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Qui aurait pu penser qu'un petit virus changerait le monde du tout au tout et que les processus commerciaux de personne à personne et les réunions en face à face deviendraient numériques en l'espace de quelques mois ? Même aujourd'hui, alors que la situation est revenue à la normale, les réunions en personne semblent appartenir au passé.

Les présentations en ligne ou virtuelles ont déjà trouvé leur place dans notre vie professionnelle quotidienne. Dans un tel scénario, il ne serait pas faux de dire que les présentations à distance sont la nouvelle normalité.

Faire une présentation derrière un écran d'ordinateur peut sembler facile, mais cela présente un certain nombre d'inconvénients - les difficultés techniques et un public distrait étant les plus importants. Mais ne vous inquiétez pas ! Vous pouvez facilement vous en sortir en suivant les meilleures pratiques et les conseils que nous avons abordés dans cet article de blog. Poursuivez votre lecture !

Conseils pour la préparation de la présentation

Voici 12 bonnes pratiques pour faire une présentation à distance en toute confiance.

1. Déterminer les objectifs de la présentation

"Si vous ne savez pas ce que vous voulez réaliser dans votre présentation, votre public ne le saura jamais. - Harvey Diamond

Quel est le résultat que vous souhaitez obtenir grâce à votre présentation ? Trouver la bonne réponse à cette question vous aidera à concevoir une présentation vraiment utile, qui mérite le temps de l'auditoire.

Présenter une nouvelle idée commerciale à des investisseurs pour lever des fonds, informer les clients d'une nouvelle fonctionnalité ajoutée à un produit existant, former les employés à une nouvelle technologie, et ainsi de suite - votre présentation doit avoir un but ou un objectif pertinent. Cet objectif vous fournit une feuille de route pour structurer votre présentation.

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Conseil - L'objectif est l'épine dorsale de votre présentation. Il doit donc être clair, concis et précis.

2. Choisir un bon modèle

Une fois que vous avez déterminé l'objectif de votre présentation, vous devez choisir le modèle qui répond le mieux à vos attentes. Les modèles de diapositives préconçus, qui sont modifiables à 100 %, vous permettent de gagner du temps, d'améliorer l'image de marque de votre entreprise et d'assurer la cohérence de vos diapositives.

Outre l'objectif, vous devez également tenir compte de votre public et du contenu avant de finaliser un modèle. Par exemple, si vous souhaitez présenter les performances de votre campagne de marketing aux dirigeants de l'entreprise, vous préférerez un modèle minimaliste d'aspect professionnel offrant beaucoup d'espace pour les diagrammes et les graphiques. À l'inverse, si vous souhaitez éduquer vos élèves, choisissez un modèle coloré et animé qui leur permettra d'apprendre en s'amusant.

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Conseil - Investissez dans un modèle qui vous offre une grande facilité d'édition, un accès à vie et qui ne pose pas de problème de droits d'auteur.

3. Incorporer des graphiques de haute qualité

Des graphiques parfaits complètent les informations textuelles et vous permettent de communiquer efficacement votre message. Toutefois, il est important d'utiliser des graphiques pertinents qui soutiennent visuellement votre présentation au lieu de la gâcher. Par exemple, si vous souhaitez présenter des évolutions et des tendances dans le temps, utilisez des graphiques linéaires. En revanche, les graphiques linéaires ne conviendront pas si vous souhaitez présenter des distributions de fréquences. Dans ce cas, vous devrez utiliser des histogrammes.

Évitez de surcharger vos diapositives de graphiques et ne les incorporez pas simplement pour décorer votre présentation. N'utilisez des graphiques que s'ils apportent une valeur ajoutée à votre contenu.

