10 Kiat Manajemen Waktu untuk Meningkatkan Produktivitas Karyawan di Tahun 2024

Waktu adalah sumber daya yang sangat berharga bagi semua pekerja profesional. Keinginan untuk bekerja lebih dari 24 jam sehari adalah sentimen yang dapat dipahami oleh banyak orang, namun waktu tetap sulit dipahami, berlalu begitu saja tanpa henti.

Para profesional masa kini menghadapi tantangan manajemen waktu yang signifikan, terutama dengan maraknya pekerjaan jarak jauh. Secara mengejutkan, penelitian menunjukkan bahwa 82% profesional yang bekerja tidak memiliki sistem manajemen waktu yang efektif. Hal ini tidak hanya menambah stres di tempat kerja, tetapi juga merembet ke dalam kehidupan pribadi mereka, sehingga membuat mereka merasa kewalahan.

Masalah manajemen waktu bukan hanya menjadi masalah individu; masalah ini meliputi tempat kerja di mana pun. Studi mengungkapkan bahwa rata-rata karyawan perusahaan menghabiskan 51% dari hari kerja mereka pada tugas-tugas yang tidak terlalu penting. Karyawan mungkin membuang-buang waktu untuk bergosip dengan rekan kerja mereka atau menghadiri perayaan di tempat kerja secara fisik. Di sisi lain, dalam pengaturan jarak jauh, mereka mungkin membuang-buang waktu kerja secara tidak produktif dengan menggulir media sosial.

Given this reality, promoting modern time management practices is imperative in today's workplace. In this blog, we'll explore 10 essential time management hacks to rescue busy professionals and empower them to optimize their time for maximum productivity.

10 Kiat manajemen waktu untuk meningkatkan produktivitas karyawan

Berikut ini adalah 10 kiat manajemen waktu untuk meningkatkan produktivitas karyawan:

1. Melakukan audit penggunaan waktu

Untuk mengoptimalkan waktu Anda demi produktivitas yang lebih baik, pertama-tama Anda perlu mengidentifikasi bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda saat ini. Di sinilah audit penggunaan waktu dapat membantu.

Anda harus rajin melacak bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda selama hari kerja. Audit penggunaan waktu dapat membantu Anda menentukannya:

• Tugas apa yang dapat Anda lakukan dalam sehari, 
• Identifikasi aktivitas yang memberikan keuntungan terbesar atas upaya Anda dan 
• Mendeteksi aktivitas atau rentang waktu ketika Anda bisa lebih produktif.

Berikut adalah beberapa langkah untuk membantu Anda melakukan audit penggunaan waktu dengan benar:

• Catat semua aktivitas yang Anda lakukan selama hari kerja dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas
• Perhatikan tingkat energi Anda sepanjang hari.
• Nilai energi, suasana hati, motivasi, dan fokus Anda setiap jam dengan skala 1 hingga 10.
• Sebisa mungkin hindari stimulan eksternal seperti kafein. 

Anda perlu melakukan latihan ini setiap hari selama seminggu.

Dengan melakukan hal ini, Anda akan segera menyadari berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk kegiatan yang sia-sia. Anda juga akan mendapatkan gambaran yang lebih tepat mengenai berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan berbagai tugas dan mengidentifikasi jam-jam produktivitas puncak Anda. Dan, dengan menyelaraskan tugas-tugas yang menuntut dengan jam-jam sibuk ini, Anda dapat memaksimalkan efisiensi dan memenuhi tenggat waktu secara efektif.

2. Buatlah jadwal harian terlebih dahulu

Mari kita hadapi itu. Kita semua bersalah karena membuang-buang waktu untuk hal-hal yang tidak benar-benar memberi nilai tambah. Tapi pernahkah Anda bertanya-tanya mengapa hal itu terjadi? Itu karena Anda tidak memiliki rencana atau jadwal yang tetap. 

Jadwal harian dengan daftar tugas yang terorganisir dapat mengatasi hal ini. Penjadwalan di awal dapat memberikan arahan pada cara Anda melakukan sesuatu dan bahkan membantu dengan pemblokiran waktu. Anda akan merasa tidak terlalu cemas dan memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang akan terjadi di depan. 

