Schritt-für-Schritt-Prozess für die Entwicklung eines Programms zur Mitarbeiterbindung im Jahr 2024

Ein Programm zur Mitarbeiterbindung ist ein wichtiger Bestandteil des jährlichen Strategieplans der Personalabteilung. Der Bericht von Gallup über das Engagement der Mitarbeiter ergab, dass Unternehmen mit einem hohen Maß an Engagement eine 21 % höhere Rentabilität aufweisen. Außerdem haben große Unternehmen wie Cisco ihr gesamtes Mitarbeiterengagement für jeden Tag des Jahres geplant. 

Außerdem wurde ein Gallup-Artikel dass engagierte Mitarbeiter 81 % weniger Fehlzeiten und 14 % mehr Produktivität aufweisen, was die Notwendigkeit eines soliden Programms zur Mitarbeiterbindung verdeutlicht. Daher strukturiert dieser Artikel den schrittweisen Prozess der Entwicklung eines jährlichen Plans für das Mitarbeiterengagement unter Verwendung des Rahmens für strategisches Management und der Ideen eines Aktionsplans für das Mitarbeiterengagement.

Ausarbeitung eines Strategieplans für das Mitarbeiterengagement

Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Entwicklung einer Strategie für das Mitarbeiterengagement und deren Umsetzung.

Schritt 1: Scannen Sie das interne Umfeld der Organisation.

Beim Scannen des internen Umfelds wird untersucht, wie die Mitarbeiter, das Management, die Stakeholder, die Geschäftsstrategie, die Kultur, die Ressourcen und die Fähigkeiten der Organisation miteinander in Beziehung stehen.

Was sind beispielsweise die verschiedenen Berührungspunkte zwischen der Führung und den Mitarbeitern? Welche verschiedenen Produktivitätsinstrumente werden in der Organisation eingesetzt? Wie setzt das Unternehmen eine Geschäftsstrategie um? Welche verschiedenen Sozialleistungen werden angeboten? Wie oft führt das Führungsteam Programme durch, um die Mitarbeiter zu erreichen?

Die Personalabteilung muss nicht nur diese Fragen stellen, die für ihre Organisation spezifisch sind, sondern auch eine Selbsteinschätzung der Organisation vornehmen, wie gut sie in jeder dieser Interaktionen abschneidet.

Die Instrumente, die zur Durchführung dieser Studie verwendet werden können, sind:

• Diskussionen in der Gruppe
• Interviews mit Mitarbeitern/Stakeholdern
• Mitarbeiterbefragungen
• Ressourcendaten
• Leistungsüberprüfungen
• Rückmeldung

Schritt 2: Scannen des externen Umfelds der Organisation

Das externe Umfeld einer Organisation besteht aus der wettbewerbsorientierten, wirtschaftlichen, politischen, soziokulturellen und technologischen Landschaft des Marktes, in dem die Organisation tätig ist. Diese Faktoren müssen bei der Ausarbeitung eines jährlichen Programms zur Mitarbeiterbindung berücksichtigt werden. Sie wirken sich auf die Wirksamkeit aller strategischen Initiativen aus.

Abhijit Bhaduri, Autor des Bestsellers "Der digitale Tsunami", erwähnt, wie Technologietrends wie Augmented Reality und Holografie effektiv für die Simulation von Arbeitsplätzen und die Mitarbeitererfahrung genutzt werden können. Eine sorgfältige Beobachtung der sich ändernden Wettbewerbsbedingungen, der Branchentrends, der digitalen Tools für die Mitarbeiterbindung usw. kann sich als nützlich erweisen, um ein Programm zur Schaffung einer engagierten Belegschaft neu zu erfinden.

Die folgenden Tools können zur Durchführung dieses Scans verwendet werden:

• Marktforschung
• Benchmarking
• Analyse der Wettbewerber
• Trendanalyse

Schritt 3: Festlegung der Ziele für das Mitarbeiterengagement der Organisation

Der Prozess der Zielsetzung besteht in der Regel darin, die Ziele zu definieren, die die Organisation in Bezug auf ihre Mitarbeiter erreichen möchte - ihre Kultur, ihr Humankapital, ihre Personalpolitik usw. Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen können als Kontext für die Festlegung der Ziele dienen.

