Manajemen Kinerja Karyawan: Definisi, Manfaat, dan Cara Melakukannya Secara Efektif

Manajemen kinerja karyawan telah bergerak lebih dari sekadar penilaian tahunan. Hal ini terus berkembang. Sebuah studi yang dilakukan oleh McKinsey mengajukan argumen yang mendukung pergeseran dari model manajemen kinerja yang berorientasi pada individu ke model yang didasarkan pada kinerja tim. Tampaknya organisasi-organisasi mengikuti saran dari lembaga pemikir tersebut.

Untuk memahami mengapa mengelola kinerja karyawan memainkan peran penting dalam keuntungan bisnis Anda, kita perlu membahas manfaatnya, cara mendekatinya secara efektif, dan bagaimana hal itu berdampak pada produktivitas karyawan. Mari kita bahas lebih lanjut.

Apa yang dimaksud dengan manajemen kinerja karyawan?

Proses manajemen kinerja pada dasarnya bersifat berkelanjutan, bukan tinjauan tahunan. Tujuan manajemen kinerja berfokus pada pengembangan kemampuan karyawan Anda untuk melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik. Peningkatan keterampilan dan pengembangan profesional merupakan bagian penting dari manajemen kinerja.

Namun, manajemen kinerja juga merupakan jalan dua arah. Anda perlu mengukur apakah seorang karyawan cocok dengan pekerjaannya dan apakah pekerjaan tersebut memanfaatkan keahlian karyawan secara maksimal. Dengan kata lain, hal ini melibatkan penyelarasan tugas dan keterampilan seseorang dengan tujuan tim dan organisasi karyawan.

Manfaat mengukur dan mengelola kinerja karyawan

Pakar manajemen Peter Drucker pernah berkata dengan terkenal,"Apa yang diukur, itulah yang dikelola." Di zaman di mana perusahaan melihat kinerja lebih dari sekadar pendapatan yang dihasilkan oleh karyawannya, pepatah ini masih relevan.

Mengapa perusahaan Anda harus mengukur kinerja karyawan? Sebuah penelitian terbaru yang diterbitkan oleh Capgemini menyatakan bahwa kinerja karyawan, termasuk produktivitas dan keterlibatan, terkait erat dengan pengalaman karyawan. Dengan kata lain, karyawan dan tim yang berkinerja tinggi bekerja di tempat kerja yang berkinerja tinggi, dan sebaliknya.

Menerapkan sistem manajemen kinerja karyawan akan menguntungkan organisasi Anda dengan cara-cara berikut:

1. Memberikan kesempatan untuk pertumbuhan dan perkembangan staf

Sebagai seorang manajer, Anda dapat memengaruhi kinerja organisasi Anda dengan memperhatikan kinerja orang-orang yang bekerja dengan Anda.

Namun, Anda perlu menerapkan sistem manajemen kinerja karyawan untuk mencatat pengamatan Anda dan membandingkannya dengan target pertumbuhan dan pengembangan tertentu. Jika tidak, Anda hanya akan membuat tebakan tanpa informasi.

Dengan menggunakan sistem manajemen kinerja karyawan, Anda akan memiliki semua data yang Anda butuhkan untuk mengidentifikasi peluang peningkatan, serta untuk memprediksi jalur karier karyawan Anda.

Sebagai contoh, misalkan seorang karyawan kurang baik dalam tugas-tugas numerik namun memiliki kemampuan komunikasi yang sangat baik. Dalam hal ini, Anda bisa memberi mereka pelatihan tentang angka atau mengarahkan mereka ke jalur karier yang bisa memaksimalkan kekuatan yang mereka miliki.