Untuk membuat jadwal harian: 

• Luangkan waktu 15-20 menit sebelum Anda memulai hari kerja untuk menuliskan tujuan harian Anda. 
• Gunakan prinsip Pareto 80:20 untuk memahami aktivitas mana yang harus diprioritaskan. Seperti yang dijelaskan oleh Brian Tracyprinsip Pareto menyatakan bahwa "20 persen dari aktivitas Anda akan menyumbang 80 persen dari hasil Anda." 
• Tetapkan tenggat waktu untuk tujuan Anda sambil menjaga Hukum Parkinson dalam pikiran. Aturan ini menyatakan bahwa "pekerjaan berkembang untuk mengisi waktu yang tersedia untuk diselesaikan." Artinya, jika Anda menetapkan tenggat waktu tugas secara ketat dan bukan secara longgar, Anda masih bisa menyelesaikannya sambil menghemat waktu.
• Mengikuti Model Matriks Eisenhower untuk meningkatkan produktivitas dengan mengkategorikan tugas-tugas sebagai mendesak dan penting (lakukan segera), penting tapi tidak mendesak (jadwalkan), mendesak tapi tidak penting (delegasikan), atau tidak keduanya (hilangkan). Metode ini meningkatkan fokus pada tujuan utama, meningkatkan manajemen waktu dan hasil kerja.

3. Blokir waktu dan kelompokkan tugas-tugas yang serupa

Pemblokiran waktu adalah alat produktivitas yang ampuh yang melibatkan pengalokasian waktu tertentu untuk tugas-tugas yang berbeda sepanjang hari kerja. Metode ini membantu mengurangi gangguan dan mempertahankan fokus pada prioritas utama.

Menyisihkan waktu tertentu untuk aktivitas akan mendorong manajemen waktu yang efektif dan memastikan bahwa tugas-tugas penting dapat diselesaikan secara efisien, sehingga tidak merasa kewalahan dengan tuntutan yang saling bertentangan.

Berikut ini salah satu teknik yang efektif untuk memblokir waktu:

• Teknik Pomodoro: Teknik pemblokiran waktu yang menonjol adalah Teknik Pomodoroyang dikembangkan pada tahun 1980-an. Teknik ini menganjurkan untuk bekerja secara terkonsentrasi dalam interval 25 menit yang diikuti dengan istirahat selama 5 menit. Siklus ini membantu mengurangi kelelahan mental dan mempertahankan motivasi yang tinggi dengan menyeimbangkan pekerjaan yang terfokus dengan istirahat singkat secara teratur. Setelah beberapa siklus Pomodoro, istirahat selama 15 menit lebih lama direkomendasikan.

Sebagai alternatif, Anda juga dapat menggunakan kotak waktu khusus untuk mengatur kecepatan Anda dalam mengerjakan tugas. Dengan memperkirakan waktu yang diperlukan untuk setiap tugas, Anda mendedikasikan sejumlah waktu tertentu untuk tugas tersebut sebelum beralih ke prioritas berikutnya, terlepas dari apakah tugas tersebut sudah selesai atau belum. Pendekatan ini membantu dalam mematuhi batas waktu yang ditentukan sendiri dan mengelola beban kerja hari itu secara lebih realistis.

Pemblokiran waktu juga mencegah gangguan dari tugas-tugas yang baru muncul di siang hari. Dengan menjadwalkan slot khusus untuk aktivitas rutin seperti mengarsip, melakukan panggilan telepon, dan menanggapi email, Anda dapat menghindari godaan untuk memeriksa pemberitahuan pada waktu yang tidak tepat. Hal ini sangat berguna terutama selama periode pekerjaan yang mendalam, di mana fokus sangat penting. 

4. Mengotomatiskan atau mendelegasikan tugas

Memprioritaskan tugas-tugas tertentu akan memudahkan Anda untuk memahami jika ada tugas yang dapat diotomatisasi atau didelegasikan. Hal ini dapat sangat membantu jika Anda bekerja di posisi manajemen. 

Banyak manajer yang secara tidak sadar membiasakan diri untuk melakukan manajemen mikro di tempat kerjadan hal ini membuang-buang waktu bagi kedua belah pihak. Ketika Anda melakukan audit waktu dan menindaklanjutinya dengan membuat daftar tugas yang terorganisir, Anda dapat mengidentifikasi hal-hal yang menyita waktu dan mengurangi tugas-tugas yang tidak menjadi prioritas bagi seseorang di posisi Anda. 

You can automate non-priority tasks (using tools) or delegate them to another employee, team member, or even a virtual assistant! For example, sending sales emails that mostly read the same can be tedious and consume a lot of time for a sales manager. In such a scenario, they can either automate it using a CRM or email marketing automation software or delegate the task to a junior employee or a freelancer.

