10 exemples de messages en dehors du bureau et des conseils de pro pour les rédiger

Vous est-il déjà arrivé d'envoyer un courrier électronique et de vous heurter à la redoutable "réponse automatique" ? 

Bien que ces réponses automatisées soient utiles, elles laissent souvent l'expéditeur frustré et incertain de la date à laquelle il recevra une réponse, voire même de la date à laquelle il recevra une réponse. Dans le domaine de la communication professionnelle, un message d'absence du bureau bien conçu ne se contente pas de signaler votre absence ; il joue le rôle d'ambassadeur numérique, en gérant les attentes et en garantissant un flux d'informations fluide, même lorsque vous n'êtes pas joignable.

Ce blog est votre guide complet pour rédiger des messages efficaces en dehors du bureau pour différents scénarios. Que vous partiez pour des vacances bien méritées, que vous assistiez à une session de formation ou que vous preniez un congé personnel, vous apprendrez quelles informations inclure, comment adapter votre message à différentes situations et même comment ajouter une touche de personnalité tout en conservant votre professionnalisme.

L'essentiel en dehors du bureau

C'est comme la recette d'un gâteau parfait : certains ingrédients ne sont pas négociables. Il en va de même pour votre message en dehors du bureau. 

Voici les éléments essentiels à ne pas manquer :

• Date de retour: indiquez à tout le monde la date exacte à laquelle vous serez de retour en selle, afin d'éviter les relances inutiles par courrier électronique et de garantir un calendrier de communication clair.
• Motif de l'absence : Expliquez brièvement pourquoi vous n'êtes pas disponible. Vous n'avez pas besoin de raconter votre vie, mais une explication générale (vacances, conférence, congé médical, etc.) permet de situer le contexte et de définir les attentes.
• Autre contact: Toutes les questions ne peuvent pas attendre. Si des problèmes urgents se posent, indiquez les coordonnées d'une personne qui pourra s'en occuper en votre absence.

N'oubliez pas que la clarté est essentielle. Votre message doit être concis, grammaticalement correct et facile à comprendre.

Adapter votre message

Une taille unique ne convient pas à tous - la même réponse générique "hors du bureau" ne fonctionnera pas dans toutes les situations. 

Voici comment adapter votre message en fonction de la raison de votre absence :

• Vacances : Exprimez votre enthousiasme (sans exagérer !), mais indiquez clairement que l'accès au courrier électronique est limité et que la réponse risque d'être tardive.
• Conférence ou formation : Mentionnez brièvement l'objectif de l'événement et les limitations potentielles d'accès aux courriels. Cela permet de replacer l'événement dans son contexte et d'expliquer les retards éventuels.
• Congé médical: Restez professionnel tout en respectant la vie privée. Indiquez simplement votre indisponibilité et la date de votre retour, en évitant les détails inutiles.

Allez plus loin en incluant des ressources telles que les coordonnées générales de votre équipe ou une page de FAQ pour les questions les plus courantes. Les destinataires pourront ainsi trouver les réponses dont ils ont besoin sans attendre votre retour.

Raisons d'utiliser les messages en dehors du bureau : quand le silence en dit long

Si la réponse classique "hors du bureau" a sa raison d'être, son potentiel va bien au-delà de l'annonce d'une escapade en vacances. Ces notifications intelligentes peuvent agir comme des communicateurs silencieux, gérer les attentes, fournir des conseils et même promouvoir l'efficacité, quelle que soit la raison de votre absence. 

1. Absences planifiées : clarté et communication

• Vacances : Informez les destinataires de votre pause bien méritée, en mentionnant votre date de retour et en fixant des attentes réalistes en matière de temps de réponse. Faites-leur savoir si vous aurez un accès limité ou si vous serez complètement déconnecté. Vous éviterez ainsi les relances inutiles et garantirez un flux de travail plus fluide.
• Conférences/formations : Expliquez brièvement votre immersion dans l'apprentissage et le travail en réseau, en mentionnant un accès limité au courrier électronique. Indiquez un autre contact pour les questions urgentes liées à votre domaine, en faisant preuve de conscience et de responsabilité.
• Voyages d'affaires: Informez les personnes concernées de vos déplacements et de votre présence limitée en ligne. Précisez qui contacter en cas de besoin immédiat, afin d'assurer la continuité des activités, même au-delà des frontières.
• Congé de maladie/rendez-vous médical: Tout en respectant la vie privée, communiquez votre disponibilité limitée en raison d'une maladie ou d'un rendez-vous imprévu. Vous faites ainsi preuve de professionnalisme et informez vos collègues des retards potentiels.
• Congé pour raisons personnelles: Indiquez brièvement votre absence et la date de votre retour, en faisant preuve de professionnalisme et en ne divulguant pas trop de détails personnels. Présentez vos vœux, le cas échéant, en favorisant des relations positives et compréhensives.

