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Sie fragen sich, wie Sie eine Willkommens-E-Mail an einen neuen Mitarbeiter schreiben sollen? Erinnern Sie sich zunächst daran, wie Sie sich an Ihrem ersten Tag im Unternehmen gefühlt haben. Fragen Sie sich, was Sie an Ihrem ersten Tag gerne gewusst hätten.
Neue Mitarbeiter sind eine enorme Bereicherung für jedes Unternehmen und stellen eine wichtige Investition dar, um die Vision, den Auftrag und die Ziele des Unternehmens zu erreichen. Die langfristige Bindung eines neuen Mitarbeiters an das Unternehmen beginnt bereits bei der Einstellung und während der Aufnahme des Mitarbeiters in das Team.
Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie eine Willkommens-E-Mail an neue Mitarbeiter schreiben, sie freundlich in Ihr Unternehmen aufnehmen und das Engagement der Mitarbeiter von Anfang an fördern.
Willkommens-E-Mails helfen dabei, gesunde Beziehungen zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern aufzubauen, indem sie den Mitarbeitern zeigen, dass sie Ihnen wichtig sind. Gute Willkommens-E-Mails gehen über ein Dankeschön für den Beitritt hinaus, indem sie nützliche Informationen enthalten und die Motivation des neuen Mitarbeiters hoch halten, indem sie ihn für die Mitarbeit bei Ihnen begeistern.
Warum ist es wichtig, eine Willkommens-E-Mail an neue Mitarbeiter zu schreiben?
Der Onboarding-Prozess ist ein kritischer Punkt im Lebenszyklus eines Talents, wobei der erste Tag die wichtigste Rolle in der Einführungsphase spielt.
Eine gute Willkommens-E-Mail an neue Mitarbeiter überbrückt die Kluft zwischen den (guten oder schlechten) Vorstellungen des Bewerbers vom Unternehmen und der Realität, die das Unternehmen ihm vorgaukelt. Diese E-Mails wirken sogar als Katalysator für die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung.
Mehr als ein Kontaktpunkt für die Willkommenskommunikation
Sobald ein Bewerber ein offizielles Einstellungsangebot angenommen hat, wird jede Kommunikation per E-Mail, die ihn danach erreicht, als Teil der Begrüßung des Mitarbeiters betrachtet. Jede spielt eine Rolle für den erfolgreichen Beginn der Mitarbeiterreise.
Der neue Mitarbeiter erhält im Allgemeinen drei Kategorien von E-Mails, die ihm vor seinem ersten Arbeitstag in verschiedenen Phasen zugeschickt werden.
1. Bestätigung der Angebotsannahme
Unmittelbar nachdem der Mitarbeiter das Angebot angenommen hat, muss das Unternehmen eine Empfangsbestätigung an den Bewerber senden. Diese E-Mail muss die wesentlichen Elemente einer herzlichen Begrüßung des neuen Mitarbeiters enthalten.
Neben der Einleitung, in der die Mitarbeiter herzlich willkommen geheißen werden, könnte diese E-Mail auch Folgendes enthalten:
- Link und Anmeldedaten für das Bewerbermanagementsystem des Unternehmens, um ihre Einführungsdokumente hochzuladen, einschließlich der Formulare für die Gehaltsabrechnung und der Empfangsbestätigung für bestimmte Richtlinien und Verfahren.
- Führen Sie alle erforderlichen Einarbeitungsunterlagen auf, die eingereicht werden müssen, und fügen Sie eine Kopie der Richtlinien und Verfahren bei, die der Bewerber anerkennen muss.
2. Hintergrundprüfung per E-Mail
Die zweite E-Mail, die in der Regel verschickt wird, stammt vom Anbieter der Hintergrundüberprüfung der Organisation und enthält einen Fragebogen zur Hintergrundüberprüfung. Achten Sie darauf, dass diese E-Mail persönlich und herzlich ist - etwas, das die Kultur Ihrer Organisation widerspiegelt.
3. Zeitplan für die Orientierung
Im Allgemeinen ist die letzte Mail vor dem ersten Arbeitstag, die E-Mail mit dem Orientierungsplan, wahrscheinlich die letzte Interaktion, die vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters stattfindet.
