Scrivere e-mail HR per una comunicazione più efficace: 6 strategie

È frustrante. Siete specialisti delle risorse umane, supervisori o direttori responsabili della comunicazione di informazioni importanti ai dipendenti dell'organizzazione. Potrebbero esserci cambiamenti nei benefit, nuove opzioni di benefit, politiche di congedo e procedure di richiesta e molto altro ancora.

Eppure, le analisi di cui disponete indicano che, anche se vengono aperte, il tempo trascorso a leggere queste e-mail è troppo breve perché i destinatari ne abbiano effettivamente assorbito il contenuto. Lo sapete anche perché i dipendenti si presentano nei vostri uffici facendo richieste che indicano che non hanno letto quelle e-mail.  

Come si corregge questa situazione?

La risposta breve è che dovete rendere le vostre e-mail meno noiose, in modo che i dipendenti già impegnati si soffermino e prendano nota. La risposta più lunga è che questo può comportare una modifica delle comunicazioni e-mail per coinvolgere e costringere i dipendenti ad aprirle.

Ecco sei strategie per scrivere e-mail efficaci che potrebbero funzionare per migliorare la comunicazione sul posto di lavoro.

6 strategie critiche per le email delle risorse umane per una comunicazione efficace sul posto di lavoro

La comunicazione è la chiave per costruire un'organizzazione forte. Ecco i consigli per le risorse umane per scrivere un'e-mail per una comunicazione efficace sul posto di lavoro":

1. Gli oggetti noiosi e generici devono sparire

Pensate alle e-mail che aprite davvero. Cosa vi spinge a scorrere quel lungo elenco. È probabile che sia l'oggetto delle e-mail. C'è un elemento psicologico nelle righe dell'oggetto che non può essere ignorato.

Devono fare appello alle emozioni. I giornalisti lo sanno: ecco perché i loro titoli sono così avvincenti. Generano curiosità, paura di perdere qualcosa, una possibile sorpresa (necessità di sapere) e altro ancora.

Pensate al vostro oggetto.

Come si può rendere più convincente? Considerate questi due esempi:

• "Vengono ora offerte nuove opzioni di prestazioni" vs. "Nuove opzioni di prestazioni" vs. "Nuove opzioni di prestazioni" vs. "Nuove opzioni di prestazioni".
• "Ci sono nuove opzioni di assicurazione sanitaria da verificare".

La seconda riga dell'oggetto è molto più convincente. L'assicurazione sanitaria è essenziale per le persone. Quali potrebbero essere le nuove opzioni? I vostri dipendenti vorranno saperlo per non perdere qualcosa.

2. Un'e-mail, un oggetto

Potrebbero esserci cambiamenti di politica o di procedura che arrivano tutti contemporaneamente. La tentazione è quella di scrivere una lunga e-mail che spieghi tutti i cambiamenti in una volta sola.

Un grosso errore.

Ogni e-mail inviata deve riguardare un solo argomento. L'oggetto dell'e-mail deve riguardare solo quell'argomento e il corpo dell'e-mail deve riguardare solo quello. Ciò significa che le vostre e-mail saranno più brevi, cosa che i destinatari apprezzano. L'altro grande vantaggio è che non c'è confusione sull'oggetto dell'e-mail.

Se chiedete ai destinatari di fare qualcosa, siate molto chiari e precisi su cosa devono fare e come farlo.

3. Segmentare le e-mail

Questo suggerimento si ricollega alla strategia precedente. Uno degli errori più gravi è stato quello di creare un'e-mail "olistica" per tutti i dipendenti, con molte sezioni, ognuna delle quali si applica solo a un segmento della popolazione dei dipendenti.

Nessuno vuole scorrere una lunga e-mail per trovare le sezioni che si applicano solo a lui, per quanto siate bravi a dividerla in sottosezioni. Dividete la vostra lista di destinatari e inviate e-mail separate che riguardano solo il segmento specifico della vostra popolazione di dipendenti.

4. Rimodellare il tono e lo stile

Il messaggio che dovete trasmettere può essere importante. Ma deve essere descritto con un linguaggio e un tono rigido e formale? È probabile che non sia così. Potete allentare la tensione, usare un linguaggio più informale e riuscire comunque a trasmettere il vostro messaggio.

Potete anche inserire alcune emoji per mostrare i vostri sentimenti personali o anticipare quelli dei destinatari. Se, ad esempio, c'è un nuovo modulo che i dipendenti devono compilare e restituire, mostrate la vostra empatia con un emoji che dice "ugh". Apprezzeranno il fatto che capite come si sentono.

Se l'e-mail si riferisce a un evento sociale, potete inserire emoji di felicità. In questo modo vi presenterete come una persona molto più umana, che prova sentimenti ed emozioni proprio come loro.

5. Controllare sempre la grammatica e la punteggiatura

Sembrate pigri se inviate e-mail senza controllare l'ortografia, la grammatica o la punteggiatura. Quando sembrate pigri, è proprio questa la risposta che otterrete da molti dei vostri destinatari.

Se siete pigri, possono essere gli stessi a rispondere. Per un aiuto professionale si possono utilizzare servizi di assistenza alla scrittura come Grammarly, Rytr o Unemployed Professors o strumenti di correzione di bozze come Scribbr . Evitate di usare espressioni gergali e scorciatoie come "LOL", "BRB", "OMG" nelle e-mail relative a comunicazioni di lavoro. Controllate sempre la riga del destinatario prima di inviare un'e-mail.

6. Aggiungere immagini

Le immagini catturano l'attenzione. E sono un ottimo modo per inserire un po' di umorismo nelle vostre e-mail. L'uso di GIF e meme con un messaggio incorporato può essere potente e coinvolgente. Siate creativi: sarà apprezzato e i destinatari saranno molto più propensi a fare ciò che chiedete o ad assorbire le informazioni che fornite. ''Non dimenticate di controllare che il vostro pubblico abbia ricevuto le vostre e-mail e, se avete problemi di deliverability, utilizzate il report DMARC e verificate che non vi siano errori di record DMARC trovati ''.

Conclusione

Le e-mail vengono aperte e lette nella loro interezza se sono coinvolgenti e frutto della creatività del mittente. Ma non comunicate troppo via e-mail. Siete un professionista delle risorse umane, ma anche un essere umano che dovrebbe avere un buon rapporto con i dipendenti della vostra organizzazione.

Questo rapporto può essere rafforzato dalle e-mail che inviate: quelle che forniscono informazioni importanti, quelle che richiedono una risposta e quelle che danno notizie sia buone che cattive. Se utilizzate queste sei strategie mentre scrivete un'e-mail, sia essa di lavoro, di risorse umane o personale, sicuramente otterrete più aperture e letture.