Senarai Kandungan

Menurut kajian yang dijalankan oleh McKinsey, pasukan yang berkaitan dengan komunikasi yang berkesan, mendengar aktif, dan kerjasama dapat meningkatkan produktiviti seluruh pasukan sebanyak 25%. Ia tidak mengatakan bahawa komunikasi dan mendengar aktif adalah dua elemen paling penting yang secara langsung memberi kesan kepada fungsi organisasi. 

Kajian lanjut yang dijalankan oleh CMS Wire menunjukkan bahawa organisasi yang datang dengan strategi komunikasi yang berkesan untuk mengatasi halangan kerjasama mungkin mengatasi matlamat yang ditetapkan mereka 3.5 kali mempamerkan bahawa setiap hari 97% pekerja percaya komunikasi mempunyai kesan langsung terhadap kecekapan tugas harian mereka.

Blog ringkas ini akan meneroka sepuluh strategi komunikasi penting yang boleh mengubah interaksi pasukan anda dari baik kepada hebat. Daripada memanfaatkan teknologi kepada memperhalusi kemahiran interpersonal, strategi ini adalah kunci untuk membuka kunci kerjasama yang lancar dan mencapai hasil yang luar biasa. 

Marilah kita meneroka beberapa strategi komunikasi pasukan yang paling berkesan dan melengkapkan anda dengan alat untuk memimpin dan menyumbang dengan berkesan.

🗣️
Bring your digital workplace to life with the Empuls Social Intranet. Create an employee social network to make communication timely and fun.

Mengapakah komunikasi pasukan penting?

Komunikasi pasukan adalah nadi kerjasama dan pencapaian yang berjaya dalam mana-mana kumpulan. Ia berfungsi sebagai asas di mana idea-idea dikongsi, matlamat ditetapkan, dan kemajuan dikesan. Kepentingan komunikasi pasukan yang berkesan tidak boleh dipandang remeh, kerana ia secara langsung memberi kesan kepada pelbagai aspek prestasi dan dinamik pasukan.

💡
A research carried out by McKinsey shows that well-connected teams. Can increase their productivity by 20 to 25%.

Moreover, Salesforce's research indicates that 86% of employees and corporate leaders believe that ineffective communication is the primary cause of workplace failures. Furthermore, research by the Economist Intelligence Unit reveals that poor workplace communication can lead to several negative outcomes, including:

→ A 52% increase in employee stress
→ A 44% failure rate in completing projects
→ A 31% decrease in employee morale
→ A 25% failure to achieve performance goals
→ An 18% loss in sales

Inilah sebabnya mengapa komunikasi pasukan penting untuk:

1. Penjajaran

Komunikasi yang berkesan memastikan semua ahli pasukan memahami matlamat, objektif, dan tugas yang ada. Apabila semua orang berada di halaman yang sama, ia meminimumkan salah faham dan membantu mengekalkan visi bersama.

2. Penyelarasan

Pasukan selalunya terdiri daripada individu yang mempunyai set kemahiran dan peranan yang berbeza. Komunikasi yang jelas adalah penting untuk menyelaraskan usaha, menetapkan tugas, dan bekerjasama dengan lancar pada projek-projek yang kompleks.

3. Penyelesaian masalah

Isu dan cabaran tidak dapat dielakkan dalam mana-mana projek. Komunikasi terbuka membolehkan ahli pasukan berkongsi perspektif, idea dan kebimbangan mereka, memudahkan penyelesaian masalah kolektif dan penyelesaian inovatif.

4. Kecekapan

Komunikasi yang baik menyelaraskan aliran kerja dan mengurangkan pertindihan usaha. Apabila ahli pasukan berkomunikasi dengan berkesan, tugas diselesaikan dengan lebih cekap, tarikh akhir dipenuhi, dan produktiviti bertambah baik.

Syarikat-syarikat yang mempunyai program komunikasi dan sokongan yang berkesan adalah 3.5 kali lebih cenderung untuk mengatasi pesaing mereka. Pekerja yang berpengetahuan juga mengatasi rakan sebaya mereka sebanyak 77%.

