5 Komponen Utama yang Dibutuhkan untuk Berhasil Mendorong Perubahan Organisasi

Mendorong perubahan, tanpa diragukan lagi, merupakan salah satu bagian paling menantang dalam menjadi seorang pemimpin, dan mengimplementasikan perubahan organisasi adalah perubahan yang paling menantang dari semuanya.

Mengapa demikian?

Orang pada umumnya tidak menyukai perubahan, dan karena perubahan organisasi secara langsung berdampak pada mereka, ini adalah jenis perubahan yang paling tidak populer. Rata-rata, 70 persen dari semua inisiatif perubahan gagal, dan ini tidak terlalu buruk, namun tidak ada apa-apanya jika dibandingkan dengan perubahan organisasi, seperti inisiatif Layanan Pelanggan, yang memiliki tingkat kegagalan sebesar 93 persen.

Sebagian besar karier saya dihabiskan untuk mendorong perubahan organisasi atau ikut serta dalam program perubahan yang gagal, dan ya, memang sulit, tetapi saya juga percaya bahwa hal ini menjadi lebih rumit daripada yang seharusnya.

5 Pendekatan Utama untuk Mengelola Perubahan Organisasi

Beberapa aspek kunci dari perubahan organisasi perlu diperhatikan, dan ini akan membantu perubahan Anda berjalan lebih lancar dan memiliki peluang sukses yang lebih tinggi. Selalu saja, ketika saya dilibatkan untuk memperbaiki sesuatu, biasanya salah satu dari lima komponen inilah yang menyebabkan sebagian besar masalah yang dihadapi.

1. Tujuan yang jelas

Anda akan terkejut dengan banyaknya program perubahan yang dijalankan di mana orang-orang yang terlibat tidak begitu yakin dengan apa tujuannya atau seperti apa keberhasilannya.

Ketika hal ini terjadi, maka akan menyulitkan tim untuk terlibat. Ketika orang tidak memahami tujuan, sulit untuk mengetahui apa yang harus dilakukan atau apakah Anda membuat kemajuan atau tidak.

Saya ingat di salah satu perusahaan tempat saya baru saja bergabung, di bulan pertama saya, mereka memulai perubahan organisasi besar-besaran, dan karena saya tidak terlalu mengenal struktur organisasi dengan baik, apa saja permasalahannya, maka sulit bagi saya untuk memahami perubahan yang disampaikan kepada kami.

Untungnya, saya duduk di sebelah seorang VP senior, jadi saya diam-diam bertanya kepadanya apakah dia bisa menjelaskan perubahan ini agar saya bisa terlibat. Dia berkata kepada saya, "Dengar, ini adalah perubahan yang cukup rumit, dan tidak mudah untuk dijelaskan atau dimengerti, jadi mengapa Anda tidak melewatkan perubahan yang satu ini dan terlibat dalam perubahan berikutnya. Kita biasanya melakukan salah satu dari perubahan ini setiap tahun, jadi lupakan perubahan ini dan terlibatlah dalam perubahan berikutnya.

Seperti yang bisa Anda bayangkan, perubahan itu gagal, dan dalam waktu yang sangat cepat. Ketika manajemen senior pun tidak dapat menjelaskannya kepada Anda, apa kesempatan yang dimiliki anggota organisasi lainnya untuk mengetahui apa yang diharapkan? Akan lebih baik jika Anda memiliki penjelasan yang jelas, sederhana, dan mudah dimengerti tentang perubahan yang Anda lakukan. Semakin mudah bagi orang untuk memahami, semakin mudah bagi mereka untuk berpartisipasi dan terlibat.

Cara terbaik untuk mendeskripsikan perubahan adalah dalam hal hasil yang Anda cari, karena ini berarti tim Anda dapat berkontribusi pada solusi dan membantu memastikannya berhasil, daripada menerapkan perubahan yang tidak mereka pahami secara membabi buta.

2. Tujuan yang jelas

Tim ingin tahu mengapa Anda menerapkan perubahan. Apa tujuan di baliknya?

Terlalu sering, saya melihat perubahan yang dibuat hanya demi membuat perubahan. Seorang pemimpin baru ingin memberikan cap mereka pada berbagai hal. Dalam banyak kasus ini, perubahan tersebut tidak membuat keadaan menjadi lebih baik, namun hanya membuat mereka berbeda.

