Daftar Isi
Sebagai manusia, kita memiliki kecenderungan untuk terus berkembang dan meningkatkan diri. Mengabaikan aspek ini dapat menyebabkan stagnasi dan rasa puas diri.
Pernyataan ini terutama berlaku di tempat kerja, karena 91% karyawan yang mengejutkan menginginkan pelatihan yang dipersonalisasi dan relevan. Ini merupakan tanda yang jelas bahwa banyak pekerja yang mencari cara untuk meningkatkan kinerja mereka di tempat kerja.
Tidak ada prinsip yang bisa diterapkan pada semua orang untuk membuat setiap karyawan berkembang secara ajaib dalam semalam. Namun beberapa area peningkatan berlaku untuk hampir semua karyawan, apa pun jabatan atau industri mereka.
Dalam artikel blog ini, kami akan membahas sembilan area perbaikan yang signifikan dan mendiskusikan langkah-langkah yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan kinerja karyawan Anda di tempat kerja.
Mengapa peningkatan profesional itu penting?
Peningkatan profesional bukan hanya sebuah tujuan, tetapi juga sebuah kebutuhan. Ini adalah kunci untuk membuka peluang baru bagi pertumbuhan pribadi dan kemajuan karier.
Namun, mengapa peningkatan profesional itu penting? Pikirkanlah seperti ini: seperti halnya mobil yang membutuhkan perawatan dan bahan bakar secara teratur agar tetap berjalan dengan lancar, karier karyawan Anda juga membutuhkan perhatian dan perawatan.
Tanpa pengembangan yang berkelanjutan, karyawan berisiko tertinggal dalam industri Anda. Hal ini tidak hanya membatasi pilihan karier mereka, tetapi juga menyebabkan kelelahan.
9 Bidang utama peningkatan bagi karyawan
Tidak ada daftar area perbaikan yang bersifat universal karena setiap orang memiliki area yang berbeda yang mungkin memerlukan perhatian. Namun, daftar di bawah ini mencakup hal-hal yang paling umum yang berlaku untuk sebagian besar karyawan.
- Kepemimpinan
- Struktur Perincian Kerja (WBS)
- Manajemen waktu
- Menghindari gangguan
- Penentuan prioritas tugas
- Komunikasi
- Mendengarkan
- Resolusi konflik
- Layanan pelanggan
1. Kepemimpinan
Kepemimpinan adalah satu-satunya keterampilan terpenting yang memisahkan karyawan yang sukses dari mereka yang berjuang untuk maju dalam karier mereka.
Namun, kepemimpinan bisa menjadi sifat yang sulit untuk dikuasai. Mereka yang bukan pemimpin yang terlahir secara alami sering kali kesulitan untuk menemukan pijakannya dan bahkan mungkin menghadapi perlawanan dari rekan-rekannya.
Di situlah Anda sebagai supervisor, berperan. Dengan bimbingan yang tepat, siapa pun bisa menjadi pemimpin sejati.
Cara membantu karyawan meningkatkan keterampilan kepemimpinan
Berikut adalah tips untuk membantu karyawan meningkatkan keterampilan kepemimpinan mereka:
- Mendorong kepemilikan
Izinkan karyawan untuk mengambil alih tanggung jawab atas tugas dan proyek mereka. Memberi mereka otonomi untuk mengambil keputusan dan belajar dari kesalahan akan menumbuhkan rasa tanggung jawab dan kepemilikan.
- Tanamlah benih kemungkinan
Menginspirasi karyawan dengan visi tentang apa yang dapat dicapai melalui kepemimpinan mereka dan mendorong mereka untuk percaya pada kemampuan mereka untuk menciptakan perubahan yang positif dan transformatif.
Mengajukan pertanyaan retoris seperti "Apa yang akan terjadi jika Anda dapat mengubah dunia dengan karya Anda?" akan menstimulasi imajinasi mereka dan mendorong mereka untuk mempertimbangkan berbagai kemungkinan.
Dengan menanamkan benih kemungkinan ini di benak karyawan Anda, mereka akan lebih mungkin mengembangkan rasa memiliki tujuan dan berusaha untuk menciptakan kepemimpinan.
