Senarai Kandungan
Menguruskan kakitangan yang berprestasi rendah adalah satu cabaran yang perlu dihadapi oleh setiap organisasi lambat laun.
Setiap organisasi, tidak kira seberapa mantap atau berprestasi tinggi, terikat untuk menghadapi kakitangan yang kurang berprestasi pada satu ketika. Sebagai pengurus atau pemimpin, adalah tanggungjawab anda untuk menangani dan mengurus prestasi kurang baik dengan berkesan.
Blog ini akan memberi anda panduan komprehensif tentang cara menguruskan ahli kakitangan yang berprestasi rendah dengan cara yang menggalakkan pertumbuhan, memotivasi pasukan anda, dan memastikan bahawa organisasi anda terus berkembang maju.
Apakah prestasi kurang baik?
Prestasi kurang memberangsangkan merujuk kepada situasi di mana pekerja atau pasukan secara konsisten gagal memenuhi piawaian, jangkaan atau matlamat yang ditetapkan untuk peranan atau tugas mereka dalam sesebuah organisasi.
Ia adalah keadaan di mana prestasi individu jatuh di bawah apa yang dianggap boleh diterima atau memuaskan untuk kedudukan mereka.
Apa yang menyebabkan kakitangan kurang prestasi?
Prestasi kurang memberangsangkan pekerja boleh dikaitkan dengan pelbagai faktor, baik dalaman dan luaran, yang boleh menjejaskan keupayaan individu untuk memenuhi jangkaan pekerjaan.
Mengenal pasti punca tertentu kurang prestasi adalah penting untuk melaksanakan strategi yang berkesan untuk menangani isu ini.
Berikut adalah beberapa punca biasa pekerja kurang prestasi:
1. Kurang kejelasan dalam jangkaan
Apabila pekerja tidak pasti tentang peranan, tanggungjawab, atau jangkaan prestasi mereka, mereka mungkin berjuang untuk bertemu dengan mereka. Komunikasi yang jelas mengenai huraian kerja, matlamat, dan standard prestasi adalah penting.
2. Kemahiran atau latihan yang tidak mencukupi
Pekerja mungkin kurang prestasi jika mereka tidak mempunyai kemahiran atau latihan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas mereka dengan berkesan. Menyediakan latihan dan peluang pembangunan yang berterusan dapat membantu merapatkan jurang ini.
3. Isu kesihatan atau peribadi
Masalah peribadi, masalah kesihatan fizikal atau mental, atau tekanan hidup luaran boleh memberi kesan kepada keupayaan pekerja untuk melakukan yang terbaik. Faktor-faktor ini mungkin memerlukan pemahaman, fleksibiliti, dan sokongan daripada organisasi.
4. Tekanan di tempat kerja
Tahap tekanan yang tinggi, beban kerja yang berlebihan, tarikh akhir yang tidak realistik, atau persekitaran kerja toksik boleh menyumbang kepada prestasi yang kurang baik. Tempat kerja yang tertekan boleh menyebabkan keletihan dan penurunan produktiviti.
4. Kurang motivasi
Pekerja yang tidak merasa bermotivasi atau terlibat dalam kerja mereka lebih cenderung untuk kurang prestasi. Faktor-faktor seperti kekurangan pengiktirafan, peluang pertumbuhan kerjaya, atau kepuasan kerja boleh mengurangkan motivasi.
5. Pengurusan yang lemah
Pengurusan yang tidak berkesan atau tidak menyokong boleh menyebabkan prestasi kurang baik. Gaya kepimpinan, komunikasi, dan keupayaan pengurus untuk memberikan maklum balas semua memainkan peranan dalam prestasi pekerja.
6. Konflik peribadi
Konflik dengan rakan sekerja atau penyelia boleh mewujudkan persekitaran kerja yang bermusuhan yang menghalang prestasi. Menangani isu interpersonal dan mempromosikan budaya tempat kerja yang positif adalah penting.
7. Sumber yang tidak mencukupi
Pekerja mungkin sukar untuk melaksanakan jika mereka tidak mempunyai alat, peralatan, atau sumber yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas mereka dengan cekap.
8. Berpuas hati
Pekerja jangka panjang yang telah leka dalam peranan mereka mungkin kurang berprestasi kerana kurangnya motivasi untuk cemerlang atau menyesuaikan diri dengan keadaan yang berubah-ubah.
