Pada halaman ini
Anda tahu apa yang mereka katakan: pasukan hanya sekuat pautan paling lemah. Oleh itu, adalah penting untuk mempunyai bakat yang betul, dengan kemahiran yang betul, dalam peranan yang betul, dan pada masa yang tepat. Hanya dengan itu anda boleh mencipta simfoni bakat, dengan setiap ahli pasukan memainkan peranan mereka untuk kesempurnaan.
Walau bagaimanapun, anda hanya boleh mencapai kejayaan ini jika anda mempunyai rancangan tenaga kerja yang kukuh. Nasib baik, pada akhir artikel ini, anda akan memahami butiran perancangan tenaga kerja, dari apa yang dirancang oleh tenaga kerja kepada bagaimana anda dapat membinanya untuk perniagaan anda.
Mari kita menyelam.
Apakah perancangan tenaga kerja?
Perancangan tenaga kerja melibatkan satu siri analisis dan ramalan untuk memastikan bahawa anda kakitangan perniagaan anda dengan bakat, pengalaman, dan pengetahuan yang betul. Perancangan ini boleh dijalankan menggunakan perisian pengurusan tenaga kerja seperti Runn. Inilah contoh.
Terdapat dua model utama perancangan tenaga kerja: perancangan tenaga kerja strategik dan perancangan tenaga kerja operasi.
Perancangan tenaga kerja strategik
It is all about looking at the big picture and the long-term needs of your business. It’s a process of forecasting your future workforce’s needs based on your business key goals and objectives. By using this, you can map out a game plan for the future - onboarding new talent, training and retaining your current workforce, etc.
Perancangan tenaga kerja operasi
Ia melibatkan memastikan bahawa anda mempunyai jumlah kakitangan dan kemahiran yang tepat untuk keperluan operasi harian perniagaan anda. Bayangkan ini: anda menjalankan kedai runcit dan musim cuti. Perancangan tenaga kerja operasi melibatkan pengambilan lebih ramai pekerja dengan kemahiran yang tepat untuk memenuhi peningkatan pelanggan.
Apakah perancangan tenaga kerja? Secara keseluruhan, perancangan tenaga kerja adalah cara holistik untuk menguruskan pasukan anda dan memastikan ia sejajar dengan matlamat perniagaan anda.
Kepentingan perancangan tenaga kerja
Perancangan tenaga kerja diperlukan kerana beberapa sebab. Untuk satu, ia membantu anda mendapatkan keseimbangan yang betul dalam pasukan anda. Tanpa pelan, anda berisiko terlalu menumpukan satu kawasan dalam pasukan anda dengan mengorbankan yang lain. Ini membawa kepada pasukan yang tidak seimbang dan tidak berkesan. Anda mahu mengelakkannya.
Selanjutnya, perancangan tenaga kerja melibatkan mengenal pasti jurang kemahiran dalam tenaga kerja anda. Apabila anda mendapati jurang kemahiran ini, anda boleh menutupnya dengan mudah. Oleh itu, anda dapat memastikan bahawa tenaga kerja anda mempunyai kemahiran yang diperlukan untuk anda terus berdaya saing di pasaran.
Akhirnya, perancangan tenaga kerja membantu pematuhan. Banyak industri mempunyai peraturan dan undang-undang khusus yang mengawal pekerjaan. Pelan tenaga kerja yang difikirkan dengan baik dapat membantu anda memastikan bahawa anda mematuhi peraturan dan undang-undang ini.
Faedah perancangan tenaga kerja
Sekitar 89% perniagaan mempunyai perancangan tenaga kerja bersepadu ke dalam rancangan perniagaan mereka. Sekiranya anda ingin menyertai perniagaan ini, berikut adalah faedah yang diharapkan.
1. Tentukan Risiko
Membantu menentukan risiko sebelum ia mempengaruhi objektif organisasi. Merancang tenaga kerja anda boleh membantu anda mencari potensi risiko sebelum ia boleh menjejaskan matlamat perniagaan anda. Apabila anda mengenal pasti risiko ini, anda boleh menjadi proaktif dan mengurangkan sebarang masalah sebelum ia timbul.
Bayangkan anda adalah pemilik perniagaan kecil yang baru hendak melancarkan produk baru. Semuanya ditetapkan, tetapi tiba-tiba, pekerja utama berhenti.
