Keluhan Karyawan - Cara Menanganinya dengan Tepat

Keluhan karyawan menjadi perhatian setiap manajer sumber daya manusia. Ketika seorang karyawan merasa tidak puas dengan cara organisasi dijalankan atau dikelola, hal ini dapat mempengaruhi produktivitas secara signifikan.

Keluhan yang tidak ditangani tepat waktu akan menciptakan inefisiensi di tempat kerja dan menurunkan semangat kerja. Hal ini dapat menyebabkan peningkatan semangat kerja yang rendah, ketidakhadiran, dan tingkat perputaran karyawan yang tinggi - tidak ada yang baik bagi organisasi.

Ada banyak alasan mengapa keluhan karyawan dapat muncul, namun apa pun penyebabnya, merawat pekerja dengan baik harus menjadi pusat perhatian setiap organisasi.

Staf SDM harus menemukan cara yang efektif untuk menangani setiap keluhan resmi yang diajukan, baik yang asli maupun yang dibuat-buat.

Artikel ini ditulis untuk membantu Anda dalam hal ini. Bacalah artikel ini untuk mengetahui semua yang perlu Anda ketahui tentang keluhan karyawan dan cara menanganinya dengan tepat.

Apa yang dimaksud dengan keluhan karyawan?

Keluhan karyawan menggambarkan ketidakpuasan yang dialami oleh seorang karyawan terhadap pemberi kerja, perusahaan, dan manajemennya.

Karyawan mengharapkan lingkungan kerja yang aman dari perusahaan mereka. Mereka mengandalkan kompensasi yang memadai, pengetahuan yang jelas tentang tanggung jawab mereka, dan rasa saling menghormati dan memiliki.

Namun, ketika ada kesenjangan antara harapan karyawan dan apa yang diterima karyawan dari organisasi mereka, mereka dapat mengajukan keluhan.

Mayoritas profesional yang berpraktik akan setuju bahwa beberapa keluhan yang disampaikan oleh karyawan tidak dapat dibenarkan. Namun, semuanya harus ditangani dengan serius karena dampaknya bisa sangat parah bagi organisasi.

Para profesional SDM di perusahaan-perusahaan dengan kinerja terbaik memahami pentingnya mendengarkan. Dengan cara ini, mereka mengetahui akar penyebab masalah dan mengatasinya agar tidak memperburuk masalah atau menyebar ke karyawan lain.

Indikator keluhan karyawan

Keluhan karyawan tidak dapat dihindari, dan hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah mempersiapkan diri Anda untuk mengenali dan menyelesaikannya.

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah memahami indikator-indikator keluhan karyawan yang diuraikan di bawah ini.

1. 1. Perubahan perilaku

Setiap staf HR yang baik harus mengetahui ketika ada sesuatu yang salah dengan staf mereka. Mereka dapat dengan mudah melihat tanda-tanda rendahnya semangat kerja dan ketidakpuasan dan mengambil inisiatif untuk mendekati staf yang bersangkutan untuk menanyakan apa yang mengganggu mereka.

2. Membuka diri

Karyawan dapat terbuka kepada supervisor atau manajer mereka. Sekecil apa pun keluhan mereka, ada baiknya Anda mendengarkan dan membantu karyawan mengatasi masalah mereka karena kegagalan untuk melakukannya dapat menciptakan masalah yang lebih besar.

3. Produktivitas rendah

Berkurangnya produktivitas bisa jadi merupakan tanda dari keluhan karyawan. Jika hal ini terjadi, para ahli menyarankan staf HR untuk mempertimbangkan untuk terlibat langsung dengan staf yang bersangkutan untuk mencari tahu masalahnya.

Daripada menunggu masalah muncul, departemen SDM dapat melakukan pendekatan proaktif dengan melakukan survei opini untuk menentukan apakah ada masalah dan kekhawatiran yang mengganggu staf.

