Resep Program Saran Karyawan yang Sempurna: Dari Sebuah Kotak ke Ruang Rapat

Seberapa sering ide jutaan dolar mendarat di pangkuan Anda?

Jika Anda melihat ke dalam kotak saran di tempat kerja Anda, kemungkinan besar satu dari setiap empat ide dapat menghemat banyak uang atau mungkin membayar dividen yang besar.

Program saran karyawan secara historis telah menjadi landasan ide yang telah meningkatkan penjualan, memangkas biaya, merevolusi produk dan layanan, dan menghasilkan miliaran bagi perusahaan.

Ketika kotak saran menjadi tren seperti Slack saat ini, kotak saran menghasilkan penghematan hingga $300 juta, dan meskipun terdengar seperti angka yang bagus, kotak saran yang bagus sudah tidak ada lagi.

Namun di zaman modern ini, inti dari konsep ini tetap sama, dan contoh-contoh program saran karyawan ini menghadirkan ide-ide cemerlang bagi perusahaan melalui ulasan online instan, umpan balik digital anonim, dan mekanisme saran otomatis.

Meskipun kotak saran mungkin sudah cukup baik di masa-masa kejayaannya (atau di ruang istirahat beberapa organisasi), namun kekuatan dari saran karyawan yang komprehensif untuk pertumbuhan perusahaan masih belum dimanfaatkan oleh banyak orang.

Dalam beberapa menit, mari kita pelajari:

1. ➡ Mengapa kotak saran konvensional gagal?
2. ➡ Bagaimana cara membuat yang sempurna dengan contoh program saran karyawan?

Ini dia resep yang sempurna langsung ke dalam buku pegangan karyawan Anda.

Mengapa kotak saran karyawan konvensional gagal?

Kita semua pernah melihat pandora kayu di kantor DMV dan ruang kerja kita, dan jika pikiran pertama Anda adalah "apa salahnya memiliki kotak saran dan mendorong orang untuk memasukkan sarannya", berikut ini adalah alasan mengapa saran karyawan yang konvensional dan bersifat terbuka untuk pertumbuhan perusahaan gagal pada saat mekanisme umpan balik yang jelas memegang kunci:

1. 1. Mereka tidak memiliki rasa memiliki

Seorang karyawan yang produktif menaruh ide jutaan dolar di kotak saran Anda untuk mengurangi operasi yang sembarangan dan meningkatkan produktivitas. Sekarang apa?

Selain pembacaan saran bulanan langsung dari kotak dan tepukan di punggung karena telah memberikan saran tersebut, kotak saran tidak memiliki rasa memiliki dari orang-orang yang dapat mewujudkannya, yaitu pimpinan.

Hal ini secara otomatis meredam semangat karyawan untuk memberikan saran. Dan juga, mereka diam-diam dan tidak menyebutkan nama-yang merupakan pendekatan pesimis terhadap curah pendapat.

2. 2. Tidak ada tindak lanjut

Ide-ide hebat tidak bisa diimplementasikan hanya dengan membacakannya di tempat terbuka. Sebuah rencana tindakan menentukan nasib mereka dan itu bermuara pada apakah para manajer tertarik untuk mewujudkan sesuatu yang di luar kebiasaan atau mereka hanya percaya untuk melakukan pekerjaan sehari-hari dan pulang ke rumah.

Tidak ada tindak lanjut adalah alasan mengapa "apa gunanya saran saya?" muncul sebagai pernyataan, yang mengarah ke...

3. Tidak ada umpan balik sama sekali

Kotak saran yang kosong bukan berarti tim Anda kehabisan ide, itu hanya berarti mereka tidak cukup termotivasi untuk menggunakan otak mereka. Meskipun para manajer menindaklanjuti hal ini dengan memberikan penghargaan untuk setiap saran yang produktif dan yang lainnya, mereka gagal mengidentifikasi kotak saran ini.

4 Ada cara yang lebih cerdas

Dengan hampir semua industri yang sudah terdigitalisasi hingga tingkat yang lebih tinggi, mekanisme umpan balik dan saran dari karyawan untuk pertumbuhan perusahaan kini dapat dengan mudah ditangani.

