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L'intégration d'une recrue peut prendre beaucoup de temps et d'énergie. Vous passez par plusieurs séries d'entretiens, vous épluchez des centaines de CV et, finalement, vous décidez de la personne que vous voulez embaucher. Une fois l'accord verbal passé avec l'employé, il est temps de le mettre par écrit.
Vous avez besoin d'une lettre d'offre professionnelle et bien rédigée pour mener à bien le processus d'embauche. Mais avant de rédiger votre prochaine lettre d'offre, consultez les meilleurs exemples de lettres d'offre pour vous aider à formater la vôtre efficacement.
Voici un guide complet sur la rédaction de lettres d'offre dans votre organisation avec 10 exemples de lettres d'offre axées sur les résultats.
Qu'est-ce qu'une lettre d'offre ?
Une lettre d'offre est un document officiel envoyé au candidat que les RH ont sélectionné après plusieurs séries d'entretiens et de filtrages. Une lettre d'offre propose le poste au candidat, résume les conditions générales de votre organisation et fournit des informations détaillées sur le rôle et l'entreprise.
Une fois que le candidat a accepté la lettre d'offre, il peut la signer et vous la renvoyer. Ce document n'est pas juridiquement contraignant, mais il offre une protection juridique détaillée aux deux parties.
Mais lorsque vous rédigez une lettre d'offre, vous devez inclure des détails importants pour maintenir une transparence totale et établir une base solide pour la construction d'une relation employeur-employé.
Que faut-il inclure dans une lettre d'offre ?
Une lettre d'offre résume le poste et les détails de l'entreprise. Elle comprend également des détails spécifiques au poste, comme l'horaire de travail, la date de début, le salaire, les avantages sociaux, etc. Vous pouvez réorganiser les éléments importants décrits dans une lettre d'offre, car il n'existe pas de format standard.
Mais n'oubliez pas d'inclure les éléments énumérés ci-dessous dans une lettre d'offre :
1. Informations de base
La lettre d'offre doit comprendre des informations de base telles que le titre du poste, le statut à temps plein ou à temps partiel, la date de début, la date d'orientation et l'équipe applicable.
Vous devez préciser que votre entreprise a la possibilité de modifier ou d'annuler des informations contenues dans la lettre d'offre à l'avenir. Évitez également d'utiliser des expressions qui évoquent un avenir indéfini pour l'emploi, comme "sécurité de l'emploi", "à l'avenir" ou "nous sommes une entreprise familiale".
2. Description du poste
La lettre d'offre doit fournir des détails sur la description du poste, y compris le salaire et les périodes de rémunération. Elle donne un aperçu du rôle et des responsabilités du candidat, lui donnant ainsi une idée de ce à quoi il peut s'attendre.
Vous devez également indiquer la rémunération de l'employé sous forme de salaire hebdomadaire, horaire ou par période de paie, afin d'éviter que l'employé ne s'attende à recevoir un salaire annuel complet s'il est licencié au milieu de l'année.
La lettre d'offre doit mentionner le superviseur ou le responsable auquel votre employé sera rattaché. Indiquez également les périodes d'évaluation ou de développement des performances qui lui permettront d'obtenir les primes ou les possibilités de promotion.
3. Avantages
Résumez brièvement les principaux avantages de votre entreprise pour encourager un candidat à accepter votre offre d'emploi. N'inondez pas la lettre d'offre de multiples détails ; veillez à rester subtil. Mentionnez brièvement des avantages attrayants, comme :
- Comptes de dépenses flexibles
- Aide à l'éducation
- Couverture d'assurance
- Plan 401(k)
- Temps libre rémunéré
- Heures de travail flexibles
- Options de travail à domicile
Assurez-vous que le candidat comprend les avantages afin de simplifier le processus d'intégration pour lui.
4. Congé payé
Bien que l'élément le plus sous-estimé dans une lettre d'offre soit d'inclure les détails des congés payés, vous pouvez mentionner le montant des congés auxquels votre employé a droit pour augmenter la transparence et les chances d'acceptation de la lettre d'offre.
Mentionnez le nombre de congés, y compris les congés payés ou les vacances, les jours fériés, les congés de maladie et les congés personnels.
5. Conditions d'emploi
N'oubliez pas d'inclure les conditions d'emploi. Dans cette section, vous pouvez ajouter plusieurs facteurs tels que la signature d'accords de confidentialité, la vérification des antécédents, le respect de la législation sur l'immigration, la réussite d'un test de dépistage de drogues et le remplissage d'un formulaire I-9.
Évitez d'inclure des déclarations concernant des promesses d'emploi futur, la sécurité de l'emploi ou des accords contractuels. Les employés peuvent attester par leur signature qu'ils ne sont pas liés par des accords de non-concurrence ou des clauses restrictives avec leurs anciens employeurs.