Alasan pengaduan karyawan

Alasan paling umum untuk keluhan karyawan dalam suatu organisasi tercantum di bawah ini:

1. Adanya kondisi fisik yang tidak memuaskan membuat kondisi kerja menjadi tidak diinginkan oleh karyawan.
2. Menerapkan perubahan tanpa memberi tahu karyawan terlebih dahulu.
3. Penyesuaian yang tidak tepat terhadap upah karyawan tanpa pemberitahuan sebelumnya.
4. Kebijakan yang tidak memuaskan seperti pemindahan, penurunan jabatan, promosi, cuti hamil/cuti melahirkan, pemecatan, dan lembur Kondisi kesehatan dan keselamatan yang tidak memuaskan yang menempatkan karyawan dalam risiko.
5. Tidak adanya disiplin organisasi dan insiden nepotisme dan favoritisme di tempat kerja.

Daftar ini tidak menyeluruh, dan faktor-faktor lain dapat memengaruhi kesejahteraan karyawan, namun daftar ini berisi beberapa masalah yang lebih umum.

Ada banyak cara untuk mengatasi masalah seperti ini setelah masalah tersebut muncul. Namun, yang paling penting adalah menangani masalah ini dengan cepat dan tepat.

Ingat, karyawan Anda adalah satu-satunya sumber keunggulan kompetitif yang unik untuk bisnis Anda. Mereka adalah dasar dari hasil pendapatan yang sangat baik yang dilaporkan pada akhir periode keuangan tertentu.

Keterampilan, bakat, dan kompetensi mereka tidak dapat ditiru, dan gagal dalam mengelola mereka berarti gagal dalam mengelola organisasi. Itulah mengapa organisasi Anda tidak boleh meremehkan minat dan perhatian mereka.

Selain itu, menangani keluhan karyawan dengan tepat akan memberikan banyak manfaat tambahan bagi bisnis Anda. Hal ini membantu menjaga moral karyawan, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan retensi talenta terbaik.

Jenis-jenis keluhan karyawan

Keluhan karyawan dapat dikelompokkan ke dalam empat kategori besar seperti yang dijelaskan di bawah ini:

1. Gaji dan tunjangan

Jenis keluhan ini diakibatkan oleh perasaan diabaikan dan ketidakpuasan karyawan terhadap kebijakan gaji dan tunjangan yang diterapkan di tempat kerja.

For instance, an employee can raise grievances if they earn lower than someone in the same job group. Even though employee perks and benefits can help reduce the chance of these issues, they can still pop up.

2. Penindasan

Penelitian yang dilakukan mengenai pelecehan di tempat kerja pada tahun 2019 menunjukkan bahwa sekitar 90% dari responden survei pernah diintimidasi di tempat kerja. Sebanyak 40% dari karyawan tersebut telah menjadi korban perundungan oleh rekan kerja mereka, sementara sisanya dirundung oleh atasan mereka. Berbagai bentuk perundungan dapat menyebabkan keluhan di antara karyawan.

3. Kondisi kerja

Ini adalah keluhan yang muncul dari kondisi kerja yang buruk di antara para karyawan. Contoh kondisi tempat kerja yang dapat menyebabkan masalah ini adalah suhu yang tidak nyaman di tempat kerja, kurangnya etika di meja kerja, dan sanitasi yang buruk.

4. Keluhan beban kerja

Seorang karyawan dapat menyampaikan keluhan ini karena beban kerja yang sangat tinggi. Misalnya, karyawan bagian keuangan akan menyampaikan kekhawatirannya mengenai beban kerja yang bertambah jika perusahaan menggunakan sistem pelaporan berbasis kertas.

Perusahaan dapat mempertimbangkan untuk beralih ke perangkat lunak manajemen pengeluaran untuk mengurangi beban kerja yang sangat besar dan keluhan yang terkait.

Ini hanyalah beberapa dari sekian banyak jenis keluhan karyawan yang mungkin Anda temui dalam organisasi Anda. Setelah Anda mengetahuinya, kini saatnya menemukan cara yang efektif untuk menangani keluhan karyawan dengan tepat.

Cara-cara yang efektif untuk menangani keluhan karyawan

Langkah pertama dalam menangani keluhan karyawan adalah memulai prosedur keluhan pemberi kerja di mana karyawan diberitahu siapa yang harus dihubungi ketika mereka memiliki masalah dan langkah-langkah yang harus mereka ikuti untuk melakukannya.

Selanjutnya adalah investigasi keluhan untuk menentukan akar penyebab masalah dan pihak-pihak lain yang terkena dampak. Menyiapkan dengar pendapat keluhan di mana profesional SDM bertemu dengan karyawan yang mengeluh untuk mendengarkan keluhan mereka.