Diese E-Mail sollte den Mitarbeiter nicht nur herzlich willkommen heißen, sondern auch sehr wichtige Informationen über die ihm zugewiesene Einarbeitung enthalten, wie z. B.:
- Daten
- Zeitpläne
- Themen
- Details der verschiedenen Orientierungs-POCs
Wie schreibt man eine Willkommens-E-Mail für einen neuen Mitarbeiter?
Auch wenn das Verfassen einer Begrüßungs-E-Mail sehr persönlich auf Ihr Unternehmen und Ihre Kultur zugeschnitten sein muss, gibt es doch einige Möglichkeiten, wie Sie sie beginnen können. Wenn Sie sich an Ihre eigene Situation an Ihrem ersten Tag erinnern, können Sie sich fast in die Perspektive der neuen Mitarbeiter versetzen. Fragen Sie sich, was Sie gerne gewusst hätten, als Sie anfingen.
Stellen Sie sich die Lücken vor, die Sie bei der Planung der nächsten Tage und des restlichen Arbeitstages hatten. Denken Sie beim Verfassen der E-Mail daran, dass sie in erster Linie dazu dienen soll, den neuen Mitarbeiter einzuordnen und ihm das Gefühl zu geben, zu Hause zu sein. Um dies zu erreichen, sollten Sie auch Dinge wie DKIM-Fehler vermeiden und für eine ordnungsgemäße E-Mail-Authentifizierung sorgen, damit Sie einen guten ersten Eindruck bei Ihren E-Mail-Empfängern hinterlassen können.
Struktur einer guten Willkommens-E-Mail an einen neuen Mitarbeiter
Hier ist eine kurze Struktur einer guten Willkommens-E-Mail an einen neuen Mitarbeiter:
1. Einleitung
In diesem Teil der E-Mail müssen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter mitteilen, wie sehr Sie sich freuen, dass er zu Ihrem Unternehmen gekommen ist. Dieser Abschnitt muss nicht sehr lang sein, ein paar Sätze sollten genügen. Das Wichtigste ist, dass der neue Mitarbeiter weiß, dass Sie sich freuen, ihn in Ihrem Unternehmen zu haben.
Die Aufnahme einer Tätigkeit in einem neuen Unternehmen ist eine wichtige Entscheidung, daher ist es wichtig, dass sich die Mitarbeiter in ihrer Wahl sicher fühlen.
2. Einen Blick auf den ersten Tag und den weiteren Weg werfen
Teilen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter in Ihrer E-Mail mit, wann sein erster Arbeitstag sein wird und wo er sich einzufinden hat. Versuchen Sie, ihm einen groben Überblick über den Zeitplan für den ersten Tag zu geben.
Sie werden entspannter sein, wenn sie eine gewisse Vorstellung von dem haben, was sie tun werden, sei es, dass sie sich den ganzen Tag orientieren oder sich an die Arbeit machen. Wenn es etwas gibt, das sie mitbringen oder ins Büro bringen sollen, teilen Sie ihnen das in Ihrer Begrüßungs-E-Mail mit.
3. Schlussfolgerung
Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um ihnen zu sagen, warum sie Ihrer Meinung nach für die Stelle geeignet sind und warum Sie sie an Bord geholt haben.
Gehen Sie auf die Entwicklung vom neuen Mitarbeiter zum erfahrenen Mitarbeiter ein. Sie können ihnen sogar sagen, wo Sie sie im Unternehmen sehen.
Ideen für den Inhalt von Willkommens-E-Mails
Hier erfahren Sie, welche Art von Inhalt Sie beim Versenden einer Willkommens-E-Mail verwenden sollten:
1. Eine einprägsame Betreffzeile
Achten Sie darauf, dass die Betreffzeile Ihrer E-Mail einprägsam und so spezifisch wie möglich ist, da sie das Erste ist, was neue Mitarbeiter sehen. Die Betreffzeile sollte so geschrieben sein, dass sie sowohl zielgerichtet als auch ansprechend ist.
Mit anderen Worten, die Betreffzeile sollte die Mitarbeiter über den Zweck der E-Mail informieren, aber auch interessant sein - verwenden Sie aktive Verben, Vokative und Elemente der Neugierde, um die Mitarbeiter zum Öffnen Ihrer E-Mail zu bewegen.
2. Wählen Sie einen Ton, der der Kultur Ihres Unternehmens entspricht
Wie alles andere im Unternehmen sollte auch Ihre Willkommens-E-Mail Ihre Unternehmenskultur widerspiegeln.