2. Menyelaraskan sasaran dengan lebih akurat

Sebelum Anda menetapkan tujuan, Anda perlu menilai keterampilan, ketersediaan, dan kinerja tim Anda. Dengan mengukur dan mengelola kinerja karyawan, Anda akan mendapatkan gambaran yang lebih baik mengenai kemampuan tim Anda untuk mencapai tujuan. Sebagai hasilnya, Anda dapat menyesuaikan tujuan Anda untuk memperhitungkan kekuatan dan kelemahan tim Anda atau mempekerjakan sumber daya tambahan yang dapat membantu Anda mencapai target.

Langkah pertama dalam manajemen karyawan adalah merekrut atau menugaskan orang yang tepat untuk pekerjaan tersebut. Oleh karena itu, penting untuk memiliki pendekatan holistik yang memanfaatkan ketajaman bisnis untuk proses penugasan peran yang efektif.

Setelah itu, Anda harus menetapkan tujuan kinerja dengan karyawan baru Anda dengan mempertimbangkan tujuan organisasi yang lebih besar. Hal ini mungkin tidak mudah jika karyawan tersebut bekerja dari jarak jauh. Namun, dengan melakukan pemeriksaan dan sesi penyelarasan secara konstan, mereka akan memahami bagaimana Anda akan memantau kinerja mereka selama sisa periode penilaian.

3. Dapatkan pemahaman yang lebih baik tentang kinerja bisnis Anda

Orang-orang membentuk organisasi, dan kinerja kolektif merekalah yang mendorong pertumbuhan. Oleh karena itu, mudah untuk memahami mengapa Anda perlu mengukur kinerja individu untuk memahami kinerja organisasi dengan lebih baik.

Hal ini terutama berlaku untuk bisnis kecil, di mana hasil kerja dari beberapa karyawan dapat membuat perbedaan antara menghasilkan laba atau beroperasi dengan defisit. Melakukan penilaian karyawan dapat membantu Anda mengidentifikasi karyawan dengan kinerja terbaik dan karyawan yang perlu ditingkatkan.

Hal ini juga dapat membantu Anda mengidentifikasi kesenjangan pengetahuan yang menyebabkan bisnis Anda berkinerja di bawah ekspektasi dan kemampuan karyawan yang dapat Anda manfaatkan di masa depan.

4. Menyempurnakan kebijakan bisnis Anda

Untuk membangun budaya perusahaan yang menarik dan mempertahankan karyawan yang hebat, Anda perlu menggabungkan data penilaian kinerja karyawan dengan pengalaman karyawan. Anda dapat mengumpulkannya di berbagai titik kontak dalam siklus hidup karyawan. Titik-titik ini termasuk survei kepuasan karyawan secara berkala dan wawancara keluar.

Ketika Anda menganalisis data pengalaman karyawan dalam konteks kinerja karyawan, Anda dapat memiliki pandangan yang lebih jelas tentang pengaruh satu sama lain.

Misalnya, jika seorang karyawan mengatakan bahwa mereka berharap dapat bekerja dari jarak jauh lebih sering dalam wawancara keluar, Anda bisa menarik korelasi antara kurangnya opsi kerja jarak jauh dan kinerja yang kurang optimal.

Anda juga dapat membuat analisis Anda sedetail mungkin untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang sebelumnya tidak diketahui yang memengaruhi kinerja karyawan. Sebagai contoh, sebuah penelitian yang diterbitkan oleh University of Oxford menemukan bahwa lebih banyak jendela (dan cahaya alami) di tempat kerja memiliki efek positif pada penjualan dan efisiensi.

Anda kemudian dapat menggunakan wawasan ini untuk membangun budaya tempat kerja yang mendorong karyawan untuk berkinerja lebih baik sambil menjaga keseimbangan kehidupan kerja yang sehat.

5. Membangun budaya pengakuan yang adil

Dengan menggunakan tinjauan kinerja karyawan, Anda dapat membangun budaya pengakuan yang adil dalam organisasi Anda. Di satu sisi, dengan mengidentifikasi karyawan dengan kinerja terbaik dan memberikan penghargaan kepada mereka, Anda menunjukkan kepada tenaga kerja Anda bahwa Anda menghargai dan mengakui kerja keras mereka. Hal ini sangat penting untuk dilakukan, karena pengakuan karyawan adalah faktor nomor satu yang mendorong keterlibatan dan produktivitas karyawan.