- Memberikan kesempatan untuk peran kepemimpinan
Ini adalah cara yang bagus bagi karyawan untuk berlatih dan mengembangkan sifat kepemimpinan dengan mencoba peran baru. Dorong mereka untuk mengambil peran kepemimpinan dalam proyek, tim, atau komite.
- Mengembangkan perangkat kepemimpinan
Mengidentifikasi tahap, gaya, dan kekuatan kepemimpinan karyawan dapat sangat bermanfaat dalam mengembangkannya lebih lanjut. Sediakan alat dan sumber daya yang dapat mempercepat pertumbuhan karyawan Anda untuk menjadi pemimpin yang hebat.
Buatlah seminar dan sesi pelatihan di mana Anda dapat mengajarkan mereka bagaimana caranya:
- Memotivasi dan berkomunikasi secara efektif
- Mendelegasikan tugas
- Kontrol alur kerja
- Berpikirlah secara strategis
Ingatlah bahwa pemimpin tanpa pelatihan dan bimbingan yang memadai adalah seperti tukang tanpa alat - mereka mungkin masih bisa membangun sesuatu, namun jauh dari sempurna.
2. Struktur Perincian Pekerjaan (WBS)
Work Breakdown Structure (WBS) adalah pendekatan manajemen proyek yang melibatkan penguraian proyek yang kompleks menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola dengan kerangka waktu yang telah ditentukan.
Memperkenalkan konsep populer ini dalam organisasi Anda mungkin memiliki manfaat yang besar:
- Ini meningkatkan transparansi proyek, memungkinkan anggota tim untuk melacak kemajuan proyek dan membuat penyesuaian yang diperlukan sesuai kebutuhan.
- Hal ini memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama mengenai tujuan, jadwal, dan alokasi sumber daya.
- Dengan WBS yang terstruktur dengan baik, tim dapat lebih mudah mengidentifikasi potensi risiko dan meminimalkan dampaknya.
Cara membantu karyawan meningkatkan keterampilan WBS
Berikut adalah tips untuk membantu karyawan meningkatkan keterampilan WBS mereka:
- Mulailah dengan dasar-dasarnya
Sebelum memperkenalkan tim Anda pada konsep WBS yang lebih kompleks: Pastikan mereka memiliki pemahaman yang jelas tentang dasar-dasarnya. Mulailah dengan menjelaskan apa itu WBS dan mengapa itu penting. Berikan contoh proyek sukses yang telah menggunakan WBS yang dirancang dengan baik.
- Menekankan kejelasan
Dorong tim Anda untuk menggunakan bahasa yang jelas dan ringkas saat membuat struktur WBS. Jelaskan struktur yang sulit dipahami dan dapat mengakibatkan kebingungan dan kesalahan.
- Gunakan alat bantu visual
Representasi visual dapat menjadi cara yang efektif untuk mengomunikasikan struktur WBS yang kompleks. Gunakan diagram, bagan, dan alat bantu visual lainnya untuk membantu mereka mengkomunikasikan ide mereka dengan lebih jelas.
3. Manajemen waktu
Manajemen waktu yang efektif adalah salah satu keterampilan yang paling dicari di dunia kerja saat ini. Kemampuan untuk memprioritaskan tugas dan memenuhi tenggat waktu adalah aset penting bagi karyawan.
Sebagai seorang karyawan, sering kali sulit untuk mengelola waktu secara efektif. Dengan jadwal yang padat, prioritas yang saling bersaing, rapat yang tak ada habisnya, dan daftar tugas, tidak mengherankan jika manajemen waktu terasa mustahil.
Cara membantu karyawan meningkatkan keterampilan manajemen waktu
Berikut ini adalah tips untuk membantu karyawan meningkatkan keterampilan manajemen waktu:
- Pemblokiran waktu
Mintalah karyawan Anda untuk memblokir waktu tertentu di kalender mereka untuk fokus bekerja, rapat, dan istirahat. Strategi ini membantu mereka memvisualisasikan jadwal dan memprioritaskan waktu mereka.
- Tetapkan ekspektasi dan tenggat waktu yang jelas
Pastikan bahwa karyawan Anda sepenuhnya memahami ekspektasi dan tenggat waktu untuk setiap tugas yang diberikan kepada mereka. Hal ini membantu mereka tetap berada di jalur yang benar dan menghindari penundaan.
