Daftar Isi
Mengelola staf yang berkinerja buruk adalah tantangan yang harus dihadapi setiap organisasi, cepat atau lambat.
Setiap organisasi, tidak peduli seberapa mapan atau berkinerja tinggi, pasti akan menemukan anggota staf yang berkinerja buruk pada suatu saat. Sebagai manajer atau pemimpin, Anda bertanggung jawab untuk menangani dan mengelola karyawan yang berkinerja buruk secara efektif.
Blog ini akan memberi Anda panduan komprehensif tentang cara mengelola anggota staf yang berkinerja buruk dengan cara yang mendorong pertumbuhan, memotivasi tim Anda, dan memastikan organisasi Anda terus berkembang.
Apa yang dimaksud dengan kinerja yang kurang baik?
Kinerja yang kurang baik mengacu pada situasi di mana seorang karyawan atau tim secara konsisten gagal memenuhi standar, harapan, atau tujuan yang telah ditetapkan untuk peran atau tugas mereka dalam organisasi.
Ini adalah keadaan di mana kinerja seseorang berada di bawah apa yang dianggap dapat diterima atau memuaskan untuk posisinya.
Apa yang menyebabkan staf berkinerja buruk?
Kinerja karyawan yang kurang baik dapat disebabkan oleh berbagai faktor, baik internal maupun eksternal, yang dapat memengaruhi kemampuan individu untuk memenuhi harapan pekerjaan.
Mengidentifikasi penyebab spesifik dari kinerja yang kurang baik sangat penting untuk menerapkan strategi yang efektif untuk mengatasi masalah tersebut.
Berikut adalah beberapa penyebab umum dari kinerja karyawan yang kurang baik:
1. 1. Kurangnya kejelasan dalam ekspektasi
Ketika karyawan tidak yakin dengan peran, tanggung jawab, atau ekspektasi kinerja mereka, mereka mungkin akan kesulitan untuk memenuhinya. Komunikasi yang jelas mengenai deskripsi pekerjaan, sasaran, dan standar kinerja sangatlah penting.
2. Keterampilan atau pelatihan yang tidak memadai
Karyawan dapat berkinerja buruk jika mereka tidak memiliki keterampilan atau pelatihan yang diperlukan untuk melakukan tugas mereka secara efektif. Menyediakan peluang pelatihan dan pengembangan yang berkelanjutan dapat membantu menjembatani kesenjangan ini.
3. Masalah kesehatan atau pribadi
Masalah pribadi, masalah kesehatan fisik atau mental, atau tekanan hidup eksternal dapat memengaruhi kemampuan karyawan untuk melakukan yang terbaik. Faktor-faktor ini mungkin memerlukan pemahaman, fleksibilitas, dan dukungan dari organisasi.
4. Stres di tempat kerja
Tingkat stres yang tinggi, beban kerja yang berlebihan, tenggat waktu yang tidak realistis, atau lingkungan kerja yang beracun dapat menyebabkan kinerja yang buruk. Tempat kerja yang penuh tekanan dapat menyebabkan kelelahan dan penurunan produktivitas.
4. Kurangnya motivasi
Karyawan yang tidak merasa termotivasi atau terlibat dalam pekerjaan mereka cenderung berkinerja buruk. Faktor-faktor seperti kurangnya pengakuan, peluang pertumbuhan karier, atau kepuasan kerja dapat mengurangi motivasi.
5. Manajemen yang buruk
Manajemen yang tidak efektif atau tidak mendukung dapat menyebabkan kinerja yang buruk. Gaya kepemimpinan, komunikasi, dan kemampuan manajer untuk memberikan umpan balik, semuanya berperan dalam kinerja karyawan.
6. Konflik pribadi
Konflik dengan rekan kerja atau atasan dapat menciptakan lingkungan kerja yang tidak bersahabat yang menghambat kinerja. Mengatasi masalah interpersonal dan mempromosikan budaya tempat kerja yang positif sangatlah penting.
7. Sumber daya yang tidak memadai
Karyawan mungkin akan kesulitan untuk bekerja jika mereka tidak memiliki alat, perlengkapan, atau sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas mereka secara efisien.
8. Kepuasan
Karyawan jangka panjang yang telah berpuas diri dalam peran mereka mungkin berkinerja buruk karena kurangnya motivasi untuk berprestasi atau beradaptasi dengan keadaan yang berubah.
