Daftar Isi
Bergulat dengan keharusan untuk memberhentikan seorang karyawan adalah tugas yang menuntut kemahiran dan penanganan yang hati-hati. Melakukan pendekatan terhadap proses ini dengan kepekaan dan pola pikir strategis tidak hanya memperhatikan karyawan tetapi juga penting untuk menjaga reputasi perusahaan.
Dalam artikel blog ini, kita akan mempelajari seni yang penuh nuansa tentang cara memberhentikan karyawan dengan cara yang benar. Dengan panduan langkah demi langkah, pertimbangan hukum, dan pentingnya empati, kami akan membekali Anda dengan alat bantu untuk menavigasi tugas yang menantang ini sembari menjunjung tinggi profesionalisme dan rasa hormat.
Mengapa Anda harus memberhentikan karyawan?
Ada berbagai alasan yang sah untuk memberhentikan karyawan. Alasan-alasan ini biasanya berasal dari kinerja, perilaku, atau perubahan karyawan di dalam perusahaan.
Beberapa alasan umum meliputi:
1. Kinerja yang buruk
Jika seorang karyawan secara konsisten gagal memenuhi ekspektasi pekerjaan, meskipun telah mendapatkan pelatihan dan dukungan yang memadai, mungkin perlu dilakukan pemutusan hubungan kerja. Kinerja yang buruk dapat berdampak negatif pada moral tim, produktivitas, dan keberhasilan organisasi secara keseluruhan.
2. Pelanggaran terhadap kebijakan perusahaan
Jika seorang karyawan secara konsisten mengabaikan kebijakan perusahaan, terlibat dalam perilaku yang tidak etis, atau melanggar peraturan di tempat kerja, maka hal ini dapat mengganggu lingkungan kerja dan membahayakan nilai-nilai dan reputasi perusahaan.
3. Pelanggaran serius
Pelanggaran seperti pencurian, pelecehan, penipuan, atau kekerasan dapat menciptakan lingkungan kerja yang tidak bersahabat dan membahayakan keselamatan dan kesejahteraan karyawan lain. Dalam kasus seperti itu, pemutusan hubungan kerja mungkin diperlukan untuk melindungi organisasi dan karyawannya.
4. Pembangkangan
Jika seorang karyawan secara konsisten menolak untuk mengikuti arahan, menantang otoritas, atau tidak menghormati atasan dan kolega, hal ini dapat mengganggu rantai komando dan berdampak negatif pada kerja sama dan kolaborasi tim.
5. Masalah kehadiran
Ketidakhadiran yang berlebihan, keterlambatan, atau sering tidak masuk tanpa alasan dapat mengganggu jadwal kerja dan menghambat produktivitas. Jika masalah kehadiran karyawan terus berlanjut meskipun telah dilakukan konseling dan tindakan perbaikan, pemutusan hubungan kerja dapat dipertimbangkan.
6. Penghapusan atau restrukturisasi pekerjaan
Perubahan kebutuhan bisnis, kemajuan teknologi, atau pergeseran strategis mungkin mengharuskan perusahaan untuk merestrukturisasi atau menghilangkan posisi tertentu. Dalam kasus seperti itu, karyawan mungkin diberhentikan karena peran mereka menjadi berlebihan.
7. Kegagalan peningkatan kinerja
Jika seorang karyawan telah diberi waktu dan dukungan yang wajar untuk meningkatkan kinerja mereka namun gagal memenuhi standar yang disyaratkan, pemutusan hubungan kerja dapat dipertimbangkan sebagai pilihan terakhir.
8. Kendala anggaran
Faktor ekonomi atau tantangan keuangan dapat menyebabkan kebutuhan untuk mengurangi biaya tenaga kerja, yang dapat mengakibatkan PHK atau pemutusan hubungan kerja.
9. Kesehatan atau keselamatan karyawan
Jika kesehatan fisik atau mental karyawan menimbulkan risiko bagi diri mereka sendiri atau orang lain, dan akomodasi yang wajar tidak dapat dilakukan, mungkin perlu dilakukan pemutusan hubungan kerja untuk memastikan keselamatan.