5. Penyelesaian konflik

Konflik boleh timbul kerana perbezaan pendapat, matlamat, atau pendekatan. Komunikasi yang berkesan membantu dalam menangani konflik lebih awal, mencegah peningkatan, dan mencari kompromi yang memberi manfaat kepada semua orang.

6. Semangat dan penglibatan

Apabila ahli pasukan berasa didengar dan dihargai, mereka cenderung untuk lebih terlibat dan bermotivasi. Komunikasi yang menggalakkan input dan mengakui pencapaian meningkatkan semangat pasukan.

7. Perkongsian pengetahuan

Setiap ahli pasukan mempunyai kemahiran dan pengetahuan yang unik. Komunikasi yang berkesan membolehkan perkongsian kepakaran, yang membawa kepada pembelajaran berterusan dan pembangunan kemahiran di seluruh pasukan.

8. Inovasi

Budaya komunikasi terbuka menggalakkan perkongsian perspektif dan idea yang pelbagai. Ini boleh membawa kepada penjanaan penyelesaian inovatif dan pendekatan baru kepada cabaran.

9. Membina hubungan

Komunikasi yang baik memupuk hubungan interpersonal yang kuat di kalangan ahli pasukan. Hubungan ini mewujudkan persekitaran kerja yang positif dan menggalakkan kepercayaan, yang penting untuk kerjasama.

10. Kebolehsuaian

Projek dan keadaan boleh berubah dengan cepat. Pasukan yang berkomunikasi dengan baik lebih mudah disesuaikan dan boleh bertindak balas terhadap perubahan dengan ketangkasan, menyesuaikan strategi mereka mengikut keperluan.

11. Kepuasan pelanggan

Effective communication extends beyond the team to clients and stakeholders. Clear and timely communication with clients builds trust and ensures their needs and expectations are met And it's not just clients, prospects deserve the same type of attention - a great demo, a personalized sales deck, anything that helps you build trust with them and take them one step closer to signing.

Komunikasi pasukan yang berkesan adalah asas pasukan yang berjaya dan berfungsi tinggi. Ia bukan sahaja meningkatkan kualiti kerja tetapi juga menyumbang kepada budaya kerja yang positif dan kejayaan jangka panjang organisasi.

10 Strategi komunikasi yang berkesan untuk pasukan

Berikut adalah 10 strategi komunikasi yang berkesan untuk pasukan. 

1. Daftar masuk biasa

Mesyuarat pasukan biasa dan daftar masuk adalah penting untuk memastikan semua orang berada di halaman yang sama, berkongsi kemas kini dan menangani kebimbangan. Interaksi ini menggalakkan ketelusan dan penjajaran dalam pasukan.

Microsoft terkenal dengan daftar masuk biasa antara pengurus dan pekerja. Mereka menggunakan sistem yang dipanggil "Connects" yang menggalakkan pengurus untuk mempunyai perbualan satu lawan satu yang konsisten dengan ahli pasukan mereka. Strategi ini memupuk budaya maklum balas dan memastikan pekerja merasa didengar dan disokong dalam peranan mereka.

✅
Petua: Tugaskan fasilitator yang ditetapkan untuk setiap mesyuarat untuk memastikan perbincangan kekal fokus dan berada di landasan yang betul. Orang ini juga dapat memastikan bahawa setiap orang mempunyai peluang untuk bercakap dan agenda itu diikuti.

2. Pemesejan yang jelas dan ringkas

Menyampaikan idea dan maklumat dengan jelas dan ringkas mengurangkan kemungkinan salah faham dan kekeliruan. Pemesejan yang jelas amat penting dalam komunikasi dan persembahan bertulis.

Amazon diiktiraf kerana pemesejan dalamannya yang jelas dan ringkas. Syarikat itu mengekalkan satu set 14 Prinsip Kepimpinan yang berfungsi sebagai rangka kerja untuk membuat keputusan dan komunikasi. Prinsip-prinsip ini mudah dan mudah difahami, membantu pekerja sejajar dengan budaya dan nilai syarikat.

