut conduire à des performances insuffisantes. Le style de leadership d'un manager, sa communication et sa capacité à fournir un retour d'information jouent tous un rôle dans les performances des employés.
6. Conflits personnels
Les conflits avec les collègues ou les supérieurs hiérarchiques peuvent créer un environnement de travail hostile qui entrave les performances. Il est essentiel de traiter les problèmes interpersonnels et de promouvoir une culture positive sur le lieu de travail.
7. Ressources insuffisantes
Les employés peuvent avoir du mal à travailler s'ils ne disposent pas des outils, de l'équipement ou des ressources nécessaires pour accomplir leurs tâches de manière efficace.
8. La complaisance
Les employés de longue date qui se complaisent dans leur rôle peuvent être moins performants en raison d'un manque de motivation à se surpasser ou à s'adapter à des circonstances changeantes.
9. Absence de retour d'information
En l'absence d'un retour d'information régulier et d'opportunités d'amélioration, les employés peuvent ne pas être conscients de leurs performances insuffisantes ou de la manière d'y remédier.
10. Désintérêt personnel
Un employé peut être moins performant s'il a perdu tout intérêt pour son rôle ou s'il a l'impression que son travail ne correspond pas à ses aspirations professionnelles.
11. Facteurs externes
Les ralentissements économiques, les changements sectoriels ou les forces externes du marché peuvent conduire à des performances insuffisantes, car les employés peuvent se sentir incertains de la stabilité de leur emploi.
Pour remédier efficacement à la sous-performance, il faut identifier la ou les causes profondes et mettre en œuvre des stratégies ciblées pour y remédier.
Une combinaison de communication claire, de soutien continu, de formation et de gestion des performances peut aider les employés à surmonter ces défis et à améliorer leurs performances.
Comment gérer un personnel peu performant : 15 stratégies
Voici 12 façons de gérer le personnel peu performant et de le motiver à faire un effort supplémentaire.
1. Identifier la sous-performance
Avant de s'attaquer à la contre-performance, il faut la reconnaître. Soyez attentif aux signes tels que le non-respect des délais, une baisse de la productivité, une diminution de la qualité du travail, des erreurs fréquentes ou une attitude négative.
Communiquez régulièrement avec votre équipe pour vous tenir au courant de ses difficultés et de ses préoccupations.
2. Comprendre les causes profondes
Une fois que vous avez identifié les employés peu performants, prenez le temps de comprendre les causes profondes de leur sous-performance.
Cela peut être dû à différents facteurs, tels que des problèmes personnels, un manque de compétences ou de formation, une mauvaise gestion ou un environnement de travail malsain. Organisez des réunions individuelles pour discuter de leurs préoccupations et recueillir des informations.
3. Communication ouverte et constructive
La communication est la clé du traitement des contre-performances. Abordez le problème avec empathie et une volonté d'écoute.
Créez un environnement sûr et non conflictuel dans lequel les employés se sentent à l'aise pour partager leurs préoccupations et leurs difficultés. Posez des questions ouvertes et écoutez activement leurs réponses.
4. Fixer des attentes claires
Les employés peu performants peuvent ne pas comprendre pleinement leur rôle et leurs responsabilités ou les normes qu'ils doivent respecter. Veillez à ce que les attentes soient clairement définies, communiquées et documentées.
Cela comprend les descriptions de poste, les objectifs de performance et les indicateurs clés de performance (ICP). Passez régulièrement en revue ces attentes et fournissez un retour d'information.
5. Assurer la formation et le développement
Si la contre-performance est due à un manque de compétences ou de connaissances, investissez dans des programmes de formation et de développement.
Adaptez ces programmes pour combler des lacunes spécifiques en matière de compétences et aider les employés à améliorer leurs performances. Cet investissement ne profite pas seulement à l'individu, mais renforce également les capacités globales de votre équipe.
6. Offrir un retour d'information constructif
Le retour d'information doit être spécifique, opportun et constructif. Il doit être axé sur le comportement ou les performances, et non sur l'individu.