10. Pengunduran diri secara sukarela
Terkadang, karyawan dapat memilih untuk mengundurkan diri karena alasan pribadi, kesempatan untuk mengembangkan karir, atau tawaran yang lebih baik dari perusahaan lain. Meskipun ini bukan pemutusan hubungan kerja yang diprakarsai oleh pemberi kerja, hal ini tetap mengarah pada kepergian karyawan dari organisasi.
Ketika mempertimbangkan pemutusan hubungan kerja, penting untuk memastikan bahwa alasannya valid, terdokumentasi, dan selaras dengan kebijakan perusahaan dan peraturan hukum. Keputusan untuk memberhentikan karyawan harus diambil setelah pertimbangan yang matang dan, idealnya, harus menjadi pilihan terakhir setelah mencoba mengatasi masalah tersebut melalui konseling, rencana peningkatan kinerja, atau tindakan lain yang sesuai.
Cara memberhentikan karyawan dengan cara yang benar
Berikut adalah cara memberhentikan karyawan dengan cara yang benar
1. Persiapan
Sebelum memulai proses pemutusan hubungan kerja, penting untuk memastikan bahwa Anda memiliki alasan yang sah untuk melakukan pemutusan hubungan kerja. Hal ini dapat mencakup kinerja yang buruk, pelanggaran kebijakan perusahaan, perubahan kebutuhan bisnis, atau alasan sah lainnya. Tinjau catatan kinerja karyawan, riwayat kehadiran, dan dokumentasi yang relevan untuk memastikan bahwa keputusan Anda beralasan.
2. Kepatuhan hukum dan kebijakan
Pastikan Anda memahami undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan di yurisdiksi Anda. Pastikan bahwa proses pemutusan hubungan kerja mengikuti hukum serta kebijakan dan prosedur perusahaan Anda. Hal ini akan membantu Anda menghindari gugatan atau perselisihan hukum di kemudian hari. Hindari praktik diskriminasi dan pastikan bahwa keputusan tersebut didasarkan pada kriteria yang objektif.
3. Dokumentasi
Selama masa kerja karyawan, simpanlah dokumentasi yang menyeluruh mengenai tinjauan kinerja, umpan balik, peringatan, dan insiden apa pun yang menyebabkan keputusan pemutusan hubungan kerja. Dokumentasi ini akan menjadi bukti jika karyawan mengajukan keberatan atas pemutusan hubungan kerja atau jika timbul masalah hukum.
4. Pilih waktu dan tempat yang tepat
Pilih waktu dan tempat untuk pertemuan pemutusan hubungan kerja yang menghormati privasi karyawan dan meminimalkan potensi rasa malu. Jadwalkan pertemuan pribadi di tempat yang tenang dan rahasia. Hindari waktu-waktu sibuk atau saat karyawan mungkin memiliki komitmen pribadi atau pertemuan penting.
5. Bersikaplah langsung dan transparan
Dalam rapat pemutusan hubungan kerja, mulailah dengan membahas masalah ini secara langsung dan transparan. Sampaikan dengan jelas alasan pemutusan hubungan kerja. Hindari penggunaan bahasa yang tidak jelas atau eufemisme, karena hal ini dapat menyebabkan kebingungan atau kesalahpahaman. Jika memungkinkan, berikan contoh atau kejadian spesifik yang menyebabkan keputusan tersebut.
6. Gunakan komunikasi yang berempati
Saat menyampaikan berita tersebut, dekati situasi dengan empati dan kepekaan. Ketahuilah bahwa pemutusan hubungan kerja adalah pengalaman yang sulit bagi karyawan. Dengarkan dengan penuh perhatian reaksi dan pertanyaan mereka. Pertahankan sikap tenang dan empati selama percakapan berlangsung.