9. Kurang maklum balas
Tanpa maklum balas dan peluang untuk penambahbaikan, pekerja mungkin tidak menyedari prestasi mereka yang kurang baik atau bagaimana untuk menanganinya.
10. Peribadi yang tidak berminat
Seorang pekerja mungkin kurang prestasi jika mereka telah kehilangan minat dalam peranan mereka atau merasakan bahawa pekerjaan mereka tidak sejajar dengan aspirasi kerjaya mereka.
11. Faktor luaran
Kemerosotan ekonomi, perubahan industri, atau kuasa pasaran luaran boleh menyebabkan prestasi kurang baik, kerana pekerja mungkin merasa tidak pasti tentang kestabilan pekerjaan mereka.
Menangani prestasi kurang memberangsangkan secara berkesan melibatkan mengenal pasti punca dan melaksanakan strategi yang disasarkan untuk menangani isu-isu tersebut.
Gabungan komunikasi yang jelas, sokongan berterusan, latihan, dan pengurusan prestasi dapat membantu pekerja mengatasi cabaran ini dan meningkatkan prestasi mereka.
Bagaimana untuk menguruskan kakitangan yang kurang berprestasi: 15 strategi
Berikut adalah 12 cara menguruskan kakitangan yang kurang berprestasi dan memotivasikan mereka untuk pergi lebih jauh.
1. Kenal pasti prestasi kurang baik
Sebelum anda boleh menangani prestasi kurang baik, anda mesti mengenalinya. Perhatikan tanda-tanda seperti tarikh akhir yang tidak dijawab, penurunan produktiviti, penurunan kualiti kerja, kesilapan yang kerap, atau sikap negatif.
Terlibat dalam komunikasi yang kerap dengan pasukan anda untuk terus dimaklumkan tentang cabaran dan kebimbangan mereka.
2. Fahami punca utama
Sebaik sahaja anda mengenal pasti pekerja yang kurang berprestasi, luangkan masa untuk memahami punca prestasi mereka yang kurang memberangsangkan.
Ia mungkin disebabkan oleh pelbagai faktor, seperti masalah peribadi, kekurangan kemahiran atau latihan, pengurusan yang lemah, atau persekitaran kerja yang tidak sihat. Mengadakan mesyuarat satu lawan satu untuk membincangkan kebimbangan mereka dan mengumpulkan pandangan.
3. Komunikasi terbuka dan membina
Komunikasi adalah kunci untuk menangani prestasi kurang baik. Pendekatan isu ini dengan empati dan kesediaan untuk mendengar.
Mewujudkan persekitaran yang selamat dan tidak konfrontasi di mana pekerja berasa selesa berkongsi kebimbangan dan perjuangan mereka. Tanya soalan terbuka dan aktif mendengar jawapan mereka.
4. Tetapkan jangkaan yang jelas
Pekerja yang berprestasi rendah mungkin tidak memahami sepenuhnya peranan dan tanggungjawab mereka atau standard yang harus mereka penuhi. Pastikan jangkaan ditakrifkan, disampaikan dan didokumenkan dengan jelas.
Ini termasuk huraian kerja, matlamat prestasi, dan petunjuk prestasi utama (KPI). Sentiasa semak jangkaan ini dan berikan maklum balas.
5. Memberi latihan dan pembangunan
Jika kurang prestasi adalah disebabkan oleh kekurangan kemahiran atau pengetahuan, melabur dalam program latihan dan pembangunan.
Sesuaikan program ini untuk menangani jurang kemahiran tertentu dan membantu pekerja meningkatkan prestasi mereka. Pelaburan ini bukan sahaja memberi manfaat kepada individu tetapi juga meningkatkan keupayaan keseluruhan pasukan anda.
6. Menawarkan maklum balas yang membina
Maklum balas mestilah khusus, tepat pada masanya, dan membina. Fokus pada tingkah laku atau prestasi, bukan individu.
Gunakan pendekatan "Sandwich", di mana anda bermula dengan maklum balas positif, memberikan kritikan yang membina, dan berakhir dengan pengukuhan positif. Menggalakkan minda pertumbuhan dengan menekankan potensi untuk penambahbaikan.
7. Melaksanakan rancangan penambahbaikan prestasi (PIP)
Dalam kes-kes prestasi kurang memberangsangkan yang berterusan, pertimbangkan untuk melaksanakan pelan peningkatan prestasi (PIP).