Utilisez l'approche "sandwich", qui consiste à commencer par un retour d'information positif, à formuler une critique constructive et à terminer par un renforcement positif. Encouragez un état d'esprit de croissance en mettant l'accent sur le potentiel d'amélioration.
7. Mettre en œuvre des plans d'amélioration des performances (PIP)
En cas de sous-performance persistante, envisagez de mettre en œuvre un plan d'amélioration des performances (PIP).
Un plan d'action définit des objectifs spécifiques, des délais et des attentes à l'égard de l'employé. Il prévoit également des contrôles réguliers pour suivre les progrès accomplis. Veillez à impliquer l'employé dans l'élaboration du plan, afin qu'il se sente concerné.
Des systèmes efficaces de gestion des performances peuvent contribuer à atténuer la sous-performance. Selon une étude réalisée en 2021 par Gartner, 54 % des responsables des ressources humaines ont déclaré avoir modifié leurs processus de gestion des performances pour se concentrer davantage sur le retour d'information et le développement continus.
8. Assurer le suivi et le soutien
Une fois qu'un plan d'amélioration est en place, suivez régulièrement les progrès de l'employé. Fournissez-lui en permanence un soutien, des ressources et un accompagnement pour l'aider à réussir. Abordez les obstacles qui se présentent et adaptez le plan si nécessaire.
9. Reconnaître et récompenser les améliorations
Lorsqu'un employé peu performant montre des signes d'amélioration, reconnaissez et célébrez ses progrès. La reconnaissance et les récompenses peuvent motiver les employés à continuer à travailler pour atteindre leurs objectifs et renforcer leur moral.
10. Envisager des solutions alternatives
Malgré tous vos efforts, certains employés peuvent ne pas réagir aux interventions. Dans ce cas, vous devrez peut-être envisager d'autres solutions, telles que la réaffectation, la formation complémentaire ou, en dernier recours, le licenciement.
Prenez ces décisions avec prudence, en gardant à l'esprit l'intérêt de l'employé et de l'organisation.
11. Engagement et participation des salariés
Encourager les employés peu performants à participer activement aux décisions relatives à leur travail et à leurs objectifs.
Lorsqu'ils ont leur mot à dire dans leur travail et qu'ils se sentent impliqués dans la prise de décision, ils sont plus susceptibles d'être motivés et de s'engager à améliorer leurs performances.
12. Mentorat et soutien par les pairs
Associez les employés peu performants à des mentors ou à des collègues qui excellent dans leurs fonctions. Ce mentorat peut fournir des conseils précieux, un soutien et un modèle positif à l'employé en difficulté. Le soutien et la collaboration entre pairs peuvent également stimuler le moral et aider à résoudre les problèmes de performance.
13. Examens des performances et boucles de retour d'information
Mettre en place des évaluations régulières des performances, non seulement pour les employés peu performants, mais aussi pour tous les membres de l'équipe.
Ces entretiens doivent être l'occasion de donner un retour d'information constructif, de fixer des objectifs et de discuter de l'évolution de la carrière. Établissez une boucle de rétroaction continue pour assurer une amélioration permanente.
14. Flexibilité et aménagements
Reconnaître que les circonstances personnelles ou les problèmes de santé peuvent avoir un impact sur les performances. Offrir de la flexibilité et des aménagements si nécessaire.
Il peut s'agir d'aménager les horaires de travail, de proposer des options de travail à distance ou d'offrir l'accès à des programmes d'aide aux employés (PAE) en cas de difficultés personnelles.
15. Développement du leadership
Parfois, les performances insuffisantes peuvent être liées à des pratiques de direction ou de gestion inefficaces.
Investissez dans des formations de développement du leadership pour les cadres afin de vous assurer qu'ils disposent des compétences nécessaires pour soutenir et motiver leurs équipes. Une équipe de direction forte peut faire une différence significative dans les performances globales du personnel.
