Créer un écosystème socio-technique pour accroître l'engagement des employés

Alors que l'engagement des employés est un domaine d'intérêt pour les RH depuis plus de deux décennies, la technologie a permis d'accélérer ces efforts. Dans cet article, nous découvrons comment des systèmes socio-techniques tels que Empuls contribuent à accroître la participation et l'engagement des employés.

A. Dahl et al, "Building an innovation community".  

Un système socio-technique.

Il est intéressant de voir comment Dahl et son équipe de recherche comportementale composée de trois membres ont qualifié les communautés de travail de système "sociotechnique". L'étude a été réalisée au plus fort de l'essor des médias sociaux, et elle considère les réseaux sociaux comme un moyen essentiel de créer des communautés. Selon Mme Dahl, il est essentiel de concevoir ces systèmes sociotechniques de manière à ce qu'ils soient "centrés sur l'humain" afin de garantir l'authenticité de la participation des employés.

Empuls est soigneusement conçu pour faciliter la création de groupes de travail et de communautés authentiques qui contribuent à produire des résultats commerciaux - en étant centrés sur l'humain. Empuls est un produit technologique qui repose sur la science du comportement, base-up. Cette plateforme facilite ces écosystèmes socio-techniques que Dahl qualifie de presque mythiques pour augmenter l'alignement des employés en utilisant l'intranet social.

Examinons tout ce que Empuls pour créer des groupes d'employés et des communautés afin d'améliorer la participation des employés, avec quelques cas d'utilisation en direct de l'utilisation interne de Empuls .

1. Créer une culture "socio-technique" de collaboration

La fonction "groupes et communautés" du site Empuls aide les équipes d'employés à se rapprocher et à s'aligner sur une vision unique. Cette fonction permet aux employés de partager des messages significatifs, immédiats et personnels à grande échelle.

De cette façon, Empuls peut créer une culture d'entreprise collaborative en utilisant des fonctionnalités riches comme les flux, les annonces, les groupes, les chats et les notifications. L'information est transparente dans l'ensemble de l'organisation et tout le monde est aligné sur l'objectif général de l'organisation.

Cas d'utilisation 1 : idées et suggestions à l'échelle de l'organisation

Une part considérable de la collaboration consiste à obtenir l'adhésion de l'équipe. La meilleure façon d'y parvenir est de lancer des initiatives à l'échelle de l'organisation pour recueillir les idées et les suggestions de tous les employés. Non seulement les utilisateurs se sentent complètement impliqués dans les événements importants, mais ils finissent également par apporter des contributions précieuses à l'initiative.

Vous trouverez ci-dessous une capture d'écran de la manière dont nous avons recueilli des suggestions dans un blog annuel de synthèse.

Nous avions une dizaine d'éléments sur notre liste avant de la "Empuls". Nous avons finalement reçu plus de 50 contributions supplémentaires - auxquelles nous n'aurions pas pensé autrement.

Cas d'utilisation 2 : Partage du retour d'information

Le retour d'information est un outil puissant pour responsabiliser les employés et est essentiel à la collaboration. Grâce à Empuls, nous pouvons recueillir et documenter le retour d'information, en toute transparence.

Dans l'exemple ci-dessous, l'un de nos responsables des ventes donne à l'équipe chargée des produits un avis sur la façon dont l'une de nos pages produit devrait se comporter. Il s'agit d'informations très importantes, car elles peuvent découler d'une discussion qu'il a eue avec un client.

Cas d'utilisation 3 : appréciation sociale.

Empuls aide à stimuler la collaboration grâce à l'utilisation de l'appréciation sociale. Les cadres peuvent apprécier les membres de leur équipe ou leurs pairs et les associer à des valeurs organisationnelles importantes. Même les faveurs interdépartementales peuvent être soulignées par ces messages chaleureux à l'échelle de l'organisation.

À l'adresse Empuls, par exemple, le service de conception numérique est une ressource partagée entre plusieurs équipes. Ci-dessous, on voit notre chef du marketing apprécier l'un de nos concepteurs principaux pour sa contribution exceptionnelle à la réalisation d'un projet.

Cas d'utilisation 4 : Partage d'informations

Empuls offre de nombreuses applications de partage d'informations car il est fondamentalement modélisé comme une plateforme sociale.