Sebagai Benjamin Franklin pernah berkata, "Waktu adalah uang". Jika waktu Anda lebih berharga daripada biaya yang harus dikeluarkan untuk sebuah tugas, selalu disarankan untuk mengotomatiskan atau mendelegasikannya kepada tim Anda (dan percayakan kepada mereka untuk menyelesaikannya!). 

5. Mengidentifikasi pemicu penundaan

Tentang 20% orang dewasa adalah penunda yang kronissering kali disebabkan oleh fokus yang berlebihan pada perfeksionisme. Para profesional sering kali menetapkan standar yang tinggi untuk diri mereka sendiri, yang pada akhirnya membuat mereka tidak melakukan suatu aktivitas sama sekali.

Bagaimana cara mengatasi hal ini? Langkah pertama adalah memulai tugas tanpa terlalu banyak berpikir dan mematahkan penghalang mental untuk maju. Anda dapat menggunakan alat seperti pembaca teks ke suara untuk memproses informasi secara lebih efisien, membantu dalam memulai tugas dan fokus.

Di samping itu, ada juga gangguan. Berikut adalah beberapa gangguan umum di tempat kerja dan cara terbaik untuk mengatasinya:

• Media sosial: Batasi akses menggunakan pemblokir situs web atau tentukan waktu istirahat khusus untuk media sosial.
• Rapat: Miliki agenda yang jelas, batasi durasi, atau gunakan pertemuan singkat.
• Lingkungan yang bising: Gunakan headphone peredam bising, cari tempat yang tenang, atau bekerja pada waktu yang tidak terlalu sibuk.
• Pemberitahuan konstan: Mengubah pengaturan notifikasi, mematikan peringatan yang tidak penting, dan menjadwalkan waktu tertentu untuk memeriksa pesan.

Ketika membatasi gangguan, yang terbaik adalah memulai dengan langkah-langkah kecil. Selama dua minggu, identifikasi dua gangguan yang menurut Anda paling sulit diatasi. Selain itu, diet sehat, tidur yang cukup, dan hidrasi sangat penting untuk mempertahankan fokus, terutama ketika kemerosotan di sore hari.

6. Gunakan teknologi untuk merampingkan hari kerja

Teknologi sangat penting dalam manajemen waktu karena menawarkan alat dan aplikasi yang meningkatkan produktivitas, mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang, dan mengalokasikan waktu untuk prioritas yang nyata. Termasuk solusi seperti Chatbot WhatsApp yang dapat menyederhanakan komunikasi dan meningkatkan efisiensi dalam mengelola tugas dan pertanyaan.

Berikut adalah beberapa contoh alat manajemen waktu yang dapat membantu Anda dengan semua tujuan yang diuraikan di atas:

• Todoist: Ini adalah alat manajemen tugas yang fleksibel dengan fitur-fitur seperti kolaborasi, tanggal jatuh tempo, prioritas, dan organisasi proyek. Aplikasi ini menyediakan kompatibilitas lintas platform, UI yang mudah digunakan, dan antarmuka dengan beberapa program, termasuk Google Kalender.
• Dokter waktu: Ini adalah perangkat lunak pelacakan waktu yang digunakan oleh usaha kecil dan perusahaan besar untuk meningkatkan produktivitas dan kinerja mereka. Ini mencakup fitur-fitur seperti pelacakan waktu untuk durasi tugas, proyek populer, perincian produktivitas, dan ringkasan jadwal harian. 
• Waktu penyelamatan: Memantau penggunaan komputer untuk memeriksa praktik manajemen waktu. Ini membantu pengguna dalam mengidentifikasi aktivitas yang membuang-buang waktu dengan menawarkan informasi yang komprehensif tentang situs web dan penggunaan aplikasi. Waktu Penyelamatan mendorong manajemen waktu secara sadar.
• Asana: Asana adalah alat yang efektif untuk manajemen proyek. Alat ini memungkinkan aktivitas seperti pendelegasian tugas, menetapkan tenggat waktu, menugaskan sub-tugas, dan membuat jadwal proyek. Asana bekerja dengan baik untuk manajemen waktu yang berorientasi pada tim karena mendorong kolaborasi dengan menyederhanakan komunikasi di dalam tugas dan proyek.
• Forest: Ini adalah aplikasi baru yang mengambil pendekatan gamifikasi untuk manajemen waktu. Selama sesi kerja yang terkonsentrasi, pengguna dapat menanam pohon virtual; pohon-pohon tersebut akan layu jika mereka keluar dari antarmuka. Aplikasi ini mendukung perasaan pencapaian untuk mempertahankan fokus sekaligus membantu dalam memerangi gangguan.

