Strategia per il lavoro a distanza: Come iniziare a lavorare con i team remoti nel modo giusto

Il lavoro a distanza è un fenomeno in crescita. Alcune delle più grandi aziende del mondo, tra cui Spotify e Quora, permettono ai loro dipendenti di scegliere il luogo in cui lavorare - e non saranno le ultime.

Lasciare che i dipendenti lavorino fuori dall'ufficio ha diversi vantaggi per riorganizzare il tempo, aumentare la produttività e dare priorità al benessere personale.

Ma questo non vuol dire che il lavoro a distanza non ponga diverse sfide: errori di comunicazione, ritardi nei progetti e isolamento sono tutti possibili effetti collaterali.

Quindi, come possono le aziende iniziare a lavorare con i team remoti per massimizzare i vantaggi associati? Diamo un'occhiata.

7 Strategie di successo per il lavoro a distanza a lungo termine

Il lavoro a distanza consiste nel copiare le operazioni in ufficio da una sede diversa. Ecco come sviluppare una strategia di lavoro a distanza di successo.

1. Programmare incontri regolari

Buffer e AngelList pubblicano ogni anno una nuova edizione del rapporto State of Remote Work. Nel rapporto del 2021, il 16% dei partecipanti al sondaggio ha indicato la solitudine come la difficoltà maggiore quando si lavora da remoto. Un altro 16% ha dichiarato di avere maggiori problemi di comunicazione e collaborazione.

Le aziende possono ridurre il numero di dipendenti che soffrono di questi effetti programmando regolari incontri di lavoro. Non è necessario che si tratti di incontri. Nella maggior parte dei casi, 10 minuti per sessione sono probabilmente sufficienti. Inoltre, le riunioni possono essere programmate periodicamente; una o due volte alla settimana dovrebbero essere sufficienti.

Programmando regolari check-in, i team possono assicurarsi che i progetti continuino ad andare avanti senza ritardi imprevisti. Inoltre, possono creare un senso di affiatamento e cameratismo, aumentando il coinvolgimento e riducendo il senso di isolamento.

2. Definire chiare aspettative di comunicazione

Ci sono molte 📢 piattaforme di comunicazione tra cui scegliere. Secondo il Workplace Messaging Report 2019 di m.io, il professionista medio intervistato utilizza 3,3 app di chat sul posto di lavoro. Inoltre, il 91% delle aziende utilizza almeno due app di messaggistica.

L'uso di più di un'app di messaggistica consente ai team di perfezionare le comunicazioni. I dipendenti possono evitare che le informazioni importanti vadano perse in lunghi thread di e-mail e ogni piattaforma può avere uno scopo unico. Tuttavia, se i team non definiscono una strategia per le piattaforme di comunicazione, la gestione di più app può essere fonte di sovraccarico e di esaurimento.

Naturalmente, il lavoro a distanza richiede che i membri del team comunichino attraverso mezzi digitali. Per massimizzare l'efficienza, i team devono assicurarsi di stabilire aspettative chiare sulle piattaforme da utilizzare per specifiche forme di comunicazione.

3. Fiducia nei propri dipendenti

Negli ambienti di lavoro fisici, la fiducia è uno dei fattori più critici per le aziende che vogliono mantenere i propri dipendenti impegnati. Il 68% dei dipendenti che hanno partecipato al rapporto "Trust in the Modern Workplace" del Workforce Institute ha dichiarato che la fiducia influisce direttamente sulle loro prestazioni quotidiane sul lavoro.

Inoltre, le prestazioni non sono l'unica ragione per cui la fiducia è essenziale. Quasi un quarto dei dipendenti della stessa ricerca ha dichiarato di aver lasciato un'azienda perché non si sentiva fidato, e abbandonare i dipendenti significa perdere talenti di alta qualità e spendere tempo e denaro per assumere i sostituti.

Quando si lavora in remoto, la creazione di un ambiente basato sulla fiducia è ancora più importante. Le aziende possono ottenere questo risultato mantenendo la trasparenza su tutti i processi e incoraggiando un feedback aperto e diretto.