Die Willkommens-E-Mail eines lustigen und modernen Büros kann flippiger sein als beispielsweise in einem Unternehmen mit einer eher konservativen Kultur - wie einer Universität oder einer Organisation des öffentlichen Sektors.
Unabhängig vom Tonfall kann die Beachtung der folgenden Punkte dazu beitragen, dass die E-Mail sehr effektiv wird:
- Verwendung von kurzen und einfachen Sätzen.
- Vermeiden Sie Slang und Fachausdrücke.
- Seien Sie locker und vermeiden Sie bürokratische Formulierungen.
- Verwenden Sie aktive Verben und positive Adjektive.
- Vermeiden Sie überflüssige Adverbien wie "sehr", "wirklich" oder "wirklich".
- Vermeiden Sie Großbuchstaben und Ausrufezeichen - diese könnten Ihre E-Mail entweder zu eindringlich oder emotional machen.
3. Sichtbar sein
Auch wenn eine gute, altmodische Text-E-Mail immer noch sehr relevant sein kann, sollten Sie die verschiedenen kostenlosen Tools auf dem Markt prüfen, mit denen Sie visuelle E-Mails versenden können, um eine bessere Wirkung zu erzielen.
Achten Sie bei der Gestaltung einer solchen Vorlage darauf, dass die stilisierte E-Mail-Vorlage Ihren Markenrichtlinien entspricht.
4. Prüfen Sie auf Tipp- und Grammatikfehler
Tipp- und Grammatikfehler spielen eine entscheidende Rolle dabei, wie ein Mitarbeiter das Unternehmen wahrnimmt - es wirkt wie ein erster Eindruck. Es versteht sich wahrscheinlich von selbst, aber es ist immer wichtig, E-Mails vor dem Versand zu überprüfen. Beachten Sie beim Verfassen einer E-Mail zur Begrüßung eines neuen Mitarbeiters die folgenden guten Tipps:
- Vergewissern Sie sich, dass die Rechtschreibprüfung Ihres Browsers aktiviert ist, und überprüfen Sie die Rechtschreibung aller E-Mails vor dem Versand.
- Verwenden Sie die Grammatik- und Interpunktionsprüfung von Prepostseo oder Grammarly.
- Verstehen Sie die häufigsten Grammatik- und Zeichensetzungsfehler, um sie zu vermeiden.
- Lesen Sie Ihre E-Mails laut vor, um sie effektiver zu gestalten
Was sollte in einer E-Mail zur Begrüßung neuer Mitarbeiter stehen?
Hier sind die anderen Elemente, die Sie in Ihre Willkommens-E-Mail aufnehmen sollten:
1. Willkommensvideo
Mit visuellen Inhalten lässt sich viel erreichen. Nachfolgend die wichtigsten Videoeinbindungen, die Sie in die Willkommensmail einbetten können.
- Ein Begrüßungsvideo durch den CEO der Personalabteilung
- Ein Video zur Unternehmensaktualisierung
- Ein Video über das Unternehmen
- Ein Kultur- oder "Spaß bei der Arbeit"-Video
2. Anhänge
Je nach Stadium der Begrüßungs-E-Mail (Empfangsbestätigung/Hintergrundprüfung/Orientierung) müssen der E-Mail entsprechende Anhänge beigefügt werden. Vergewissern Sie sich, dass diese Anhänge richtig benannt sind, bevor Sie sie anhängen.
Legen Sie Dokumente bei, die viel Lektüre erfordern, z. B. die Beschäftigungsbedingungen und eine Liste der angebotenen Vergünstigungen, damit der Arbeitnehmer die Klauseln nicht erst durchgehen muss, bevor er sie an seinem ersten Arbeitstag unterschreibt.
3. Prüflisten
Mit Hilfe von Checklisten können die Mitarbeiter sicherstellen, dass sie an ihrem ersten Arbeitstag die erforderlichen Dokumente mit sich führen.
Fügen Sie die Checkliste entweder in den Text der E-Mail ein oder als druckbare Anlage. Diese Checkliste ist in die folgenden Abschnitte unterteilt:
- Aufgaben, die vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters zu erledigen sind.
- Aufgaben, die am ersten vollen Arbeitstag des Mitarbeiters zu erledigen sind.