7. Beristirahatlah secukupnya untuk mengisi ulang tenaga 

Meskipun beristirahat mungkin terdengar berlawanan dengan intuisi, penelitian menunjukkan bahwa pekerja yang paling produktif fokus pada tugas selama 52 menit, diikuti dengan istirahat selama 17 menit. Jendela seperempat jam ini sering disebut sebagai "jam emas" produktivitas. Waktu tersebut cukup lama untuk membuat pikiran Anda tenang dan merasa segar kembali, namun tidak terlalu lama sehingga Anda menjadi terganggu dan kehilangan fokus terhadap apa yang sedang Anda kerjakan.

Sering beristirahat dapat meningkatkan daya ingat, pengambilan keputusan, kesehatan mental, dan produktivitas, sementara melewatkan waktu istirahat dapat meningkatkan stres dan mempercepat kelelahan. Namun, menggunakan waktu istirahat ini untuk sekadar memeriksa media sosial atau menonton saluran OTT tidak membantu. Selama waktu istirahat ini, Anda harus menggerakkan tubuh Anda-berdiri dari kursi Anda, melakukan peregangan, mengambil sebotol air, dll. Anda juga dapat melakukan pekerjaan kecil yang membutuhkan waktu kurang dari dua menit untuk menyelesaikannya selama interval ini.

Selain istirahat di tengah-tengah pekerjaan, tidur yang cukup juga penting. Sebagian besar profesional menderita gangguan tidur, yang dapat mengganggu produktivitas mereka selama jam kerja. Untuk memastikan pola tidur yang baik, berinvestasi pada kasur yang berkualitas dapat bermanfaat. Anda juga harus: 

• Tetapkan waktu tidur yang teratur dan pastikan Anda tidur setidaknya selama 8 jam.
• Hindari menggunakan perangkat pintar karena cahaya biru dari layar ponsel pintar Anda dapat mengganggu siklus tidur tubuh Anda. 
• Manjakan diri Anda dengan sering-sering menundanya selama 15 menit untuk meningkatkan produktivitas secara instan. 
• Hindari kafein setelah pukul 17:00, dan sebagai gantinya minumlah minuman yang menenangkan seperti teh chamomile.

8. Hindari multi-tasking untuk meningkatkan fokus

Multi-tasking mungkin terdengar seperti taktik yang bagus untuk manajemen waktu secara teorinamun secara realistis, hal ini bisa sangat kontraproduktif. Hal ini karena otak manusia tidak dibuat untuk fokus pada beberapa aktivitas secara bersamaan.

Anda mungkin berpikir bahwa menyelesaikan serangkaian tugas secara bersamaan akan menghemat waktu Anda, tetapi otak kita akan beralih konteks ketika kita melakukan banyak tugas. Mental juggling menghasilkan "biaya pengalihan" yang mengurangi hasil. Meskipun mungkin hanya perlu beberapa detik untuk berpindah tugas, jika Anda sering melakukan banyak tugas, biayanya akan menumpuk. Anda juga lebih rentan terhadap risiko kesalahan dan penurunan produktivitas yang signifikan dalam jangka panjang. 

Jadi, alih-alih membagi perhatian Anda di antara beberapa hal secara bersamaan, Anda harus membatasi gangguan dan fokus pada satu tugas pada satu waktu untuk menghasilkan output yang dioptimalkan. Misalnya, daripada mencoba menulis email sambil mendengarkan podcast baru atau mengatur jadwal Anda saat menghadiri rapat tim, pisahkan tugas-tugas tersebut dengan cara yang memungkinkan Anda untuk melakukannya secara kualitatif. 

Catatan: Anda mungkin akan menghadapi kritik dari manajer atau kolega Anda karena tidak melakukan banyak tugas. Beberapa tempat kerja mungkin tidak menghargai hasil kerja yang berkualitas tinggi jika Anda tidak melakukan lebih banyak aktivitas secara kuantitatif. Berhati-hatilah saat mengikuti peretasan ini.

9. Belajarlah untuk mengatakan "Tidak" ketika segala sesuatunya menjadi berlebihan

Dalam dunia profesional yang sibuk saat ini, sangat penting untuk menyadari keterbatasan energi harian kita dan pentingnya mengatakan tidak pada tugas-tugas yang tidak penting. Mengambil pekerjaan tambahan, terutama saat menghadapi tenggat waktu yang ketat, dapat menghambat kemampuan Anda untuk menyelesaikan tugas-tugas penting. Fokuslah pada kekuatan Anda dan, jika memungkinkan, berikan tugas kepada orang lain yang dapat mereka selesaikan dengan lebih cepat dan efektif. 

