Menciptakan Ekosistem Sosio-Teknis untuk Meningkatkan Keterlibatan Karyawan

While employee engagement has been an HR focus area for over the past two decades, technology has helped accelerate these efforts. In this article, we discover how socio-technical systems like Empuls help increase employee participation and engagement.

A. Dahl et al, 'Membangun komunitas inovasi'  

Sebuah sistem sosio-teknis.

Sangat menarik bagaimana Dahl dan tim peneliti perilaku yang terdiri dari tiga orang menyebut komunitas di tempat kerja sebagai sebuah sistem 'sosio-teknis'. Penelitian ini dilakukan pada saat puncak peningkatan media sosial, dan menganggap jejaring sosial sebagai media yang penting untuk menciptakan komunitas. Merancang sistem sosio-teknis ini menjadi 'berpusat pada manusia' adalah inti untuk mencapai keaslian partisipasi karyawan, kata Dahl.

Empuls is carefully designed to facilitate authentic workgroups and communities that help deliver business results - by being human-centric. Empuls is a technology product that is built on behavioral science, base-up. This platform facilitates these socio-technical ecosystems that Dahl makes sound almost mythical to increase employee alignment using the social intranet.

Let us look at everything Empuls has to offer to build employee groups and communities to improve employee participation, with a few live use cases from how Empuls internally uses it.

1. Menciptakan budaya kolaborasi 'sosio-teknis'

The ‘groups and communities’ feature in Empuls helps employee teams move together - aligned to a single vision. This feature enables employees to share meaningful, immediate, and personal messages at scale.

This way, Empuls can build a collaborative company culture using rich features like feeds, announcements, groups, chats, and notifications. Information is transparent across the organization, and everyone is aligned to the larger organizational goal.

Kasus penggunaan 1: Ide dan saran di seluruh organisasi

Sebagian besar kolaborasi berasal dari dukungan dari tim. Cara terbaik untuk mendapatkannya adalah dengan membuka inisiatif di seluruh organisasi untuk ide dan saran dari semua karyawan. Para pengguna tidak hanya merasa benar-benar terlibat dengan kejadian-kejadian penting di sekitar, tetapi mereka juga memberikan masukan yang sangat berharga untuk inisiatif tersebut.

Di bawah ini adalah tangkapan layar dari cara kami mengumpulkan saran yang bersumber dari orang banyak dalam blog rangkuman tahunan.

We had about ten items on our list before 'Empuls' ing it. We ended up receiving over 50 inputs more - that we wouldn't have thought of otherwise.

Kasus penggunaan 2: Berbagi umpan balik

Feedback is a powerful tool to empower employees and is essential to collaboration. Using Empuls, we can collect and document feedback - with complete transparency.

Dalam contoh di bawah ini, salah satu kepala Penjualan kami memberikan masukan kepada tim Produk tentang bagaimana seharusnya tampilan salah satu halaman produk kami. Ini adalah masukan yang sangat penting karena bisa jadi ini adalah hasil dari diskusi dengan pelanggan yang pernah ia lakukan.

Kasus penggunaan 3: Apresiasi sosial.

Empuls helps drive collaboration with the use of social appreciation. Managers can appreciate their team members or peers and tag each other with important organizational values. Even cross-departmental favors can be highlighted over these warm, organization-wide messages.

At Empuls, for instance, the digital design department is a shared resource amongst many teams. Our Head of Marketing is seen below, appreciating one of our senior designers for his extra mile contribution to project delivery.

Kasus penggunaan 4: Berbagi informasi

Empuls provides many information sharing applications because it is fundamentally modeled as a social platform.

Dalam contoh di bawah ini, salah satu pemimpin kami memberi tahu organisasi tentang di mana dia berada dan apa yang dia rencanakan di sana secara singkat. Penyebaran informasi ini terbukti membuat karyawan merasa diberdayakan dengan pembaruan penting tentang organisasi.

Dalam contoh lain, salah satu pemimpin kami terlihat membagikan konten penting yang ia temukan di internet.

Fungsionalitas berbagi informasi dapat digunakan untuk membuat grup seperti 'Sewa, jual, atau beli apa pun' dan 'Berbagi tumpangan atau rute'

Kasus penggunaan 5: Pembelajaran penting

Empuls facilitates sharing of important learnings that an employee acquires over their period of employment - like learnings from a learning session, event, seminars, client discussions, processes, or failures.

Dalam contoh di bawah ini, salah satu kepala Penjualan kami meringkas pembelajarannya dari diskusinya dengan seorang prospek penting.

Kasus penggunaan 6: Obrolan empat mata

Empuls enables members to quickly switch from a ‘public’ or a ‘group’ conversation to a chat. This is important in cases where users need to get into private conversations - like giving feedback or planning a surprise party.