Comment des entreprises comme IBM gèrent-elles les employés peu performants ?
Les entreprises comme IBM ont généralement mis en place des processus pour gérer les employés peu performants. Voici un aperçu de la manière dont IBM gère les employés peu performants :
1. Retour d'information et évaluation des performances
IBM procède régulièrement à des évaluations des performances, souvent sur une base annuelle, au cours desquelles les responsables fournissent un retour d'information sur les performances des employés par rapport à des objectifs et des attentes prédéfinis.
Au cours de ces examens, les employés dont les performances sont insuffisantes sont identifiés sur la base de leur incapacité à satisfaire aux normes de performance.
2. Des attentes claires en matière de performances
IBM définit des objectifs de performance clairs et mesurables pour les employés. Ces attentes sont communiquées lors des sessions de définition des objectifs et des discussions sur les performances.
Les employés sont conscients des normes qu'ils sont censés respecter et des paramètres spécifiques qui serviront à évaluer leurs performances.
3. Plans d'amélioration des performances (PIP)
Lorsque les performances d'un employé ne sont pas à la hauteur des attentes, IBM peut mettre en place un plan d'amélioration des performances (PIP).
Un PIP est un document formel qui décrit les problèmes de performance, les objectifs d'amélioration spécifiques, un calendrier d'amélioration et les conséquences en cas d'absence d'amélioration.
4. Formation et développement
IBM offre des possibilités de formation et de développement pour aider les employés peu performants à acquérir les compétences et les connaissances nécessaires à l'amélioration de leurs performances.
Il peut s'agir d'un accès à des cours en ligne, à des ateliers ou à un accompagnement individuel.
5. Retour d'information régulier
Les managers d'IBM fournissent régulièrement un retour d'information constructif aux employés dont les performances sont insuffisantes. Ce retour d'information ne se limite pas aux entretiens annuels, mais se poursuit tout au long de l'année.
Les discussions sur le retour d'information se concentrent sur l'identification des domaines à améliorer et sur la fourniture de conseils sur la manière d'améliorer les performances.
6. Suivi des progrès
IBM suit de près les progrès des employés dont les performances sont insuffisantes et qui sont soumis à des PIP. Des contrôles réguliers avec les responsables et les RH sont courants pour suivre les efforts d'amélioration.
7. Plans de développement individuels (PDI)
Dans certains cas, IBM peut collaborer avec le salarié pour élaborer un plan de développement individuel (IDP) qui définit des actions et des ressources spécifiques pour améliorer les performances.
8. Examen de rôles alternatifs
Si un employé éprouve constamment des difficultés dans son rôle actuel, IBM peut étudier la possibilité de le transférer dans un autre rôle ou service qui correspond mieux à ses compétences et à ses points forts.
9. Résiliation en dernier ressort
Lorsqu'un employé ne progresse pas de manière satisfaisante malgré le soutien et les interventions, IBM peut recourir au licenciement en dernier ressort.
IBM, comme beaucoup de grandes entreprises, met l'accent sur le développement des employés et préfère les aider à réussir chaque fois que c'est possible. Le licenciement est généralement considéré comme une solution de dernier recours, après que toutes les autres possibilités d'amélioration ont été épuisées.
Les politiques et procédures spécifiques de gestion des employés peu performants peuvent varier d'un service ou d'une division à l'autre de l'entreprise.
Conclusion
La gestion du personnel sous-performant est un aspect difficile mais essentiel du leadership. Elle nécessite de l'empathie, une communication efficace et un engagement à aider les employés à atteindre leur plein potentiel.
En suivant les stratégies décrites dans ce blog, vous pouvez créer un environnement de travail favorable et productif qui encourage la croissance et l'amélioration continue, ce qui profitera à la fois à votre équipe et à votre organisation dans son ensemble.
Rappelez-vous que chaque employé a le potentiel de s'améliorer et que votre rôle en tant que manager est de l'aider à libérer ce potentiel.