Pip menggariskan matlamat, garis masa dan jangkaan tertentu untuk dipenuhi oleh pekerja. Ia juga termasuk daftar masuk biasa untuk mengesan kemajuan. Pastikan anda melibatkan pekerja dalam membuat rancangan, supaya mereka merasakan rasa pemilikan.
Sistem pengurusan prestasi yang berkesan boleh membantu mengurangkan prestasi kurang baik. Menurut tinjauan 2021 oleh Gartner, 54% pemimpin HR melaporkan bahawa mereka telah mengubah proses pengurusan prestasi mereka untuk memberi tumpuan lebih kepada maklum balas dan pembangunan yang berterusan.
8. Pantau dan berikan sokongan
Sebaik sahaja pip atau pelan penambahbaikan lain disediakan, sentiasa memantau kemajuan pekerja. Menyediakan sokongan, sumber, dan bimbingan yang berterusan untuk membantu mereka berjaya. Tangani sebarang sekatan jalan raya atau halangan yang timbul dan sesuaikan rancangan mengikut keperluan.
9. Mengiktiraf dan memberi ganjaran kepada peningkatan
Apabila pekerja yang kurang berprestasi menunjukkan tanda-tanda peningkatan, mengakui dan meraikan kemajuan mereka. Pengiktirafan dan ganjaran boleh memberi motivasi kepada pekerja untuk terus berusaha ke arah matlamat mereka dan meningkatkan semangat mereka.
10. Pertimbangkan penyelesaian alternatif
Walaupun usaha terbaik anda, sesetengah pekerja mungkin tidak bertindak balas terhadap campur tangan. Dalam kes sedemikian, anda mungkin perlu mempertimbangkan penyelesaian alternatif, seperti penugasan semula, latihan tambahan, atau, sebagai pilihan terakhir, penamatan.
Buat keputusan ini dengan teliti, dengan mengambil kira kepentingan terbaik kedua-dua pekerja dan organisasi.
11. Penglibatan dan penglibatan pekerja
Menggalakkan pekerja yang berprestasi rendah untuk mengambil bahagian secara aktif dalam keputusan yang berkaitan dengan kerja dan matlamat mereka.
Apabila mereka mempunyai suara dalam proses kerja mereka dan merasa terlibat dalam membuat keputusan, mereka lebih cenderung untuk bermotivasi dan komited untuk meningkatkan prestasi mereka.
12. Bimbingan dan sokongan rakan sebaya
Pasangkan pekerja yang kurang berprestasi dengan mentor atau rakan sekerja yang cemerlang dalam peranan mereka. Bimbingan ini dapat memberikan bimbingan, sokongan, dan model peranan positif yang berharga bagi pekerja yang bergelut. Sokongan dan kerjasama rakan sebaya juga boleh meningkatkan semangat dan membantu menangani isu prestasi.
13. Ulasan prestasi dan gelung maklum balas
Melaksanakan tinjauan prestasi yang kerap, bukan hanya untuk pekerja yang kurang berprestasi tetapi untuk semua ahli pasukan.
Ulasan ini harus menjadi peluang untuk maklum balas yang membina, penetapan matlamat, dan membincangkan pembangunan kerjaya. Mewujudkan gelung maklum balas yang berterusan untuk memastikan penambahbaikan yang berterusan.
14. Fleksibiliti dan penginapan
Menyedari bahawa keadaan peribadi atau masalah kesihatan boleh mempengaruhi prestasi. Menawarkan fleksibiliti dan penginapan apabila sesuai.
Ini termasuk menyesuaikan waktu kerja, menyediakan pilihan kerja jarak jauh, atau menawarkan akses kepada program bantuan pekerja (EAP) untuk cabaran peribadi.
15. Pembangunan kepimpinan
Kadang-kadang prestasi kurang baik mungkin dikaitkan dengan amalan kepimpinan atau pengurusan yang tidak berkesan.
Melabur dalam latihan pembangunan kepimpinan untuk pengurus untuk memastikan mereka mempunyai kemahiran untuk menyokong dan memotivasi pasukan mereka. Pasukan kepimpinan yang kuat dapat membuat perbezaan yang signifikan dalam prestasi kakitangan secara keseluruhan.
Bagaimanakah syarikat seperti IBM menguruskan pekerja yang kurang berprestasi?