✅
Petua: Sebelum menghantar e-mel penting atau menyampaikan maklumat, luangkan sedikit masa untuk mengisi perkara utama anda ke dalam garis besar yang ringkas. Ini akan membantu anda mengatur pemikiran anda dan menyampaikan mesej anda dengan lebih berkesan.

3. Mendengar aktif

Mendengar aktif melibatkan bukan sahaja mendengar apa yang dikatakan seseorang tetapi juga memahami perspektif, emosi, dan mesej asas mereka. Kemahiran ini menggalakkan empati dan kerjasama yang berkesan.

Zappos, peruncit kasut dan pakaian dalam talian, diiktiraf kerana pendekatan yang mengutamakan pelanggan dan mendengar aktif. Wakil perkhidmatan pelanggan syarikat digalakkan untuk mendengar pelanggan secara aktif, memahami keperluan mereka, dan menyediakan penyelesaian yang diperibadikan. Pendekatan ini telah memperoleh reputasi Zappos untuk perkhidmatan pelanggan yang luar biasa dan kesetiaan pelanggan yang kuat.

✅
Petua: Amalkan mendengar reflektif dengan meringkaskan apa yang dikatakan oleh penceramah selepas mereka selesai bercakap. Ini memberi mereka peluang untuk menjelaskan apa-apa perkara dan mengesahkan pemahaman anda.

4. Penggunaan alat kerjasama

Alat dan platform digital meningkatkan komunikasi pasukan dengan menyediakan ruang berpusat untuk berkongsi dokumen, menjejaki kemajuan dan bekerjasama dalam tugas.

Atlassian, sebuah syarikat perisian yang terkenal dengan produk seperti Jira dan Confluence, sangat bergantung pada alat kerjasama sendiri untuk komunikasi di tempat kerja. Alat ini membolehkan pasukan bekerjasama dalam projek, berkongsi maklumat dan menjejaki kemajuan dalam masa nyata. Penggunaan alat kerjasama ini oleh Atlassian telah meningkatkan komunikasi tempat kerja dengan memperkemas pertukaran idea, memusatkan maklumat projek dan membolehkan kerja jarak jauh. Pekerja boleh mengakses dan menyumbang kepada kandungan berkaitan projek dengan mudah, yang meningkatkan ketelusan, mengurangkan kekacauan e-mel, dan memupuk persekitaran kerja yang lebih cekap dan produktif.

✅
Petua: Apabila menggunakan alat kerjasama, wujudkan garis panduan yang jelas untuk penamaan fail, struktur folder dan penjejakan tugas. Konsistensi cara maklumat disusun akan memudahkan ahli pasukan mencari apa yang mereka perlukan.

5. Maklum balas dan kritikan membina

Memberi maklum balas dengan cara yang membina dan menghormati memupuk peningkatan berterusan dan membantu ahli pasukan mengembangkan kemahiran mereka.

Netflix mempunyai pendekatan unik untuk maklum balas dan kritikan membina melalui budaya "maklum balas 360 darjah". Pekerja di semua peringkat digalakkan untuk memberikan maklum balas yang terbuka dan jujur kepada rakan sekerja dan pengurus mereka. Amalan ini membantu individu memahami kekuatan dan kelemahan mereka sambil mempromosikan budaya peningkatan dan akauntabiliti. Ia telah berkesan dalam meningkatkan komunikasi di tempat kerja dengan mewujudkan ruang yang selamat untuk perbualan yang jujur dan membina budaya di mana maklum balas dilihat sebagai alat yang berharga untuk pertumbuhan peribadi dan profesional.

✅
Petua: Amalkan pendekatan "Sandwich Maklum Balas". Mulakan dengan maklum balas positif, kemudian tawarkan cadangan penambahbaikan, dan simpulkan dengan maklum balas yang lebih positif. Ini membantu mengimbangi kritikan dengan galakan.

