Schaffung eines sozio-technischen Ökosystems zur Steigerung des Mitarbeiterengagements

While employee engagement has been an HR focus area for over the past two decades, technology has helped accelerate these efforts. In this article, we discover how socio-technical systems like Empuls help increase employee participation and engagement.

A. Dahl et al, "Aufbau einer Innovationsgemeinschaft".  

Ein sozio-technisches System.

Es ist interessant, wie Dahl und ihr dreiköpfiges Verhaltensforschungsteam Arbeitsplatzgemeinschaften als "soziotechnisches" System bezeichneten. Die Studie wurde während des Höhepunkts des Aufschwungs der sozialen Medien durchgeführt und betrachtete soziale Netzwerke als ein wesentliches Medium für die Schaffung von Gemeinschaften. Die Gestaltung dieser soziotechnischen Systeme, die den Menschen in den Mittelpunkt stellen, ist laut Dahl von zentraler Bedeutung, um eine authentische Beteiligung der Arbeitnehmer zu erreichen.

Empuls is carefully designed to facilitate authentic workgroups and communities that help deliver business results - by being human-centric. Empuls is a technology product that is built on behavioral science, base-up. This platform facilitates these socio-technical ecosystems that Dahl makes sound almost mythical to increase employee alignment using the social intranet.

Let us look at everything Empuls has to offer to build employee groups and communities to improve employee participation, with a few live use cases from how Empuls internally uses it.

1. Schaffung einer "sozio-technischen" Kultur der Zusammenarbeit

The ‘groups and communities’ feature in Empuls helps employee teams move together - aligned to a single vision. This feature enables employees to share meaningful, immediate, and personal messages at scale.

This way, Empuls can build a collaborative company culture using rich features like feeds, announcements, groups, chats, and notifications. Information is transparent across the organization, and everyone is aligned to the larger organizational goal.

Anwendungsfall 1: Organisationsweite Ideen und Vorschläge

Ein beträchtlicher Teil der Zusammenarbeit beruht darauf, dass das Team zustimmt. Die beste Möglichkeit, diese zu erhalten, besteht darin, organisationsweite Initiativen für Ideen und Vorschläge aller Mitarbeiter zu öffnen. Die Nutzer fühlen sich nicht nur in wichtige Ereignisse eingebunden, sondern geben auch wertvolle Anregungen für die Initiative.

Unten sehen Sie einen Screenshot, wie wir in einem jährlichen Round-up-Blog Vorschläge einholen.

We had about ten items on our list before 'Empuls' ing it. We ended up receiving over 50 inputs more - that we wouldn't have thought of otherwise.

Anwendungsfall 2: Austausch von Feedback

Feedback is a powerful tool to empower employees and is essential to collaboration. Using Empuls, we can collect and document feedback - with complete transparency.

Im folgenden Beispiel gibt einer unserer Vertriebsleiter unserem Produktteam Feedback dazu, wie sich eine unserer Produktseiten verhalten sollte. Dies sind sehr wichtige Eingaben, da es sich um einen Ausläufer eines Kundengesprächs handeln könnte, das er geführt hat.

Anwendungsfall 3: Soziale Wertschätzung.

Empuls helps drive collaboration with the use of social appreciation. Managers can appreciate their team members or peers and tag each other with important organizational values. Even cross-departmental favors can be highlighted over these warm, organization-wide messages.

At Empuls, for instance, the digital design department is a shared resource amongst many teams. Our Head of Marketing is seen below, appreciating one of our senior designers for his extra mile contribution to project delivery.

Anwendungsfall 4: Informationsaustausch

Empuls provides many information sharing applications because it is fundamentally modeled as a social platform.

Im folgenden Beispiel informiert einer unserer Führungskräfte die Organisation kurz darüber, wo er sich gerade befindet und was er dort zu tun gedenkt. Es hat sich gezeigt, dass diese Art der Informationsverbreitung dazu führt, dass sich die Mitarbeiter mit wichtigen Informationen über die Organisation versorgt fühlen.

In einem anderen Beispiel ist einer unserer Führungskräfte zu sehen, wie er einen wichtigen Inhalt teilt, auf den er im Internet gestoßen ist.

Die Funktion zur gemeinsamen Nutzung von Informationen kann für die Erstellung von Gruppen wie "Mieten, verkaufen oder kaufen" und "Gemeinsame Fahrt oder Route" genutzt werden.

Anwendungsfall 5: Wichtige Erkenntnisse

Empuls facilitates sharing of important learnings that an employee acquires over their period of employment - like learnings from a learning session, event, seminars, client discussions, processes, or failures.

Im folgenden Beispiel fasst einer unserer Vertriebsleiter seine Erkenntnisse aus einem Gespräch mit einem wichtigen Interessenten zusammen.

Anwendungsfall 6: Chats unter vier Augen

Empuls enables members to quickly switch from a ‘public’ or a ‘group’ conversation to a chat. This is important in cases where users need to get into private conversations - like giving feedback or planning a surprise party.

