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Dans le monde du travail moderne, les entreprises sont constamment à la recherche de moyens innovants pour responsabiliser leurs employés et rationaliser les processus. L'un des domaines souvent source de frustration et de charges administratives inutiles est la distribution d'allocations de carburant pour les voyages d'affaires et les trajets domicile-travail.
Et si une solution pouvait libérer les employés de l'obligation de payer de leur poche et de se plier à des procédures de remboursement fastidieuses ? Les cartes de carburant sont là pour changer la donne, comme vous l'attendiez !
Les cartes de carburant offrent une méthode simple et efficace pour distribuer les allocations de carburant tout en offrant divers avantages, y compris la facilitation de l'exonération fiscale. Grâce aux cartes de carburant, les organisations peuvent révolutionner leur approche en matière d'allocations de carburant pour les employés, en favorisant l'efficacité et en réalisant des économies substantielles.
Voyons comment ces cartes de carburant allègent le fardeau des paiements directs et permettent aux employés de faire le plein de leur véhicule sans problème, tout en garantissant la conformité avec les réglementations d'exonération fiscale.
Qu'est-ce qu'une carte carburant ?
Les cartes de carburant sont délivrées par les entreprises à leurs chauffeurs, ce qui leur permet de payer leurs achats de carburant au lieu d'espèces ou de cartes de crédit. L'entreprise est directement facturée à intervalles réguliers. Les cartes de carburant fonctionnent avec des stations-service spécifiques et agréées et permettent à l'entreprise d'économiser une grande partie de son argent.
Avantages de l'émission de cartes de carburant
Votre entreprise peut tirer de nombreux avantages de l'émission d'une carte de carburant pour le personnel :
1. Informations sur chaque achat
Vous pourrez suivre chaque achat de carburant effectué par vos employés. Chaque fois que la carte est utilisée, vous obtenez instantanément des informations sur la quantité de carburant achetée, la station-service où elle a été achetée, la date d'achat et le nom de l'employé.
Cela permet de garder un œil sur les dépenses d'essence de l'employé. Elle permet également de s'assurer que la carte n'est pas utilisée pour les dépenses personnelles de l'employé. Sans carte de carburant, un employé frauduleux peut créer de faux reçus de stations-service, dont la charge sera supportée par l'entreprise.
2. Bénéficier de remises sur le volume pour l'achat de carburant
Lorsque vous disposez d'une flotte de véhicules, un plus grand nombre de conducteurs possèdent des cartes de carburant. Vous achèterez fréquemment de l'essence.
Les cartes de carburant offrent des remises sur le volume en fonction de la quantité d'essence achetée. Cela peut réduire considérablement vos dépenses en carburant. Le volume des remises varie en fonction du type de carte carburant que vous achetez.
3. Rationaliser les dépenses en carburant
Il est plus facile de gérer les dépenses de carburant en émettant des cartes de carburant. Vous pouvez limiter le montant des dépenses de chaque conducteur. Il est également possible de limiter le type de carburant qui peut être acheté.
Cela limite toute tentative de fraude de la part des chauffeurs et aide les organisations à rationaliser les dépenses de carburant dans le cadre de leur budget.
4. Amélioration de l'efficacité opérationnelle
En l'absence de système de cartes de carburant, les conducteurs doivent présenter à l'entreprise des reçus physiques pour chaque dépense de carburant qu'ils effectuent dans le cadre de leurs déplacements officiels. Lorsque les besoins de transport liés à l'activité de l'entreprise sont importants, celle-ci emploie de nombreux chauffeurs. Il en résulte donc une paperasserie importante puisque tous les reçus doivent être documentés et analysés.
Les cartes de carburant éliminent tout cela et permettent une gestion efficace en ligne. En réduisant le temps consacré à ces activités, l'émission de cartes de carburant contribue à améliorer l'efficacité opérationnelle.
5. Plus de sécurité
Avec les cartes de carburant, vous avez l'assurance qu'il n'y a pas d'achats non autorisés. Les cartes ne peuvent être utilisées qu'avec des codes PIN spécifiques attribués aux chauffeurs. Cela renforce la sécurité et permet de contrôler les dépenses en carburant.
Quels sont les avantages des cartes carburant pour les employés ?
Voici quelques avantages pour vos employés :
1. Réduction des coûts initiaux
En l'absence de cartes de carburant, les employés doivent dépenser de leur poche pour les frais de carburant liés à leur travail. Ils doivent présenter périodiquement leurs reçus pour obtenir le remboursement de leurs dépenses.
Il s'agit d'un processus fastidieux et d'un fardeau pour les employés puisqu'ils paient leur propre argent. En émettant des cartes de carburant, les entreprises aident les employés à réduire leurs coûts initiaux.