6. Kemas kini tetap dan laporan status

Menyediakan kemas kini dan laporan status yang kerap memastikan semua orang dimaklumkan tentang projek, tugas dan peristiwa penting yang sedang berjalan. Strategi ini menggalakkan ketelusan dan membantu mencegah kejutan.

IBM mempunyai tradisi menggunakan kemas kini dan laporan status yang kerap untuk meningkatkan komunikasi di tempat kerja. Syarikat itu mengadakan mesyuarat berkala "Dewan Bandaran" di mana kepimpinan menyediakan kemas kini mengenai prestasi, strategi, dan visi syarikat. Di samping itu, IBM menggunakan platform intranet yang komprehensif untuk mengedarkan maklumat dan laporan di seluruh organisasi. Kemas kini tetap dan laporan status ini membantu menyelaraskan pekerja dengan objektif syarikat, memastikan mereka dimaklumkan tentang perkembangan penting, dan memastikan semua orang berada di halaman yang sama. Ia juga menggalakkan rasa kekitaan dan tujuan bersama di kalangan pekerja.

✅
Petua: Gunakan format yang konsisten untuk laporan status, termasuk pencapaian utama, tugas semasa, matlamat akan datang dan cabaran yang berpotensi. Ini memudahkan ahli pasukan memahami kemajuan projek dengan cepat.

7. Mesyuarat satu lawan satu

Mesyuarat individu antara ahli pasukan dan penyelia atau rakan sekerja mereka mewujudkan ruang untuk perbincangan yang lebih mendalam, menangani kebimbangan peribadi, dan membina hubungan yang lebih kukuh.

Asana, sebuah syarikat perisian pengurusan projek, mengutamakan mesyuarat satu-satu secara berkala antara pengurus dan pekerja. Sesi-sesi ini membolehkan perbincangan terbuka mengenai prestasi, maklum balas, cabaran, dan aspirasi. Dengan memupuk interaksi ini, Asana memastikan penjajaran, membuang sekatan jalan raya, dan menggalakkan budaya kerja yang telus dan menyokong di mana pekerja merasa dihargai.

✅
Petua: Semasa mesyuarat satu lawan satu, fokus pada mendengar aktif dan bertanya soalan terbuka. Ini menggalakkan ahli pasukan untuk berkongsi pemikiran dan kebimbangan mereka secara terbuka, yang membawa kepada perbualan yang lebih produktif.

8. Komunikasi visual

Bantuan visual seperti carta, graf, gambar rajah, dan persembahan memudahkan maklumat yang kompleks dan menjadikannya lebih mudah difahami, terutamanya apabila berurusan dengan kandungan berat data.

Apple terkenal dengan penggunaan komunikasi visual yang berkesan dalam reka bentuk produk, pemasaran, dan persembahan. Falsafah reka bentuk Apple, dicirikan oleh antara muka yang mudah dan intuitif, imej produk yang jelas, dan kempen pemasaran ikonik, sangat bergantung pada elemen visual. Pendekatan ini telah membantu syarikat meningkatkan komunikasi tempat kerja dengan menjadikan maklumat lebih mudah diakses dan difahami oleh kedua-dua pekerja dan pelanggan. Komunikasi visual memudahkan idea-idea yang kompleks dan meningkatkan penglibatan, menyumbang kepada budaya kejelasan dan inovasi dalam organisasi.

✅
Petua: Apabila membuat visual, ikuti prinsip kesederhanaan. Gunakan label yang jelas, warna yang berbeza dan teks minimum untuk menyampaikan maklumat dengan berkesan. Elakkan visual yang penuh sesak dengan terlalu banyak perincian.

9. Pelan komunikasi krisis

Mempunyai pelan komunikasi yang jelas semasa kecemasan atau krisis membantu pasukan bertindak balas dengan cepat, menguruskan ketidakpastian dan memberikan maklumat yang tepat kepada pihak berkepentingan.