7. Rincian penawaran dan dukungan
Berikan detail penting kepada karyawan mengenai proses pemutusan hubungan kerja. Ini termasuk informasi mengenai paket pesangon, gaji terakhir, hari libur yang tidak terpakai, dan tunjangan lain yang menjadi hak mereka. Tawarkan bantuan untuk mengambil barang-barang pribadi dari ruang kerja mereka dan mengalihkan tanggung jawab mereka ke anggota tim lainnya.
8. Menjaga kerahasiaan
Tekankan pentingnya menjaga kerahasiaan mengenai detail pemutusan hubungan kerja. Hal ini tidak hanya menghormati privasi karyawan, tetapi juga membantu menjaga reputasi perusahaan.
9. Properti dan akses perusahaan
Selama atau segera setelah rapat pemutusan hubungan kerja, kumpulkan semua properti perusahaan dari karyawan. Ini dapat mencakup kunci, kartu akses, laptop, atau peralatan lain yang mungkin mereka gunakan selama bekerja.
10. Menyelesaikan tugas-tugas administratif
Memperbarui sistem dan catatan internal untuk mencerminkan status pemutusan hubungan kerja karyawan. Beritahukan departemen terkait, seperti sumber daya manusia, TI, dan penggajian, tentang pemutusan hubungan kerja sehingga mereka dapat mengambil tindakan yang tepat untuk memfasilitasi transisi yang lancar.
11. Berkomunikasi dengan tim
Tergantung pada situasinya, pertimbangkan bagaimana dan kapan mengkomunikasikan kepergian karyawan tersebut kepada anggota tim lainnya. Jaga privasi karyawan yang akan keluar sambil memastikan bahwa tim tetap mendapat informasi tentang perubahan apa pun yang mungkin memengaruhi alur kerja mereka.
12. Sediakan langkah selanjutnya
Tawarkan panduan tentang langkah apa yang dapat diambil oleh karyawan yang di-PHK selanjutnya. Beri tahu mereka tentang sumber daya seperti tunjangan cobra (jika ada), dukungan pencarian kerja, konseling karier, dan referensi potensial dari perusahaan.
13. Tindak lanjut
Tunjukkan dukungan yang berkelanjutan dengan menjadwalkan pertemuan tindak lanjut dalam waktu seminggu atau lebih setelah pemutusan hubungan kerja. Hal ini memungkinkan karyawan untuk menyampaikan pertanyaan, kekhawatiran, atau masalah logistik yang mungkin timbul saat mereka bertransisi dari perusahaan.
Contoh surat pemutusan hubungan kerja karyawan
Berikut adalah 3 contoh surat pemutusan hubungan kerja untuk memberhentikan karyawan dengan cara yang benar.
1. Surat pemutusan hubungan kerja karena kinerja yang buruk
Surat ini menginformasikan kepada karyawan mengenai pemutusan hubungan kerja berdasarkan masalah kinerja yang sedang berlangsung, menyatakan penghargaan atas kontribusi mereka dan memberikan rincian mengenai gaji dan tunjangan akhir.
[Tanggal]
[Nama Karyawan]
[Alamat Karyawan]
[Kota, Negara Bagian, Kode Pos]
Yth. [Nama Karyawan],
Dengan hormat, Saya menulis untuk memberi tahu Anda bahwa, setelah mempertimbangkan dengan seksama dan melakukan tinjauan kinerja secara menyeluruh, kami telah memutuskan untuk mengakhiri hubungan kerja Anda dengan [Nama Perusahaan], yang berlaku efektif pada [hari kerja terakhir, biasanya dua minggu sejak tanggal surat ini].
Keputusan ini didasarkan pada masalah kinerja yang sedang berlangsung, yang telah didiskusikan dengan Anda selama Anda bekerja. Meskipun kami telah melakukan upaya terbaik untuk mendukung peningkatan kinerja Anda, kami belum melihat adanya kemajuan yang diperlukan. Kami percaya bahwa ini adalah tindakan terbaik bagi Anda dan perusahaan.
