Ketidakhadiran Karyawan di Tempat Kerja: Panduan Lengkap

Setiap karyawan dalam organisasi Anda adalah bagian berharga dari bisnis Anda. Hal ini berlaku baik bagi karyawan yang merupakan pekerja lini depan tingkat pemula atau eksekutif yang sangat berpengalaman. Kontribusi setiap orang sangat berarti, dan ketika salah satu karyawan yang berharga itu tidak hadir? Tidak ada yang bisa berjalan dengan baik sebagaimana mestinya. A Laporan Biro Statistik Tenaga Kerja menunjukkan bahwa tingkat ketidakhadiran untuk semua pekerja penuh waktu dengan upah dan gaji adalah 3,2%. 

Ketidakhadiran karyawan adalah salah satu tantangan terbesar yang dihadapi perusahaan saat ini. Beberapa tingkat ketidakhadiran yang diharapkan dan diterima

• Karyawan jatuh sakit, 
• Masalah pengasuhan anak
• Kelelahan mental dan fisik
• Kewajiban keluarga atau pribadi
• Liburan yang telah direncanakan sebelumnya

Namun, ketika ketidakhadiran yang tidak direncanakan itu bertambah, seluruh bisnis akan menderita. Menurut sebuah studiketidakhadiran dapat merugikan organisasi sebesar $225,8 miliar, atau $1.685 per karyawan per tahun.

Itulah mengapa kami membuat panduan lengkap tentang ketidakhadiran karyawan ini. Anda akan mempelajari semua yang perlu Anda ketahui tentang penyebabnya dan apa yang dapat Anda lakukan untuk mencegahnya agar tidak merusak bisnis Anda.

Mari kita mulai!

Apa yang dimaksud dengan ketidakhadiran karyawan?

Definisi ketidakhadiran karyawan adalah seringnya karyawan tidak hadir di tempat kerja. Ketidakhadiran ini lebih dari sekadar sesekali - ketidakhadiran ini terjadi secara rutin, dan frekuensinya yang tinggi berarti hal ini di luar kebiasaan bagi sebagian besar karyawan lainnya.

Tentu saja, ada alasan yang sah bagi karyawan untuk tidak masuk kerja. Hari sakit terjadi, dan karyawan membutuhkan waktu untuk pulih dari penyakit. Ada keadaan darurat perawatan keluarga yang muncul, serta peristiwa cuaca tak terduga yang dapat mengganggu kemampuan untuk pergi atau melakukan pekerjaan. Karyawan juga perlu mengambil cuti di luar kantor untuk beristirahat dan memulihkan tenaga agar dapat bekerja sebaik mungkin saat mereka kembali bekerja.

Namun, ketidakhadiran karyawan lebih dari sekadar cuti yang biasa dan diharapkan ini, yang dicatat dalam kebijakan perusahaan dan biasanya dibayar. Ketidakhadiran melibatkan ketidakhadiran yang tidak direncanakan yang sering terjadi dan dapat mencakup melewatkan hari kerja sama sekali, pulang kerja lebih awal, atau datang terlambat. Ini adalah pola perilaku yang terus berlanjut dari waktu ke waktu dan memiliki efek merusak pada tim dan perusahaan.

Penyebab ketidakhadiran karyawan

Jadi, mengapa ketidakhadiran karyawan bisa terjadi? Ada beberapa penyebab umum.

1. Keterlibatan karyawan yang rendah

Karyawan yang tidak terlibat dengan pekerjaan mereka tidak terinspirasi untuk bekerja lebih keras. Mereka menyelesaikan tugas harian mereka dengan sedikit usaha dan kemudian pulang ke rumah. Tidak terlibat dengan pekerjaan Anda tidak akan menginspirasi orang untuk datang ke kantor tepat waktu dan antusias setiap hari - bahkan, hal ini dapat mendorong ketidakhadiran yang berlebihan.

2. Kelelahan di tempat kerja

Jika karyawan Anda memiliki terlalu banyak pekerjaan yang harus dilakukan setiap hari, dan mereka sepertinya tidak pernah beristirahat, mereka akan kelelahan. Kelelahan di tempat kerja adalah masalah yang nyata dan terus berkembang, terutama jika perusahaan Anda mencoba memangkas biaya dengan tidak mempekerjakan cukup banyak karyawan. Meskipun hal ini dapat membantu menghemat uang dalam jangka pendek, lama-kelamaan karyawan akan kelelahan dan mulai bolos kerja karena mereka sangat kewalahan.

