Menulis Email HR untuk Komunikasi yang Lebih Efektif: 6 Strategi

Ini membuat frustrasi. Anda adalah seorang spesialis SDM, supervisor, atau direktur yang bertanggung jawab untuk menyampaikan informasi penting kepada karyawan organisasi. Mungkin ada perubahan tunjangan, opsi tunjangan baru, kebijakan cuti dan prosedur pengajuan cuti, dan masih banyak lagi.

Namun, analisis yang Anda miliki menunjukkan bahwa, meskipun ada yang terbuka, jumlah waktu yang dihabiskan untuk membaca email ini terlalu singkat bagi para penerima untuk benar-benar menyerap isinya. Anda juga mengetahui hal ini karena karyawan yang datang ke kantor Anda mengajukan permintaan yang mengindikasikan bahwa mereka belum membaca email tersebut.  

Bagaimana Anda memperbaiki hal ini?

Jawaban singkatnya adalah Anda harus membuat email Anda tidak terlalu membosankan, sehingga karyawan yang sudah sibuk akan berhenti sejenak dan memperhatikannya. Jawaban yang lebih panjang adalah bahwa hal ini mungkin melibatkan perubahan komunikasi email Anda untuk melibatkan dan memaksa karyawan Anda untuk membukanya.

Berikut adalah enam strategi untuk menulis email yang efektif yang mungkin dapat digunakan untuk komunikasi yang lebih baik di tempat kerja.

6 Strategi email HR yang penting untuk komunikasi email yang efektif di tempat kerja

Komunikasi adalah kunci untuk membangun organisasi yang kuat. Berikut ini adalah tips bagi HR untuk menulis email untuk komunikasi yang efektif di tempat kerja":

1. Baris-baris subjek yang membosankan dan umum harus dihilangkan

Pikirkan tentang email-email yang benar-benar Anda buka. Apa yang memotivasi Anda saat Anda membuka daftar panjang tersebut. Kemungkinannya, itu adalah baris subjek email. Ada elemen psikologis pada baris subjek yang tidak bisa diabaikan.

Berita-berita tersebut harus menarik emosi. Para jurnalis mengetahui hal ini - itulah mengapa berita utama mereka sangat menarik. Berita-berita tersebut membangkitkan rasa ingin tahu, rasa takut akan kehilangan sesuatu, kemungkinan kejutan (perlu diketahui), dan banyak lagi.

Pikirkan tentang baris subjek Anda.

Bagaimana Anda bisa membuatnya lebih menarik? Pertimbangkan dua contoh berikut ini:

• "Pilihan Manfaat Baru Kini Ditawarkan" vs.
• "Anda Memiliki Pilihan Asuransi Kesehatan Baru untuk Diperiksa"

Baris subjek kedua jauh lebih menarik. Asuransi kesehatan sangat penting bagi masyarakat. Apa saja pilihan-pilihan baru itu? Karyawan Anda pasti ingin tahu agar mereka tidak melewatkan sesuatu.

2. 2. Satu email, satu subjek

Mungkin ada beberapa perubahan kebijakan atau prosedural yang terjadi secara bersamaan. Godaannya adalah membuat email yang panjang untuk menjelaskan semua perubahan ini sekaligus.

Kesalahan besar.

Setiap email yang dikirim harus berhubungan dengan satu topik saja. Baris subjek email harus membahas satu topik saja, dan isi email juga harus membahas satu topik saja. Ini berarti bahwa email Anda akan lebih pendek - sesuatu yang dihargai oleh penerima. Keuntungan besar lainnya adalah tidak ada kebingungan tentang subjek email.

Jika Anda meminta penerima untuk melakukan sesuatu, jelaskan dengan baik dan tepat apa yang harus mereka lakukan dan bagaimana cara melakukannya.

3. Segmentasikan email Anda

Saran ini berkaitan dengan strategi sebelumnya. Salah satu kesalahan terbesar adalah membuat email "holistik" untuk semua karyawan, dengan banyak bagian, yang masing-masing hanya berlaku untuk satu segmen populasi karyawan.

Tidak seorang pun ingin membaca email yang panjang untuk menemukan bagian yang hanya berlaku untuk mereka, tidak peduli seberapa baik Anda dalam membaginya berdasarkan subbagian. Bagilah daftar penerima Anda dan kirimkan email terpisah yang hanya berhubungan dengan segmen tertentu dari populasi karyawan Anda.

4. Memodelkan ulang nada dan gaya Anda

Pesan yang harus Anda sampaikan mungkin penting. Tetapi apakah harus dijelaskan dalam bahasa dan nada yang kaku dan formal? Kemungkinannya adalah tidak. Anda bisa lebih santai, menggunakan bahasa yang lebih informal, dan tetap bisa menyampaikan maksud Anda.

Anda bahkan dapat menyisipkan beberapa emoji untuk menunjukkan perasaan pribadi Anda atau mengantisipasi perasaan penerima. Misalnya, jika ada formulir baru yang harus diisi oleh karyawan dan dikembalikan kepada Anda, tunjukkan empati Anda dengan emoji yang berbunyi, "ugh." Mereka akan menghargai bahwa Anda memahami apa yang mereka rasakan.

Jika email tersebut berhubungan dengan acara sosial, Anda bisa menyisipkan emoji bahagia. Hal ini membuat Anda terlihat lebih manusiawi - seseorang yang memiliki perasaan dan emosi seperti mereka.

5. Selalu tinjau ulang tata bahasa dan tanda baca

Anda terlihat malas jika Anda mengirim email tanpa memeriksa ejaan, tata bahasa, atau tanda baca. Ketika Anda terlihat malas, itulah respons yang akan Anda dapatkan dari banyak penerima Anda.

Jika Anda malas, mereka juga akan sama saja dalam merespon. Layanan asisten penulisan seperti Grammarly, Rytr, atau Unemployed Professors atau alat pengoreksi seperti Scribbr dapat digunakan untuk bantuan profesional. Hindari penggunaan bahasa gaul dan pintasan seperti "LOL", "BRB", "OMG" dalam email yang terkait dengan komunikasi bisnis. Selalu periksa baris penerima sebelum mengirim email.

6. Menambahkan visual

Visual menarik perhatian. Dan ini adalah cara yang bagus untuk menyisipkan sedikit humor ke dalam email Anda. Menggunakan GIF dan meme dengan pesan yang disematkan bisa sangat kuat dan menarik. Jadilah sedikit kreatif di sini - ini akan dihargai, dan penerima akan jauh lebih mungkin melakukan apa yang Anda minta atau menyerap informasi yang Anda berikan. ''Jangan lupa untuk memeriksa apakah audiens Anda menerima email Anda, dan jika Anda memiliki masalah dengan keterkiriman, gunakan laporan DMARC dan pastikan bahwa Anda tidak menemukan kesalahan dalam catatan DMARC ''.

Kesimpulan

Email akan dibuka dan dibaca secara keseluruhan jika email tersebut menarik dan merupakan hasil kreativitas dari pengirimnya. Namun, jangan terlalu banyak berkomunikasi melalui email. Anda adalah seorang profesional HR, namun Anda juga seorang manusia yang harus memiliki hubungan yang baik dengan karyawan organisasi Anda.

Hubungan tersebut dapat ditingkatkan dengan email yang Anda kirimkan - email yang memberikan informasi penting, email yang membutuhkan tanggapan, dan email yang menyampaikan kabar baik dan buruk. Jika Anda menggunakan enam strategi ini saat menulis email, baik itu email bisnis, email SDM, atau email pribadi, Anda pasti akan mendapatkan lebih banyak yang membuka dan membacanya.