Ini adalah cara yang baik untuk mempraktikkan kesadaran sebagai peretasan manajemen waktu. Anda bisa menggunakan aplikasi mindfulness seperti Headspace untuk menjadi lebih sadar akan pikiran dan respons Anda terhadap tugas-tugas tertentu dan tetap berada di momen saat ini sepanjang hari kerja Anda. Namun, mindfulness sebagai sebuah pola pikir bisa jadi sulit untuk dikembangkan oleh seorang profesional.

Jadi, sebelum menolak sebuah tugas, pertimbangkan dampaknya terhadap waktu dan energi Anda, pertimbangkan pro dan kontranya, dan nilai relevansinya dengan tujuan harian Anda. Hindari berpikir berlebihan atau merasa bersalah karena menolak tugas yang tidak memberikan nilai tambah bagi kehidupan profesional Anda.

10. Jaga segala sesuatunya tetap teratur (dan jaga agar tetap seperti itu!)

Manajemen waktu yang efektif secara krusial melibatkan pengorganisasian. Meja yang berantakan membuat sulit untuk menemukan barang yang diperlukan, membuang-buang waktu dan mengurangi fokus. Mengatur ruang kerja dan proses Anda akan meningkatkan produktivitas, mencegah terlewatnya tenggat waktu atau tugas yang terlupakan.

Hal yang baik tentang hal ini adalah bahwa keterampilan berorganisasi dapat dengan mudah dipelajari. Berikut ini beberapa hal mendasar:

• Pertahankan Meja Kerja yang Rapi: Kekacauan visual sering kali dapat meningkatkan kecemasan dan stres, sehingga memicu reaksi melawan atau melarikan diri. Mulailah dengan merobek-robek atau mendaur ulang kertas apa pun untuk membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik. Sediakan ruang untuk barang-barang yang diperlukan dan letakkan peralatan sehari-hari di lokasi yang mudah dijangkau.
• Atur Kalender Anda: Anda dapat membedakan dan meletakkan ember kehidupan pada kalender Anda, seperti "pribadi," "profesional," dan "komitmen." Beri kode warna pada kategori-kategori tersebut untuk membedakan antara kategori atau antara yang mendesak dan yang tidak mendesak dengan cepat.
• Mengkoordinasikan File Bersama Menggunakan Google Drive: Bekerja di perusahaan berarti sebagian besar file perlu diakses oleh lebih dari satu orang. Di sinilah penggunaan Google Drive dapat membantu. Beri nama file dengan tepat dan buat struktur yang akan memudahkan Anda dan rekan kerja Anda untuk menemukannya.
• Miliki Saluran Komunikasi Terpisah: Email memang bagus, tetapi dengan teknologi yang terus berkembang, Anda sekarang dapat berkomunikasi dan memberi kabar terbaru kepada anggota tim menggunakan aplikasi seperti Slack. Membuat saluran terpisah dalam ruang kerja Slack Anda untuk tujuan dan departemen yang berbeda sangat disarankan.

Membungkus

Seperti yang pernah dikatakan oleh filsuf Prancis Jean de La Bruyère, "Mereka yang memanfaatkan waktu dengan sebaik-baiknya akan mengeluh tentang singkatnya waktu." Waktu adalah sumber daya yang paling berharga, dan seseorang dapat meningkatkan kualitas hidupnya dengan mengelolanya secara efisien.

Kiat-kiat manajemen waktu yang dibahas di atas telah terbukti membantu dalam menghentikan kebiasaan lama yang tidak efektif dan mengembangkan kebiasaan baru yang produktif. Seperti halnya keterampilan hidup lainnya, metode yang luar biasa ini hanya dapat dikuasai dengan ketekunan dan latihan.

Namun, tidak ada tips profesional yang secara ajaib akan membuat Anda menjadi ahli manajemen waktu. Untuk melihat perubahan yang nyata, Anda harus menyadari bahwa waktu adalah sumber daya yang terbatas. Bangunlah kebiasaan mendokumentasikan, mengatur, dan menjadwalkan tugas setiap hari dengan cara yang mendukung tujuan manajemen waktu Anda. Selain itu, pantau secara teratur waktu yang dihabiskan untuk melakukan kegiatan sehari-hari untuk mengidentifikasi gangguan yang berulang atau perubahan prioritas. 

Prioritaskan waktu hari ini untuk menjadi karyawan paling produktif di organisasi Anda besok!