Unser Chatbot könnte auch eine große Hilfe sein, wenn es darum geht, die Nutzer bei der Erledigung von Aufgaben wie Belohnungen zu unterstützen.

Anwendungsfall 7: Foren für Fundsachen

This is a use case that only a platform like Empuls can enable. People can upload information on an item that was found, and the comments thread can be used to receive responses and even narrow down on the right owner.

Anwendungsfall 8: Foren zum Kaufen und Verkaufen

Empuls can enable ‘buy and sell’ forums similar to lost and found forums. People can announce their interest in selling and buying. Post initiators can evaluate the different bids and even finalize on a buyer or sellers using the comment thread. For discussions that might need to be made private - like haggling - can be switched to be made over chat.

2. Hocheffiziente interne Kommunikation

Empuls is well-suited to manage internal organizational communications. It helps organize and disseminate workplace announcements in real-time. Employees can quickly update key organizational information using groups and communities - either over the mobile app or web. The platform doubles up as an employee social network that opens up these workplace discussions for employee participation.

Empuls works well for all categories of employees that an organization has - a frontline, mobile or desk workforce. The web interface makes it easier for desk-bound employees, and the mobile app helps frontline employees remotely access important information. The platform democratizes organizational information and eliminates issues of miscommunication or misalignment.

Anwendungsfall 1: Veranstaltungsankündigungen

Whether an office day outing, a festival, or an engagement activity, event announcements are important for internal communication. It is easy to demonstrate complete details of the event - with attached itineraries and attractive images - using Empuls.

Im Folgenden sehen Sie, wie unsere HRBP eine unserer Bürofeiern ankündigte. Reich an Bildern, Anweisungen und Emoticons, ließ sie kein Detail aus.

Anwendungsfall 2: Aktualisierung von Richtlinien und Arbeitsplätzen

Time and again, important HR and compliance policy updates could be left unread amongst scores of other emails. Empuls helps keep these important updates on top of the employee feeds.

Schauen Sie sich an, wie unser Personalleiter unsere Informationssicherheitspolitik versendet und eine Quizauswertung veranlasst.

Auch hier ist sie zu sehen, wie sie mühelos unseren neuen Sitzplan verteilt.

Anwendungsfall 3: Auszeichnungen

Awards themselves are an important feature in Empuls with several nuances to it. But awards are further ordained using the 'Groups and Communities' feature. In other words, amongst the rest of the feeds, the awards feed stands out in its design and presentation - displaying the star employees to the entire company.

Im nachstehenden Beispiel hat diese Gruppe einen Anerkennungspunkt erhalten, und alle ihre Mitglieder werden vorgestellt.

Anwendungsfall 4: Ankündigungen für neue Joiner

Time and again, new joiner mailers fail to achieve what they intend to do - either they are missed or are read and forgotten. With Empuls, new joiners are presented as the real person they are - allowing the rest of the company to welcome them onboard - through comments, claps, and +1s.

Das folgende Beispiel zeigt unseren Personalleiter bei der Begrüßung eines neuen Mitarbeiters an Bord.

Anwendungsfall 5: Ankündigung von Marketinginitiativen

The internal employee network could trigger the 'network effect' that digital marketing wishes for in content distribution. Posting the recent marketing initiatives and social media posts on Empuls can help redirect traffic to the organization's social media handles.

Below is how our digital marketer uses Empuls to drive traffic into our newly revamped Instagram handle.

Anwendungsfall 6: Einstellung und Überweisungen

Empuls can be especially useful for all kinds of information dissemination - and from the perspective of HR, hiring and referral announcements are a great use case. Below is an example in which our recruitment HR makes the best use of Empuls - along with announcing new hires, she announces successful referrals and even appreciates them.

3. Teamkommunikation, die den Teammitgliedern hilft, bessere Leistungen zu erbringen

Von allen Bereichen, die die Technologie revolutioniert hat, ist die Kommunikation am stärksten betroffen (sei es durch Mobiltelefone, soziale Netzwerke oder Fernhilfe). In sozio-technischen Systemen kann die Technologie dazu beitragen, dass die Kommunikation innerhalb des Teams nahtlos verläuft.

Es ist bekannt, dass eine gute Kommunikation für die Teamarbeit unerlässlich ist. Persönliche E-Mails und Chats führen jedoch zu einer Zersplitterung der Kommunikation, da sie in den Posteingängen der Mitarbeiter verbleiben. Viele Teammitglieder, die wissen sollten, dass wichtige Informationen in solchen Gesprächen verborgen sind, bleiben unaufmerksam.

With Empuls, all of the team's discussions are organized and accessible in a single place. Empuls gives the team an organized hub to discuss daily, ideate, share updates, and create organizational knowledge that can be referred to any time, from anywhere.

Anwendungsfall 1: Aufgabenverteilung

Empuls allows users to create task-based or department-based groups and allow members to manage tasks right from there.