Zum Beispiel eine Annahme wie: "Unsere Konkurrenten nutzen Mitarbeiterempfehlungen als wichtige Quelle für die Rekrutierung ihrer Talente. Mitarbeiter, die über Empfehlungen rekrutiert werden, sind in der Regel die besten und am längsten in der Branche verbleibenden Talente", ist eine Bedrohung, die dazu führen könnte, dass ein Unternehmen die "Verbesserung der Mitarbeiterempfehlungen" als sein HR-Ziel betrachtet.

Die S.M.A.R.T. -Methode wird am häufigsten verwendet und ist bekannt für ihre Fähigkeit, Ziele zu leiten und zu erreichen. Sie orientiert sich an den folgenden Leitlinien.

Zum Beispiel muss ein Ziel wie "Verbesserung der Mitarbeiterempfehlungen des Unternehmens" lauten:

• Konkret, zum Beispiel: "Wir wollen unsere Mitarbeiterempfehlungen verbessern".
• Messbar, z. B. "Wir wollen den Prozentsatz der Mitarbeiterempfehlungen von X auf Y erhöhen".
• Erreichbar, z. B. "Wir haben bereits X erreicht, also sollte das Erreichen von Y machbar sein".
• Relevant ist zum Beispiel: "Mitarbeiterempfehlungen sind ein zweischneidiges Schwert, das bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter hilft und indirekt auch den Net Promoter Scores der Mitarbeiter entspricht.
• Rechtzeitig, z. B.: "Die Zunahme der Mitarbeiterempfehlungen muss noch in diesem Haushaltsjahr erfolgen".

Schritt 4: Lückenanalyse

Nach der Festlegung der Ziele besteht der nächste Schritt darin, den Status quo der Variablen zu ermitteln und die Strecke zu erkennen, die noch zurückgelegt werden muss, um die geplanten Ziele zu erreichen.

Dies kann mit verschiedenen Instrumenten geschehen, aber eine Fishbone-Analyse (Ishikawa-Analyse) ist ein recht einfaches und wirksames Instrument, um die genauen Probleme herauszufinden, die zur Erreichung dieser Ziele angegangen werden müssen. Im Folgenden finden Sie eine Momentaufnahme, wie eine Fishbone-Analyse (Lean Six Sigma) durchgeführt wird.

• Organisieren Sie eine funktionsübergreifende Fokusgruppe.
• Ermöglichen Sie es ihnen, die Ursachen (Lücken) zu ermitteln, die das Erreichen eines vorgegebenen Ziels beeinträchtigen.
• Die Grundursachen (Lücken) können in die Kategorien "Menschen", "Prozesse", "Richtlinien" usw. eingeteilt und weiter aufgeschlüsselt werden.
• Bei der Ursachenanalyse wird empfohlen, bis zu 5 Ebenen des "Warum" jeder Ursache zu verstehen, um die genaue Grundursache abzuleiten.
• Erstellen Sie die endgültige Liste der Hauptursachen (Lücken).

Eine Fishbone-Analyse des Themas "Verweisung von Mitarbeitern" könntebeispielsweise Ursachen wie "ungleiche Bezahlung", "fehlende Mitarbeiterversicherung", "unzureichende Feedback-Mechanismen für Mitarbeiter" usw. aufzeigen.

Schritt 5: Wahl der Strategie

Sobald die genauen Lücken im Prozess aufgelistet sind, müssen diese für die Ausführung priorisiert werden. In der Regel gibt es eine Reihe von Wegen zur Zielerreichung, so dass die Auswahl der richtigen Strategie (oder einer zu behebenden Lücke) eine entscheidende Komponente der Umsetzung ist.

Die Fishbone-Analyse ermöglicht es, diese Lücken nach der folgenden Methode zu überprüfen und zu priorisieren:

Bewerten Sie anhand der endgültigen Liste der Ursachen die folgenden Punkte:

• Wie wirkt sich die Behebung dieser Lücke auf die Erreichung der Ziele aus? (Auswirkungen)) (Bewerten Sie dies auf einer Skala von 1: geringe Auswirkungen bis 10: hohe Auswirkungen)
• Wie finanziell machbar/einfach ist es, an der Beseitigung dieser Lücke zu arbeiten? (Einfachheit) (Bewerten Sie dies auf einer Skala von 1: sehr schwierig bis 10: sehr einfach)
• Berechnen Sie den Wert [Auswirkung + Erleichterung] und ordnen Sie ihn der jeweiligen Ursache zu
• Ordnen Sie die Liste der Grundursachen (Lücken) in abnehmender Reihenfolge der Summe ( Pareto-Diagramm )

