10 bonnes pratiques d'automatisation des RH pour améliorer l'efficacité de l'entreprise

L'automatisation et les ressources humaines peuvent sembler être deux idées contradictoires - les machines et les humains ne sont pas toujours des partenaires naturels. Mais en réalité, l'automatisation des RH peut améliorer considérablement l'efficacité de l'entreprise, fluidifier le travail de votre équipe RH et réduire les erreurs.

Comment l'automatisation des RH permet-elle d'y parvenir ? Dans cet article, nous allons explorer les dix façons dont l'automatisation des RH peut accroître l'efficacité de votre entreprise et profiter à l'ensemble de votre organisation.

C'est parti !

Qu'est-ce que l'automatisation des RH ?

Votre équipe RH effectue probablement de nombreuses tâches manuelles fastidieuses pour que tout fonctionne bien. Et même si ces tâches doivent être effectuées, elles prennent du temps qui pourrait être consacré à des activités plus utiles.

Pourquoi l'automatisation des RH ?

L'automatisation de la gestion des ressources humaines peut vous aider :

• Organisez les documents importants sous forme électronique.
• Importer les documents nécessaires
• Stockez les fichiers dans des formats standard pour pouvoir les utiliser sur tous les appareils.
• Servir d'archives de documents.
• Vous préparer aux audits en organisant les informations et les données.

Ces tâches administratives sont toutes importantes, mais les machines peuvent les accomplir aussi rapidement que les humains. Et avec des budgets RH en baisse dans de nombreux endroits, il est vital d'accomplir ces tâches rapidement et efficacement sans embaucher de personnel supplémentaire. L'automatisation des RH est la solution.

Automatisation ou externalisation ?

Le rôle des ressources humaines continue d'évoluer à un rythme plus rapide qu'auparavant. Les organisations tentent désormais de trouver l'équilibre parfait entre le travail stratégique en interne, l'automatisation et l'externalisation.

Des études récentes sur l'évolution du rôle du professionnel des RH indiquent qu'une part importante des fonctions RH, comme les responsabilités administratives, sera soit automatisée, soit externalisée.

10 meilleures pratiques d'automatisation des RH

À quoi pourrait ressembler l'automatisation des RH pour votre entreprise ? Examinons quelques-uns des meilleurs exemples d'automatisation des RH qui montrent comment vous pouvez accroître l'efficacité de votre entreprise avec les bons outils RH.

1. Diminution des taux d'erreur

De nombreuses tâches de saisie de données pour les équipes RH sont encore effectuées manuellement : saisie des dates de congé, des informations relatives à la paie et aux heures, et des informations sur les employés. Mais effectuer toutes ces tâches à la main laisse beaucoup de place aux erreurs. Les employés sont fatigués, distraits ou un peu étourdis par la nature fastidieuse et répétitive de la saisie de données, et des erreurs se produisent.

Réparer ces erreurs n'est pas seulement un problème - elles peuvent parfois conduire à des erreurs frustrantes ou coûteuses qui causent des problèmes plus importants à terme. En évitant ces petites erreurs manuelles, votre entreprise peut gagner du temps et réaliser des économies.

2. Plus de motivation pour les employés

Regardons les choses en face : presque personne n'aime se charger de ces petites tâches sans intérêt comme la saisie de données. Les employés sont plus motivés lorsque leur travail a un but et un sens, et la saisie d'informations sur les employés dans une feuille de calcul ne correspond pas à ces critères. Même vos responsables RH ressentent la pression - ils passent en moyenne 14 heures par semaine à effectuer manuellement des tâches qui pourraient être automatisées.

En libérant votre équipe RH talentueuse pour qu'elle se concentre davantage sur ce qu'elle fait le mieux - comme la gestion des performances des employés, la conduite de la stratégie de l'entreprise et la gestion du changement - les employés restent plus motivés pour être performants et donner le meilleur d'eux-mêmes.