Di sisi lain, karyawan yang kurang dalam kinerjanya akan membutuhkan manajemen yang lebih dekat. Mengidentifikasi karyawan yang berkinerja buruk tepat waktu adalah hal yang penting agar Anda dapat membuat rencana pengembangan untuk meningkatkan keterampilan mereka dan mengurangi kesalahan.

Jika hal tersebut tidak berhasil, Anda harus memutuskan dan mengkomunikasikan konsekuensinya kepada tenaga kerja agar mereka dapat bekerja sama dengan baik. Kehilangan salah satu dari kedua hal ini dapat berdampak besar pada bisnis Anda.

Bagaimana Anda mengelola kinerja karyawan secara efektif?

Manajemen kinerja yang baik memerlukan lebih dari sekadar membangun tempat kerja yang produktif. Menetapkan strategi manajemen kinerja karyawan yang efektif membutuhkan kepemimpinan, keterampilan sosial yang baik, kemampuan untuk memberikan umpan balik yang konstruktif, dan kerja sama tim.

1. Tetapkan tujuan dan sasaran yang jelas

Tanpa tujuan yang jelas, Anda dan tim Anda tidak akan memiliki gambaran tentang kemajuan Anda dan seberapa banyak hal yang harus Anda capai. Sebagian besar ahli manajemen percaya pada beberapa prinsip dasar penetapan tujuan:

Prinsip-prinsip ini memberikan para pemimpin ide yang baik tentang tujuan yang perlu mereka tetapkan untuk diri mereka sendiri dan tim mereka.

Anda juga dapat menggunakan kriteria SMART saat menentukan tujuan tim:

• ✅ Spesifik: Apa yang ingin Anda capai, dan apa saja langkah-langkahnya?
• Dapat diukur: Apa saja indikator kinerja utama dari tujuan tersebut?
• ✅ Dapat dicapai: Apakah tujuan ini didasarkan pada metrik yang realistis? Apakah karyawan memiliki kemampuan yang cukup untuk mencapainya?
• ✅ Relevan: Apakah sesuai dengan profil kerja karyawan secara keseluruhan dan prioritas perusahaan?
• ✅ Berbasis waktu: Apa tenggat waktu untuk setiap sasaran?

Berikut ini adalah contoh papan sasaran SMART dari Hubspot -

Penetapan tujuan sangat penting untuk mengelola kinerja karyawan dalam tim mana pun, tetapi bahkan lebih penting lagi untuk tim jarak jauh. Tim jarak jauh mungkin akan merasa tersesat jika mereka tidak diberi arahan yang jelas mengenai tujuan dan sasaran perusahaan, karena mereka tidak berkomunikasi dengan tim inti setiap hari.

Sasaran yang Anda tetapkan untuk karyawan Anda akan bergantung pada bidang pekerjaan mereka. Misalnya, jika Anda mempekerjakan desainer grafis, Anda bisa mengukur kualitas pekerjaan mereka dan kepatuhan mereka terhadap pedoman branding. Jika Anda mengelola tim analisis data, Anda bisa menggunakan metrik kualitas data sebagai dasar manajemen kinerja.

2. Gunakan perangkat lunak untuk manajemen kinerja

Anda memerlukan cara untuk melacak kemajuan secara efisien, dan idealnya, informasi yang Anda kumpulkan harus dapat diakses oleh semua orang. Menggunakan Google Spreadsheet atau Microsoft Excel bukan hal yang aneh untuk manajemen karyawan, namun perangkat lunak manajemen kinerja khusus akan membuat segalanya menjadi lebih mudah dan efisien bagi Anda.