9. Kurangnya umpan balik
Tanpa umpan balik dan kesempatan untuk perbaikan secara teratur, karyawan mungkin tidak menyadari kinerja mereka yang kurang baik atau bagaimana cara mengatasinya.
10. Ketidaktertarikan pribadi
Seorang karyawan dapat berkinerja buruk jika mereka kehilangan minat pada peran mereka atau merasa bahwa pekerjaan mereka tidak sesuai dengan aspirasi karier mereka.
11. Faktor eksternal
Kemerosotan ekonomi, perubahan industri, atau kekuatan pasar eksternal dapat menyebabkan kinerja yang buruk, karena karyawan mungkin merasa tidak pasti tentang stabilitas pekerjaan mereka.
Mengatasi kinerja yang buruk secara efektif melibatkan identifikasi akar masalah dan menerapkan strategi yang ditargetkan untuk mengatasi masalah tersebut.
Kombinasi dari komunikasi yang jelas, dukungan yang berkelanjutan, pelatihan, dan manajemen kinerja dapat membantu karyawan mengatasi tantangan-tantangan ini dan meningkatkan kinerja mereka.
Bagaimana mengelola staf yang berkinerja buruk: 15 strategi
Berikut adalah 12 cara untuk mengelola staf yang berkinerja buruk dan memotivasi mereka untuk bekerja lebih keras.
1. 1. Mengidentifikasi kinerja yang kurang baik
Sebelum Anda bisa mengatasi kinerja yang buruk, Anda harus mengenalinya. Perhatikan tanda-tanda seperti tenggat waktu yang terlewat, penurunan produktivitas, penurunan kualitas pekerjaan, seringnya terjadi kesalahan, atau sikap negatif.
Lakukan komunikasi rutin dengan tim Anda untuk tetap mendapatkan informasi tentang tantangan dan kekhawatiran mereka.
2. Pahami akar penyebabnya
Setelah Anda mengidentifikasi karyawan yang berkinerja buruk, luangkan waktu untuk memahami akar penyebab kinerja buruk mereka.
Hal ini bisa disebabkan oleh berbagai faktor, seperti masalah pribadi, kurangnya keterampilan atau pelatihan, manajemen yang buruk, atau lingkungan kerja yang tidak sehat. Lakukan pertemuan empat mata untuk mendiskusikan masalah mereka dan mengumpulkan wawasan.
3. Komunikasi yang terbuka dan konstruktif
Komunikasi adalah kunci untuk mengatasi kinerja yang buruk. Dekati masalah dengan empati dan kemauan untuk mendengarkan.
Ciptakan lingkungan yang aman dan tidak konfrontatif di mana karyawan merasa nyaman untuk berbagi kekhawatiran dan perjuangan mereka. Ajukan pertanyaan terbuka dan dengarkan secara aktif tanggapan mereka.
4. Tetapkan ekspektasi yang jelas
Karyawan yang berkinerja buruk mungkin tidak sepenuhnya memahami peran dan tanggung jawab mereka atau standar yang harus mereka penuhi. Pastikan bahwa ekspektasi didefinisikan dengan jelas, dikomunikasikan, dan didokumentasikan.
Hal ini mencakup deskripsi pekerjaan, sasaran kinerja, dan indikator kinerja utama (KPI). Tinjau ekspektasi ini secara teratur dan berikan umpan balik.
5. Menyediakan pelatihan dan pengembangan
Jika kinerja yang kurang baik disebabkan oleh kurangnya keterampilan atau pengetahuan, berinvestasilah dalam program pelatihan dan pengembangan.
Sesuaikan program-program ini untuk mengatasi kesenjangan keterampilan tertentu dan membantu karyawan meningkatkan kinerja mereka. Investasi ini tidak hanya bermanfaat bagi individu, tetapi juga meningkatkan kemampuan tim Anda secara keseluruhan.
6. Tawarkan umpan balik yang membangun
Umpan balik harus spesifik, tepat waktu, dan konstruktif. Fokus pada perilaku atau kinerja, bukan pada individu.
Gunakan pendekatan "Sandwich", di mana Anda memulai dengan umpan balik positif, memberikan kritik yang membangun, dan diakhiri dengan penguatan positif. Doronglah pola pikir yang berkembang dengan menekankan potensi untuk perbaikan.
7. Menerapkan rencana peningkatan kinerja (PIP)
Dalam kasus-kasus yang menunjukkan kinerja yang buruk, pertimbangkan untuk menerapkan rencana peningkatan kinerja (PIP).