- Aufgaben, die in der Orientierungsphase des Mitarbeiters zu erledigen sind (zum Beispiel)
4. Orientierungsfahrplan
Eine interessante Möglichkeit für Unternehmen, die sich über mehrere Stockwerke erstrecken, um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter nicht buchstäblich in den Räumlichkeiten "verirren", besteht darin, ihnen eine Anfahrtsskizze für den ersten Tag auszuhändigen.
Im Grunde genommen kann eine Blaupause des Büros (ungefähr und frei teilbar), der Zeitplan und die Aktivität in die Karte eingetragen werden, an der sie stattfinden soll. Dies ist äußerst nützlich für große Orientierungsprogramme, die in verschiedenen Schulungsräumen und Abteilungen stattfinden.
Neben der Orientierung im Klassenzimmer kann die Bereitstellung einer "Meet-and-Greet"-Roadmap dazu beitragen, neue Mitarbeiter mit anderen Personen in Kontakt zu bringen, die sie kennen sollten, um ihre internen Netzwerke aufzubauen. Die Karten können auch hier Einzelheiten über den Standort des Büros der betreffenden Person enthalten.
Diese Treffen helfen ihnen auch, mehr über das Unternehmen zu erfahren, indem sie mit Mitarbeitern anderer Abteilungen sprechen und ein tieferes Verständnis für die Aufgaben und Verantwortlichkeiten ihrer Kollegen gewinnen.
5. Wichtige Punkte der Kontakte
Die vollständigen Angaben (Name, E-Mail und Telefonnummern) zu den Personen, die vor, während oder nach dem ersten Tag kontaktiert werden müssen, müssen dem Mitarbeiter im Voraus mitgeteilt werden.
Diese Angaben sollten die ihrer sein:
- Orientierung POC
- Verwaltung & IT POC
- HR POC
- Manager
- Kontaktdaten der Orientierungshilfe
6. Lernressourcen
Verschaffen Sie Ihren Mitarbeitern einen schnellen Einstieg mit Links zu wichtigen Lernmaterialien wie z. B:
- Website des Unternehmens
- Blog und Lernressourcen
- Fallstudien und Produktdokumentation
- L&D-Portale
- Link zu den in ihrer Funktion verwendeten Werkzeugen und technischen Hilfsmitteln
7. Anmeldedaten
Bringen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, sich bereits vom ersten Tag an mit ihren zukünftigen Kollegen zu vernetzen. Geben Sie ihnen Zugang zu sozialen Büroplattformen wie Empuls , damit sie mehr über ihre Büroumgebung, Arbeitsgruppen und Interessengruppen erfahren können. Geben Sie Links zu ihrer spezifischen Arbeitsgruppe frei, damit sie ihre Kollegen leicht finden können.
8. Angaben zu einem Orientierungs-Buddy
Untersuchungen haben gezeigt, dass die Bereitstellung eines Ansprechpartners aus der eigenen Abteilung die anfängliche Verwirrung und Unsicherheit, mit der alle neuen Mitarbeiter konfrontiert sind, verringert und das Engagement der Mitarbeiter verbessert.
Ein Buddy hilft dem Mitarbeiter, sich wohl zu fühlen, und kann einem neuen oder sogar versetzten Mitarbeiter während seiner Einarbeitung zur Seite stehen. Sie bieten Ratschläge, Ressourcen und Hilfestellungen zu den alltäglichen Aspekten der Arbeit in der Abteilung und im Unternehmen.
Wenn Sie sich für ein "Buddy"-System entschieden haben, ist die Begrüßungsmail der richtige Ort, um den dem Mitarbeiter zugewiesenen Buddy vorzustellen.
9. FAQs
Fügen Sie die Antworten auf die wichtigsten Fragen hinzu, die neue Mitarbeiter vor oder während der Einarbeitung stellen könnten.
Mustervorlagen für Willkommens-E-Mails an neue Mitarbeiter
Im Folgenden finden Sie eine umfangreiche Sammlung von E-Mail-Inhalten zur Begrüßung neuer Mitarbeiter. Verwenden Sie diese für ein effektives Mitarbeiterengagement. Die unten aufgeführten Muster können für verschiedene Organisationskulturen und Bedürfnisse geeignet sein, verwenden Sie sie also entsprechend.