Anda akan menerima gaji terakhir Anda pada hari kerja terakhir Anda, termasuk hari libur yang masih harus dibayar, dan informasi mengenai tunjangan karyawan Anda. Kembalikan semua properti dan kunci perusahaan pada hari terakhir Anda.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan bantuan lebih lanjut selama masa transisi ini, jangan ragu untuk menghubungi departemen SDM kami.
Kami menghargai kontribusi yang telah Anda berikan selama bekerja di [Nama Perusahaan], dan kami berharap Anda sukses dalam usaha Anda di masa depan.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
[Nama Perusahaan]
2. Surat pemutusan hubungan kerja karena restrukturisasi perusahaan
Surat ini memberitahukan karyawan tentang pemutusan hubungan kerja karena restrukturisasi perusahaan, menekankan bahwa keputusan tersebut tidak terkait dengan kinerja mereka dan menawarkan dukungan dalam mencari peluang kerja baru
[Tanggal]
[Nama Karyawan]
[Alamat Karyawan]
[Kota, Negara Bagian, Kode Pos]
Yth. [Nama Karyawan],
Dengan hormat, Saya menulis untuk memberitahukan kepada Anda bahwa, dikarenakan adanya restrukturisasi perusahaan baru-baru ini, posisi Anda di [Nama Perusahaan] akan diberhentikan, berlaku efektif [hari kerja terakhir, biasanya dua minggu sejak tanggal surat ini].
Keputusan ini merupakan hasil dari perubahan yang diperlukan dalam struktur organisasi dan bukan merupakan cerminan dari kinerja atau dedikasi Anda kepada perusahaan. Kami sangat menyesal bahwa kami harus mengambil langkah ini dan menghargai kerja keras dan kontribusi Anda selama bekerja di sini.
Anda akan menerima gaji terakhir Anda pada hari kerja terakhir Anda, termasuk hari libur yang masih harus dibayar, dan informasi mengenai tunjangan karyawan Anda. Harap kembalikan semua properti dan kunci perusahaan pada hari terakhir Anda.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan bantuan untuk mencari peluang kerja baru, departemen SDM kami siap membantu Anda.
Kami mengucapkan terima kasih atas layanan Anda di [Nama Perusahaan] dan berharap yang terbaik untuk Anda di masa depan.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
[Nama Perusahaan]
3. Surat pemutusan hubungan kerja karena pelanggaran kebijakan perusahaan
Surat ini mengkomunikasikan pemutusan hubungan kerja seorang karyawan karena pelanggaran kebijakan, dengan menyebutkan kebijakan yang dilanggar dan menekankan keseriusan pelanggaran tersebut, sekaligus memberikan informasi tentang gaji dan tunjangan akhir.
[Tanggal]
[Nama Karyawan]
[Alamat Karyawan]
[Kota, Negara Bagian, Kode Pos]
Yth. [Nama Karyawan],
Dengan hormat, Saya menulis untuk memberitahukan kepada Anda bahwa, setelah melakukan investigasi secara menyeluruh, kami telah memutuskan untuk mengakhiri hubungan kerja Anda dengan [Nama Perusahaan], berlaku efektif [hari kerja terakhir, biasanya dua minggu sejak tanggal surat ini].
Keputusan ini merupakan hasil dari pelanggaran kebijakan perusahaan, khususnya [sebutkan kebijakan yang dilanggar dan rincian pelanggaran]. Kami menangani pelanggaran terhadap kebijakan kami dengan serius, dan meskipun telah dilakukan diskusi dan peringatan, perilaku tersebut tidak berhenti.
Anda akan menerima gaji terakhir Anda pada hari terakhir kerja Anda, termasuk hari libur yang masih harus dibayar, dan informasi mengenai tunjangan karyawan Anda. Harap kembalikan semua properti dan kunci perusahaan pada hari terakhir Anda.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan klarifikasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi departemen SDM kami.