Pip menguraikan tujuan, jadwal, dan ekspektasi spesifik yang harus dipenuhi oleh karyawan. Pip juga mencakup pemeriksaan rutin untuk melacak kemajuan. Pastikan untuk melibatkan karyawan dalam membuat rencana tersebut, sehingga mereka merasa memiliki.
Sistem manajemen kinerja yang efektif dapat membantu mengurangi kinerja yang buruk. Menurut survei tahun 2021 oleh Gartner, 54% pemimpin SDM melaporkan bahwa mereka telah mengubah proses manajemen kinerja mereka agar lebih fokus pada umpan balik dan pengembangan yang berkelanjutan.
8. Memantau dan memberikan dukungan
Setelah pip atau rencana peningkatan lainnya diterapkan, pantau kemajuan karyawan secara teratur. Berikan dukungan, sumber daya, dan pelatihan yang berkelanjutan untuk membantu mereka agar berhasil. Atasi setiap hambatan atau rintangan yang muncul dan sesuaikan rencana sesuai kebutuhan.
9. Mengenali dan menghargai peningkatan
Ketika karyawan yang berkinerja buruk menunjukkan tanda-tanda perbaikan, akui dan rayakan kemajuan mereka. Pengakuan dan penghargaan dapat memotivasi karyawan untuk terus bekerja mencapai tujuan mereka dan meningkatkan semangat mereka.
10. Pertimbangkan solusi alternatif
Terlepas dari upaya terbaik Anda, beberapa karyawan mungkin tidak merespons intervensi. Dalam kasus seperti itu, Anda mungkin perlu mempertimbangkan solusi alternatif, seperti penugasan ulang, pelatihan tambahan, atau, sebagai upaya terakhir, pemutusan hubungan kerja.
Buatlah keputusan ini dengan hati-hati, dengan mempertimbangkan kepentingan terbaik bagi karyawan dan organisasi.
11. Keterlibatan dan keterlibatan karyawan
Mendorong karyawan yang berkinerja buruk untuk secara aktif berpartisipasi dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pekerjaan dan tujuan mereka.
Ketika mereka memiliki suara dalam proses kerja mereka dan merasa dilibatkan dalam pengambilan keputusan, mereka akan lebih termotivasi dan berkomitmen untuk meningkatkan kinerja mereka.
12. Bimbingan dan dukungan rekan kerja
Pasangkan karyawan yang berkinerja buruk dengan mentor atau rekan kerja yang unggul dalam peran mereka. Mentor ini dapat memberikan bimbingan, dukungan, dan panutan yang berharga bagi karyawan yang sedang berjuang. Dukungan dan kolaborasi rekan kerja juga dapat meningkatkan semangat kerja dan membantu mengatasi masalah kinerja.
13. Tinjauan kinerja dan putaran umpan balik
Menerapkan tinjauan kinerja secara teratur, tidak hanya untuk karyawan yang berkinerja buruk, tetapi juga untuk semua anggota tim.
Tinjauan ini harus menjadi kesempatan untuk mendapatkan umpan balik yang konstruktif, penetapan tujuan, dan mendiskusikan pengembangan karier. Buatlah lingkaran umpan balik yang berkelanjutan untuk memastikan peningkatan yang berkelanjutan.
14. Fleksibilitas dan akomodasi
Mengakui bahwa keadaan pribadi atau masalah kesehatan dapat memengaruhi kinerja. Tawarkan fleksibilitas dan akomodasi bila diperlukan.
Hal ini dapat mencakup penyesuaian jam kerja, menyediakan opsi kerja jarak jauh, atau menawarkan akses ke program bantuan karyawan (EAP) untuk mengatasi tantangan pribadi.
15. Pengembangan kepemimpinan
Terkadang, kinerja yang kurang baik dapat dikaitkan dengan praktik kepemimpinan atau manajemen yang tidak efektif.
Berinvestasi dalam pelatihan pengembangan kepemimpinan bagi para manajer untuk memastikan mereka memiliki keterampilan untuk mendukung dan memotivasi tim mereka. Tim kepemimpinan yang kuat dapat membuat perbedaan yang signifikan dalam kinerja staf secara keseluruhan.
Bagaimana perusahaan seperti IBM mengelola karyawan yang berkinerja buruk?