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Conseil - Veillez à ne choisir que des images et des infographies en haute résolution pour votre présentation. Cela vous aidera à adapter ces visuels à toutes les tailles d'écran sans affecter la pixellisation. Utilisez un outil de mise à l'échelle des images si nécessaire

4. Choisir la plateforme d'hébergement adéquate

La plateforme d'hébergement que vous choisissez joue un rôle indispensable dans la réussite de votre présentation virtuelle. Avec les nombreuses plateformes d'hébergement disponibles, telles que Webex, Zoom, Google Meet et GoToWebinar, il est assez difficile de trouver celle qui convient le mieux à votre présentation. Voici quelques conseils qui vous faciliteront la tâche -

  • La plateforme d'hébergement doit disposer de toutes les fonctionnalités et capacités requises pour gérer la bande passante et le trafic afin que votre présentation se déroule sans heurts.
  • Il doit être compatible avec le logiciel de présentation que vous utilisez.
  • Il doit être entièrement sécurisé pour garantir que votre présentation et les données de votre public sont protégées contre tout accès non autorisé.
  • Il doit être doté de fonctions d'analyse qui vous permettent de suivre l'engagement du public et de mesurer le succès de votre présentation.
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Conseil - Avant de choisir une plate-forme d'hébergement, comparez ses caractéristiques et ses prix avec ceux des autres plates-formes disponibles. Ne finalisez une plateforme que si vous estimez qu'elle vaut chaque centime que vous dépensez.

5. Prévoir du temps pour une séance de questions-réponses.

L'un des plus grands défis des présentations virtuelles est de maintenir l'attention et l'intérêt de l'auditoire. L'un des moyens de maintenir votre public actif tout au long de la présentation est de lui demander de poser des questions.

En consacrant du temps à la session de questions-réponses, vous pouvez en tirer de nombreux avantages : vous pouvez vous engager et interagir avec votre public, fournir des informations supplémentaires qui n'ont pas été abordées dans vos diapositives, répondre à toute préoccupation qu'ils pourraient avoir et avoir une idée de la sincérité avec laquelle ils vous ont écouté.

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Conseil - Vous pouvez tirer le meilleur parti de votre séance de questions-réponses en dressant la liste des questions potentielles et en préparant les réponses. Vous pourrez ainsi mieux répondre et vous présenter comme un expert en la matière.

6. Vérifier les réglages de l'arrière-plan et de l'appareil photo

Une pile de dossiers ou de linge, ou encore un enfant qui joue en arrière-plan, peuvent détourner l'attention de votre auditoire et vous faire passer pour un orateur non professionnel. Par conséquent, pour éviter ce genre de scénario, vous devez choisir de manière proactive un lieu avec un arrière-plan neutre, sans encombrement ni distraction. Si possible, choisissez un endroit avec un éclairage naturel, car cela peut faire une grande différence.

Vérifiez l'angle de votre caméra à l'avance et assurez-vous qu'elle est placée à la hauteur de vos yeux pour établir un bon contact visuel avec votre public.

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Conseil - Pour vous assurer que l'angle de la caméra, l'éclairage et l'arrière-plan sont corrects, vous pouvez faire un essai avec un collègue ou un ami.

7. Masquer les signets et les onglets non pertinents de manière proactive

Si votre présentation nécessite un partage d'écran avec le public, fermez toutes les applications, onglets et fenêtres non pertinents. Désactivez ou mettez en sourdine les notifications de Slack, du courrier électronique, du calendrier ou autres, et masquez les signets afin de capter toute l'attention de votre auditoire.

Pour une meilleure expérience et pour minimiser les risques de cliquer accidentellement sur le mauvais onglet, utilisez une fenêtre de navigateur séparée pour faire votre présentation virtuelle.

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Astuce - Si votre logiciel de présentation propose la fonction "Mode de présentation", exploitez-la au maximum.

8. Bien répéter

L'entraînement et les répétitions peuvent vous aider à découvrir vos points faibles, à vous préparer aux problèmes techniques et à améliorer votre gestuelle et votre langage corporel. Ils vous aident également à maîtriser les techniques de gestion du temps et à conclure votre présentation dans le temps imparti. En vous entraînant bien à l'avance, vous serez plus à l'aise et plus confiant le jour J.