- Mendorong istirahat
Dorong karyawan Anda untuk beristirahat sejenak untuk mengisi ulang energi mereka dan kembali fokus untuk menghindari kelelahan dan menjaga produktivitas sepanjang hari.
- Meminimalkan pertemuan
Rapat bisa menjadi pemborosan waktu yang besar. Minimalkan jumlah rapat yang mereka hadiri dan mintalah mereka untuk fokus pada prioritas dan tujuan mereka.
- Teknik Pomodoro
Teknik manajemen waktu yang populer ini melibatkan pembagian pekerjaan ke dalam interval 25 menit yang dipisahkan oleh istirahat singkat. Teknik ini akan membantu karyawan Anda tetap fokus dan meningkatkan produktivitas.
4. Menghindari gangguan
Dengan godaan terus-menerus dari notifikasi media sosial, email, dan panggilan telepon, menghindari gangguan ini menjadi semakin sulit. Tidak hanya membuang waktu yang berharga, tetapi juga mengganggu fokus kita, yang pada akhirnya dapat memengaruhi kinerja karyawan secara keseluruhan.
Cara membantu karyawan menghindari gangguan
Berikut adalah tips untuk membantu karyawan menghindari gangguan.
- Ciptakan "zona tenang"
Tentukan sebuah area di kantor yang merupakan zona tenang. Ruang ini harus bebas dari gangguan seperti telepon, obrolan, atau musik. Area ini dapat digunakan untuk tugas-tugas yang membutuhkan fokus dan konsentrasi yang mendalam.
- Menerapkan jam kerja yang fleksibel
Tingkat produktivitas setiap orang berbeda-beda sepanjang hari. Menerapkan jam kerja yang fleksibel memungkinkan karyawan untuk bekerja pada saat mereka paling produktif. Hal ini dapat mengurangi gangguan dan meningkatkan kualitas kerja.
- Mendorong kebiasaan sehat
Menciptakan budaya hidup sehat dapat memberikan dampak positif pada kinerja karyawan. Bicarakan dengan anggota tim Anda tentang manfaat makan makanan bergizi dan berolahraga secara teratur. Karyawan yang sehat dan cukup istirahat akan lebih produktif.
- Menyediakan alat bantu untuk fokus
Headphone peredam bising, mesin peredam bising, dan aplikasi yang memblokir media sosial dan gangguan lainnya, semuanya dapat membantu karyawan untuk tetap fokus pada tugas. Memberikan akses ke alat-alat ini menunjukkan kepada tim Anda bahwa Anda menghargai produktivitas mereka.
- Mengenali dan mengatasi gangguan pribadi
Setiap karyawan akan memiliki hal-hal berbeda yang mengganggu mereka. Beberapa mungkin kesulitan untuk tetap fokus karena masalah pribadi seperti tekanan keuangan atau masalah keluarga. Sebagai seorang manajer, penting untuk mengenali perjuangan ini dan memberikan dukungan untuk membantu karyawan mengatasinya.
5. Penentuan prioritas tugas
Memprioritaskan tugas secara efektif adalah keterampilan penting yang harus dimiliki oleh setiap karyawan. Dengan banyaknya tugas yang tidak dapat diselesaikan dalam jangka waktu yang ditentukan, penentuan prioritas menjadi hal yang sangat penting dalam kinerja pekerjaan.
Cara membantu karyawan meningkatkan prioritas tugas
Berikut ini adalah cara untuk membantu karyawan meningkatkan proses penentuan prioritas tugas.
- Memanfaatkan aturan 1-3-5
Aturan ini mendorong karyawan untuk mengerjakan satu tugas besar, tiga tugas sedang, dan lima tugas kecil setiap hari. Hal ini akan membantu mereka fokus pada hal yang penting tanpa harus terjebak oleh tugas-tugas kecil. Dengan menggunakan perangkat lunak manajemen tugas yang efektif, tim dapat merampingkan alur kerja mereka, memprioritaskan tugas, dan mencapai produktivitas yang lebih tinggi.