Eine Lücke wie "Lohnungleichheit" lässt sich beispielsweise leicht beheben (wegen der hohen Kosten) und hat große Auswirkungen, während "Unzureichende Mechanismen für das Mitarbeiter-Feedback" leicht zu beheben sind (weil die Kosten für die Umsetzung gering sind), aber nur mäßige Auswirkungen haben. Abhängig von den finanziellen Möglichkeiten und den Fachleuten im Unternehmen sollten die Führungskräfte entscheiden, ob sie geeignete Strategien in Angriff nehmen wollen.

Schritt 6: Zusammenstellung des Teams

Das Team, das die Umsetzung des Prozesses/Programms zur Mitarbeiterbindung leitet, ist wichtig für den Erfolg. Je nach dem Fachwissen, das für eine bestimmte Strategie erforderlich ist, muss das Team über Mitglieder verfügen, die einen Beitrag dazu leisten können.

Eine Strategie zur "Schaffung eines robusten Mitarbeiter-Feedback-Mechanismus" erfordert beispielsweise Experten für die Gestaltung von Fragebögen, Technologieexperten (falls eine Automatisierung erforderlich ist) und HR-Experten (für die Leitung und Umsetzung der Strategie - in einer Weise, die das Engagement erhöht).

Schritt 7: Messung der Leistung

Der Aspekt der "Messbarkeit" der SMART-Ziele liefert Metriken, die zur Bewertung der Auswirkungen der Strategien zur Zielerreichung herangezogen werden können.

Für das Ziel "Steigerung der Mitarbeiterempfehlungen von X auf Y" ist beispielsweise der tatsächliche Prozentsatz der Mitarbeiterempfehlungen an der Gesamtzahl der Einstellungen die zu beobachtende Kennzahl.

Schritt 8: Analyse der Varianz

Die Abweichung zwischen der tatsächlichen Leistung und der Standardleistung muss berechnet werden, um eine weitere Lücke in der Umsetzung zu finden. Wenn die Strategien beispielsweise nicht dazu geführt haben, dass die erwarteten Y % an Mitarbeiterempfehlungen innerhalb der vorgegebenen Zeit erreicht wurden, müssen sie neu bewertet und überdacht werden.

Schritt 9: Ergreifen von Abhilfemaßnahmen

Die Neubewertung von Strategien sollte den gesamten Ablauf der Zielsetzung und der Auswahl von Strategien begleiten (von Schritt 1 bis 9). Der Grund, warum eine Strategie unwirksam ist oder ein Ziel nicht erreicht wird, könnte in einer falschen Annahme während der Planung einer Strategie liegen.

Der Grund dafür, dass das Ziel "Verbesserung der Mitarbeiterempfehlungen des Unternehmens" nicht erreicht wird, könnte zum Beispiel aus den folgenden wenigen von vielen anderen plausiblen Gründen bestehen.

1. Das zu erreichende Ziel wurde als falsch angenommen - "Y" war ein zu hohes Ziel.
2. Die Zeitspanne ist zu kurz.
3. In der Fishbone-Analyse wurde ein wichtiger Faktor ausgelassen, z. B. die "Prämien für die werbenden Mitarbeiter".
4. Eine Fehlkalkulation in der Wirkungsanalyse. Zum Beispiel war die Auswirkung von "Lohnungleichheit" geringer als angenommen.
5. Das Team verfügte nicht über eine wichtige Fähigkeit, die für die Umsetzung erforderlich ist. Zum Beispiel die Gestaltung von Fragebögen bei der Umsetzung von Mitarbeiterfeedback.

Digitale Tools für das Engagement der Mitarbeiter

Digitale Tools zur Mitarbeiterbindung können Ihnen dabei helfen, eine leistungsfähige und engagierte Arbeitskultur zu schaffen und auszubauen. Sie funktionieren jedoch nur dann am besten, wenn die Strategie so angelegt ist, dass sie den Schwerpunkt auf Anerkennung und Feedback legt und den Mitarbeitern hilft, sich mit dem Auftrag und den Werten ihres Unternehmens verbunden zu fühlen.

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