2. Absences imprévues : transparence et prise en compte

• Maladie soudaine: Informez brièvement les destinataires de votre absence inattendue et présentez vos excuses pour les désagréments occasionnés. Précisez si vous aurez un accès limité ou si vous serez totalement injoignable, et suggérez un autre point de contact pour les questions urgentes.
• Problèmes techniques: Avertir les autres des difficultés de communication dues à des problèmes d'Internet ou d'appareil. Suggérez d'autres méthodes de contact, comme les appels téléphoniques ou les plateformes de messagerie, afin de maintenir la connectivité.
• Urgence familiale: Informez brièvement les destinataires de votre indisponibilité soudaine en raison d'une urgence familiale et présentez vos excuses pour les perturbations. Indiquez-leur quand vous prévoyez de revenir en ligne et proposez éventuellement un autre contact en cas d'urgence.

3. Au-delà de la communication de base : utilisations proactives et stratégiques

• Charge de travail importante/période de concentration: Gérez les attentes en fixant des délais de réponse limités tout en respectant les échéances. Expliquez brièvement que vous vous concentrez sur des projets spécifiques et indiquez quand vous prévoyez de reprendre des échanges réguliers par courrier électronique.
• Changement de disponibilité: Informez les autres de la réduction de vos heures de travail ou des jours où vous ne serez pas disponible, afin d'éviter les confusions et les messages manqués. Proposez d'autres moyens de contact si nécessaire.
• Échéances des projets : Fixez des attentes claires en matière de disponibilité et de temps de réponse pour les projets dont les échéances sont imminentes. Cela permet de communiquer en temps voulu et d'éviter les bousculades de dernière minute.
• Nouvelles coordonnées: Informez les destinataires de votre nouveau numéro de téléphone ou de votre nouvelle adresse électronique pendant votre absence, afin qu'ils puissent vous joindre avec précision à votre retour.

4. Touches supplémentaires : ajouter de la valeur et de la personnalité

• Promouvoir des événements: Annoncez brièvement les événements d'équipe ou les initiatives de l'entreprise qui se dérouleront pendant votre absence. Cela permet à tout le monde d'être informé et de s'impliquer, même en votre absence.
• Partager des ressources: Incluez des liens vers des FAQ utiles, des ressources d'équipe ou des coordonnées de collègues en rapport avec votre domaine d'expertise. Cela permet aux collègues de trouver des réponses de manière autonome et de minimiser les perturbations.
• Ajouter de la personnalité (tout en maintenant le professionnalisme): Ajoutez une touche de personnalité pour rendre votre message plus attrayant. Mentionnez brièvement ce que vous ferez pendant votre absence (par exemple, explorer une nouvelle ville, participer à une formation), tout en respectant le cadre professionnel.

10 Des messages hors bureau soignés et professionnels

Votre message en dehors du bureau est votre voix professionnelle même lorsque vous n'êtes pas disponible. 

Voici dix exemples que vous pouvez personnaliser pour conserver clarté et professionnalisme :

1. La norme avec un polissage professionnel

2. Le professionnel international, raffiné

3. La mise à jour concise et informative

4. Le chef de file délégué, rationalisé

5. Le collègue reconnaissant, poli

6. Le message de l'équipe professionnelle

7. Le message professionnel de vacances, raffiné

8. Le participant à la conférence, concis

9. La touche subtile et professionnelle

10. Le retour d'annonce professionnel

Conclusion

Votre message d'absence du bureau est plus qu'une simple réponse automatisée. C'est un outil stratégique qui permet de gérer les attentes, de communiquer efficacement et d'entretenir des relations professionnelles même lorsque vous n'êtes pas en mesure de répondre immédiatement. Exploitez pleinement son potentiel et faites en sorte que votre absence en dise long !