Creando un ambiente di fiducia, le aziende consentiranno ai dipendenti di produrre un lavoro migliore. I membri del team saranno anche più propensi a condividere i problemi che stanno incontrando, il che aiuta a risolvere le questioni prima che diventino importanti.

4. Motivare attraverso il riconoscimento

I dipendenti hanno sempre desiderato qualcosa di più di uno stipendio fisso, e una delle componenti più importanti per il coinvolgimento dei dipendenti è il riconoscimento.

Riconoscere i risultati raggiunti dai dipendenti non sempre significa ottenere una promozione (anche se se hanno prodotto costantemente un lavoro eccezionale, le aziende dovrebbero prenderlo in considerazione). Spesso il riconoscimento e la celebrazione dei risultati sono sufficienti da soli.

Quando si lavora da remoto, è bene riunire i membri del team una volta alla settimana e far sì che ognuno condivida i propri successi più importanti. Anche le piccole vittorie sono importanti e riconoscere l'impegno e il buon lavoro dei dipendenti li motiverà ad andare oltre.

5. Concentrarsi sull'equilibrio tra lavoro e benessere

Il lavoro a distanza - e la mancanza di pendolarismo che ne deriva - ha permesso a molti dipendenti di godere di più tempo libero. E, di conseguenza, è diventata sempre più evidente l'importanza di conciliare il lavoro con il benessere personale.

Se il riposo è importante al di fuori dell'orario di lavoro, lo è altrettanto durante la giornata. Gli esseri umani non sono fatti per concentrarsi intensamente per otto ore e le pause regolari sono necessarie per garantire che i dipendenti possano dare il massimo in ogni compito.

Forse la necessità più trascurata della giornata lavorativa è la pausa pranzo.

I manager devono assicurarsi che i membri del team facciano diverse pause dallo schermo quando lavorano da remoto. Devono anche controllare che i dipendenti si riposino adeguatamente e programmare un po' di tempo per staccare la spina e recuperare. Incoraggiare il riposo può portare a una maggiore produttività e a livelli più elevati di felicità.

6. Mettere in atto i giusti sistemi software

Oggi le aziende sono benedette dalla quantità di tecnologia disponibile per semplificare i flussi di lavoro e aumentare l'efficienza. Per le aziende distribuite su più sedi, ridurre il più possibile il lavoro manuale è fondamentale se si vuole che il lavoro a distanza abbia successo a lungo termine.

Aree in cui le aziende dovrebbero considerare l'utilizzo di software per automatizzare o semplificare i processi di lavoro:

• Gestione del progetto
• Gestione delle spese dei dipendenti
• Benefici per i dipendenti
• Formazione dei dipendenti

Vale anche la pena di utilizzare un software per aiutare i membri del team a tenere traccia dei permessi retribuiti e a gestire le analisi di vendita e di marketing. Utilizzando la tecnologia per snellire i flussi di lavoro e automatizzare i processi, i team remoti avranno più tempo per concentrarsi su compiti più critici. Ad esempio, un calcolatore di straordinari può essere di grande aiuto, consentendo di pianificare il budget e di calcolare con precisione le ore di straordinario dei dipendenti.

7. Mettere a punto la strategia di lavoro a distanza per ottenere un successo a lungo termine

Il lavoro a distanza è destinato a rimanere e molte aziende in tutto il mondo hanno implementato accordi di lavoro a distanza totale o parziale. Sia le aziende che i dipendenti possono trarre notevoli vantaggi da queste strutture, a patto che si preparino di conseguenza.

Conclusione

Se i team vogliono avere successo con il lavoro a distanza, è essenziale creare fiducia, incoraggiare la comunicazione e stabilire aspettative chiare. È inoltre necessario predisporre sistemi adeguati e ricordare ai dipendenti l'importanza del riposo e del loro benessere. Soddisfacendo tutte queste esigenze, le aziende continueranno ad avere successo, indipendentemente dal luogo in cui si trovano.

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