Beispiel 1
Farbton: Lässig
Stil: Visuell
Gesendet von: Personalleiter
Beispiel 2
Tonfall: formell
Stil: Visuell
Gesendet von: HR
Beispiel 3
Tonfall: Informell
Stil: Beschreibend
Gesendet von: HR
Beispiel 4
Tonfall: formell
Stil: Beschreibend
Gesendet von: Personalleiter
Beispiel 5
Tonfall: Informell
Stil: Beschreibend
Gesendet von: Manager
Abwechselnde E-Mail-Einführungen
Beispiel 1
Es ist großartig, Sie in unserem Team zu haben, und im Namen aller Teammitglieder möchten wir Sie herzlich willkommen heißen. Wir sind sicher, dass Ihre Beiträge von unschätzbarem Wert für die Ziele und Ergebnisse des Teams sein werden. Wir hoffen, Sie am [Datum des Beitritts] zu sehen.
Beispiel 2
Willkommen bei [Name des Unternehmens]. Wir danken Ihnen, dass Sie das Stellenangebot angenommen haben, und erwarten, dass Sie zu einem der wertvollsten Aktivposten unseres Unternehmens werden. Wir wünschen Ihnen alles Gute und freuen uns darauf, Sie am [Datum] kennenzulernen.
Beispiel 3
Wir heißen Sie im Namen aller Mitarbeiter von [Name des Unternehmens] herzlich willkommen. Wir freuen uns darauf, Sie als Teammitglied zu haben, und hoffen, dass [Unternehmen] Ihnen genügend Möglichkeiten bietet, Ihre Fähigkeiten, Fertigkeiten und die von Ihnen erwarteten Ergebnisse unter Beweis zu stellen.
Beispiel 4
Herzlichen Glückwunsch, dass Sie Teil unseres Unternehmens werden. Wir haben eine Unternehmenskultur, in der Sie die Möglichkeit haben, Ihre Karriere voranzutreiben und herzliche Beziehungen zu anderen Mitarbeitern zu entwickeln. Wir setzen große Hoffnungen in Sie und erwarten, dass Sie längerfristig mit uns verbunden bleiben.
Beispiel 5
Herzlich willkommen in unserem Unternehmen. Wir haben schon viel von Ihnen gehört und erwarten, dass Sie sicherlich gute Leistungen erbringen und unsere Erwartungen erfüllen werden. Herzlichen Glückwunsch zum Beginn Ihrer neuen Reise mit unserem Unternehmen und viel Glück für Ihre Zukunft.
Beispiel 6
Es ist toll, eine hochtalentierte und qualifizierte Person in unserem Team zu haben. Wir heißen Sie in unserem Team willkommen und versichern Ihnen die besten Annehmlichkeiten und die beste Kultur in unserem Unternehmen. Wir erwarten, dass Sie Ihre Fähigkeiten bestmöglich einsetzen und in Zukunft bessere Positionen erreichen werden.
Muster 7
Herzlichen Glückwunsch zu Ihrer Einstellung bei [Name des Unternehmens]. Ich heiße Sie herzlich im Team willkommen und wünsche Ihnen, dass Sie in Ihrer Karriere hier große Erfolge erzielen werden. Wir freuen uns darauf, Sie als effektiven Mitarbeiter bei [Unternehmen] zu sehen und herzliche Beziehungen zu Ihren Kollegen zu knüpfen.
Muster 8
Willkommen an Bord. Herzlichen Glückwunsch, dass Sie als [Position] bei [Name des Unternehmens] ausgewählt wurden.
Ich möchte erwähnen, dass es bei [Unternehmen] mehrere Möglichkeiten gibt, die Sie nutzen können, um beruflich voranzukommen. Bei [Unternehmen] gibt es viele Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung. Ich hoffe, dass Sie Ihr Team mit Ihrem besten Einsatz unterstützen und ein ertragreicher Mitarbeiter des Unternehmens werden.
Muster 9
Willkommen im Team, [Name]. Wir freuen uns, Sie an Bord zu haben. Wir erwarten, dass Sie Ihre Ziele erreichen und eine großartige Karriere bei uns machen werden. Viel Glück für Ihre Aufgabe bei [Unternehmen] und herzlichen Glückwunsch, dass Sie ein fester Bestandteil des Teams geworden sind.
Muster 10
Es ist toll, Sie in [Unternehmen] zu haben. Wir wünschen Ihnen eine wunderbare Zeit hier - mit großartigen Möglichkeiten, etwas zu erreichen und zu wachsen. Wir beglückwünschen Sie zu Ihrer neuen Rolle als [Rolle] und hoffen, dass Sie hervorragende Leistungen erbringen werden.