Dans l'exemple ci-dessous, l'un de nos dirigeants informe brièvement l'organisation de l'endroit où il se trouve et de ce qu'il compte y faire. Il est prouvé que cette dissipation de l'information permet aux employés de se sentir responsabilisés par des mises à jour importantes sur l'organisation.

Dans un autre exemple, on voit l'un de nos dirigeants partager un élément important du contenu qu'il a trouvé par hasard sur Internet.

La fonctionnalité de partage d'informations peut être utilisée pour créer des groupes tels que "Louer, vendre ou acheter quelque chose" et "Partager un trajet ou un itinéraire".

Cas d'utilisation 5 : enseignements importants

Empuls facilite le partage des connaissances importantes acquises par un employé au cours de sa période d'emploi - comme les connaissances acquises lors d'une session d'apprentissage, d'un événement, d'un séminaire, d'une discussion avec un client, d'un processus ou d'un échec.

Dans l'exemple ci-dessous, un de nos chefs des ventes résume les enseignements qu'il a tirés de sa discussion avec un prospect important.

Cas d'utilisation 6 : Discussions en tête-à-tête

Empuls permet aux membres de passer rapidement d'une conversation "publique" ou "de groupe" à un chat. Cette fonction est importante dans les cas où les utilisateurs ont besoin d'avoir des conversations privées, par exemple pour donner un retour d'information ou organiser une fête surprise.

Notre chatbot pourrait également être d'une grande aide pour guider les utilisateurs dans l'accomplissement de tâches telles que la récompense.

Cas d'utilisation 7 : Forums d'objets perdus et trouvés

C'est un cas d'utilisation que seule une plateforme comme Empuls peut permettre. Les gens peuvent télécharger des informations sur un objet trouvé, et le fil des commentaires peut être utilisé pour recevoir des réponses et même réduire le nombre de propriétaires.

Cas d'utilisation 8 : Forums d'achat et de vente

Empuls peut mettre en place des forums d'achat et de vente similaires aux forums d'objets trouvés. Les gens peuvent annoncer leur intérêt pour la vente et l'achat. Les auteurs des messages peuvent évaluer les différentes offres et même choisir un acheteur ou un vendeur en utilisant le fil des commentaires. Les discussions qui devraient être privées - comme le marchandage - peuvent être basculées sur le chat.

2. Une communication interne très efficace

Empuls est bien adapté à la gestion des communications internes de l'organisation. Il permet d'organiser et de diffuser des annonces en temps réel sur le lieu de travail. Les employés peuvent rapidement mettre à jour les informations organisationnelles clés à l'aide de groupes et de communautés, que ce soit via l'application mobile ou le web. La plateforme se double d'un réseau social pour les employés qui ouvre ces discussions sur le lieu de travail à la participation des employés.

Empuls fonctionne bien pour toutes les catégories d'employés d'une organisation, qu'il s'agisse d'une main-d'œuvre de première ligne, mobile ou de bureau. L'interface web facilite la tâche des employés de bureau, et l'application mobile aide les employés de première ligne à accéder à distance aux informations importantes. La plateforme démocratise l'information au sein de l'organisation et élimine les problèmes de mauvaise communication ou d'alignement.

Cas d'utilisation 1 : Annonces d'événements

Qu'il s'agisse d'une sortie au bureau, d'un festival ou d'une activité de fidélisation, les annonces d'événements sont importantes pour la communication interne. Il est facile de montrer tous les détails de l'événement - avec les itinéraires joints et des images attrayantes - en utilisant Empuls.

Voici comment notre HRBP a choisi d'annoncer l'une des célébrations de notre bureau. Riche en images, instructions et émoticônes, elle n'a omis aucun détail.

Cas d'utilisation 2 : Mises à jour des politiques/du lieu de travail

Il arrive souvent que des mises à jour importantes des politiques de RH et de conformité ne soient pas lues parmi des dizaines d'autres courriels. Empuls permet de garder ces mises à jour importantes en tête des fils d'information des employés.

Regardez comment notre responsable des RH envoie notre politique de sécurité de l'information et lance un quiz d'évaluation.

Ici encore, on la voit partager sans effort notre nouveau plan de table.

Cas d'utilisation 3 : Prix

Les récompenses elles-mêmes sont une fonction importante de Empuls , avec plusieurs nuances. Mais les récompenses sont encore mieux organisées grâce à la fonction "Groupes et communautés". En d'autres termes, parmi les autres flux, le flux des récompenses se distingue par sa conception et sa présentation - il présente les employés vedettes à l'ensemble de l'entreprise.

