Bagaimana Cara Merancang Alur Kerja Secara Efisien?

Bagaimana cara mendesain alur kerja yang efisien bagi karyawan Anda sesuai dengan tujuan organisasi Anda?

Ketika Anda menemukan jawaban dari pertanyaan ini, Anda akan tiba di persimpangan yang menyenangkan. Persimpangan di mana tujuan menyeluruh organisasi Anda dan tujuan karyawan Anda secara kasar menghadap ke arah yang sama.

Dan Anda layak mendapatkan tepukan di punggung sekarang karena, seperti yang telah kita lihat, ini adalah posisi optimal untuk bisnis apa pun yang ingin melesat ke tingkat berikutnya. Jika Anda telah bergabung dengan narasi kami tentang memiliki, dan berbagi tujuan yang sama, sekaranglah saatnya untuk memoles diri.

Ketika Anda memiliki tujuan, maka Anda memiliki destinasi. Tetapi akan sangat membantu jika Anda juga memiliki peta jalan untuk mencapai tujuan tersebut. Tidak ada gunanya mengetahui ke mana Anda ingin pergi jika yang Anda temui hanyalah rintangan dan lubang sepanjang hari. Jika ada, itu akan membuat Anda frustrasi.

Inilah sebabnya mengapa tonggak berikutnya dalam perjalanan 'tujuan' dalam merancang 'ekosistem orang' yang optimal. Proses dan protokol membantu tim bekerja dan berkolaborasi di sepanjang jalur yang 'bermakna'. Saluran-saluran ini adalah sirkuit yang tidak hanya menyelesaikan tugas, namun juga membuat para pekerja tetap terlibat, produktif, dan bahagia. Karena pada tingkat tertentu, dengan cara tertentu, mereka beresonansi dengan bakat mentah, karakter asli, dan kebiasaan yang disayangi oleh para pekerja.

Kami dapat mendefinisikannya secara longgar sebagai perpaduan hibrida dari beberapa metrik seperti metrik Anda:

• Budaya organisasi
• Hirarki pemangku kepentingan
• Kebijakan SDM
• Struktur keputusan
• Alur kerja

Kami telah menggambarkannya secara 'longgar' karena ini bukan ilmu pasti (tidak ada yang bisa mengklaim bahwa ini adalah ilmu pasti karena pola pikirnya berubah), dan juga karena ini adalah - pada dasarnya - sebuah paradigma yang hidup dan terus berkembang.

Setiap organisasi perlu terus meninjau kembali ekosistem karyawannya sekarang dan nanti untuk memastikan bahwa ekosistem tersebut tetap relevan. Jika Anda adalah tipe orang yang menyukai KPI, hanya ada satu kotak yang harus Anda centang setelah semua debu mengendap: Apakah Anda memberikan lingkungan yang memungkinkan karyawan Anda untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka?

Oleh karena itu, pertanyaan besarnya: Bagaimana cara Anda merancang alur kerja Anda? Mulailah dengan membangun alur kerja di sekitar pekerja Anda, bukan sebaliknya.

Merancang alur kerja secara efisien

Pahami cara mendefinisikan pekerjaan dalam konteks karyawan dan tujuan organisasi Anda untuk mencapai keunggulan bisnis. Ikuti langkah-langkah ini untuk merancang pekerjaan secara efisien:

1. Jadikan tujuan sebagai pusat untuk merancang alur kerja secara efisien

Tentukan pekerjaan Anda dalam konteks karyawan Anda, bukan sebaliknya. Ketika Anda secara logis membangun kemampuan (sebuah parameter yang sangat penting untuk 'tujuan yang lebih tinggi') dari pekerja Anda ke dalam proses pemecahan masalah (alur tugas), Anda langsung memberikan diri Anda probabilitas keberhasilan yang jauh lebih tinggi. Pisahkan keahlian secara terperinci untuk membangun 'bank kompetensi' yang manusiawi, lincah, dan lancar (bukan 'tugas yang dibatasi oleh protokol yang kejam') yang menugaskan pekerjaan pada pekerja dengan kecocokan bakat-tugas yang paling dekat.

Perlu diingat bahwa SDM perlu menjadi bagian dari strategi ini. Ini berarti bahwa kebijakan dan norma-norma SDM perlu ditinjau dan diimajinasikan ulang di sekitar model 'mengutamakan semangat' ini, bukan sebagai latihan paralel di suatu tempat yang terisolasi di Fort Knox.

Tiga hal yang perlu ditangani dan disederhanakan oleh 'people-verse' (alam semesta tujuan) baru Anda yang menarik pada waktu tertentu adalah:

• Kemudahan dalam membuat tujuan
• Kelincahan dalam menetapkan peran
• Menjaga agar lingkaran komunikasi dan umpan balik tetap terbuka.