Keputusan harus diambil terkait masalah tersebut, dan karyawan harus diberitahu bagaimana keputusan tersebut akan menangani keluhan yang diajukan dalam proses pengaduan.

Terakhir, Anda dapat menangani keluhan karyawan dengan membuka kesempatan banding bagi karyawan jika dia tidak puas dengan keputusan tersebut dan mendengarkan solusi yang mereka usulkan, dengan mempertimbangkan apakah solusi tersebut dapat diterapkan atau tidak.

Ketika menangani keluhan di tempat kerja, manajer SDM yang efektif biasanya akan mengikuti lima langkah berikut, atau disebut prosedur keluhan karyawan:

Langkah #1: Identifikasi masalah

Langkah pertama dalam prosedur pengaduan karyawan adalah identifikasi masalah, di mana manajer menentukan sifat pengaduan sedini mungkin.

Langkah #2: Kumpulkan semua informasi

This step involves investigating, collecting information and facts regarding the grievance. If the employee listed specific incidences or situations, inquire about those and gather any relevant data.

Langkah #3: Jelajahi solusi yang memungkinkan

Eksplorasi berbagai kemungkinan solusi untuk masalah tersebut. Jika memungkinkan, konsultasi dengan karyawan yang terkena dampak dapat dipertimbangkan. Kumpulkan informasi tambahan dari pengalaman masa lalu dan kasus-kasus industri untuk mendapatkan keputusan terbaik.

Langkah #4: Finalisasi keputusan

Langkah terakhir adalah menyelesaikan keputusan dan memberi tahu karyawan yang terkena dampak tentang keputusan tersebut dan tindakan yang akan diambil, seperti prosedur disipliner untuk mengatasi keluhan mereka.

Langkah #5: Terus-menerus menindaklanjuti masalah ini

Bahkan setelah keluhan karyawan diselesaikan, Anda masih harus terus menindaklanjuti untuk memastikan semuanya berjalan dengan baik.

Untuk memastikan bahwa karyawan Anda memahami proses internal dalam menyelesaikan keluhan, mungkin akan bermanfaat jika Anda menggunakan salah satu platform kursus online yang populer untuk mengembangkan kursus pelatihan yang menjelaskan bagaimana hal ini dilakukan.

Karyawan dapat diwajibkan untuk menonton kursus ini (atau beberapa kursus) sebagai bagian dari orientasi mereka, namun ada baiknya juga jika kursus ini dapat diakses oleh karyawan kapan pun mereka perlu berkonsultasi.

Bagaimana cara mengurangi keluhan karyawan?

Seperti kata pepatah, mencegah lebih baik daripada mengobati. Para profesional SDM yang cerdas memahami cara menerapkan tindakan pencegahan untuk meminimalkan kemungkinan keluhan karyawan masuk ke dalam organisasi mereka.

Staf SDM dapat membantu mencegah keluhan karyawan dengan memecahkan semua kemungkinan penyebabnya dan menerapkan langkah-langkah pencegahan sebagai berikut:

• Komunikasikan perubahan kebijakan di tempat kerja jauh sebelum kebijakan tersebut diterapkan di tempat kerja. Hal ini dapat diumumkan secara langsung, menggunakan perangkat lunak webinar untuk komunikasi internal, email, atau media lain yang mudah dipahami oleh semua karyawan.
• Terbitkan formulir keluhan karyawan atau templat surat dan doronglah karyawan untuk menulis surat keluhan segera setelah ada masalah.
• Perkenalkan budaya perusahaan yang transparan dan penuh pengertian, sehingga karyawan tidak merasa takut untuk menyuarakan kekhawatiran mereka.
• Latihlah para manajer untuk mengidentifikasi kemungkinan tanda-tanda keluhan sejak dini dan terbitkanlah buku pegangan karyawan untuk referensi lebih lanjut.
• Setiap tahun atau bahkan setiap triwulan, gunakan survei karyawan untuk mengidentifikasi masalah umum karyawan.
• Menciptakan program dan inisiatif kesejahteraan karyawan yang juga menangani kesejahteraan mental.

Temuan signifikan tentang keluhan karyawan di tempat kerja

Di bawah ini adalah beberapa statistik dari survei terbaru yang dilakukan mengenai keluhan karyawan di tempat kerja dan bagaimana organisasi menanganinya.