- Terapkan teknik "Makan katak"
"Makanlah katak" adalah teknik lain yang menarik untuk memprioritaskan tugas. Mark Twain berkata, "jika tugas Anda adalah memakan seekor katak, yang terbaik adalah melakukannya di pagi hari. Dan jika tugas Anda adalah memakan dua katak, yang terbaik adalah memakan katak yang paling besar terlebih dahulu."
Ini berarti menangani tugas yang paling Anda takuti di awal hari Anda, sehingga tidak menggantung di atas kepala Anda sepanjang hari.
- Menerapkan prinsip Pareto
Metode jitu untuk membantu karyawan Anda membuat prioritas secara efektif adalah dengan menggunakan prinsip Pareto. Prinsip ini menyatakan bahwa 80% hasil berasal dari 20% masukan. Jadi, fokuslah pada 20% tugas yang paling penting yang akan menghasilkan 80% hasil.
Misalnya, jika Anda mengelola tim penjualan, Anda dapat meminta anggota tim untuk menghabiskan 80% waktu mereka untuk mencari prospek dan 20% sisanya untuk melakukan panggilan penjualan dengan prospek terbaik.
- Gunakan matriks Eisenhower
Kerangka kerja ini membantu karyawan mengkategorikan tugas ke dalam empat kuadran: mendesak/penting, tidak mendesak/penting, mendesak/tidak penting, dan tidak mendesak/tidak penting.
Fokuslah pada tugas-tugas yang mendesak/penting terlebih dahulu, dan delegasikan atau hilangkan tugas-tugas lainnya.
6. Komunikasi
Komunikasi yang terbuka dan jelas tidak hanya membantu menghindari kesalahpahaman dan konflik, tetapi juga membantu menciptakan lingkungan kerja yang positif di mana setiap orang merasa didengar dan dihargai.
Meskipun komunikasi yang efektif memiliki dampak positif terhadap produktivitas, namun hal ini masih menjadi area yang perlu ditingkatkan bagi banyak karyawan. Faktanya, menurut survei yang dilakukan oleh Fierce, 86% karyawan dan eksekutif percaya bahwa komunikasi yang tidak efektif adalah alasan utama kegagalan di tempat kerja.
Cara membantu karyawan meningkatkan keterampilan komunikasi
Berikut ini adalah tips untuk membantu karyawan meningkatkan keterampilan komunikasi mereka.
- Menumbuhkan lingkungan yang aman untuk mendapatkan umpan balik
Umpan balik sangat penting untuk pertumbuhan, namun bisa jadi sulit untuk diterima. Membina lingkungan yang aman di mana karyawan merasa nyaman untuk memberi dan menerima umpan balik dapat membantu meningkatkan komunikasi. Ini berarti bersikap terbuka, jujur, dan hormat saat memberikan umpan balik dan menciptakan budaya kepercayaan dan transparansi.
- Mengenali kekuatan komunikasi nonverbal
Komunikasi bukan hanya kata-kata. Buatlah tim Anda sadar akan komunikasi nonverbal mereka, seperti bahasa tubuh, nada suara, dan ekspresi wajah. Hal ini dapat membantu memastikan bahwa pesan mereka sesuai dengan nada yang dimaksudkan.
- Memanfaatkan latihan bermain peran
Dengan menempatkan karyawan dalam skenario hipotetis, mereka dapat mempraktikkan komunikasi yang efektif dalam lingkungan yang aman dan konstruktif. Hal ini membantu membangun kepercayaan diri dan memungkinkan adanya umpan balik yang konstruktif dari orang lain.
7. Mendengarkan
Seperti yang pernah dikatakan Stephen Covey, "Kebanyakan orang tidak mendengarkan dengan maksud untuk memahami, mereka mendengarkan dengan maksud untuk menjawab."
Oleh karena itu, sebagai manajer, kita harus membantu karyawan kita mengembangkan budaya mendengarkan secara aktif, yang mengarah ke lingkungan kerja yang lebih memuaskan.
Mendengarkan adalah keterampilan yang sering kali diremehkan dalam lingkungan kerja apa pun. Anda dapat secara efektif menyampaikan dan menerima informasi penting serta membangun hubungan yang lebih kuat dengan melibatkan diri secara penuh dengan kolega dan klien.
Sederhananya, semakin baik Anda mendengarkan, semakin baik pula keputusan dan komunikasi Anda.