6. Emploi à discrétion
Il convient d'ajouter une déclaration relative à la relation d'emploi (at-will). Elle vous permet de licencier l'employé avec ou sans motif à tout moment et donne à l'employé le même droit de démissionner.
Si vous faites des déclarations au cours du processus de recrutement, que ce soit oralement ou par écrit, cela déclenche un accord d'emploi, et vous pouvez alors être obligé de le respecter comme un contrat.
Un contrat vous lie, vous et l'employé, mais une déclaration de mise à disposition peut atténuer cet engagement. Vous pouvez consulter un professionnel du droit pour déterminer le libellé de la déclaration d'emploi temporaire.
7. Informations finales
Vous devez conclure la lettre d'offre en indiquant le point de contact qui aidera l'employé à résoudre ses questions et ses préoccupations.
Vous pouvez inclure des sentiments qui expriment l'enthousiasme de l'organisation à l'idée d'accueillir l'employé à bord. Vous pouvez également inclure quelques lignes sur la vision et la culture de l'entreprise.
Terminez la lettre d'offre par une ligne pour la signature de l'employé et la date. N'oubliez pas d'ajouter une phrase indiquant que la lettre d'offre n'a qu'une valeur informative et ne constitue pas un contrat contraignant.
8. Examen juridique
Comme pour tout document que vous présentez à vos employés, l'équipe juridique doit examiner le modèle de lettre d'offre avant sa mise en œuvre.
Mais en rédigeant plusieurs lettres d'offre, vous risquez d'omettre quelques détails. Il est donc important d'avoir des modèles de lettres d'offre d'emploi dédiés ayant des objectifs différents.
10 modèles de lettres d'offres d'emploi pour les RH
Vous pouvez utiliser plusieurs modèles en fonction de vos besoins. Mais nous avons finalisé le top 10 des lettres d'offre d'emploi importantes pour compléter votre processus d'embauche.
1. Lettre d'offre d'emploi conditionnelle
Une lettre d'offre d'emploi conditionnelle diffère de la lettre d'offre d'emploi standard. Même si toutes les conditions d'emploi standard ne sont pas remplies, vous pouvez faire une offre d'emploi conditionnelle au candidat.
Voici un modèle de lettre d'offre d'emploi conditionnelle dont vous pouvez vous inspirer :
Congratulations on securing the next stage of the hiring process. <company name> is delighted to offer you <job position], starting <scheduled start date>. You will be reporting to <supervisor name>.
This position is < full-time, part-time or other> and pay starts at <salary> per <hour, week>, to be paid <time frame for pay period>. The compensation package, subject to plan and policy changes, also includes:
<benefits>
We would like to extend you an offer of employment. Your initial employment will include a probationary period of <30, 60, 90, etc.> days, during which you will be directly supervised by <title, name of supervisor>.
This offer is conditional on the completion of:
- Successfully passing a job skills test
- Passing drug screening and background check
- Obtaining level ___ security clearance
- Obtaining ___ licensure and ___ certification
- Providing proof of eligibility to work in the <country>
- Employment history verification and satisfactory reference checks
- Confirmation of education credentials
- Passing a physical exam
This offer letter does not guarantee employment. The offer can be withdrawn at any given time, and the selection process can be stopped for any reason with written notification.
If you don’t return the employment eligibility documentation for the I-9 form within three business days at the company, your employment will be terminated in line with the Immigration Reform and Control Act.
As a conditional employee, your job duties are:
[List job duties]
Once you accept the offer, your orientation with the HR team will begin. Please accept our job offer and return a signed copy to me at [insert email address] by [insert deadline].
Please contact me at <phone number or email address> to address your questions (if any). We look forward to working with you!
Sincerely,
<Your signature>
<Your full name and title>
<Signature line for employee>
2. Lettre d'offre d'emploi inconditionnelle
Contrairement à une offre d'emploi conditionnelle, une offre d'emploi inconditionnelle signifie que le candidat n'a aucune condition à remplir et que l'emploi est garanti.
Voici un modèle de lettre d'offre d'emploi inconditionnelle :
Congratulations. <company name> is delighted to offer you <job position], starting <scheduled start date>
We believe you are the right match for the <full or part-time> <title> position. You will be expected to have <duties and responsibilities> in this position.
You will start on <start date> and report to <supervisor’s name> at <location>. You will be expected to work from <working hours and days of the week>.
Your starting base salary is <number>, which will be paid on a <monthly or weekly> basis through <cheque, bank deposit>.
Your benefits package will include:
<benefits>
Your employment with us will be at an at-will status. It means that you and the company can end the employment for whatever reason.
Please sign and return this letter by <expiration date> if you accept this job offer.
Please contact me at <phone number or email address> to address your questions (if any). We look forward to working with you!