Kami menghargai kontribusi Anda selama bekerja di [Nama Perusahaan], dan kami berharap Anda sukses dalam usaha Anda di masa depan.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
[Nama Perusahaan]
Bagaimana tidak memberhentikan karyawan
Memberhentikan karyawan adalah proses yang rumit yang membutuhkan pertimbangan yang cermat dan profesionalisme. Untuk memastikan Anda tidak salah menangani situasi, berikut ini adalah cara untuk tidak memberhentikan karyawan:
1. Penghentian mendadak
Hindari melakukan pemutusan hubungan kerja secara tiba-tiba tanpa peringatan atau diskusi sebelumnya. Pemutusan hubungan kerja secara tiba-tiba dapat menimbulkan kebingungan, kebencian, dan komplikasi hukum. Sangat penting untuk memberikan umpan balik yang jelas dan kesempatan yang cukup untuk perbaikan sebelum melakukan pemutusan hubungan kerja.
2. Kurangnya dokumentasi
Jangan memberhentikan karyawan tanpa dokumentasi yang tepat mengenai masalah kinerja, pelanggaran, atau alasan sah lainnya. Tanpa bukti yang jelas, keputusan Anda dapat dianggap sewenang-wenang atau tidak adil, sehingga berpotensi menimbulkan gugatan hukum.
3. Pemutusan hubungan kerja di depan umum atau memalukan
Jangan memberhentikan karyawan di depan rekan kerja atau anggota staf lainnya. Hal ini dapat menyebabkan penghinaan dan berdampak negatif pada moral tim. Selalu lakukan diskusi pemutusan hubungan kerja secara pribadi untuk menghormati martabat karyawan.
4. Komunikasi yang tidak jelas
Hindari menggunakan bahasa yang tidak jelas atau penjelasan yang tidak jelas saat menyampaikan alasan pemutusan hubungan kerja. Ketidakjelasan dapat menimbulkan kesalahpahaman dan bahkan tuduhan ketidakadilan. Bersikaplah langsung, spesifik, dan transparan tentang alasannya.
5. Kurangnya empati
Jangan menghadapi situasi ini dengan sikap dingin atau meremehkan. Memberhentikan karyawan adalah pengalaman yang menyedihkan, dan kurangnya empati dapat memperburuk dampak emosional. Tunjukkan pengertian dan kasih sayang selama proses berlangsung.
6. Mengabaikan prosedur hukum dan kepegawaian
Tidak mengikuti persyaratan hukum dan prosedur SDM perusahaan dapat menimbulkan konsekuensi hukum. Selalu pastikan bahwa proses pemutusan hubungan kerja mematuhi undang-undang ketenagakerjaan setempat dan kebijakan internal untuk menghindari potensi perselisihan hukum.
7. Mengabaikan dampak emosional
Jangan meremehkan dampak emosional dari pemutusan hubungan kerja. Harga diri dan kesehatan mental karyawan dapat sangat terpengaruh oleh peristiwa ini. Sediakan sumber daya, dukungan, dan panduan untuk membantu mereka melewati masa-masa sulit ini.
8. Tidak mempertimbangkan transisi
Hindari mengabaikan aspek-aspek praktis dari kepergian karyawan. Berikan panduan untuk mengumpulkan barang-barang pribadi, mengembalikan properti perusahaan, dan peralihan tanggung jawab. Mengabaikan detail-detail ini dapat menimbulkan kebingungan dan masalah logistik.
9. Proses yang terburu-buru
Pemutusan hubungan kerja tidak boleh dilakukan secara terburu-buru. Berikan waktu yang cukup bagi karyawan untuk mengajukan pertanyaan, mencari klarifikasi, dan mengungkapkan kekhawatiran mereka. Proses yang terburu-buru dapat memberikan kesan bahwa keputusan tersebut dibuat secara sewenang-wenang.
10. Mengabaikan legalitas dan kontrak
Jangan abaikan ketentuan kontrak kerja atau kewajiban hukum apa pun yang terkait dengan pemutusan hubungan kerja. Tinjau setiap perjanjian kontrak, klausul larangan bersaing, dan tunjangan pesangon untuk memastikan bahwa Anda bertindak sesuai dengan hukum.