Pelan tenaga kerja yang berkesan akan membantu anda mengenal pasti potensi risiko meninggalkan bakat utama. Kemudian, anda akan secara proaktif membuat strategi untuk mengurangkan risiko dan bukannya bergegas untuk mencari pengganti pada saat-saat akhir.
2. Alat dan laporan yang berkuasa
Memberi anda alat dan laporan yang menerangkan bagaimana keputusan mempunyai kesan. Perancangan tenaga kerja memberi anda alat dan laporan yang berkuasa yang dapat membantu anda memahami sama ada keputusan anda mempengaruhi tenaga kerja secara positif atau negatif.
Menggunakan tinjauan dan perisian pengurusan tenaga kerja, anda boleh mengenal pasti corak dan trend dalam tenaga kerja anda. Anda akan tahu jabatan mana yang mengecut atau berkembang.
Anda juga akan mengakses data utama seperti kadar perolehan pekerja, produktiviti, dll. Kadar perolehan yang tinggi dan produktiviti yang rendah dari masa ke masa boleh bermakna anda telah membuat keputusan yang salah, dan sebaliknya. Dengan maklumat ini, anda boleh membuat keputusan berdasarkan data untuk meningkatkan tenaga kerja anda.
3. Cerapan mengenai bekalan dan permintaan
Membantu anda memahami masalah dengan bekalan dan permintaan. Merancang tenaga kerja anda juga membantu anda mendapatkan pandangan mengenai isu-isu yang berkaitan dengan bekalan dan permintaan tenaga kerja. Apabila anda kerap menilai keperluan tenaga kerja semasa dan masa depan anda, anda boleh mengetahui kawasan yang mempunyai kekurangan atau lebihan pekerja. Dengan maklumat ini, anda boleh membuat keputusan yang lebih tepat untuk mengimbangi permintaan dan bekalan bakat. Keputusan ini boleh termasuk pemberhentian, latihan, pengambilan pekerja, dll.
Katakan anda menjalankan kedai di mana anda sentiasa kekurangan kakitangan pada hujung minggu. Pelan tenaga kerja membantu anda memahami isu ini dengan permintaan kakitangan. Kemudian, anda boleh membuat rancangan untuk mengupah (membekalkan) lebih ramai pekerja untuk menampung permintaan.
4. Mengesan isu secara proaktif
Memastikan anda mengenali masalah yang berpotensi mengehadkan produktiviti. Akhirnya, perancangan tenaga kerja membolehkan anda mengesan isu secara proaktif yang dapat menahan pasukan anda. Mengenal pasti isu-isu ini menjadikannya lebih mudah untuk mengatasinya.
Penilaian berkala adalah sebahagian daripada perancangan tenaga kerja. Penilaian ini semudah pertemuan masa nyata dengan pekerja anda untuk memahami bagaimana perasaan mereka tentang tanggungjawab, peranan, dan kepuasan kerja keseluruhan mereka.
Itu membantu anda mengenal pasti apa yang boleh mengehadkan produktiviti pekerja anda - kepuasan kerja yang rendah, salah profil pekerja, dll.
Apabila anda mengenal pasti isu-isu ini, anda boleh menyelesaikannya menggunakan strategi yang sesuai. Strategi ini boleh termasuk melabur dalam rancangan latihan, melaksanakan pengaturan kerja yang fleksibel, atau bahkan memberi insentif kepada pekerja anda.
5 Langkah perancangan tenaga kerja yang berkesan
Setelah memahami apa perancangan tenaga kerja dan faedahnya, mari kita membimbing anda melalui pelaksanaannya.
1. Memastikan fokus jangka panjang
Apabila ia datang kepada perancangan tenaga kerja, anda boleh dengan mudah terperangkap dalam sehari-hari dan menumpukan perhatian kepada keperluan segera.
Tetapi untuk membina pasukan yang benar-benar mantap dan mampan, anda perlu berfikir melangkaui tahun depan atau suku seterusnya dan memberi tumpuan kepada lima, sepuluh, atau bahkan 20 tahun.
Tumpuan jangka panjang lebih diperlukan jika perniagaan anda beroperasi dalam niche tertakluk kepada perubahan dan gangguan. Sebagai contoh, bidang teknologi. Sekiranya anda tidak mempertimbangkan peranan yang anda perlukan pada masa akan datang dalam rancangan tenaga kerja anda - kehebatan web3 dan AI, pendekatan pengesahan e-mel yang inovatif, IoT, dan lain-lain - tenaga kerja anda mungkin menjadi usang.
