10 Praktik Terbaik Otomasi SDM untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis

Otomatisasi dan sumber daya manusia mungkin terlihat seperti dua ide yang kontradiktif - mesin dan manusia tidak selalu menjadi mitra yang alami. Namun faktanya, otomatisasi HR dapat meningkatkan efisiensi bisnis secara signifikan, membuat alur kerja di tim HR Anda menjadi lebih lancar, dan mengurangi kesalahan.

Bagaimana tepatnya otomatisasi HR dapat mewujudkan hal tersebut? Dalam artikel ini, kami akan membahas sepuluh cara bagaimana otomatisasi HR dapat meningkatkan efisiensi bisnis Anda dan memberi manfaat bagi seluruh organisasi Anda.

Mari kita mulai!

Apa yang dimaksud dengan Otomasi SDM?

Tim HR Anda mungkin melakukan banyak tugas manual yang memakan waktu untuk menjaga agar semuanya berjalan lancar. Meskipun tugas-tugas ini memang harus diselesaikan, namun menyita waktu yang seharusnya bisa digunakan untuk aktivitas yang lebih berharga.

Mengapa Otomasi HR?

Otomatisasi dalam Manajemen Sumber Daya Manusia dapat membantu Anda:

• Mengatur dokumen penting secara elektronik.
• Impor dokumentasi yang diperlukan
• Menyimpan file dalam format standar sehingga Anda dapat menggunakannya di berbagai perangkat
• Berfungsi sebagai arsip catatan.
• Mempersiapkan Anda untuk menghadapi audit dengan menjaga informasi dan data tetap teratur.

Tugas-tugas administratif ini memang penting, namun mesin dapat melakukan tugas-tugas ini dengan cepat seperti halnya manusia. Dan dengan anggaran SDM yang menyusut di banyak tempat, menyelesaikan tugas-tugas ini dengan cepat dan efisien tanpa mempekerjakan karyawan tambahan sangatlah penting. Otomatisasi SDM adalah solusinya.

Otomatisasi versus outsourcing

Peran sumber daya manusia terus berkembang dengan kecepatan yang lebih cepat dari sebelumnya. Organisasi sekarang mencoba menemukan keseimbangan yang sempurna antara pekerjaan strategis secara internal, otomatisasi, dan outsourcing.

Studi terbaru mengenai perkembangan peran profesional SDM menunjukkan bahwa sebagian besar fungsi SDM, seperti tanggung jawab administratif, akan diotomatisasi atau dialihdayakan kepada pihak lain.

10 Praktik Terbaik Otomasi SDM

Jadi, seperti apa otomatisasi HR untuk perusahaan Anda? Mari kita lihat beberapa contoh otomatisasi HR terbaik tentang bagaimana Anda dapat meningkatkan efisiensi bisnis dengan alat HR yang tepat.

1. Mengurangi tingkat kesalahan

Banyak tugas entri data untuk tim HR masih dilakukan secara manual - memasukkan tanggal cuti, informasi gaji dan upah, serta informasi karyawan. Namun, melakukan semua tugas ini dengan tangan menyisakan banyak ruang untuk terjadinya kesalahan. Karyawan menjadi lelah, terganggu, atau sedikit linglung karena sifat entri data yang membosankan dan berulang-ulang, dan kesalahan pun terjadi.

Memperbaiki kesalahan-kesalahan ini tidak hanya merepotkan - kesalahan-kesalahan ini terkadang menyebabkan frustasi atau kesalahan yang mahal yang menyebabkan masalah yang lebih besar di kemudian hari. Menghindari kesalahan manual kecil ini dapat menambah penghematan waktu dan biaya untuk bisnis Anda.

2. Lebih banyak motivasi untuk karyawan

Jujur saja, hampir tidak ada orang yang senang melakukan tugas-tugas kecil yang tidak penting seperti entri data. Karyawan akan lebih terlibat jika pekerjaan mereka memiliki tujuan dan makna, dan memasukkan informasi karyawan ke dalam spreadsheet tidak sesuai dengan hal tersebut. Bahkan manajer HR Anda pun merasakan tekanannya - mereka menghabiskan rata-rata 14 jam per minggu untuk menyelesaikan tugas-tugas yang sebenarnya bisa diotomatisasi.

Membebaskan tim HR berbakat Anda untuk lebih fokus pada apa yang mereka lakukan dengan baik - seperti mengelola kinerja karyawan, mendorong strategi perusahaan, dan mengelola perubahan - membantu karyawan lebih termotivasi untuk berkinerja baik dan melakukan yang terbaik.