• Sekitar 59% organisasi melacak masalah hubungan karyawan.
• Dari 46% karyawan baru yang gagal dalam 18 bulan pertama, 89% di antaranya disebabkan oleh masalah sikap, sementara hanya 11% yang disebabkan oleh kurangnya keterampilan.
• 16% Karyawan memiliki keluhan tentang diskriminasi usia di tempat kerja.
• Pelecehan seksual menyumbang 27% dari keluhan di antara staf.

It's extremely troubling that only 6 out of 10 employers track employee relations matters. While it may seem like an afterthought, this is paramount to keeping employees comfortable and protecting the company if there is a lawsuit.

Contoh-contoh keluhan karyawan

Di bawah ini adalah beberapa contoh keluhan karyawan yang diambil dari berbagai situasi di berbagai organisasi:

• Keluhan dari seorang karyawan yang mencoba untuk mendapatkan tunjangan untuk memenuhi biaya perjalanan mereka ke tempat kerja.
• Keluhan terhadap pelecehan seksual, seperti sentuhan fisik oleh rekan kerja atau staf senior dalam organisasi.
• Keluhan tentang intimidasi di tempat kerja, seperti menggunakan kata-kata kasar atau melakukan pelecehan fisik terhadap sesama anggota staf.
• Kondisi kerja yang tidak tertahankan, seperti suhu yang sangat tinggi atau rendah di kantor, mengurangi produktivitas dan berisiko bagi kesehatan karyawan di unit tersebut.
• Kebersihan yang buruk di lantai kantor, dapur, kamar mandi, atau di mana pun membuat tempat kerja menjadi tidak sehat dan meningkatkan risiko karyawan jatuh sakit.
• Kegagalan untuk menemukan pengganti staf yang sedang cuti akan meningkatkan beban kerja bagi mereka yang ditinggalkan di unit.
• Menambah beban kerja kepada seorang karyawan secara sengaja sebagai langkah untuk memotong biaya produksi alih-alih mempekerjakan lebih banyak orang ketika pekerjaan meningkat.

Ini hanyalah beberapa dari sekian banyak contoh keluhan karyawan yang mungkin muncul dalam organisasi Anda.

Penting untuk diingat bahwa keluhan karyawan dapat muncul dalam berbagai cara yang unik.

Jadi, meskipun tidak mungkin untuk mengetahui sebelumnya apa yang mungkin menyebabkan keluhan bagi karyawan Anda, memiliki pemahaman yang kuat tentang jenis-jenis keluhan karyawan (dan langkah-langkah efektif untuk mengatasinya) membuat Anda lebih mungkin untuk dapat menangani masalah dengan baik saat masalah tersebut muncul dalam bisnis Anda.

Tanggung jawab staf SDM

Dengan mengetahui apa yang Anda ketahui sekarang, penting untuk memahami tanggung jawab staf HR dalam menangani keluhan karyawan dengan tepat.

Idealnya, kita hidup di dunia di mana keluhan karyawan tidak ada. Namun, hal itu tidak akan pernah terjadi, tidak peduli seberapa keras organisasi Anda bekerja untuk menghindari masalah tersebut.

Upaya SDM Anda akan lebih baik dihabiskan untuk memastikan bahwa karyawan yang mengalami masalah diberikan perlakuan yang adil dalam menyelesaikan keluhan mereka.

Departemen SDM yang berfungsi dengan baik akan memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi dan mengatasi penyebab keluhan karyawan sebelum berkembang menjadi masalah yang lebih dalam, lebih lama, dan pada akhirnya lebih mahal.

Kesimpulan

Kita telah sampai pada akhir artikel ini untuk mengatasi gangguan dan kekhawatiran yang dapat menghalangi karyawan untuk memanfaatkan potensi penuh mereka dalam melakukan yang terbaik.

Sebagai manajer SDM, Anda harus menginvestasikan waktu dan sumber daya untuk mengelola keluhan karyawan karena hasilnya akan menghasilkan produktivitas yang lebih tinggi dan daya saing yang lebih baik di industri Anda.

Pernahkah Anda menangani keluhan karyawan dalam organisasi Anda? Jika ya, apakah itu melibatkan salah satu langkah yang diuraikan di atas? Beritahu kami di kolom komentar di bawah ini!