Namun, mendengarkan secara aktif membutuhkan lebih dari sekadar duduk diam dan mendengar apa yang dikatakan seseorang. Anda bisa mengambil beberapa langkah praktis untuk meningkatkan kemampuan mendengarkan karyawan.
Cara membantu karyawan meningkatkan keterampilan mendengarkan
Berikut ini adalah tips untuk membantu karyawan meningkatkan keterampilan mendengarkan mereka.
- Gunakan analogi Pohon
Seperti halnya pohon yang membutuhkan akar yang kuat untuk tumbuh tinggi, karyawan juga membutuhkan fondasi yang kuat dalam hal kemampuan mendengarkan untuk berkomunikasi secara efektif. Dorong karyawan Anda untuk fokus membangun fondasi yang kuat dengan mendengarkan secara aktif dan mencari pemahaman sebelum merespons.
- Ajukan pertanyaan terbuka
Saat memberikan instruksi, hindari mengajukan pertanyaan ya atau tidak. Sebaliknya, ajukan pertanyaan terbuka yang mengharuskan karyawan Anda untuk berpikir lebih dalam dan merespons dengan lebih detail. Hal ini tidak hanya mendorong komunikasi yang lebih baik, tetapi juga membantu membangun budaya kolaborasi dan pemecahan masalah.
- Latihan mendengarkan secara aktif
Berikan kesempatan kepada karyawan Anda untuk melatih kemampuan mendengarkan mereka. Misalnya, Anda bisa mengadakan latihan mendengarkan di mana seorang karyawan berbicara tentang suatu topik selama waktu tertentu, dan karyawan lain harus merangkum apa yang mereka dengar. Dengan cara ini, mereka bisa meningkatkan keterampilan mendengarkan, kepercayaan dan kerja sama tim.
- Cermin mendengarkan
Ulangi apa yang dikatakan karyawan Anda kepada Anda, sehingga mereka tahu bahwa Anda secara aktif memperhatikan. Hal ini akan menciptakan rasa saling pengertian dan rasa hormat, yang penting dalam lingkungan kerja yang kolaboratif.
- Memberi insentif untuk mendengarkan
Pertimbangkan untuk menawarkan penghargaan bagi karyawan yang menunjukkan kemampuan mendengarkan yang luar biasa. Hal ini bisa berupa sesuatu yang sederhana seperti kartu hadiah atau pengakuan publik. Dengan memberikan penghargaan atas perilaku yang baik, Anda menciptakan lingkungan di mana mendengarkan dihargai.
8. Resolusi konflik
Konflik di tempat kerja merugikan bisnis di Amerika Serikat hampir mencapai $359 miliar setiap tahunnya. Statistik yang mengejutkan ini menggarisbawahi pentingnya strategi resolusi konflik di tempat kerja.
Resolusi konflik adalah keterampilan yang membutuhkan kesabaran, empati, dan latihan yang konsisten. Mengembangkan keterampilan ini membutuhkan waktu, namun semua itu sepadan dengan usaha yang dilakukan karena membuat tempat kerja kita terasa lebih aman, lebih bahagia, dan lebih produktif.
Dengan strategi dan teknik yang berbeda, Anda dapat mendekati konflik dengan cara yang lebih positif dan menyelesaikan masalah dengan solusi kreatif yang mengarah pada hasil yang saling menguntungkan.
Cara membantu karyawan meningkatkan keterampilan resolusi konflik
Berikut ini adalah cara untuk membantu karyawan meningkatkan kemampuan resolusi konflik.
- Fokus pada masalahnya, bukan pada orangnya
Ketika menghadapi konflik, fokus pada masalah yang dihadapi daripada orang-orang yang terlibat sangatlah penting. Hindari bersikap personal, menyerang kepribadian karyawan, atau membuat mereka merasa diserang.
- Mengatasi masalah secara langsung
Sangatlah penting untuk mengatasi masalah secara proaktif. Menghindar hanya akan menunda proses penyelesaian konflik dan membuat semua orang yang terlibat merasa frustrasi atau kesal. Sebaliknya, lakukan pendekatan langsung terhadap masalah dan pastikan bahwa komunikasi berjalan dengan lancar dan transparan.