3. Menyederhanakan alur kerja

Banyak tugas, proses, dan alur kerja SDM lama yang sangat kompleks. Ada banyak langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap fase, seluruh tim yang terlibat, dan semuanya tampak seperti memakan waktu lama. Ini adalah kebalikan dari efisiensi.

Namun dengan otomatisasi HR, pengecekan dan pengelolaan proses sumber daya manusia ini menjadi lebih sederhana. Sebagai contoh, memeriksa dan mengelola hari libur dan cuti sakit adalah tugas yang besar dan rumit jika dilakukan secara manual.

Namun dengan otomatisasi HR, semua informasi ada di ujung jari tim hanya dengan pencarian cepat - tidak perlu menarik file atau mengirim permintaan ke HR. Sederhana, cepat, dan akurat.

4. Menambahkan keamanan ke data

File dan informasi SDM sangat penting untuk menjalankan bisnis Anda. Anda mungkin diharuskan untuk menyimpan informasi dari beberapa tahun atau bahkan beberapa dekade yang lalu, dan Anda perlu menyimpan informasi untuk berjaga-jaga jika terjadi audit atau untuk referensi di masa mendatang.

Dengan banyak sistem HR lama, semua informasi ini berada di satu platform - dan jika ada masalah, data Anda bisa hilang selamanya. (Kita bahkan tidak akan membicarakan tentang kengerian sistem berbasis kertas yang hancur dalam kebakaran atau banjir!)

Di sisi lain, ketika Anda menggunakan otomatisasi HR, data Anda dicadangkan ke server online perusahaan Anda. Data tersebut aman bahkan ketika terjadi kerusakan, pemadaman listrik, bencana alam, atau apa pun yang mungkin terjadi. Ini adalah salah satu praktik terbaik otomatisasi HR terbesar untuk menyediakan cadangan dalam keadaan darurat.

5. Meningkatkan proses perekrutan dan orientasi

Perekrutan dan orientasi karyawan baru adalah salah satu tugas terpenting tim HR Anda. Meskipun tidak ada perangkat lunak HR yang dapat menggantikan ahli perekrutan yang terampil untuk tugas-tugas yang berfokus pada orang seperti mewawancarai kandidat, otomatisasi juga dapat memainkan peran penting.

Otomatisasi HR dalam proses perekrutan dapat membantu Anda menyaring banyak kandidat hingga yang paling menjanjikan dan memilih profil berdasarkan keterampilan dan karakteristik yang mungkin berhasil, yang sangat penting karena 52% profesional HR mengatakan bahwa kesenjangan keterampilan kandidat telah memburuk dalam dua tahun terakhir.

Dan Anda bisa mengotomatiskan proses seleksi kandidat yang memenuhi syarat selama tahap pertama proses perekrutan. Selain itu, sistem berbasis AI dapat membantu menjaga agar bias dan diskriminasi implisit tidak memengaruhi siapa yang masuk ke dalam kumpulan kandidat.

6. Lebih fokus pada kebutuhan karyawan

Mengetahui apa yang diinginkan, dibutuhkan, dan dihargai oleh karyawan Anda tidaklah mudah bagi organisasi HR mana pun - namun ini adalah tugas yang sangat penting. Ada banyak alat bantu yang dapat Anda gunakan untuk ini (seperti survei keterlibatan karyawan dan survei kepuasan karyawan), namun otomatisasi HR juga memiliki peran penting.

Alat bantu AI dapat membantu tim SDM Anda menentukan kebutuhan karyawan dengan menganalisis perilaku mereka dan menemukan pola. Alat ini juga dapat membantu Anda menemukan masalah sebelum menjadi masalah besar dan mengidentifikasi solusi yang memungkinkan.

7. Membuat keputusan bisnis yang lebih baik

Menganalisis dan belajar dari data adalah salah satu cara terbaik bagi bisnis Anda untuk membuat keputusan yang lebih baik tentang hampir semua hal - termasuk SDM.

Menggunakan alat otomatisasi HR dapat membantu Anda mengumpulkan data akurat tentang aspek-aspek yang berhubungan dengan HR, seperti jumlah karyawan, data karyawan, tren kompensasi dan gaji, dan masih banyak lagi. Dan menggunakan AI dalam alat bantu tersebut dapat membantu Anda melakukan analisis canggih terhadap data tersebut untuk mendorong pengambilan keputusan yang lebih baik bagi perusahaan Anda.