3. Simplifier les flux de travail

De nombreuses tâches, processus et flux de travail RH existants sont extrêmement complexes. De nombreuses étapes sont nécessaires pour mener à bien chaque phase, une équipe entière de personnes est impliquée et tout semble prendre une éternité. C'est le contraire de l'efficacité.

Mais avec l'automatisation des RH, le contrôle et la gestion de ces processus de ressources humaines sont beaucoup plus simples. Par exemple, le contrôle et la gestion des jours de vacances et des congés maladie est une tâche importante et compliquée lorsqu'elle est effectuée manuellement.

Mais avec l'automatisation des RH, toutes les informations sont à portée de main de l'équipe par une simple recherche rapide - pas besoin de sortir des fichiers ou d'envoyer une demande aux RH. C'est simple, rapide et précis.

4. Ajouter la sécurité aux données

Les dossiers et les informations sur les RH sont essentiels à la gestion de votre entreprise. Vous pouvez être amené à conserver des informations datant de plusieurs années, voire de plusieurs décennies, et vous devez conserver ces informations en cas d'audit ou pour référence future.

Avec de nombreux systèmes RH existants, toutes ces informations se trouvent sur une seule plateforme - et si celle-ci connaît un problème, vos données peuvent être perdues à jamais. (Nous ne parlerons même pas de l'horreur d'un système papier qui disparaîtrait dans un incendie ou une inondation).

En revanche, lorsque vous utilisez l'automatisation des RH, vos données sont sauvegardées sur les serveurs en ligne de votre entreprise. Elles sont en sécurité même en cas de crash, de panne de courant, de catastrophe naturelle ou de toute autre chose qui pourrait se produire. Fournir ces sauvegardes en cas d'urgence est l'une des meilleures pratiques de l'automatisation des RH.

5. Améliorer le processus d'embauche et d'intégration

Le recrutement et l'accueil des nouveaux employés est l'une des tâches les plus importantes de votre équipe RH. Bien qu'aucun logiciel RH ne puisse se substituer à un expert en recrutement pour les tâches centrées sur les personnes, comme les entretiens avec les candidats, l'automatisation peut également jouer un rôle essentiel.

L'automatisation des RH dans le processus de recrutement peut vous aider à filtrer un grand nombre de candidats pour n'en retenir que les plus prometteurs et à sélectionner les profils en fonction des compétences et des caractéristiques susceptibles de réussir, ce qui est d'autant plus important que 52 % des professionnels des RH affirment que le déficit de compétences des candidats s'est aggravé au cours des deux dernières années.

Et vous pouvez automatiser le maintien des candidats qualifiés dans la boucle pendant la première phase du processus d'embauche. De plus, les systèmes basés sur l'IA peuvent contribuer à éviter que les préjugés implicites et la discrimination n'affectent les candidats retenus.

6. Plus d'attention aux besoins des employés

Découvrir ce que vos employés veulent, ont besoin et apprécient n'est pas facile pour toute organisation RH - mais c'est une tâche essentielle. De nombreux outils sont à votre disposition pour cela (comme les enquêtes sur l'engagement des employés et les enquêtes de satisfaction des employés), mais l'automatisation des RH a également un rôle à jouer.

Les outils d'IA peuvent aider votre équipe RH à déterminer les besoins des employés en analysant leur comportement et en repérant des modèles. Ils peuvent également vous aider à attraper les problèmes avant qu'ils ne deviennent de gros problèmes et à identifier les solutions possibles.

7. Prendre de meilleures décisions commerciales

Analyser les données et en tirer des enseignements est l'un des meilleurs moyens pour votre entreprise de prendre de meilleures décisions dans presque tous les domaines, y compris les RH.

L'utilisation d'outils d'automatisation des RH peut vous aider à collecter des données précises sur les aspects liés aux RH, comme les effectifs, les données sur les employés, les tendances en matière de rémunération et de salaire, et plus encore. Et l'utilisation de l'IA dans ces outils peut vous aider à effectuer des analyses sophistiquées de ces données afin de prendre des décisions plus éclairées pour votre entreprise.