Johnson & Johnson adalah contoh utama syarikat yang cemerlang dalam komunikasi krisis. Pada tahun 1980-an, apabila syarikat menghadapi krisis yang ketara kerana mengganggu beberapa produk mereka, mereka melaksanakan pelan komunikasi krisis teladan. Mereka dengan cepat menarik balik produk, terlibat dengan orang ramai, dan berkomunikasi secara telus mengenai isu tersebut. Strategi ini membantu syarikat mendapatkan semula kepercayaan awam dan mengukuhkan komunikasi di tempat kerja dengan menunjukkan komitmen terhadap nilai etika, ketelusan, dan penglibatan pekerja semasa krisis.

✅
Petua: Membangunkan pelan komunikasi krisis yang menggariskan peranan dan tanggungjawab, saluran komunikasi, templat mesej dan langkah-langkah untuk peningkatan. Sentiasa semak dan kemas kini pelan ini untuk memastikan kaitannya.

10. Gelung maklum balas

Mewujudkan gelung maklum balas yang berterusan menggalakkan penambahbaikan berterusan dengan membolehkan ahli pasukan memberikan maklum balas mengenai proses, komunikasi dan kerjasama.

Amazon terkenal dengan strategi gelung maklum balas yang berkesan, terutamanya di pusat pemenuhannya. Syarikat menggunakan sistem yang dipanggil "Voice of the Associate," di mana pekerja digalakkan untuk memberikan maklum balas mengenai persekitaran, keselamatan, dan proses kerja mereka. Gelung maklum balas ini telah membantu Amazon meningkatkan komunikasi tempat kerja dengan memastikan pekerja mempunyai saluran untuk menyatakan kebimbangan dan cadangan mereka. Ia memupuk budaya peningkatan berterusan, dan pekerja merasakan bahawa input mereka dihargai, yang membawa kepada persekitaran kerja yang lebih selamat dan produktif.

✅
Petua: Melaksanakan sistem pengumpulan maklum balas, seperti tinjauan biasa atau kotak cadangan tanpa nama, untuk mengumpulkan input daripada ahli pasukan. Bertindak ke atas maklum balas yang diterima untuk menunjukkan nilainya dan menggalakkan penyertaan.

Ingat bahawa strategi komunikasi yang berkesan harus disesuaikan dengan keperluan, budaya dan projek khusus pasukan anda. Melaksanakan strategi-strategi ini dengan komitmen yang tulen untuk memupuk komunikasi terbuka, hormat, dan telus akan menyumbang kepada persekitaran pasukan yang lebih produktif dan harmoni.

Kesimpulan

Komunikasi yang berkesan bukan sekadar bonus—ia adalah benang penting yang menenun kejayaan. Sepuluh strategi ini menyediakan peta jalan untuk meningkatkan kerjasama, memupuk pemahaman, dan mencapai matlamat pasukan anda. Dari daftar masuk biasa hingga mendengar aktif, menerima bantuan visual, dan memupuk persekitaran yang kaya dengan maklum balas, setiap strategi menyumbang kepada simfoni kerja berpasukan yang harmoni.

Melaksanakan strategi-strategi ini bukanlah satu usaha yang sesuai untuk semua. Sesuaikannya dengan dinamik unik pasukan anda, dan biarkan mereka menjadi asas untuk budaya dialog terbuka dan tujuan bersama. Semasa anda memulakan perjalanan anda untuk menguasai komunikasi pasukan, perlu diingat bahawa ia bukan hanya mengenai penghantaran maklumat; ia mengenai membina hubungan, meningkatkan semangat, dan memacu inovasi.

Buka kunci Rahsia Penglibatan Terbesar untuk Mengekalkan Prestasi Terbaik anda.
Ketahui cara

Penyumbang Tetamu

Kami sering menemui beberapa penulis hebat yang lebih suka menerbitkan tulisan mereka di blog kami tetapi lebih suka kekal tanpa nama. Kami mendedikasikan bahagian ini kepada semua wira-wira yang pergi lebih jauh untuk kami.