Fokus jangka panjang juga bermakna anda sedang memikirkan perancangan penggantian dan persaraan. Adalah penting untuk memikirkan peranan penting yang mungkin sukar diisi apabila pekerja semasa mengisi mereka pergi. Jadi, anda akan dapat mengisi kasut dan memastikan kesinambungan perniagaan.
Grid 9 kotak boleh membantu perancangan penggantian anda. Alat ini membantu anda menganalisis dan mengklasifikasikan pekerja anda berdasarkan prestasi dan potensi mereka, seperti yang ditunjukkan di bawah. Anda boleh dengan mudah memilih mereka yang mempunyai potensi dan prestasi terbaik untuk penggantian.
Anda juga boleh memberi tumpuan kepada jangka panjang dengan melaksanakan program pengurusan bakat dalam rancangan anda. Program pengurusan bakat membantu anda memupuk bakat sehingga mereka dapat memegang jawatan penting dalam organisasi anda. Ini amat perlu, memandangkan 85 juta pekerjaan tidak dapat diisi menjelang 2030, kerana kekurangan pekerja yang berkelayakan.
2. Cari jurang kemahiran
Jurang kemahiran adalah bidang di mana pekerja anda tidak mempunyai pengetahuan atau kemahiran untuk melakukan pekerjaan mereka dengan berkesan. Apabila anda mengenal pasti jurang ini, anda boleh membuat strategi dalam rancangan tenaga kerja anda untuk menutupnya.
Untuk mencari jurang ini, lakukan penilaian prestasi yang konsisten. Ini boleh melalui ulasan mingguan, tinjauan, rekod produktiviti, maklum balas 360 darjah, dll. Dengan menggunakan penilaian ini, anda boleh menemui bidang utama di mana pekerja anda mungkin bergelut dan memerlukan latihan tambahan.
Anda juga boleh mengkaji trend industri dan perubahan teknologi untuk mengenal pasti jurang. Sebagai contoh, jika teknologi baru menjadi lazim dalam bidang anda dan pasukan anda tidak mempunyai kemahiran untuk bekerja dengannya, ia boleh menjadi jurang yang besar.
Akhirnya, anda boleh menggunakan matriks kemahiran untuk mewakili hasil analisis jurang kemahiran anda. Seperti yang ditunjukkan di bawah, dokumen ini termasuk setiap kemahiran yang diperlukan untuk setiap peranan dalam organisasi anda. Anda kemudian boleh memetakan kemahiran kepada apa yang dimiliki oleh ahli pasukan anda pada masa ini. Ini memberikan gambaran yang lebih jelas tentang di mana jurang anda berada.
Apabila anda mengenal pasti jurang kemahiran ini, anda akan memahami di mana untuk menumpukan rancangan tenaga kerja operasi dan strategik anda.
3. Merancang masa depan tenaga kerja menggunakan senario
Senario atau perancangan luar jangka adalah mengenai mempertimbangkan pelbagai hasil yang berpotensi dan bagaimana ia boleh menjejaskan tenaga kerja anda. Ini membantu anda melihat lebih jauh dan menguji bagaimana keputusan anda berpotensi memberi kesan kepada tenaga kerja anda.
Mulakan dengan mengenal pasti senario ini. Anda boleh menemui mereka menggunakan data sedia ada - peristiwa yang berlaku kepada perniagaan seperti anda.
Juga, anda boleh mencari senario dengan mengenal pasti faktor-faktor yang boleh menjejaskan tenaga kerja anda pada masa akan datang. Faktor-faktor ini boleh menjadi kemunculan teknologi baru, pendekatan baru untuk meningkatkan pelan pemasaran anda, perubahan dalam ekonomi, atau gangguan dalam industri.
Apabila anda mengenal pasti faktor-faktor ini, anda boleh mula melukis senario yang berbeza.
Bayangkan ini: anda adalah pemilik kedai runcit dan faktor yang anda kenal pasti adalah gangguan e-dagang. Satu senario yang boleh anda pertimbangkan ialah e-dagang menjadi pilihan semua orang. Oleh itu, lebih sedikit pelanggan akan melawat kedai batu bata anda.