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Conseil - Vous pouvez demander à un ami ou à un collègue d'enregistrer votre séance d'entraînement. Plus tard, vous pourrez visionner l'enregistrement pour identifier les lacunes et y travailler afin d'améliorer votre prestation finale.

Conseils à suivre pendant la présentation

Voici quelques conseils à retenir tout au long de votre présentation.

9. Varier le ton et la modulation

La qualité tonale de votre voix peut faire ou défaire votre présentation virtuelle. Quelle que soit la qualité de votre contenu et la structure de vos diapositives, rien ne vous aidera si vous ne parvenez pas à varier votre ton et votre modulation de manière efficace. Ne parlez donc pas trop vite ou trop lentement.

Utilisez l'inflexion (c'est-à-dire la variation de la hauteur et du ton de votre voix) pour créer de l'excitation, du suspense ou du drame dans votre histoire et transmettre l'urgence, l'enthousiasme ou l'importance des points clés. N'oubliez pas non plus de faire des pauses pour rompre la monotonie d'un flot continu de paroles et donner au public le temps d'absorber les informations présentées.

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Conseil Maintenez la vitesse moyenne de la conversation entre 120 et 150 mots par minute. Toutefois, en fonction du sujet et du contenu de votre présentation, vous pouvez varier le rythme.

10. Faites attention à votre langage corporel et à vos gestes

Les gestes et le langage corporel ont une grande importance dans les présentations virtuelles, car ce que nous communiquons est davantage exprimé et transmis par les expressions faciales et le langage corporel que par les mots que nous prononçons.

Voici quelques conseils -

  • Ne vous penchez pas vers la caméra ou sur le bureau ; tenez-vous droit.
  • Évitez de vous toucher les cheveux ou le visage, car cela donnerait l'impression que vous n'êtes pas préparé et que vous êtes nerveux.
  • Au lieu de regarder ici et là, regardez l'appareil photo.
  • Pour que l'atmosphère soit constructive et positive, accueillez les membres de votre auditoire avec un sourire.
  • Évitez de regarder fixement, de bâiller, de froncer les sourcils ou toute autre expression faciale hostile.

11. Être inclusif

You can choose the translation feature of the software and avoid using jargon or complicated words to make your content accessible to audience members of different native languages and learning levels. Address the audience members with their respective names to add a personal touch.

Vous pouvez également enregistrer votre présentation et la partager avec le public. Cela peut s'avérer utile pour les membres du public souffrant de handicaps cognitifs, qui peuvent à tout moment consulter la présentation enregistrée, ralentir le débit et comprendre certains segments.

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Conseil - En incluant un élément d'inclusivité dans vos présentations virtuelles, vous pouvez faire en sorte que votre public se sente valorisé. Ne négligez donc pas cet aspect.

12. Couper le son des microphones lorsque l'on ne parle pas

Le fait de couper le son de votre microphone lorsqu'un membre de l'auditoire pose une question est un signe de respect à son égard. Cela lui permet de s'exprimer sans être distrait ou interrompu par des bruits de fond. En outre, cela vous permet d'écouter et de comprendre clairement ses préoccupations.

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Conseil - N'hésitez pas à demander à votre auditoire de couper le son de leur microphone lorsque vous faites votre présentation. Cela vous aidera à faire passer votre message sans vous laisser distraire et à faire en sorte que votre public comprenne la même chose que vous.

Dernier point à retenir

Il ne fait aucun doute que cette nouvelle normalité a entraîné des changements inhabituels dans le paysage commercial, mais elle a également donné aux professionnels l'occasion de briller en tant que présentateurs. Alors, profitez-en au maximum !

N'oubliez pas que plus vous consacrez de temps à l'élaboration et à la pratique de votre présentation, moins vous aurez d'efforts à fournir pour la présenter à votre public. Une présentation virtuelle bien préparée et bien réalisée peut vous faire gagner des points et vous aider à vous imposer comme un orateur chevronné.

J'espère que cet article vous aidera à bien préparer votre prochaine présentation en ligne.

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