- Menekankan kecerdasan emosional
Kecerdasan emosional sangat penting ketika menghadapi konflik. Doronglah karyawan Anda untuk memahami emosi mereka dan bagaimana emosi tersebut memengaruhi perilaku mereka. Empati, kesadaran diri, dan pengaturan emosi adalah komponen penting dari kecerdasan emosional.
9. Layanan pelanggan
Customer service can make or break a company's reputation and success. As a manager, it's your responsibility to coach your team in providing excellent customer service through up-to-date call center technologies.
Menariknya, keterampilan layanan pelanggan juga sangat penting ketika bekerja dengan rekan kerja. Karyawan dapat membangun hubungan kerja dan kerja sama tim yang lebih baik dengan menunjukkan perilaku yang sopan dan profesional.
Cara membantu karyawan meningkatkan keterampilan layanan pelanggan
Berikut ini adalah cara membantu karyawan meningkatkan keterampilan layanan pelanggan mereka.
- Strategi "Aturan 5/10"
Sapa pelanggan dalam waktu lima detik setelah mereka tiba dan kenali mereka dalam jarak sepuluh kaki dari kehadiran mereka. Biasakan menyapa pelanggan dengan tersenyum dan terlibat dalam obrolan ringan untuk membangun hubungan baik. Pelanggan senang merasa disambut dan dihargai.
- Membuat persona pelanggan
Bantu tim Anda mengembangkan empati terhadap pelanggan dengan menciptakan persona pelanggan fiksi. Pendekatan ini akan memberikan pemahaman kepada karyawan tentang target audiens mereka. Anda bahkan dapat membuatnya menyenangkan dengan memberikan nama dan latar belakang cerita pada setiap persona.
- Berinvestasi dalam teknologi
Teknologi dapat menjadi alat yang berharga untuk membantu karyawan Anda memberikan layanan pelanggan yang baik. Membuat portal klien, berinvestasi pada chatbot, AI, dan solusi digital lainnya dapat menyederhanakan semua proses dan membebaskan karyawan Anda untuk fokus pada masalah pelanggan yang lebih kompleks.
Bagaimana cara mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan oleh karyawan?
Cobalah untuk mendapatkan pemahaman yang mendalam tentang setiap karyawan. Hal ini dapat dilakukan melalui komunikasi terbuka, pertemuan empat mata, bimbingan, dan evaluasi kinerja.
Pemahaman yang lebih dalam ini akan membantu Anda mengidentifikasi area-area di mana karyawan mungkin mengalami kesulitan dan di mana mereka mungkin memerlukan panduan tambahan untuk meningkatkan diri.
Ajukan pertanyaan-pertanyaan kepada karyawan Anda seperti:
- "Di bidang apa Anda merasa kurang percaya diri?"
- "Apakah ada tugas atau pekerjaan tertentu yang selalu membuat Anda kesulitan?"
- "Apakah Anda merasa beberapa area memerlukan pelatihan atau dukungan tambahan?"
Jika mereka masih kesulitan dalam mengidentifikasi area yang kurang, pertimbangkan untuk mencari mentor atau pelatih yang dapat membimbing mereka dan membantu mereka mengembangkan rencana peningkatan yang dipersonalisasi.
Ingatlah, mengidentifikasi dan menangani area yang perlu ditingkatkan bukanlah tanda kelemahan, melainkan tanda karyawan yang berkomitmen dan ambisius yang selalu berusaha untuk menjadi yang terbaik.
Kata terakhir
Berinvestasi dalam pengembangan profesional adalah pilihan yang bijaksana bagi organisasi mana pun yang ingin meningkatkan kinerja karyawan. Organisasi dan karyawannya akan memperoleh manfaat yang tak terhitung jumlahnya dengan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk belajar dan berkembang.
Ingatlah bahwa pengembangan profesional adalah sebuah perjalanan yang berkesinambungan, bukan sebuah tujuan. Ini bukan hanya satu bidang peningkatan yang harus dikerjakan oleh karyawan, tetapi merupakan proses refleksi diri dan pembelajaran yang berkelanjutan.
Ambil tindakan untuk meningkatkan kinerja karyawan Anda di tempat kerja dan lihat dampak positifnya terhadap keuntungan Anda.