Chatbot kami juga dapat sangat membantu dalam memandu pengguna untuk menyelesaikan tugas-tugas seperti memberi hadiah.

Kasus penggunaan 7: Forum hilang dan ditemukan

This is a use case that only a platform like Empuls can enable. People can upload information on an item that was found, and the comments thread can be used to receive responses and even narrow down on the right owner.

Kasus penggunaan 8: Forum jual beli

Empuls can enable ‘buy and sell’ forums similar to lost and found forums. People can announce their interest in selling and buying. Post initiators can evaluate the different bids and even finalize on a buyer or sellers using the comment thread. For discussions that might need to be made private - like haggling - can be switched to be made over chat.

2. Komunikasi internal yang sangat efisien

Empuls is well-suited to manage internal organizational communications. It helps organize and disseminate workplace announcements in real-time. Employees can quickly update key organizational information using groups and communities - either over the mobile app or web. The platform doubles up as an employee social network that opens up these workplace discussions for employee participation.

Empuls works well for all categories of employees that an organization has - a frontline, mobile or desk workforce. The web interface makes it easier for desk-bound employees, and the mobile app helps frontline employees remotely access important information. The platform democratizes organizational information and eliminates issues of miscommunication or misalignment.

Kasus penggunaan 1: Pengumuman acara

Whether an office day outing, a festival, or an engagement activity, event announcements are important for internal communication. It is easy to demonstrate complete details of the event - with attached itineraries and attractive images - using Empuls.

Di bawah ini adalah cara yang dipilih oleh HRBP kami untuk mengumumkan salah satu perayaan kantor kami. Kaya dengan gambar, instruksi, dan emotikon, dia tidak melewatkan satu detail pun.

Kasus penggunaan 2: Pembaruan kebijakan/tempat kerja

Time and again, important HR and compliance policy updates could be left unread amongst scores of other emails. Empuls helps keep these important updates on top of the employee feeds.

Lihatlah bagaimana kepala SDM kami mengirimkan kebijakan keamanan informasi kami dan memulai evaluasi kuis.

Di sini, sekali lagi, dia terlihat dengan mudah membagikan jadwal tempat duduk kami yang baru.

Kasus penggunaan 3: Penghargaan

Awards themselves are an important feature in Empuls with several nuances to it. But awards are further ordained using the 'Groups and Communities' feature. In other words, amongst the rest of the feeds, the awards feed stands out in its design and presentation - displaying the star employees to the entire company.

Pada contoh di bawah ini, grup ini telah memenangkan penghargaan, dan semua anggotanya ditampilkan.

Kasus penggunaan 4: Pengumuman anggota baru

Time and again, new joiner mailers fail to achieve what they intend to do - either they are missed or are read and forgotten. With Empuls, new joiners are presented as the real person they are - allowing the rest of the company to welcome them onboard - through comments, claps, and +1s.

Di bawah ini adalah contoh yang menunjukkan Kepala SDM kami menyambut salah satu karyawan baru kami.

Kasus penggunaan 5: Pengumuman inisiatif pemasaran

The internal employee network could trigger the 'network effect' that digital marketing wishes for in content distribution. Posting the recent marketing initiatives and social media posts on Empuls can help redirect traffic to the organization's social media handles.

Below is how our digital marketer uses Empuls to drive traffic into our newly revamped Instagram handle.

Kasus penggunaan 6: Perekrutan dan rujukan

Empuls can be especially useful for all kinds of information dissemination - and from the perspective of HR, hiring and referral announcements are a great use case. Below is an example in which our recruitment HR makes the best use of Empuls - along with announcing new hires, she announces successful referrals and even appreciates them.

3. Komunikasi tim yang membantu anggota tim bekerja lebih baik

Dari semua bidang yang telah direvolusi oleh teknologi, yang paling terdampak adalah komunikasi (baik itu ponsel, jejaring sosial, atau bantuan jarak jauh). Dalam sistem sosio-teknis, teknologi dapat membantu komunikasi antar tim menjadi lancar.

Sudah menjadi rahasia umum bahwa komunikasi yang baik sangat penting untuk kerja tim. Namun, email dan obrolan pribadi memecah komunikasi dengan menguncinya di dalam kotak masuk orang lain. Banyak anggota tim, yang seharusnya mengetahui informasi penting yang terkubur dalam percakapan semacam itu, tetap tidak mengetahuinya.

With Empuls, all of the team's discussions are organized and accessible in a single place. Empuls gives the team an organized hub to discuss daily, ideate, share updates, and create organizational knowledge that can be referred to any time, from anywhere.

Kasus penggunaan 1: Distribusi tugas

Empuls allows users to create task-based or department-based groups and allow members to manage tasks right from there.