Dans l'exemple ci-dessous, ce groupe a obtenu une reconnaissance ponctuelle, et tous ses membres sont mis en valeur.

Cas d'utilisation 4 : Annonces de nouveaux adhérents

À maintes reprises, les mailings destinés aux nouveaux arrivants ne parviennent pas à atteindre leur objectif - soit ils sont manqués, soit ils sont lus et oubliés. Avec Empuls, les nouveaux arrivants sont présentés comme la personne réelle qu'ils sont - ce qui permet au reste de l'entreprise de leur souhaiter la bienvenue - par le biais de commentaires, d'applaudissements et de +1.

L'exemple ci-dessous montre notre chef des RH accueillant l'un de nos nouveaux employés.

Cas d'utilisation 5 : Annonces d'initiatives marketing

Le réseau interne des employés peut déclencher l'"effet de réseau" que le marketing numérique recherche dans la distribution de contenu. La publication des initiatives marketing récentes et des messages sur les médias sociaux sur Empuls peut contribuer à rediriger le trafic vers les sites des médias sociaux de l'organisation.

Voici comment notre spécialiste du marketing numérique utilise Empuls pour attirer du trafic vers notre nouveau compte Instagram.

Cas d'utilisation 6 : Embauche et recommandations

Empuls peut être particulièrement utile pour toutes sortes de diffusion d'informations - et du point de vue des RH, les annonces d'embauche et de recommandation constituent un excellent cas d'utilisation. Voici un exemple dans lequel notre RH chargée du recrutement fait le meilleur usage de Empuls - en plus d'annoncer les nouvelles embauches, elle annonce les références réussies et les apprécie même.

3. Des communications d'équipe qui aident les membres de l'équipe à mieux

De toutes les sphères que la technologie a révolutionnées, la plus touchée est celle des communications (qu'il s'agisse de téléphones mobiles, de réseaux sociaux ou d'assistance à distance). Dans les systèmes socio-techniques, la technologie peut aider les communications intra-équipe à devenir transparentes.

Il est bien connu qu'une bonne communication est essentielle au travail d'équipe. Mais les courriels personnels et les chats fragmentent la communication en les enfermant dans les boîtes de réception des gens. De nombreux membres de l'équipe, qui auraient dû connaître des informations importantes enfouies dans ces conversations, restent inconscients.

Avec Empuls, toutes les discussions de l'équipe sont organisées et accessibles en un seul endroit. Empuls offre à l'équipe un centre organisé pour discuter quotidiennement, trouver des idées, partager des mises à jour et créer des connaissances organisationnelles auxquelles on peut se référer à tout moment et de n'importe où.

Cas d'utilisation 1 : Distribution des tâches

Empuls permet aux utilisateurs de créer des groupes basés sur les tâches ou sur les départements et de permettre aux membres de gérer les tâches directement à partir de ces groupes.

Dans l'exemple ci-dessous, l'un des responsables des ventes explique le processus d'une tâche en cours et l'attribution des tâches aux membres respectifs en utilisant le marquage des utilisateurs. Les membres étiquetés peuvent même revenir par le biais de commentaires s'ils ont des clarifications à apporter - et de cette façon, ces clarifications sont triées pour toute l'équipe.

Cas d'utilisation 2 : Annonces spécifiques à une équipe

Les responsables peuvent utiliser Empuls pour envoyer des annonces spécifiques à une équipe. Ces messages sont facilement consultables, ce qui permet d'y jeter un coup d'œil rapidement.

Par exemple, voici le message que notre DRH a envoyé pour annoncer les sessions de formation en vente qu'elle organisait. Le post lui permet d'expliquer l'itinéraire dans tous ses détails.

Cas d'utilisation 3 : Forums d'aide

Une autre façon intéressante d'utiliser les groupes Empuls est d'organiser des forums d'aide. Les nouveaux employés peuvent avoir de nombreux doutes sur les produits ou les processus de l'entreprise. Parfois, même les responsables ne les clarifient pas dans tous les détails. C'est à ce moment-là que les groupes d'aide ou les messages (comme dans l'exemple ci-dessous) sont utilisés.

Ci-dessous, l'un des membres de notre nouvelle équipe de vente recherche des informations clés sur une fonctionnalité du produit. Elle a reçu une réponse du directeur technique lui-même, ce qui lui a permis de clarifier sa requête.