Best,
<Your signature>
<Your full name and title>
<Signature line for employee>
3. Modèle d'offre d'emploi de temps partiel à temps plein
Avant d'envoyer une offre d'emploi à temps partiel ou à temps plein, demandez aux employés s'ils souhaitent occuper le poste. Ensuite, envoyez-leur une offre d'emploi.
Voici le modèle d'offre d'emploi de temps partiel à temps plein :
We are delighted to announce that we want your employment status extended from part-time to full-time from <date>.
Once you accept our offer, please find the terms and conditions of the employment contract below:
- You will start on <start date> and report to <supervisor’s name> at <location>. You will be expected to work from <working hours and days of the week>
- Your starting base salary is <number>, which will be paid on a <monthly or weekly> basis through <cheque, bank deposit>
- Bonus: <mention any bonus. If applicable>
- As a full-time employee, you can avail benefits that [company name] offers. These benefits include
<benefits>
Please accept and sign this full-time offer letter and email it before [date].
Please contact me at <phone number or email address> to address your questions (if any). We look forward to working with you!
Sincerely,
[Your Name]
Signatures:
___________________________________________________
Company Representative (Sign)
___________________________________________________
Company Representative (Print)
___________________________________________________
Date
4. Modèle de lettre d'offre de stage
L'intégration de stagiaires chargés de différentes tâches vous permet de rationaliser les opérations de travail et aide les individus à apprendre et à se développer au début de leur carrière.
Voici un modèle de lettre d'offre de stage :
We are glad to offer you an internship at <company name> in the <department name> at our <location> office.
Your internship shall start on <date> and end on <date>. The terms and conditions of your internship are:
- Your project and responsibilities during the internship period will be determined by the supervisor assigned.
- You are eligible for a stipend of <amount> during the internship, which shall be paid upon completing the assigned tasks.
- Your timings will be from <date and time>. Please ensure you bring <required document> with you on your first day to finalize your profile.
- You will sign a confidentiality agreement with us before you commence your internship.
- The internship is not an offer of employment with [company name].
Please confirm your acceptance by [Date], failing which, we have the right to cancel your internship offer.
Sincerely,
<Your signature>
<Your full name and title>
<Signature line for the intern>
5. Modèle de lettre d'offre de règlement
Lorsque vous recevez une demande de démission d'un employé, vérifiez si les cotisations sont réglées. Voici un modèle de lettre d'offre de règlement que vous pouvez utiliser pour un règlement final avec l'employé :
Following the terms and circumstances of your employment letter, your full and final settlement has been made following your resignation letter subsequent relief from your obligations on <relieving date>.
Please find a cheque bearing no. <cheque no.> dated <date> for <amount> drawn on <bank name> Bank for your full and final payment. The account settlement statement is also attached.
Your account with our company is closed, and the company owes you nothing.
Thank you
With regards,
<Your signature>
<Your full name and title>
6. Modèle de lettre d'acceptation d'une offre d'emploi
La lettre d'acceptation de l'offre souligne votre enthousiasme à rejoindre la nouvelle organisation au poste proposé. Voici un modèle de lettre d'acceptation d'une offre d'emploi que vous pouvez utiliser :
I received your job offer letter <date of the offer letter] bearing <reference number>.
Thank you for the job opportunity to work in your esteemed organization. I hereby accept the <job title> with [company name].
I also accept the offered annual CTC of <amount>, as discussed in the interviewing process and offer letter.
As mentioned in the offer letter, I shall report to work on <date>. I am very excited to start working in the new position and look forward to meeting you and the team.
I would give my 100% to add value to the team. I have mentioned my email ID and mobile number at the top for reference.
Thank you.
Yours Sincerely,
<Your signature>
<Your Name>
7. Modèle de lettre d'offre d'emploi dans la vente
La lettre d'offre d'emploi dans le domaine de la vente doit être formelle et respecter les normes de base d'une lettre d'offre. Voici un modèle de lettre d'offre d'emploi dans la vente :
<company name> is delighted to offer you <sales job position], starting <scheduled start date>. Once you accept our offer, please find the terms and conditions of the employment contract below:
- You will start on <start date> and report to <supervisor’s name> at <location>. You will be expected to work from <working hours and days of the week>
- Your starting base salary is <number>, which will be paid on a <monthly or weekly> basis through <cheque, bank deposit>
- Bonus: <mention bonus.>
- As a full-time employee, you can avail benefits that [company name] offers. These benefits include
<benefits>
Please accept and sign this sales job offer letter and email it before [date].
If you accept this offer, you can start your job on <start date> or another mutually agreed upon date. Please contact me at <phone number or email address> or your sales manager <phone number or email address> to address your questions (if any).
We look forward to working with you!