Im folgenden Beispiel erklärt einer der Vertriebsleiter den Prozess einer anstehenden Aufgabe und die Zuweisung von Aufgaben an die jeweiligen Mitglieder mit Hilfe von Benutzerkennzeichnungen. Die getaggten Mitglieder können sich sogar über Kommentare zurückmelden, wenn sie Fragen haben - und auf diese Weise werden diese Fragen für das gesamte Team sortiert.

Anwendungsfall 2: Teamspezifische Durchsagen

Managers can use Empuls to send out team-specific announcements. These posts are easily searchable, and one can look into them quickly.

Im Folgenden sehen Sie zum Beispiel den Beitrag, den unsere HRBP zur Ankündigung der von ihr veranstalteten Vertriebsschulungen verschickt hat. In dem Beitrag kann sie den Ablauf in allen Einzelheiten erläutern.

Anwendungsfall 3: Hilfeforen

Another exciting way to use Empuls groups is to have help forums. New employees might have many doubts about company products or processes. Sometimes, even managers might not clarify these in all its details. This is when such help groups or posts (like in the below example) come into use.

Unten sucht eines unserer neuen Vertriebsteammitglieder nach wichtigen Informationen über eine Produktfunktion. Sie erhielt eine Antwort vom CTO persönlich, die ihr absolute Klarheit über ihre Frage verschaffte.

Anwendungsfall 4: Aktualisierungen von Aufgaben und Meilensteinen

Wo Aufgaben zugewiesen werden können, können sie auch nachverfolgt werden. Teams, die eine eher private Nachverfolgung wünschen, können Chats oder geschlossene Gruppen verwenden und offene Gruppen nutzen, um wichtige Meilensteine zu feiern, wie z. B. die untenstehende.

Im folgenden Beispiel freut sich unsere Büroverwaltung über einen Umsatzmeilenstein und einige wichtige Mitarbeiterinitiativen, die ihr Team erfolgreich gestartet hat.

In einem weiteren Beispiel informiert unser Katalogteam über die Erledigung seiner Aufgaben - über eine geschlossene Gruppe, die es eingerichtet hat.

Anwendungsfall 5: Sitzungsprotokolle

For teams, 'minutes of meeting' is important documentation for team decisions, task allocation, and timelines. Publishing minutes on an Empuls group allows every team member to be aware of key decisions - even during their absence.

Im folgenden Beispiel fasst einer der Produktleiter die Schlussfolgerungen einer von ihm durchgeführten Empathie-Mapping-Übung zusammen. Die Leser können den Prozess des Empathie-Mappings nachvollziehen, die Empathie-Karte betrachten und sogar die Teilnehmer des Workshops sehen.

4. Informations- und Wissensmanagement

Empuls' powerful search helps newer users understand the context of a task item and

reuse organizational knowledge shared over months and even years. Users can even manage file attachments to structure important files and data around these conversations. The communication and transparency enabled by Empuls groups and communities help employees with the right information at every step.

Anwendungsfall 1: Gruppen zur Klassifizierung von Informationen

While groups on Empuls can be completely based on what the organization believes is important, strategic groups can bring out huge functionality. In the below example of a highly successful group created by our product team, users can start a conversation on important feedback on our products. These queries can be instantly clarified or taken into development - and the entire process is completely documented.

Schauen Sie sich die verschiedenen Beiträge an, die der Verfasser des Beitrags in den Kommentaren erhält.

Anwendungsfall 2: Feeds und Kommentar-Threads zur Organisation von Diskussionen

Als Teilfunktion des gruppenbasierten Informationsaustauschs können sogar Feeds unabhängig voneinander relevante Beiträge zu einem wichtigen Thema sammeln. Das folgende Beispiel beginnt mit einem Vorschlag, geht aber weiter, bis einer der Produktmanager die "Bausteine" der Diskussion mitteilt.

Anwendungsfall 3: Erkennung von Konversationen

The search functionality in Empuls helps re-discover every conversation a user has held over the platform. All the users need to enter is a few keywords they remember or names of the users who posted it, and they get to view the entire feed.

Die Suche nach "Mitarbeiter" führte beispielsweise zu Gesprächen, in denen "Mitarbeiter" erwähnt wurde.

Anwendungsfall 4: Dateisuche

Empuls enables users to upload all forms of files and even helps them quickly retrieve them back. Files associated with conversations can be retrieved using the keywords of the conversation.

Die Suche nach "Mitarbeiter" in der Suchfunktion ergab beispielsweise Anhänge mit "Mitarbeiter" im Dateinamen.

Anwendungsfall 5: Aufgabenfindung

Tasks can be quickly discovered with the search console of Empuls using the qualifier 'tagged', and the system lists all the tasks the user was assigned using tagging.

In essence, the Empuls platform is an all-in-one enterprise social intranet, knowledge-base, productivity platform, and internal communications tool. The 'socio-technical' work environment that Empuls helps you facilitate can strategically drive organizational goals.

Want to know more about Empuls and how it helps create effective 'social-technical' ecosystems? Schedule a free demo to learn more about how you can start building a winning culture.