Pada contoh di bawah ini, salah satu kepala penjualan menjelaskan proses tugas yang sedang dikerjakan dan mengalokasikan tugas kepada masing-masing anggota menggunakan penandaan pengguna. Anggota yang ditandai bahkan dapat memberikan komentar jika mereka memiliki klarifikasi - dan dengan cara ini, klarifikasi ini diurutkan untuk semua tim.

Kasus penggunaan 2: Pengumuman khusus tim

Managers can use Empuls to send out team-specific announcements. These posts are easily searchable, and one can look into them quickly.

Sebagai contoh, di bawah ini adalah postingan yang dikirim oleh HRBP kami untuk mengumumkan sesi pelatihan Penjualan yang diadakannya. Postingan tersebut memungkinkannya untuk menjelaskan rencana perjalanan dengan semua detailnya.

Kasus penggunaan 3: Forum bantuan

Another exciting way to use Empuls groups is to have help forums. New employees might have many doubts about company products or processes. Sometimes, even managers might not clarify these in all its details. This is when such help groups or posts (like in the below example) come into use.

Di bawah ini, salah satu anggota tim Penjualan kami yang baru sedang mencari informasi penting tentang sebuah fitur produk. Dia menerima jawaban dari CTO sendiri - yang memberinya kejelasan mutlak atas pertanyaannya.

Kasus penggunaan 4: Pembaruan tugas dan pencapaian

Di mana tugas dapat dialokasikan, tugas juga dapat ditindaklanjuti. Tim yang menginginkan tindak lanjut yang lebih privat dapat menggunakan obrolan atau grup tertutup dan menggunakan grup terbuka untuk merayakan pencapaian penting, seperti yang diberikan di bawah ini.

Dalam contoh di bawah ini, admin kantor kami dengan senang hati mengumumkan pencapaian omset dan beberapa inisiatif karyawan utama yang berhasil diluncurkan oleh tim mereka.

Dalam contoh lebih lanjut, tim katalog kami memperbarui penyelesaian tugas mereka - melalui grup tertutup yang telah mereka buat.

Kasus penggunaan 5: Risalah rapat

For teams, 'minutes of meeting' is important documentation for team decisions, task allocation, and timelines. Publishing minutes on an Empuls group allows every team member to be aware of key decisions - even during their absence.

Dalam contoh di bawah ini, salah satu kepala produk merangkum kesimpulan dari latihan pemetaan empati yang mereka lakukan. Pembaca dapat memahami proses pemetaan empati, melihat peta empati, dan bahkan melihat orang-orang yang menghadiri lokakarya tersebut.

4. Manajemen informasi dan pengetahuan

Empuls' powerful search helps newer users understand the context of a task item and

reuse organizational knowledge shared over months and even years. Users can even manage file attachments to structure important files and data around these conversations. The communication and transparency enabled by Empuls groups and communities help employees with the right information at every step.

Kasus penggunaan 1: Kelompok untuk mengklasifikasikan informasi

While groups on Empuls can be completely based on what the organization believes is important, strategic groups can bring out huge functionality. In the below example of a highly successful group created by our product team, users can start a conversation on important feedback on our products. These queries can be instantly clarified or taken into development - and the entire process is completely documented.

Lihatlah berbagai masukan yang diterima oleh pembuat postingan melalui komentar.

Kasus penggunaan 2: Umpan dan utas komentar untuk mengatur diskusi

Sebagai sub-fungsi dari pertukaran informasi berbasis grup, bahkan umpan dapat secara mandiri mengumpulkan masukan yang relevan seputar masalah utama. Contoh di bawah ini dimulai dengan sebuah saran tetapi berlanjut hingga salah satu manajer produk berbagi 'blok bangunan' diskusi.

Kasus penggunaan 3: Penemuan percakapan

The search functionality in Empuls helps re-discover every conversation a user has held over the platform. All the users need to enter is a few keywords they remember or names of the users who posted it, and they get to view the entire feed.

Sebagai contoh, pencarian 'karyawan' menghasilkan percakapan yang mengandung kata 'karyawan' di dalamnya.

Kasus penggunaan 4: Penemuan file

Empuls enables users to upload all forms of files and even helps them quickly retrieve them back. Files associated with conversations can be retrieved using the keywords of the conversation.

Misalnya, mencari 'karyawan' dalam pencarian menghasilkan lampiran dengan 'karyawan' dalam nama file.

Kasus penggunaan 5: Penemuan tugas

Tasks can be quickly discovered with the search console of Empuls using the qualifier 'tagged', and the system lists all the tasks the user was assigned using tagging.

In essence, the Empuls platform is an all-in-one enterprise social intranet, knowledge-base, productivity platform, and internal communications tool. The 'socio-technical' work environment that Empuls helps you facilitate can strategically drive organizational goals.

Want to know more about Empuls and how it helps create effective 'social-technical' ecosystems? Schedule a free demo to learn more about how you can start building a winning culture.