Perusahaan seperti IBM biasanya telah memiliki proses yang mapan untuk mengelola karyawan yang berkinerja buruk. Berikut ini adalah ikhtisar tentang bagaimana IBM mengelola karyawan yang berkinerja buruk:
1. Umpan balik dan penilaian kinerja
IBM melakukan tinjauan kinerja secara berkala, sering kali setiap tahun, di mana para manajer memberikan umpan balik mengenai kinerja karyawan terhadap tujuan dan harapan yang telah ditetapkan.
Selama tinjauan ini, karyawan yang berkinerja buruk diidentifikasi berdasarkan kegagalan mereka dalam memenuhi standar kinerja.
2. Ekspektasi kinerja yang jelas
IBM menetapkan ekspektasi kinerja yang jelas dan terukur bagi para karyawan. Harapan-harapan ini dikomunikasikan selama sesi penetapan tujuan dan diskusi kinerja.
Karyawan mengetahui standar yang harus mereka penuhi dan metrik spesifik yang akan digunakan untuk mengevaluasi kinerja mereka.
3. Rencana peningkatan kinerja (PIP)
Apabila kinerja karyawan berada di bawah harapan, IBM dapat menerapkan Rencana Peningkatan Kinerja (PIP).
PIP adalah dokumen formal yang menguraikan masalah kinerja, tujuan perbaikan spesifik, jadwal perbaikan, dan konsekuensi jika perbaikan tidak terjadi.
4. Pelatihan dan pengembangan
IBM menawarkan kesempatan pelatihan dan pengembangan untuk membantu karyawan yang berkinerja buruk memperoleh keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja mereka.
Ini dapat mencakup akses ke kursus online, lokakarya, atau pelatihan tatap muka.
5. Umpan balik reguler
Para manajer di IBM memberikan umpan balik yang teratur dan konstruktif kepada karyawan yang berkinerja buruk. Umpan balik ini tidak terbatas pada tinjauan tahunan, tetapi terus berlangsung sepanjang tahun.
Diskusi umpan balik berfokus pada identifikasi area yang perlu ditingkatkan dan memberikan panduan tentang cara meningkatkan kinerja.
6. Pemantauan kemajuan
IBM secara ketat memantau kemajuan karyawan yang berkinerja buruk yang berada dalam PIP. Pemeriksaan rutin dengan para manajer dan SDM merupakan hal yang biasa dilakukan untuk melacak upaya perbaikan.
7. Rencana pengembangan individu (IDP)
Dalam beberapa kasus, IBM dapat bekerja sama dengan karyawan untuk membuat Rencana Pengembangan Individu (IDP) yang menguraikan tindakan dan sumber daya tertentu untuk membantu meningkatkan kinerja.
8. Pertimbangan peran alternatif
Jika seorang karyawan secara konsisten mengalami kesulitan dalam perannya saat ini, IBM dapat menjajaki kemungkinan untuk mengalihkan karyawan tersebut ke peran atau departemen lain yang lebih sesuai dengan keahlian dan kekuatannya.
9. Pemutusan hubungan kerja sebagai upaya terakhir
Dalam kasus-kasus di mana seorang karyawan gagal mencapai kemajuan yang memuaskan meskipun telah mendapatkan dukungan dan intervensi, IBM dapat menggunakan pemutusan hubungan kerja sebagai opsi terakhir.
IBM, seperti halnya banyak organisasi besar lainnya, memberikan penekanan yang kuat pada pengembangan karyawan dan lebih memilih untuk membantu karyawan agar dapat berhasil sebisa mungkin. Pemutusan hubungan kerja biasanya dipandang sebagai pilihan terakhir setelah semua jalan lain untuk perbaikan telah habis.
Kebijakan dan prosedur khusus untuk mengelola karyawan yang berkinerja buruk mungkin berbeda di setiap departemen atau divisi perusahaan.
Kesimpulan
Mengelola staf yang berkinerja buruk adalah aspek kepemimpinan yang menantang namun penting. Hal ini membutuhkan empati, komunikasi yang efektif, dan komitmen untuk membantu karyawan mencapai potensi penuh mereka.
Dengan mengikuti strategi yang diuraikan dalam blog ini, Anda dapat menciptakan lingkungan kerja yang mendukung dan produktif yang mendorong pertumbuhan dan peningkatan berkelanjutan, sehingga menguntungkan tim dan organisasi Anda secara keseluruhan.
Ingatlah bahwa setiap karyawan memiliki potensi untuk berkembang, dan peran Anda sebagai manajer adalah membantu mereka membuka potensi tersebut.