Cas d'utilisation 4 : Mise à jour des tâches et des jalons

Lorsque des tâches peuvent être attribuées, elles peuvent également faire l'objet d'un suivi. Les équipes qui souhaitent que le suivi soit plus privé peuvent utiliser des chats ou des groupes fermés et utiliser des groupes ouverts pour célébrer les étapes importantes, comme celle donnée ci-dessous.

Dans l'exemple ci-dessous, l'administrateur de notre bureau annonce avec joie une étape importante du chiffre d'affaires et quelques initiatives clés pour les employés que son équipe a lancées avec succès.

Dans un autre exemple, notre équipe du catalogue fait le point sur l'achèvement de ses tâches - par le biais d'un groupe fermé qu'elle a créé.

Cas d'utilisation 5 : Procès-verbal de la réunion

Pour les équipes, le "compte rendu de réunion" est un document important pour les décisions de l'équipe, la répartition des tâches et les calendriers. La publication des procès-verbaux sur un groupe Empuls permet à chaque membre de l'équipe d'être au courant des décisions clés, même en leur absence.

Dans l'exemple ci-dessous, l'un des chefs de produit résume les conclusions d'un exercice de cartographie de l'empathie qu'il a mené. Les lecteurs peuvent comprendre le processus de cartographie de l'empathie, visualiser la carte de l'empathie et même voir les personnes qui ont participé à l'atelier.

4. Gestion de l'information et des connaissances

EmpulsUne recherche puissante aide les nouveaux utilisateurs à comprendre le contexte d'un élément de tâche et à le comprendre.

réutiliser les connaissances organisationnelles partagées au fil des mois, voire des années. Les utilisateurs peuvent même gérer les pièces jointes pour structurer les fichiers et les données importants autour de ces conversations. La communication et la transparence permises par les groupes et les communautés de Empuls aident les employés à obtenir les bonnes informations à chaque étape.

Cas d'utilisation 1 : Groupes pour classer les informations

Alors que les groupes sur Empuls peuvent être entièrement basés sur ce que l'organisation juge important, les groupes stratégiques peuvent apporter des fonctionnalités considérables. Dans l'exemple ci-dessous d'un groupe très réussi créé par notre équipe de produits, les utilisateurs peuvent entamer une conversation sur des commentaires importants concernant nos produits. Ces questions peuvent être instantanément clarifiées ou prises en compte dans le développement - et l'ensemble du processus est entièrement documenté.

Jetez un coup d'œil aux différentes contributions que le créateur du billet reçoit par le biais des commentaires.

Cas d'utilisation 2 : Flux et fils de commentaires pour organiser les discussions

En tant que sous-fonctionnalité de l'échange d'informations au sein d'un groupe, même les flux peuvent recueillir de manière indépendante des contributions pertinentes autour d'une question clé. L'exemple ci-dessous commence par une suggestion et se poursuit jusqu'à ce que l'un des chefs de produit partage les "éléments de base" de la discussion.

Cas d'utilisation 3 : découverte de conversations

La fonctionnalité de recherche de Empuls permet de redécouvrir toutes les conversations qu'un utilisateur a eues sur la plateforme. Il suffit aux utilisateurs de saisir quelques mots-clés dont ils se souviennent ou les noms des utilisateurs qui ont publié la conversation, et ils ont accès à l'ensemble du flux.

Par exemple, en recherchant "employé", on obtient les conversations dans lesquelles le mot "employé" est mentionné.

Cas d'utilisation 4 : Découverte de fichiers

Empuls permet aux utilisateurs de télécharger toutes sortes de fichiers et les aide même à les récupérer rapidement. Les fichiers associés à des conversations peuvent être retrouvés à l'aide des mots-clés de la conversation.

Par exemple, en recherchant "employé" dans la recherche, on obtient des pièces jointes dont le nom de fichier contient "employé".

Cas d'utilisation 5 : Découverte des tâches

La console de recherche de Empuls permet de trouver rapidement des tâches en utilisant le qualificatif "tagué", et le système répertorie toutes les tâches attribuées à l'utilisateur au moyen du tagging.

Par essence, la plateforme Empuls est un intranet social d'entreprise tout-en-un, une base de connaissances, une plateforme de productivité et un outil de communication interne. L'environnement de travail "socio-technique" que Empuls vous aide à faciliter peut contribuer stratégiquement à la réalisation des objectifs de l'organisation.

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