Dalam senario ini, anda perlu merancang tenaga kerja di kedai yang lebih kecil dan memberi tumpuan lebih kepada penjualan dalam talian. Melihat dengan lebih dekat, anda boleh melatih pekerja semasa anda di e-dagang atau mengupah bakat baru.
Daripada analogi di atas, anda sudah tahu apa yang perlu dilakukan jika senario sedemikian muncul. Perkara utama di sini adalah untuk menjadi proaktif.
4. Meminta nasihat luar
Dalam perancangan tenaga kerja, tiada siapa yang mempunyai semua jawapan. Nasib baik, di sinilah peguam luar masuk. Anda boleh memanfaatkan kepakaran dan pengalaman mereka untuk mendapatkan perspektif baru mengenai rancangan tenaga kerja anda.
Lebih-lebih lagi, perunding dapat membantu jika anda merancang untuk mengembangkan perniagaan anda ke negara baru. Mereka boleh menawarkan pandangan berharga kepada peraturan.
Anda juga boleh memahami perbezaan budaya dan pasaran buruh. Anda boleh mendapatkan pandangan tentang bagaimana perniagaan menangani isu undang-undang, daripada pertikaian buruh kepada tort seperti pelanggaran kes fidusiari, tuntutan mahkamah paraquat dan penipuan di lokasi baharu anda.
Walau bagaimanapun, sebelum mendekati sesiapa sahaja untuk mendapatkan nasihat, pastikan anda memahami apa yang anda perlukan bantuan. Adakah anda memerlukan nasihat mengenai bahagian tertentu pelan seperti pembangunan bakat atau penglibatan pekerja? Atau adakah anda mahukan semakan yang lebih holistik terhadap keseluruhan pelan anda? Apabila anda memahami perkara ini, anda boleh menyampaikannya dengan berkesan kepada kaunselor.
Juga, lakukan penyelidikan anda. Cari orang atau firma yang berpengalaman dalam industri anda. Jangan menjauhkan diri daripada meminta cadangan daripada persatuan industri dan rakan sekerja anda. Apabila anda mempunyai senarai pendek peguam yang berpotensi, pastikan anda menghubungi mereka dengan penjelasan yang jelas dan ringkas tentang apa yang anda mahukan. Mereka akan gembira untuk membantu.
5. Perhatikan rancangan itu
Langkah ini nampaknya tidak perlu dipertimbangkan. Tetapi anda akan terkejut betapa mudahnya untuk membuat rancangan tenaga kerja dan melupakannya. Anda perlu sentiasa menguji dan memantau rancangan untuk memastikan semuanya tetap berada di landasan yang betul.
Anda boleh memantau pelan dengan menyediakan daftar masuk biasa. Ini boleh dilakukan setiap tahun, suku tahunan, atau bulanan. Pada masa-masa ini, semak semula rancangan untuk menilai kemajuannya. Adakah terdapat kemahiran permintaan tinggi yang anda kekurangan? Adakah tenaga kerja anda difahami atau difahamkan? Ini adalah beberapa soalan yang perlu anda tanyakan. Berdasarkan jawapannya, anda kemudian boleh mengubah rancangan anda.
Selanjutnya, sentiasa kumpulkan maklum balas daripada pasukan anda. Ini boleh dilakukan melalui mesyuarat satu lawan satu. Tanya mereka tentang tanggungjawab dan peranan mereka untuk memastikan semuanya tetap berada di landasan yang betul.
Juga, mungkin terdapat situasi yang tidak dijangka di mana perniagaan anda mungkin perlu meningkatkan operasinya. Apabila ia timbul, jangan takut untuk menyemak semula dan menyusun semula rancangan anda.
Sebagai penutup
Pelan tenaga kerja diperlukan untuk mencapai matlamat dan objektif perniagaan anda. Sekarang, anda memahami apa perancangan tenaga kerja dan faedah yang dijanjikan perniagaan anda.
Jika anda ingin melaksanakannya, mulakan dengan memberi tumpuan kepada jangka panjang dan mengenal pasti jurang kemahiran. Kemudian, gunakan pelbagai senario untuk merancang masa depan tenaga kerja anda. Ia juga membantu mendapatkan nasihat luar dan memerhatikan rancangan itu.
Ikuti petua ini untuk perancangan tempat kerja yang berkesan dan dapatkan hasil terbaik.