3. Kurangnya fleksibilitas

Meskipun jadwal fleksibel semakin populer, masih banyak perusahaan yang tidak menawarkannya. Hal ini dapat menyebabkan ketidakhadiran karyawan karena karyawan berjuang untuk menyeimbangkan kehidupan mereka, prioritas keluarga, dan komitmen kerja mereka pada saat yang bersamaan.

4. Pelecehan di tempat kerja

Sangat masuk akal jika karyawan tidak merasa nyaman atau aman di tempat kerja, mereka akan mulai jarang masuk kerja. Pelecehan dapat berupa verbal atau fisik (atau keduanya), dan dapat berasal dari atasan, manajer, atau rekan kerja. Hal ini juga membuat karyawan kurang tertarik dengan pekerjaan mereka, sehingga kinerja mereka menurun.

Bagaimana cara mengukur ketidakhadiran karyawan?

Mengukur ketidakhadiran karyawan cukup mudah: ambil saja jumlah ketidakhadiran tanpa alasan dalam suatu periode waktu, bagi dengan total periode waktu, lalu kalikan hasilnya dengan 100 untuk mendapatkan persentase ketidakhadiran dalam satu bulan, satu kuartal, atau satu tahun.

Rumus ketidakhadiran: ((jumlah ketidakhadiran yang tidak dapat dimaafkan)/total periode) x 100 = % ketidakhadiran

Namun, bagian selanjutnya sedikit lebih rumit. Tidak ada satu angka pun yang bisa memberi tahu Anda jika tingkat ketidakhadiran karyawan Anda terlalu tinggi. Memiliki tingkat nol tentu saja ideal, tetapi juga tidak terlalu realistis. Anda perlu menilai sendiri jika tingkat ketidakhadiran karyawan Anda lebih tinggi dari yang seharusnya.

Dan ketika Anda menghitung tingkat ketidakhadiran karyawan, pastikan untuk tidak menyertakan ketidakhadiran yang sah dan terencana dari pekerjaan seperti hari sakit dan liburan, atau Anda tidak akan mendapatkan gambaran yang akurat tentang masalah ketidakhadiran karyawan Anda.

Ketidakhadiran karyawan adalah masalah besar bagi banyak organisasi. Hal ini sangat menguras kinerja bisnis - faktanya, diperkirakan bahwa ketidakhadiran karyawan merugikan perusahaan sebesar $1.685 per karyawan, per tahun.

Ketidakhadiran juga merugikan karyawan lain dalam tim yang harus menambah beban kerja mereka sendiri untuk menggantikan anggota tim yang sering absen. Dan dampak ketidakhadiran terhadap kinerja karyawan bagi karyawan yang absen itu sendiri juga nyata - mereka kesulitan untuk merasa menjadi bagian yang sukses dari tim dan organisasi, dan semakin kehilangan semangat.

Bagaimana cara mengelola ketidakhadiran di tempat kerja?

Perusahaan sering kali kesulitan untuk mengatasi ketidakhadiran karyawan - mereka tahu bahwa hal ini merugikan mereka secara finansial dan moral, namun mereka tidak yakin bagaimana cara mengatasi masalah tersebut. Hal ini dapat membuat karyawan putus asa, dan banyak manajer dan pemimpin yang memilih untuk mengabaikan masalah tersebut atau memberhentikan karyawan karena ketidakhadiran yang berlebihan.

Namun, kedua hal tersebut hanyalah solusi jangka pendek - mereka tidak mengatasi penyebab utama ketidakhadiran karyawan, sehingga masalahnya bisa saja kembali lagi dalam waktu dekat. Sebagai gantinya, perusahaan harus mencoba langkah-langkah berikut ini untuk mengurangi ketidakhadiran karyawan.

1. Mengukur tingkat ketidakhadiran karyawan

Langkah pertama untuk memecahkan masalah adalah mengidentifikasi skala masalah. Mengukur ketidakhadiran dengan menggunakan rumus di atas akan membantu Anda melihat apakah ini merupakan masalah yang besar. Anda juga dapat membandingkan tingkat ketidakhadiran di berbagai departemen dan jabatan untuk melihat di mana masalah terbesarnya. Hal ini akan membantu Anda bersiap-siap untuk mengatasi masalah tersebut.