Par exemple, vous pouvez utiliser l'IA pour déterminer quels employés réussissent dans leur rôle et lesquels sont en difficulté, et voir si un changement serait mieux adapté. Vous pouvez également examiner une équipe qui a du mal à réussir et voir quels changements pourraient faire une grande différence. Au lieu de deviner à l'instinct, vous pouvez ajouter des données au mélange et obtenir des résultats réels de la part de vos équipes. Si vous souhaitez constituer une équipe d'IA en interne, voici un guide détaillé sur l'embauche de développeurs d'IA.

8. Créer des efficacités de coûts

De nombreuses entreprises hésitent à passer à l'automatisation des RH en raison du coût initial. Et c'est vrai - ces systèmes ne sont pas bon marché la plupart du temps (bien que certaines options soient moins coûteuses).

Les budgets sont serrés et l'avenir des entreprises est un peu incertain en ce moment, il est donc logique d'être prudent. Mais en réalité, l'examen des économies à long terme réalisées grâce à un outil d'automatisation des RH peut montrer une énorme diminution globale des coûts, même si vous tenez compte du coût de l'outil lui-même.

Considérez cela comme un investissement à long terme dans votre entreprise. Oui, vous dépensez de l'argent maintenant, mais vous gagnerez en efficacité en utilisant cet outil ou ces outils au fil du temps.

Ces économies proviennent d'une réduction significative des taux d'erreur, de meilleurs processus d'embauche, d'un meilleur contrôle des données, de la sécurité, d'une diminution des effectifs et d'une augmentation de la motivation et de la productivité des employés existants. Plutôt convaincant, non ?

9. Garder les choses cohérentes

Chaque membre de votre équipe RH fait les choses un peu différemment. Un membre de l'équipe s'occupe de la saisie des données, tandis qu'un autre utilise un système différent. Un groupe exécute un processus d'une certaine manière, tandis qu'un autre groupe utilise une autre méthode.

Bien que tout ne doive pas être fait de la même manière dans les RH, l'amélioration de la cohérence des données et des processus peut permettre de réaliser des gains d'efficacité importants.

C'est particulièrement vrai dans l'environnement complexe des RH d'aujourd'hui. L'automatisation des processus RH permet de s'assurer que les tâches essentielles sont effectuées de la même manière à chaque fois, ce qui réduit le besoin d'interventions manuelles et garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde en permanence. Elle vous aide à respecter les flux de travail prédéfinis et à empêcher les processus irréguliers de maintenir l'efficacité.

10. Renforcer la résilience organisationnelle

Si vous avez des superstars dans votre équipe, vous avez de la chance ! Mais vous pouvez aussi finir par trop dépendre d'eux. Lorsque ces superstars s'en vont, vous vous retrouvez avec des lacunes en termes de connaissances et parfois même de données et de processus.

Mais lorsque vous incluez l'automatisation des RH, vous pouvez créer des sauvegardes pour tous ces processus et informations, de sorte que vous ne dépendez pas entièrement d'une poignée d'employés pour rester en place.

Cela permet à votre organisation d'être plus résiliente : vous êtes prêt à faire face aux départs inévitables, et toute votre équipe ne s'effondrera pas à ce moment-là.

Principaux points à retenir

Dans l'environnement commercial hautement concurrentiel d'aujourd'hui, vous devez gagner toute l'efficacité possible pour être compétitif. L'automatisation des RH est un excellent moyen pour votre entreprise de fonctionner plus rapidement, plus intelligemment, et de mieux servir vos précieux employés. Il peut sembler étrange d'utiliser des machines pour aider vos employés à réussir, mais c'est exactement l'objectif des outils d'automatisation des RH - et il est plus facile que jamais de trouver ceux qui vous conviennent.

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