L'absentéisme des employés sur le lieu de travail : Un guide complet

Chaque employé de votre organisation est un élément précieux de votre entreprise. Cela est vrai, qu'il s'agisse d'un employé de première ligne ou d'un cadre très expérimenté. La contribution de chacun est importante, et lorsque l'un de ces précieux employés est absent ? Rien ne fonctionne aussi bien qu'il le devrait. A rapport du Bureau des statistiques du travail a montré que le taux d'absence pour tous les travailleurs salariés à temps plein est de 3,2 %. 

L'absentéisme des employés est l'un des plus grands défis auxquels les employeurs sont confrontés aujourd'hui. Un certain niveau d'absence est attendu et accepté

• Les employés tombent malades, 
• Questions relatives à la garde d'enfants
• Épuisement mental et physique
• Obligations familiales ou personnelles
• Vacances planifiées à l'avance

Mais lorsque ces absences non planifiées s'accumulent, c'est toute l'entreprise qui en pâtit. Selon une étudel'absentéisme peut coûter à une organisation 225,8 milliards de dollars, soit 1 685 dollars par employé et par an.

C'est pourquoi nous avons créé ce guide complet sur l'absentéisme des employés. Vous y apprendrez tout ce que vous devez savoir sur les causes de l'absentéisme et ce que vous pouvez faire pour éviter qu'il ne nuise à votre entreprise.

C'est parti !

Qu'est-ce que l'absentéisme des employés ?

La définition de l'absentéisme des employés est l'absence fréquente des employés de leur lieu de travail. Ces absences sont plus qu'occasionnelles - elles sont habituelles, et leur fréquence élevée signifie qu'elles sont hors norme pour la plupart des autres employés.

Bien sûr, il existe des raisons légitimes pour lesquelles les employés s'absentent du travail. Les congés de maladie sont fréquents et les employés ont besoin de temps pour se remettre d'une maladie. Il y a des urgences familiales qui surgissent, ainsi que des événements météorologiques inattendus qui peuvent perturber la capacité à se rendre au travail ou à l'effectuer. Les salariés ont également besoin de prendre des vacances pour se reposer et se ressourcer afin de pouvoir donner le meilleur d'eux-mêmes à leur retour.

Toutefois, l'absentéisme des salariés va bien au-delà de ces congés réguliers et attendus, qui sont pris en compte dans les politiques de l'entreprise et généralement rémunérés. L'absentéisme implique des absences non planifiées qui se produisent souvent et peuvent inclure le fait de sauter des journées de travail, de quitter le travail plus tôt ou d'arriver en retard. Il s'agit d'un modèle de comportement qui perdure dans le temps et qui a un effet néfaste sur l'équipe et l'entreprise.

Causes de l'absentéisme des employés

Alors pourquoi l'absentéisme des employés se produit-il ? Il existe quelques causes courantes.

1. Faible engagement des employés

Les employés qui ne sont pas impliqués dans leur travail ne sont pas incités à se surpasser. Ils accomplissent leurs tâches quotidiennes avec un minimum d'effort, puis rentrent chez eux. Le fait d'être désengagé de son travail n'incite pas les gens à arriver à l'heure au travail et à être enthousiastes tous les jours - en fait, cela peut encourager les absences excessives.

2. Épuisement professionnel

Si vos employés ont trop de choses à faire chaque jour et qu'ils ne semblent jamais pouvoir se reposer, ils finiront par s'épuiser. L'épuisement professionnel est un problème réel et croissant, surtout si votre entreprise essaie de réduire les coûts en n'embauchant pas assez de travailleurs. Bien que cela puisse permettre d'économiser de l'argent à court terme, avec le temps, les employés s'épuiseront et commenceront à manquer le travail parce qu'ils sont débordés.

3. Manque de flexibilité

Bien que les horaires flexibles soient de plus en plus populaires, de nombreux employeurs ne les proposent toujours pas. Cela peut entraîner l'absentéisme des employés, qui s'efforcent de concilier leur vie, leurs priorités familiales et leurs engagements professionnels.

4. Harcèlement sur le lieu de travail

Il est tout à fait logique que si les employés ne se sentent pas à l'aise ou en sécurité au travail, ils viendront moins au travail. Le harcèlement peut être verbal ou physique (ou les deux), et peut provenir de supérieurs et de managers ou de collègues. Cela rend également les employés moins intéressés par leur travail, de sorte que leurs performances en pâtissent.

Comment mesurer l'absentéisme des employés ?

Mesurer l'absentéisme des employés est assez simple : il suffit de prendre le nombre d'absences non excusées sur une période donnée, de le diviser par la période totale, puis de multiplier le résultat par 100 pour obtenir le pourcentage d'absentéisme sur un mois, un trimestre ou une année.

Formule d'absentéisme : ((nombre d'absences non excusées)/période totale) x 100 = % d'absentéisme

La suite, cependant, est un peu plus délicate. Il n'existe pas de chiffre unique permettant de savoir si le taux d'absentéisme de vos employés est trop élevé. Un niveau de zéro est idéal, bien sûr, mais ce n'est pas non plus très réaliste. Vous devrez juger par vous-même si le niveau d'absentéisme de vos employés semble plus élevé qu'il ne devrait l'être.