Manajemen waktu nyata: Beberapa alat bantu mungkin menawarkan kemampuan untuk memantau kinerja tim Anda secara real-time, sering kali melalui fitur-fitur seperti pelacakan waktu atau integrasi dengan aplikasi pelacakan waktu. Hal ini memungkinkan Anda untuk mendapatkan wawasan langsung tentang produktivitas tim Anda, status proyek, dan kontribusi individu.

Berikut adalah beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan ketika memilih perangkat lunak manajemen kinerja karyawan:

• Biaya: Perangkat lunak tingkat perusahaan mungkin di luar anggaran Anda, seperti SuccessFactors atau Workday. Anda bisa menggunakan perangkat lunak manajemen kinerja yang ditargetkan untuk bisnis kecil.
• 🔗 Fitur dan integrasi: Sebagian besar perangkat lunak manajemen kinerja karyawan memiliki beberapa tingkat integrasi dengan sistem terkait SDM lainnya, termasuk solusi penggajian dan pengakuan karyawan. Integrasi ini akan membuat pengalaman menjadi lebih efisien bagi karyawan dan tim HR Anda.
• 🔧 Kemudahan penggunaan dan pelatihan: Perangkat lunak manajemen kinerja memiliki banyak bagian yang bergerak, dan cukup mudah untuk tersesat dalam semua fiturnya. Bidiklah kesederhanaan saat Anda mencari sistem untuk tim Anda.

Sebagian besar perangkat lunak untuk manajemen kinerja karyawan memiliki pendekatan yang fleksibel dan dapat membangun dasbor sesuai kebutuhan spesifik Anda. Anda dapat mencoba demo untuk memilih produk yang tepat.

3. Memberikan umpan balik kinerja secara teratur

Memberikan umpan balik yang relevan dan teratur 📝 adalah elemen penting dari manajemen kinerja. Hal ini dapat dilakukan dalam berbagai bentuk:

• Manajer memberikan umpan balik kepada karyawan sebagai bagian dari tinjauan kinerja.
• Karyawan memberikan umpan balik kepada manajer mereka.
• Menerapkan umpan balik antar rekan kerja.

Anda mungkin bertanya-tanya seberapa sering Anda harus memberikan umpan balik.

Namun, jenis umpan balik yang dianggap berarti oleh generasi milenial tidak sesuai dengan kategori yang ditemukan dalam sesi penilaian berkala pada umumnya. Sebaliknya, diskusi harus berfokus pada pengakuan, arah karier, dan emosi karyawan, terutama di masa-masa ketidakpastian seperti pandemi global.

Selain itu, cara Anda memberikan umpan balik dapat mengubah hasil yang sangat besar. Sebagai contoh:

• Alih-alih mengatakan sesuatu tidak berhasil, jelaskan alasannya dan tempatkan dalam konteks bisnis yang lebih besar.
• Alih-alih mengatakan "kerja bagus", katakanlah apa yang berhasil.
• Daripada memikirkan apa yang salah, ajaklah karyawan untuk mendiskusikan apa yang bisa mereka lakukan dengan lebih baik di masa depan.

Pada dasarnya, alih-alih berbicara seperti bos, berbicaralah seperti anggota tim dan hindari frasa yang bersifat menghakimi. Perangkat lunak manajemen kinerja yang baik akan sangat membantu dalam mengelola umpan balik secara efektif.

Penutup

Sekarang sudah jelas bahwa manfaat mengukur dan mengelola kinerja karyawan mencakup lebih banyak hal daripada yang bisa dibayangkan. Seluruh lingkungan kerja terangkat dengan adanya pengembangan karyawan, hubungan yang lebih baik antara manajer dan karyawan, membawa sinergi antar tim, mencapai target, dan lebih dari itu.

Jadi, jika Anda bertanya-tanya bagaimana cara mengelola kinerja karyawan secara efektif, Anda sekarang dapat mulai membangun proses yang kuat dan menjadikannya proses yang berkesinambungan sebagaimana mestinya.