Ini bukan lagi tentang menuliskan pemikiran seseorang di atas kertas untuk dilihat oleh atasan, tetapi menggambarkannya di mana seluruh organisasi dapat melihat ide tersebut dan meletakkannya di bawah pemindai kritik yang membangun.

Lima langkah untuk menyusun program saran karyawan yang sempurna

Program saran karyawan yang terstandardisasi akan menghasilkan tingkat transparansi yang tinggi, tingkat keterlibatan karyawan yang meningkat, dan tenaga kerja yang termotivasi yang siap untuk mengisi pandora dengan saran yang luar biasa dan layak.

Berikut ini adalah langkah-langkah yang harus diikuti untuk menjalankan program saran karyawan Anda dari kotak saran hingga ke ruang rapat.

1. Meyakinkan manajemen tentang kegunaannya

Bukan hanya saran yang memotivasi karyawan, tetapi juga semangat di baliknya. Ketika melibatkan masukan berharga dari karyawan - tidak peduli dari level mana mereka berasal, hal ini akan membawa rasa memiliki yang dapat meningkatkan performa kerja lebih dari 50%. Selain melibatkan karyawan dan mengurangi perputaran karyawan, hal ini juga berarti penghematan yang sangat besar bagi organisasi mana pun. Seolah-olah hal ini belum cukup, sistem saran karyawan merupakan tolok ukur praktik terbaik di belahan dunia perusahaan.

Saran dari karyawan sering kali datang secara halus dan bahkan karyawan yang paling ekstrovert pun memilih untuk tidak menyampaikan ide mereka dengan mendatangi atasan mereka demi kelangsungan hidup dan FOMO. Dengan menjual ide ini kepada manajemen, ide-ide tersebut mendapatkan platform terbuka untuk berbicara sendiri. Bagaimana hasilnya adalah cerita yang berbeda.

2. 2. Menetapkan rencana tindakan yang menyeluruh

Program saran karyawan yang produktif akan berhasil jika tim lintas fungsi memberdayakan tulang punggungnya untuk mengimplementasikan saran yang diterimanya.

Dengan membangun rantai komando yang mencakup anggota kunci dari setiap aliran, misalnya keuangan, SDM, pemasaran, dev-ops, dan sebagainya, semua orang berada dalam gelombang yang sama saat menanamkan saran yang produktif ke dalam tindakan.

Perspektif baru ini sering kali datang dengan pendekatan yang benar-benar di luar kebiasaan, oleh karena itu orang-orang yang membawa saran-saran tersebut ke ruang mesin harus cukup progresif untuk mengambil risiko. Sering terjadi bahwa sebagian besar pemberi saran diberi peran kunci dalam proyek yang bekerja untuk saran tersebut, yang merupakan hadiah intrinsik yang tiada duanya. Rencana tindakan yang komprehensif membuat hal ini menjadi kristal.

3. Jalankan saran melalui sebuah struktur

Kotak saran dan platform saran online memiliki berbagai macam masukan yang masuk ke dalamnya-berupa happy hour, makan siang Jumat, gosip, dan yang lainnya-tetapi hal ini tidak melakukan apa pun selain menghambat produktivitas.

Pada saat itulah pedoman harus ditetapkan pada kotak saran dan untuk apa kotak saran tersebut.

Berikut adalah beberapa langkah menuju sukses yang pasti akan memunculkan sugesti yang tepat, apalagi menyaring sugesti yang jahat:

• ➡ ‍ Menetapkanbatasan untuk saran: Sebagian besar organisasi membuka saran untuk meningkatkan produktivitas di tempat kerja, meningkatkan kualitas produk/layanan yang ditawarkan, perbaikan proses, penghematan biaya, dan inovasi.
• ‍Proses pengajuandan peninjauan: Program saran karyawan tidak boleh bersifat anonim. Saran dapat diajukan ke platform publik seperti Empuls dalam grup baru dari curah pendapat, dan mereka akan diperiksa oleh publik. Namun, jika jumlah karyawan cukup banyak, tim saran dapat memilih saran mana yang akan disampaikan ke publik.
• ‍Membuat parapenyaji menjual ide mereka: Saran harus didasarkan pada premis bahwa saran tersebut memiliki dampak potensial terhadap kegiatan organisasi dan harus didukung dengan analisis kuantitatif dan bagaimana dampaknya akan memberikan hasil di masa depan. Seperti halnya Shark Tank, presentasi yang baik dapat mengubah saran menjadi sebuah peta jalan yang terperinci.
• ‍Tunjuklahseorang juara dari kursi tertinggi: Seorang manajer dengan pengalaman yang sangat banyak dapat membantu memindahkan gunung dan membantu yang muda untuk menaklukkan semua rintangan yang ada di sepanjang jalan.

4. Berikan insentif dengan sedikit penghargaan dan pengakuan

Berteriaklah dengan lantang di depan orang banyak bahwa program saran karyawan sudah berjalan dan hidup. Meskipun kita bisa mewajibkan para manajer untuk memberikan beberapa saran dalam pertemuan bulanan dari tim mereka, namun sesi curah pendapat terbuka akan sangat bermanfaat.

Hal ini dapat diberi insentif dengan penghargaan dan pengakuan di mana karyawan dengan saran yang tepat akan mendapatkan bonus uang tunai, promosi, dan bahkan menjadi ujung tombak proyek.

Dengan platform seperti Empulsini, saran dapat dipuji dan dipuji di depan umum dan para penerima memiliki Empuls poin untuk menunjukkan kontribusi mereka, yang dapat ditukarkan dengan katalog yang komprehensif.

Untuk mengecek apakah program ini berhasil atau tidak, tim dapat menjalankan survei untuk merasakan bagaimana perasaan karyawan tentang program saran secara keseluruhan. Penghargaan dan pengakuan akan menambah semangat ketika orang-orang melihat wortel dan taruhannya tergantung di depan mereka.

Dan ya-kotak fisik juga tidak akan menggigit jika ditempatkan di sekitar ruang kerja.

5. Menerapkan dan menindaklanjuti program saran

Baik itu kontes ide bulan ini atau pertemuan dua mingguan untuk bertukar pikiran tentang rencana yang diposting di platform, semua saran produktif harus ditindaklanjuti dengan diskusi yang cerdik dengan manajer tim langsung untuk menentukan kelayakannya.

Jika dirasa tepat, tim program saran karyawan dapat menyelenggarakan presentasi di mana ide-ide terbaik dapat dipamerkan dengan masukan dan rencana.

Ingatlah-untuk setiap ide, berikan penghargaan positif untuk mendorong para pemikir Anda memberikan yang terbaik. Terapkan saran terbaik dan lihatlah tujuan mereka tercapai.

Memang tidak semua saran akan berhasil, namun saran-saran tersebut akan menggerakkan mesin pertumbuhan dan inovasi di tempat kerja Anda.

Mulailah dengan perangkat lunak penghargaan dan pengakuan karyawan

Kami mengerti, mengumpulkan saran dari karyawan bukanlah hal yang mudah, namun dengan platform yang membuat orang termotivasi dan berpikiran terbuka untuk berbagi masukan?

Nah, itulah yang membuat cairan mengalir. Empuls adalah perangkat lunak penghargaan dan pengakuan karyawan yang sempurna. Lakukan survei anonim, kumpulkan umpan balik di tempat terbuka, atau cukup terhubung dan berkolaborasi dengan rekan kerja Anda.

Isi kotak saran tersebut!

Program saran karyawan berkembang menjadi angin segar yang patut dicontoh dalam sistem organisasi. Dengan pendekatan yang sistematis, kotak saran tersebut dapat masuk ke dalam ruang rapat dan menjadi bagian dari aliran darah sehari-hari.

Ingin tahu platform apa yang digunakan untuk berbagi ide program saran karyawan Anda? Cobalah Empuls-satu platform komunikasi untuk berkolaborasi demi kemenangan besar.