Misalnya, Anda dapat menggunakan AI untuk menentukan karyawan mana yang berhasil dalam perannya dan mana yang kesulitan, serta melihat apakah pergantian karyawan akan lebih cocok. Atau Anda bisa melihat tim yang mengalami kesulitan untuk berhasil dan melihat perubahan apa yang bisa membuat perbedaan besar. Daripada menebak-nebak berdasarkan insting, Anda bisa menambahkan data dan mendapatkan hasil nyata dari tim Anda. Jika Anda ingin membangun tim AI internal, berikut adalah panduan mendalam untuk merekrut pengembang AI.

8. Menciptakan efisiensi biaya

Banyak perusahaan yang menolak beralih ke otomatisasi HR karena biaya awal yang harus dikeluarkan. Dan memang benar - sistem ini tidak murah pada umumnya (meskipun beberapa opsi lebih murah).

Anggaran yang ketat, dan masa depan bisnis yang tidak menentu saat ini, jadi masuk akal untuk berhati-hati. Namun pada kenyataannya, melihat penghematan jangka panjang dari alat otomatisasi HR dapat menunjukkan penurunan biaya yang sangat besar secara keseluruhan, bahkan ketika Anda memperhitungkan biaya alat itu sendiri.

Anggap saja ini sebagai investasi jangka panjang dalam bisnis Anda. Ya, Anda mengeluarkan uang sekarang, tetapi ada beberapa efisiensi biaya yang akan Anda dapatkan saat Anda menggunakan alat ini seiring berjalannya waktu.

Penghematan ini berasal dari tingkat kesalahan yang berkurang secara signifikan, proses perekrutan yang lebih baik, kontrol data yang lebih baik, keamanan, jumlah karyawan yang lebih sedikit, dan peningkatan motivasi dan produktivitas di antara karyawan yang ada. Cukup menarik, bukan?

9. Menjaga segala sesuatunya tetap konsisten

Setiap orang dalam tim SDM Anda melakukan berbagai hal dengan cara yang berbeda. Satu anggota tim menangani entri data, dan anggota tim lainnya menggunakan sistem yang berbeda. Satu kelompok menjalankan proses dengan cara tertentu, sementara kelompok lain menggunakan metode lain.

Meskipun tidak semua hal dalam HR perlu dilakukan dengan cara yang sama, meningkatkan konsistensi data dan proses dapat menghasilkan efisiensi yang signifikan.

Hal ini terutama berlaku dalam lingkungan SDM yang kompleks saat ini. Otomatisasi proses SDM memastikan bahwa tugas-tugas penting diselesaikan dengan cara yang sama setiap saat, sehingga mengurangi kebutuhan akan intervensi manual dan memastikan semua orang berada di halaman yang sama setiap saat. Hal ini membantu Anda tetap berpegang pada alur kerja yang telah ditetapkan dan mencegah proses yang tidak teratur untuk menjaga efisiensi.

10. Membangun ketahanan organisasi

Jika Anda memiliki beberapa pemain superstar dalam tim Anda, Anda beruntung! Namun, Anda juga bisa menjadi terlalu bergantung pada mereka. Ketika para superstar itu pergi, Anda akan ditinggalkan dengan kesenjangan dalam pengetahuan dan terkadang data dan proses.

Namun ketika Anda menyertakan otomatisasi HR, Anda bisa membuat cadangan untuk semua proses dan informasi tersebut, sehingga Anda tidak sepenuhnya bergantung pada segelintir karyawan untuk bertahan.

Hal ini membantu organisasi Anda menjadi lebih tangguh - Anda siap ketika ada orang yang keluar, karena mereka pasti akan keluar, dan seluruh tim Anda tidak akan terhenti ketika hal itu terjadi.

Hal-hal penting yang dapat diambil

Dalam lingkungan bisnis yang sangat kompetitif saat ini, Anda perlu mendapatkan setiap efisiensi yang Anda bisa untuk bersaing. Otomatisasi HR adalah cara terbaik bagi perusahaan Anda untuk berjalan lebih cepat, lebih cerdas, dan melayani karyawan Anda yang berharga dengan lebih baik. Mungkin terlihat aneh menggunakan mesin untuk membantu karyawan Anda sukses, namun itulah tujuan dari alat otomatisasi HR - dan kini lebih mudah untuk menemukan alat yang sesuai untuk Anda.

If you're looking for an automated tool to help you reward, recognize, and engage your employees every day with data-driven technology, Book a Demo or Schedule a Free Trial of Empuls today.