2. Tentukan penyebab ketidakhadiran

Wajar jika Anda ingin menegur karyawan yang absen lebih sering dari yang seharusnya, dan meminta mereka untuk tidak melakukannya lagi. Namun, hal itu tidak akan menyelesaikan akar masalahnya dan mungkin tidak akan menghentikan perilaku tersebut.

Sebaliknya, Anda harus menyelidiki mengapa seorang karyawan atau sekelompok karyawan tidak masuk kerja sesering yang diharapkan. Penyebab ketidakhadiran karyawan bisa jadi sesuatu yang kecil, atau bisa juga karena pola kerja berlebihan yang sudah mengakar atau pelecehan di tempat kerja yang ekstensif.

Bagaimana Anda bisa benar-benar tahu apa yang menyebabkan karyawan melalaikan pekerjaan mereka? Jangan berasumsi bahwa Anda tahu - tanyakan langsung kepada mereka. Menggunakan alat survei karyawan seperti yang ada di Empuls dapat membantu Anda mengajukan pertanyaan yang tepat untuk mengetahui akar permasalahannya. Sebaiknya jangan mempersempit fokus survei pada masalah yang menurut Anda mungkin menjadi penyebabnya agar Anda tidak mengarahkan karyawan pada jawaban tertentu. Sebaliknya, berikan mereka ruang terbuka untuk berbagi pemikiran sehingga mereka bisa jujur.

Jika masalahnya hanya pada satu orang karyawan, manajer mereka harus duduk dan melakukan percakapan yang terbuka dan jujur dengan mereka tentang mengapa mereka tidak bekerja semaksimal mungkin. Percakapan tersebut tidak boleh tentang menyalahkan atau menghukum - cukup sampai ke akar masalahnya. ‍

3. Menghormati pandangan karyawan

Setelah Anda melakukan survei terhadap karyawan untuk mencari tahu mengapa ada masalah ketidakhadiran, langkah selanjutnya bisa jadi yang paling sulit: menerima umpan balik dan benar-benar mendengarkannya. Mungkin sulit untuk mendengar tentang faktor-faktor di tempat kerja Anda yang membuat karyawan tidak bahagia sehingga mereka membolos, namun ini sangat penting. Faktor-faktor ini tidak hanya mempengaruhi karyawan yang absen jika mereka sangat serius - mereka bisa saja menurunkan moral secara keseluruhan di perusahaan Anda.

Menanggapi karyawan dengan serius saat mereka mengatakan bahwa mereka bekerja terlalu keras atau dilecehkan sangatlah penting. Hal itu akan membangun kepercayaan. Atau masalahnya bisa jadi masalah pribadi, seperti masalah kesehatan mental. Mendengarkan masalah-masalah tersebut dan menemukan solusi yang bisa diterapkan juga membangun kepercayaan.

4. Meningkatkan keterlibatan karyawan

Kurangnya keterlibatan karyawan adalah salah satu masalah terbesar yang menyebabkan ketidakhadiran karyawan - dan ini juga salah satu yang paling mudah diperbaiki. Meningkatkan keterlibatan karyawan adalah salah satu cara terbaik untuk mengatasi masalah ketidakhadiran karyawan yang mahal dan kompleks.

Alat bantu keterlibatan karyawan untuk mengurangi ketidakhadiran

Anda bisa meningkatkan keterlibatan karyawan dengan berbagai cara. Beberapa alat yang paling efektif untuk melakukannya adalah:

• Platform penghargaan seperti Empuls, di mana karyawan dapat memberi dan menerima penghargaan untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik. Pengakuan karyawan merupakan faktor utama dalam keterlibatan dan motivasi.
• Alat komunikasi yang dapat membangun ikatan, terutama dengan pekerja jarak jauh. Banyak perusahaan menggunakan Slack, Teams, atau saluran lain untuk tetap terhubung dan check-in.
• Alat survei yang dapat memeriksa karyawan secara teratur untuk mengetahui masalah kecil atau serius sebelum meledak menjadi masalah yang lebih besar.