2. Empiler des points de récompense
Lorsque les conducteurs achètent du carburant par le biais de cartes de carburant, ils peuvent obtenir des points de récompense auprès des magasins participants. Les points accumulés peuvent être utilisés lors d'achats ultérieurs. Cela permet de réduire les coûts et d'aider considérablement l'entreprise et les employés.
3. Paiements sans problème
Avec les cartes de carburant, il est plus facile de présenter la carte et de faire le plein. Il n'est pas nécessaire d'avoir toujours de l'argent liquide sur soi. Il existe un accord avec certaines stations-service participantes ; par conséquent, les conducteurs doivent se rendre sur place et faire le plein sans signer de reçu.
4. La paperasserie est éliminée
Sans la carte de carburant, les conducteurs devaient conserver soigneusement tous les reçus de carburant. Même l'absence d'un seul reçu peut les rendre responsables, car les dépenses sont liées à l'activité de l'entreprise et il est essentiel de les comptabiliser. Cette paperasserie est éliminée, et la tâche des chauffeurs devient très facile. Les reçus mensuels sont directement envoyés par les stations-service en ligne.
Les meilleures cartes carburant pour les petites entreprises
Voici 5 cartes de carburant que les entreprises peuvent proposer à leurs employés pour les aider à économiser, notamment lors de leurs voyages d'affaires et de leurs déplacements domicile-travail.
1. Carte de flotte Fuelman
La carte de flotte Fuelman vous permet de payer le gaz et d'autres fournitures dans les stations-service des États-Unis. Elle convient aux entreprises qui remplissent entre 1 000 et 5 000 gallons par mois.
Ces cartes sont acceptées dans presque toutes les stations-service et dans plus de 45 000 stations-service aux États-Unis. Il existe 4 types de cartes Fleetman : Deep Saver, Simple Saver, Universal Premium Mastercard et Public Sector Fleet card.
Pour
- Acceptation dans près de 50 000 stations-service aux États-Unis.
- Réductions importantes dans les magasins de proximité.
- Potentiel d'économie élevé sur le carburant grâce à des remises.
Cons
- L'application est obsolète.
- Pour demander la carte, vous devez avoir une bonne cote de crédit.
2. Carte de flotte WEX
Il s'agit d'une carte standard pour les petites entreprises qui offre un rabais de près de 3 % sur les tarifs du carburant. Les types de cartes proposés sont les suivants : WEX large fleet card, WEX FlexCard et WEX fleet cross-road card.
Pour
- Une fonction d'analyse avancée est disponible pour le suivi.
- Des économies considérables en termes de coûts de carburant.
Cons
- Réseau d'assistance à la clientèle médiocre.
- Les conditions de service sont mises à jour sans que l'entreprise en soit informée.
3. Carte carburant Shell pour petites entreprises
Shell propose une gamme de cartes carburant adaptées aux entreprises de tous types. Les cartes carburant Shell présentent des caractéristiques de sécurité améliorées et sont très avantageuses pour les entreprises. Shell offre une assistance à la clientèle 24 heures sur 24 par l'intermédiaire de ses centres de contact.
Pour
- Rapports et gestion en ligne faciles.
- Structure tarifaire avantageuse.
Cons
- Ne suit que les dépenses de carburant et non les dépenses connexes.
- Les primes sont inférieures à celles des autres cartes.
4. Carte carburant BP Business Solutions
Les cartes carburant BP sont largement acceptées dans tous les États-Unis, avec le plus grand réseau de stations-service. Il existe deux types de cartes, la Fuel Plus et la Mastercard. Ces cartes peuvent également être utilisées pour les dépenses de service et d'entretien des véhicules de la flotte.
Pour
- Il dispose d'excellentes fonctions de rapport.
- Remises offertes jusqu'à six cents par gallon.
Cons
- La côte ouest et certaines régions du sud disposent d'un nombre limité de stations-service BP.
- Pour bénéficier des remises, vous devez franchir la barre des 300 gallons par mois.
5. Carte ExxonMobil Business Fleet
Les cartes ExxonMobil sont hautement sécurisées et largement acceptées. Elle offre également d'importantes remises sur les achats en gros. La carte offre des fonctions de rapport complètes qui facilitent le suivi.
Pour
- Les propriétaires de grandes flottes peuvent réaliser d'importantes économies.
- Plus flexible que les autres cartes.
Cons
- Il ne prévoit pas de service et d'entretien.
- En dehors de la côte Est, les options de stations-service sont limitées.
Conclusion
Les cartes de carburant offrent de nombreux avantages à l'entreprise et aux chauffeurs. Bien que la plupart des types de cartes offrent des avantages similaires, vous pouvez choisir celle qui convient aux besoins de votre entreprise. Comparez les cartes émises par plusieurs entreprises avant d'en choisir une.