Tim Anda perlu memahami mengapa Anda melakukan perubahan, dan jika alasannya tidak cukup baik, mereka tidak akan berkomitmen untuk melakukannya. Mereka akan menjadi penumpang, bukan penggerak perubahan.

Perubahan demi perubahan adalah salah satu kontributor utama kegagalan perubahan.

Terkadang saya telah melihat perubahan yang memiliki tujuan yang kuat, dan tantangannya di sini adalah bahwa perubahan tersebut tidak dikomunikasikan dengan jelas kepada tim.

So, make sure your purpose is strong and that it is communicated clearly to everyone. The stronger the purpose, the higher the chance of the change succeeding. One personal example of this I have comes from a project I worked on for DHL, the project was just, or so we thought, about increasing on-time delivery rates. At the project kick-off, the Business PM asked if anyone knows why we are doing this project. He got the usual answers: increase revenue, reduce costs, and drive customer satisfaction, to which he said no, it’s not that.

Dia kemudian berkata kepada kami, dengan suara pelan.

"Kami melakukan ini karena tidak ada Sinterklas, dan tugas kami adalah memastikan bahwa anak-anak mendapatkan hadiah Natal tepat pada waktunya, bukan pada hari atau minggu berikutnya. Kami melakukan ini untuk memastikan bahwa ketika kakek, nenek, bibi, dan paman mereka mengirimkan hadiah ulang tahun, hadiah tersebut tiba pada hari ulang tahun mereka, bukan minggu berikutnya atau minggu setelahnya. Kami juga mengirimkan banyak obat, dan tugas kami adalah memastikan obat tersebut sampai pada saat mereka membutuhkannya, yaitu saat mereka sakit".

Ketika dia selesai, Anda bisa saja mendengar suara peniti jatuh di dalam ruangan, dan Anda bisa saja memotong suasana dengan pisau. Orang-orang begitu asyik dengan apa yang dikatakannya. Bulu-bulu di bagian belakang leher saya berdiri, dan saya merasakan bulu kuduk saya merinding.

Itu adalah satu-satunya proyek yang pernah saya kerjakan di mana orang-orang secara sukarela bekerja di malam hari dan akhir pekan untuk memastikan bahwa kami menyelesaikannya lebih cepat dari jadwal. Tidak ada keluhan atau keluhan, hanya ada tim yang sangat termotivasi yang bekerja sama untuk mencapai tujuan besar ini.

Sekarang, saya menyadari bahwa tidak semua proyek akan berjalan dengan jelas. Namun, kami harus menjelaskan mengapa kami melakukan perubahan dan menjelaskannya dalam istilah yang dapat membuat mereka melihat manfaat yang lebih luas, memperkuat tujuan, dan meningkatkan motivasi.

3. Manfaat yang jelas

Tujuan yang kuat biasanya melibatkan pemberian manfaat yang jelas bagi organisasi. Jika tidak, mengapa Anda melakukan perubahan?

Namun, di bagian ketika saya berbicara tentang manfaat, saya mengacu pada orang-orang yang terlibat dalam memberikan perubahan. Apa manfaatnya bagi mereka? Apa yang akan mereka dapatkan dari hal tersebut? Jika perubahan tersebut hanya untuk membuat para pemegang saham menjadi lebih kaya dan itu bagus untuk mereka, mengapa tim Anda harus terlibat dan berkomitmen terhadap perubahan tersebut? Semakin Anda dapat menjelaskan tujuan dengan cara yang akan menguntungkan tim Anda, semakin kuat keinginan dan komitmen mereka.

Di salah satu perusahaan tempat saya bekerja, kami menerapkan program outsourcing besar-besaran yang memiliki dampak yang cukup besar pada organisasi. Hal ini mendapat banyak penolakan. Dalam sebuah pertemuan balai kota, kami mengadakan sesi tanya jawab mengenai alasan kami melakukan perubahan tersebut. Jelas terlihat bahwa sebagian besar organisasi merasa bahwa perubahan ini dilakukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan keuntungan bagi perusahaan. Mereka juga merasa bahwa ini adalah tahap pertama dari kehilangan pekerjaan mereka, yang benar-benar tidak mendorong mereka untuk berpartisipasi.