Syarikat-syarikat seperti IBM biasanya mempunyai proses yang mantap untuk menguruskan pekerja yang kurang berprestasi. Berikut ialah gambaran keseluruhan cara IBM menguruskan pekerja yang kurang berprestasi:
1. Maklum balas dan penilaian prestasi
IBM menjalankan ulasan prestasi secara berkala, selalunya setiap tahun, di mana pengurus memberikan maklum balas mengenai prestasi pekerja terhadap matlamat dan jangkaan yang telah ditetapkan.
Semasa ulasan ini, pekerja yang kurang berprestasi dikenal pasti berdasarkan kegagalan mereka untuk memenuhi standard prestasi.
2. Jangkaan prestasi yang jelas
IBM menetapkan jangkaan prestasi yang jelas dan boleh diukur untuk pekerja. Jangkaan ini disampaikan semasa sesi penetapan matlamat dan perbincangan prestasi.
Pekerja menyedari piawaian yang dijangka mereka temui dan metrik tertentu yang mana prestasi mereka akan dinilai.
3. Pelan penambahbaikan prestasi (PIPs)
Apabila prestasi pekerja jatuh di bawah jangkaan, IBM boleh melaksanakan Pelan Peningkatan Prestasi (PIP).
PIP ialah dokumen rasmi yang menggariskan isu prestasi, matlamat penambahbaikan tertentu, garis masa untuk penambahbaikan dan akibat jika penambahbaikan tidak berlaku.
4. Latihan dan pembangunan
IBM menawarkan peluang latihan dan pembangunan untuk membantu pekerja yang kurang berprestasi memperoleh kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan untuk meningkatkan prestasi mereka.
Ini boleh termasuk akses kepada kursus dalam talian, bengkel, atau bimbingan satu-satu.
5. Maklum balas yang kerap
Pengurus di IBM memberikan maklum balas yang kerap dan membina kepada pekerja yang kurang berprestasi. Maklum balas ini tidak terhad kepada ulasan tahunan tetapi berterusan sepanjang tahun.
Perbincangan maklum balas memberi tumpuan kepada mengenal pasti bidang untuk penambahbaikan dan memberi panduan tentang cara meningkatkan prestasi.
6. Pemantauan kemajuan
IBM memantau dengan teliti kemajuan pekerja yang kurang berprestasi yang berada di PIP. Daftar masuk secara berkala dengan pengurus dan HR adalah perkara biasa untuk mengesan usaha penambahbaikan.
7. Pelan pembangunan individu (IDP)
Dalam sesetengah kes, IBM boleh bekerjasama dengan pekerja untuk membuat Pelan Pembangunan Individu (IDP) yang menggariskan tindakan dan sumber tertentu untuk membantu meningkatkan prestasi.
8. Pertimbangan peranan alternatif
Jika pekerja secara konsisten bergelut dalam peranan semasa mereka, IBM boleh meneroka kemungkinan memindahkan pekerja ke peranan atau jabatan yang berbeza yang lebih sesuai dengan kemahiran dan kekuatan mereka.
9. Penamatan sebagai pilihan terakhir
Dalam kes di mana pekerja gagal membuat kemajuan yang memuaskan walaupun sokongan dan campur tangan, IBM boleh menggunakan penamatan sebagai pilihan terakhir.
IBM, seperti banyak organisasi besar, memberi penekanan yang kuat terhadap pembangunan pekerja dan lebih suka membantu pekerja berjaya apabila mungkin. Penamatan biasanya dilihat sebagai jalan terakhir selepas semua jalan lain untuk penambahbaikan telah habis.
Dasar dan prosedur khusus untuk menguruskan pekerja yang kurang berprestasi mungkin berbeza-beza dalam jabatan atau bahagian syarikat yang berlainan.
Kesimpulan
Menguruskan kakitangan yang kurang berprestasi adalah aspek kepimpinan yang mencabar tetapi penting. Ia memerlukan empati, komunikasi yang berkesan, dan komitmen untuk membantu pekerja mencapai potensi penuh mereka.
Dengan mengikuti strategi yang digariskan dalam blog ini, anda boleh membuat persekitaran kerja yang menyokong dan produktif yang menggalakkan pertumbuhan dan peningkatan berterusan, memberi manfaat kepada kedua-dua pasukan anda dan organisasi anda secara keseluruhan.
Ingat bahawa setiap pekerja mempunyai potensi untuk bertambah baik, dan ia adalah peranan anda sebagai pengurus untuk membantu mereka membuka kunci potensi itu.