11. Kurangnya tindak lanjut
Jangan memberhentikan karyawan dan kemudian memutuskan semua komunikasi. Kurangnya tindak lanjut dapat membuat karyawan yang di-PHK merasa ditinggalkan. Tawarkan dukungan pasca PHK, jawab pertanyaan mereka, dan berikan panduan sesuai kebutuhan.
12. Menyalahkan atau mempermalukan
Hindari menyalahkan karyawan semata-mata selama diskusi pemutusan hubungan kerja. Fokuslah pada fakta dan alasan keputusan tersebut, daripada menyerang atau mempermalukan mereka.
IBM, sebuah perusahaan teknologi multinasional, memulai program restrukturisasi pada tahun 2018 untuk beradaptasi dengan kondisi pasar yang berubah dan merealokasi sumber daya ke area-area strategis. Sebagai bagian dari restrukturisasi ini, perusahaan melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK) massal terhadap karyawan.
Proses pemutusan hubungan kerja secara profesional
Pendekatan IBM terhadap pemutusan hubungan kerja karyawan selama restrukturisasi ini sering dikutip sebagai model profesionalisme:
→ Transparansi: IBM transparan mengenai alasan di balik PHK, dengan alasan perlunya menyelaraskan kembali fokus perusahaan dan tetap kompetitif dalam lanskap teknologi yang berubah dengan cepat.
→ Layanan dukungan: Perusahaan menawarkan berbagai layanan dukungan kepada para karyawan yang terkena dampak, termasuk konseling karier, bantuan dalam mencari peluang kerja baru, dan panduan tentang tunjangan dan paket pesangon.
→ Paket pesangon: IBM memberikan paket pesangon yang adil dan kompetitif kepada para karyawan yang terkena dampak, untuk memastikan bahwa mereka mendapatkan dukungan finansial selama masa transisi.
→ Komunikasi: Perusahaan berkomunikasi dengan para karyawan yang terkena dampak sebelum pemutusan hubungan kerja, sehingga mereka memiliki waktu untuk mempersiapkan transisi dan mengeksplorasi pilihan-pilihan mereka.
→ Perilaku yang saling menghormati: Manajer dan personil SDM diinstruksikan untuk memperlakukan karyawan dengan hormat dan empati selama proses pemutusan hubungan kerja, membantu mereka keluar dari perusahaan dengan bermartabat.
→ Kepatuhan: IBM memastikan kepatuhan terhadap semua persyaratan hukum dan undang-undang ketenagakerjaan terkait pemutusan hubungan kerja, termasuk memberikan pemberitahuan yang tepat dan mengikuti peraturan PHK.
→ Kebijakan pintu terbuka: Perusahaan mempertahankan kebijakan pintu terbuka bagi karyawan yang memiliki pertanyaan atau masalah selama proses tersebut, dan mereka mendorong komunikasi yang terbuka.
Dampak: Meskipun setiap PHK berskala besar pasti memiliki dampak yang signifikan terhadap karyawan dan perusahaan, pendekatan profesional IBM membantu meminimalkan konsekuensi negatif. Komitmen perusahaan untuk memperlakukan karyawan dengan penuh hormat dan transparan selama restrukturisasi diakui oleh banyak pihak dan sering dikutip sebagai contoh bagaimana pemutusan hubungan kerja dapat dilakukan secara profesional bahkan pada masa-masa sulit.
Kesimpulan
Memberhentikan karyawan adalah proses yang kompleks yang membutuhkan kebijaksanaan, kepekaan, dan kepatuhan terhadap standar hukum dan etika. Dengan menghindari jebakan-jebakan umum ini, Anda dapat memastikan bahwa pemutusan hubungan kerja dilakukan secara terhormat, profesional, dan dengan cara yang meminimalkan dampak negatif terhadap karyawan dan organisasi.
Setiap situasi pemutusan hubungan kerja adalah unik, jadi sesuaikan langkah-langkah ini dengan konteks dan budaya perusahaan. Memperlakukan karyawan dengan bermartabat, hormat, dan adil selama proses berlangsung sangat penting untuk menjaga lingkungan kerja yang positif dan menjaga reputasi organisasi.