Hal ini memungkinkan saya untuk menjelaskan alasan sebenarnya mengapa kami melakukan perubahan. Meskipun sebagian benar bahwa hal ini terkait dengan biaya, namun hal ini juga karena kami memiliki sejumlah besar pekerjaan proyek yang akan datang. Dengan 50 persen sumber daya kami terikat dalam pekerjaan pemeliharaan, hal ini akan berdampak pada kemampuan kami untuk menyelesaikan proyek dalam jangka waktu yang dibutuhkan oleh bisnis. Selain itu, dengan membebaskan sebagian biaya pekerjaan pemeliharaan dengan melakukan pekerjaan tersebut dengan sumber daya yang lebih murah, kami dapat menyediakan anggaran proyek yang lebih besar, dan akan ada lebih banyak lagi pekerjaan proyek mulai sekarang.

Ketika tim dapat melihat bahwa salah satu manfaat dari perubahan ini adalah mereka dapat melakukan lebih banyak pekerjaan proyek, perubahan tersebut tiba-tiba menjadi lebih menarik. Mereka melihat perubahan tersebut sebagai kesempatan untuk tumbuh dan mengembangkan lebih banyak keterampilan daripada mengancam pekerjaan mereka. Ketika tim melihat bagaimana mereka akan mendapatkan manfaat, hal ini membantu meningkatkan keterlibatan dan komitmen mereka.

4. Pendekatan yang jelas

Salah satu frasa yang paling sering saya gunakan adalah, "Orang tidak takut kerja keras; mereka takut gagal." Dan hal ini memang benar dalam hal perubahan karena perubahan adalah kerja keras, namun jika Anda dapat menunjukkan kepada tim Anda bagaimana mereka dapat sukses, hal ini akan meningkatkan kepercayaan diri dan motivasi mereka.

Baru-baru ini, saya memimpin migrasi pusat data besar-besaran ke Azure, solusi berbasis Microsoft Cloud. Saya adalah manajer program kelima yang memegang kendali, dan sayalah yang membawanya ke kesimpulan yang sukses. Rahasianya di sini adalah memecah program menjadi beberapa langkah, yang masing-masing dapat dipahami oleh tim, dan juga menunjukkan kepada mereka jalan bagi kami untuk menyelesaikan program tersebut. Setelah kami memiliki potongan-potongan kecil ini dan tim mulai menyelesaikannya dengan sukses, kepercayaan diri mereka tumbuh secara eksponensial. Mereka tidak hanya lebih percaya diri, tetapi juga menjadi bersemangat dengan kesuksesan yang bisa kami raih.

Ketika Anda dapat menunjukkan kepada orang-orang bagaimana mereka akan sukses, Anda memberdayakan dan menciptakan tim yang bersemangat dan terinspirasi.

5. Peran dan tanggung jawab yang jelas

Jika Anda ingin orang-orang berpartisipasi dan mendorong perubahan, Anda harus memberi tahu mereka apa yang diharapkan dari mereka dan berkontribusi. Semakin jelas yang dapat Anda berikan, semakin mereka dapat membantu Anda mencapai tujuan. Tidaklah cukup hanya dengan menyatakan tujuan, orang-orang perlu mengetahui apa artinya bagi mereka, dan Anda perlu merinci peran dan tanggung jawab mereka serta memastikan bahwa mereka memiliki perangkat yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut.

Jika Anda dapat memastikan bahwa Anda menangani lima area utama ini, Anda akan menyiapkan perusahaan, tim, dan diri Anda sendiri untuk sukses. Hal-hal ini mungkin terlihat sederhana, bahkan sepele, namun saya sudah tidak bisa menghitung berapa banyak perubahan yang gagal yang telah saya lihat karena mereka lupa untuk memperhatikan salah satu dari area-area ini. Saya tahu ini mungkin terlihat seperti hal yang masuk akal, namun jarang sekali hal yang masuk akal menjadi praktik yang umum, dan terlalu banyak hal yang gagal hanya karena hal-hal mendasar tidak diperhatikan.

Mendorong perubahan memang tidak mudah, namun jika Anda dapat memberi tahu tim Anda dengan jelas apa tujuan dan sasarannya, apa manfaatnya, dan mengapa mereka melakukannya, tunjukkan kepada mereka bagaimana hal tersebut dapat dicapai dan apa yang diharapkan dari mereka, maka Anda akan menempatkan tim Anda di jalur menuju kesuksesan.

Jika Anda dapat menjaga hal-hal sederhana ini, ini akan membantu Anda menciptakan dan melibatkan, memberdayakan, dan membuat tim Anda bersemangat untuk mencapai apa pun.