Sincerely,
<Your signature>
<Your full name and title>
<Signature line for the employee>
8. Modèle de lettre d'offre d'emploi à distance
Les entreprises s'adaptant à la culture du travail à domicile, voici comment rédiger une lettre d'offre d'emploi à distance :
Congratulations. With great pleasure, we would like to offer you the following employment offer.
Position: [job title]
Type: Remote
Start date: [date]
Salary: [ amount] per [hour, month, year, etc.]
Your remote benefits package will include:
<benefits>
Your employment with us will be at an at-will status. It means that you and the company can end the employment for whatever reason.
Please sign and return this letter by <expiration date> if you accept this remote job offer.
Please contact me at <phone number or email address> to address your questions (if any). We look forward to working with you!
Sincerely,
<Your signature>
<Your full name and title>
Candidate’s Signature: ______________________________
Candidate’s Printed Name: ______________________________
Date: ______________________________
9. Modèle de lettre d'offre d'emploi à temps partiel
La gestion des tâches à durée déterminée est courante dans les organisations. Mais il est très important d'intégrer les employés avec professionnalisme dans l'accomplissement de ces tâches. Voici un modèle de lettre d'offre d'emploi à temps partiel :
[Congratulations. <company name> is delighted to offer you <job position], starting <scheduled start date>
We believe you are the right match for the part-time <title> position. You will be expected to have <duties and responsibilities> in this position.
You will start on <start date> and report to <supervisor’s name> at <location>. You will be expected to work from <working hours and days of the week>.
Your starting base salary is <number>, which will be paid on a <monthly or weekly> basis through <cheque, bank deposit>.
As a part-time employee, you can avail of benefits that <company name] offers. These part-time benefits include:
<benefits>
Please accept and sign this full-time offer letter and email it before [date].
Please contact me at <phone number or email address> to address your questions (if any). We look forward to working with you!
Sincerely,
<Your signature>
<Your full name and title>
<Signature line for the employee>
10. Modèle de lettre de refus d'une offre d'emploi
De multiples raisons peuvent vous pousser à ne pas accepter l'offre. Voici un modèle de lettre de refus d'offre d'emploi que vous pouvez envoyer à l'employeur :
Thank you for offering me the <job title> at [company name].
Unfortunately, after deep thought, I have decided not to accept your gracious job opportunity. I am truly sorry for the inconvenience my decision may cause, and I hope it will not affect my future relationships with your company.
And I wish you continued success and hope to connect with you soon.
Kind Regards,
<Your name and signature>
En outre, il peut y avoir différents types de lettres d'offre d'emploi, mais on peut les classer en deux grandes catégories : les exemples de lettres d'offre conditionnelle et inconditionnelle.
Une fois que vous avez embarqué le nouvel employé, vous devez lui adresser des félicitations et mettre en œuvre les stratégies souhaitées pour le mettre à l'aise, favoriser un sentiment positif et renforcer sa motivation.
L'un des meilleurs moyens d'y parvenir est d'intégrer des plateformes avancées d'engagement des employés, telles que Empulsdans l'écosystème de votre entreprise.
Ce qu'il faut retenir
L'envoi d'une lettre d'offre professionnelle une fois que vous avez terminé vos entretiens et votre sélection est très important pour maximiser le taux d'acceptation.
En utilisant les modèles énumérés ci-dessus, vous pouvez réduire au minimum les efforts à fournir pour rédiger une lettre d'offre de qualité afin de minimiser le processus d'intégration de vos employés.
Mais il est également important d'intégrer un outil global d'engagement des employés pour reconnaître, récompenser et créer des liens avec vos nouvelles recrues.
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FAQs
Pour vous aider, voici les réponses à certaines questions fréquemment posées.
Q. Une lettre d'offre d'emploi est-elle une preuve de revenu ?
Non. Une lettre d'offre d'emploi ne constitue pas une preuve de revenu, la fiche de paie d'un employé étant considérée comme une preuve officielle de revenu.
Q. Quelle est la durée de validité d'une lettre d'offre ?
La durée de validité standard d'une lettre d'offre est de deux mois. Mais les entreprises peuvent mentionner la validité de la lettre d'offre dans le projet.
Q. Combien de temps faut-il aux RH pour émettre une lettre d'offre d'emploi ?
Pour mener à bien le processus de vérification des antécédents et obtenir les approbations requises, un RH peut prendre en moyenne une semaine pour rédiger une lettre d'offre. Mais l'utilisation de modèles dédiés peut accélérer le processus.
Q. Une lettre d'offre est-elle juridiquement contraignante ?
Non, une lettre d'offre n'est pas juridiquement contraignante, mais elle offre une protection juridique aux deux parties.
Q. Une lettre d'adhésion et une lettre d'offre sont-elles différentes ? Si oui, indiquez la différence.
Une lettre d'adhésion est une lettre d'acceptation d'un emploi qu'un employé envoie à l'employeur. En revanche, une lettre d'offre propose le poste au candidat.