Mendesain ulang cara Anda bekerja - yang kemungkinan besar akan melibatkan keluar dari zona nyaman Anda - memang rumit, jadi jangan berkecil hati jika Anda menemui hambatan pada awalnya. Apa pun yang berharga membutuhkan waktu.

Orang-orang tua mungkin akan mengangkat alis mereka, orang-orang puritan mungkin akan mulai mempertanyakan kewarasan Anda, namun tidak apa-apa (mereka juga melakukan hal yang sama pada Galileo!). Tentu saja, jika Anda telah membangun budaya keingintahuan dan penyelidikan yang sehat - yang seharusnya menjadi langkah pertama dalam pencarian apa pun - akan jauh lebih mudah untuk menghadapi status quo dan mencapai konsensus tentang inovasi dan perombakan di kemudian hari.

2. Pikirkan 'pemikiran desain'

Buatlah lebih mudah untuk diri Anda sendiri dengan menggunakan prinsip-prinsip Pemikiran Desain di sini. Tantang konvensi dan klise di setiap titik dengan logika lateral, dan Anda akan menemukan bahwa 'cara alternatif' tidak hanya muncul secara spontan, tetapi juga mulai lebih masuk akal.

Menerapkan prinsip-prinsip klasik pemikiran desain dari ujung ke ujung:

Ingatlah bahwa tidak harus selalu dalam urutan tersebut. Langkah terakhir di sana - Pengujian - akan melibatkan pemantauan ketat, penyempurnaan waktu nyata, dan pengulangan tanpa henti sampai Anda mendapatkan resep yang tepat.

3. Cobalah 'tur'

Mencoba 'Gallery Walk' dapat menambah intuisi yang sehat ke dalam alam semesta ini. Berikut adalah cara kerja konsep ini secara singkat. Dalam Gallery Walk, Anda membuat catatan tempel dari berbagai wawasan yang dikumpulkan dari karyawan seputar target, kebutuhan, dan titik masalah mereka (dengan kata lain, bagaimana 'proses karyawan' yang ideal bagi mereka). Catatan-catatan ini kemudian digantung di dinding ('Galeri', jika Anda mau).

Para pemangku kepentingan utama dan pengambil keputusan sekarang diundang untuk mengikuti 'Tur' di Galeri ini, saat mereka mencatat poin-poin dan membuat catatan tentang perspektif yang mereka anggap penting untuk merancang alur kerja 'Berbasis Tujuan'.

Gallery Walks memungkinkan kebutuhan setiap orang untuk didemokratisasi dan dimasukkan. Hal ini juga mengesampingkan bias dan penilaian acak, meletakkan dasar struktur organisasi yang benar-benar berakar dan selaras dengan hal-hal yang penting: Orang-orang yang akan menggunakannya dari hari ke hari.

Empuls groups are great tools for making this 'gallery walk' virtual and well-documented. You can create dedicated channels for these walk-throughs and ask employees to input them as channel feeds. The leadership team could use these threads to seek clarity further or discuss it. All the while, these discussions will be well documented for future reference.

Apa yang baru saja Anda capai sangatlah luar biasa: Anda menempatkan pekerja di tengah-tengah, di atas segalanya, dan bertanggung jawab. Anda memberdayakan orang dengan cara ini - mempercayai mereka dengan kemampuan mengambil keputusan. Sementara itu, Anda menempatkan uang Anda (otoritas, jika Anda mau) di tempat yang tepat dan membuktikan bahwa pernyataan misi Anda lebih dari sekadar omongan.

Hal ini memicu efek domino, yang mengarah pada anggota yang lebih bahagia, budaya keberagaman & inklusivitas, dan peningkatan moral yang mendorong produktivitas secara eksponensial. Semuanya berlipat ganda - mulai dari keterlibatan, kepemilikan, hingga hasil.

4. Alur kerja yang terasa lebih sedikit bekerja, lebih banyak mengalir

Jika Anda telah berhasil membangun ekosistem kerja yang terarah dan terencana ini, kemungkinan besar ekosistem ini dibangun dengan niat 'saat itu juga' dan rasa 'saat itu juga'. Matriks pembelajaran mandiri yang intuitif, berorientasi pada solusi, yang secara naluriah memperhitungkan faktor ketidakpastian dan periferal akan terus 'mengoreksi arah' untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan cerdas. Dengan kata lain, dengan tingkat keringat, waktu, dan sumber daya yang minimal. Ada banyak alat kolaborasi online yang luar biasa untuk membantu Anda dalam hal ini.

Tidak hanya itu. Proses yang secara inheren organik juga biasanya transparan. Tanah yang ideal untuk menanamkan lingkungan yang berbasis perilaku, di mana upaya dicatat dengan cermat, sikap diakui secara wajar, dan kinerja dihargai secara adil.