Et lorsque vous calculez le niveau d'absentéisme des employés, assurez-vous de ne pas inclure les absences légitimes et planifiées du travail comme les jours de maladie et les vacances, ou vous n'aurez pas une vision précise de votre problème d'absentéisme des employés.

L'absentéisme des employés est un gros problème pour de nombreuses organisations. Il pèse lourdement sur les performances de l'entreprise. En fait, on estime que l'absentéisme des employés coûte aux employeurs 1 685 dollars par employé et par an.

L'absentéisme est également préjudiciable aux autres employés de l'équipe qui doivent augmenter leur propre charge de travail pour remplacer un membre de l'équipe fréquemment absent. L'effet de l'absentéisme sur les performances de l'employé absent est également réel : il a du mal à avoir le sentiment de faire partie intégrante de l'équipe et de l'organisation et se démoralise davantage.

Comment gérer l'absentéisme sur le lieu de travail ?

Les employeurs ont souvent du mal à gérer l'absentéisme de leurs employés - ils savent qu'il leur coûte de l'argent et nuit au moral, mais ils ne savent pas comment résoudre le problème. Cette situation peut être décourageante, et de nombreux responsables et dirigeants choisissent d'ignorer le problème ou de licencier l'employé pour absentéisme excessif.

Mais ces deux solutions ne sont que des solutions à court terme - elles ne s'attaquent pas aux causes sous-jacentes de l'absentéisme des employés, et le problème pourrait bien resurgir bientôt. Les employeurs devraient plutôt essayer les mesures suivantes pour réduire l'absentéisme des employés.

1. Mesurer le niveau d'absentéisme des employés

La première étape de la résolution d'un problème consiste à en déterminer l'ampleur. Mesurer l'absentéisme à l'aide de la formule ci-dessus vous aidera à voir s'il s'agit d'un problème important. Vous pouvez également comparer les niveaux d'absentéisme dans différents services et rôles pour voir où se situent les plus gros problèmes. Cela vous aidera à vous préparer à vous attaquer au problème.

2. Déterminer les causes de l'absentéisme

Il est naturel de vouloir simplement réprimander les employés qui sont absents plus souvent qu'ils ne le devraient et de leur dire de ne plus recommencer. Cependant, cela ne résoudra pas la racine du problème et ne mettra donc probablement pas fin au comportement.

Vous devez plutôt chercher à savoir pourquoi un employé ou un groupe d'employés ne vient pas au travail aussi souvent qu'il est censé le faire. Les causes de l'absentéisme des employés peuvent être mineures, mais il peut aussi s'agir d'un schéma bien ancré de surcharge de travail grave ou de harcèlement intensif sur le lieu de travail.

How can you truly know what’s causing employees to shirk their work? Don’t assume that you know - ask them directly. Using employee survey tools like those in Empuls can help you ask the right questions to get to the root of the problem. It’s best not to narrow the focus of the survey to issues that you think might be causing it so you don’t lead employees to a certain answer. Instead, give them an open space to share their thoughts so they can be honest.

Si le problème ne concerne qu'un seul employé, son responsable doit s'asseoir et avoir une conversation ouverte et honnête avec lui sur les raisons pour lesquelles il n'est pas au travail autant qu'il le devrait. La conversation ne doit pas porter sur le blâme ou la punition, mais simplement sur l'origine du problème.

3. Respecter les opinions des employés

Une fois que vous avez interrogé les employés pour déterminer les raisons d'un problème d'absentéisme, l'étape suivante peut être la plus difficile : recueillir les commentaires et les écouter réellement. Il peut être difficile d'entendre parler des facteurs qui, sur votre lieu de travail, rendent les employés si malheureux qu'ils s'absentent du travail, mais c'est très important. Ces facteurs n'affecteront pas seulement les employés absents s'ils sont très sérieux - ils peuvent aussi peser sur le moral général de votre entreprise.

Il est essentiel de prendre les employés au sérieux lorsqu'ils vous disent qu'ils sont surchargés de travail ou harcelés. Cela renforce la confiance. Le problème peut aussi être d'ordre personnel, comme des problèmes de santé mentale. Écouter ces problèmes et trouver une solution viable permet également d'établir la confiance.

4. Accroître l'engagement des employés

Le manque d'engagement des employés est l'un des principaux problèmes à l'origine de l'absentéisme des employés - et c'est aussi l'un des plus faciles à résoudre. Accroître l'engagement des employés est l'un des meilleurs moyens de résoudre le problème coûteux et complexe de l'absentéisme des employés.

Outils d'engagement des employés pour réduire l'absentéisme

Vous pouvez accroître l'engagement des employés de nombreuses façons. Voici quelques-uns des outils les plus efficaces pour y parvenir :

• A recognition platform like Empuls, where employees can give and receive recognition for a job well done. Employee recognition is a major factor in engagement and motivation.
• Un outil de communication qui permet de tisser des liens, notamment avec les travailleurs à distance. De nombreuses entreprises utilisent Slack, Teams ou d'autres canaux pour garder le contact et faire le point.
• Un outil d'enquête qui permet de vérifier régulièrement l'état d'esprit des employés afin de déceler tout problème mineur ou grave avant qu'il ne prenne de l'ampleur.