Daftar Isi
Anda tahu apa yang mereka katakan: sebuah tim hanya sekuat mata rantai terlemahnya. Jadi, penting untuk memiliki talenta yang tepat, dengan keterampilan yang tepat, dalam peran yang tepat, dan pada waktu yang tepat. Hanya dengan demikian Anda dapat menciptakan simfoni talenta, dengan setiap anggota tim memainkan peran mereka dengan sempurna.
Namun, Anda hanya bisa mencapai hal ini jika Anda memiliki rencana tenaga kerja yang kuat. Untungnya, di akhir artikel ini, Anda akan memahami detail perencanaan tenaga kerja, mulai dari apa itu perencanaan tenaga kerja hingga bagaimana Anda dapat membuatnya untuk bisnis Anda.
Mari kita selami.
Apa yang dimaksud dengan perencanaan tenaga kerja?
Perencanaan tenaga kerja melibatkan serangkaian analisis dan perkiraan untuk memastikan bahwa Anda mempekerjakan karyawan dengan talenta, pengalaman, dan pengetahuan yang tepat. Perencanaan ini dapat dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak manajemen tenaga kerja seperti Runn. Berikut ini sebuah contoh.
Ada dua model utama perencanaan tenaga kerja: perencanaan tenaga kerja strategis dan perencanaan tenaga kerja operasional.
Perencanaan tenaga kerja strategis
Ini adalah tentang melihat gambaran besar dan kebutuhan jangka panjang bisnis Anda. Ini adalah proses meramalkan kebutuhan tenaga kerja Anda di masa depan berdasarkan tujuan dan sasaran utama bisnis Anda. Dengan menggunakan ini, Anda dapat memetakan rencana untuk masa depan - menerima talenta baru, melatih dan mempertahankan tenaga kerja saat ini, dll.
Perencanaan tenaga kerja operasional
Hal ini mencakup memastikan bahwa Anda memiliki jumlah staf dan keterampilan yang tepat untuk kebutuhan operasional harian bisnis Anda. Bayangkan ini: Anda menjalankan toko ritel dan saat ini adalah musim liburan. Perencanaan tenaga kerja operasional melibatkan perekrutan lebih banyak karyawan dengan keterampilan yang tepat untuk melayani peningkatan pelanggan.
Apa yang dimaksud dengan perencanaan tenaga kerja? Secara keseluruhan, perencanaan tenaga kerja adalah cara holistik untuk mengelola tim Anda dan memastikan bahwa tim tersebut selaras dengan tujuan bisnis Anda.
Pentingnya perencanaan tenaga kerja
Perencanaan tenaga kerja diperlukan untuk beberapa alasan. Pertama, hal ini membantu Anda mendapatkan keseimbangan yang tepat dalam tim Anda. Tanpa rencana, Anda berisiko terlalu memusatkan perhatian pada satu area dalam tim Anda dengan mengorbankan area lainnya. Hal ini akan membuat tim menjadi tidak seimbang dan tidak efektif. Anda ingin menghindari hal itu.
Selanjutnya, perencanaan tenaga kerja melibatkan identifikasi kesenjangan keterampilan dalam tenaga kerja Anda. Ketika Anda menemukan kesenjangan keterampilan ini, Anda dapat menutupnya dengan mudah. Dengan demikian, Anda dapat memastikan bahwa tenaga kerja Anda memiliki keterampilan yang dibutuhkan agar tetap kompetitif di pasar.
Terakhir, perencanaan tenaga kerja membantu dalam hal kepatuhan. Banyak industri memiliki peraturan dan undang-undang khusus yang mengatur ketenagakerjaan. Rencana tenaga kerja yang matang dapat membantu Anda memastikan bahwa Anda mematuhi peraturan dan undang-undang ini.
Manfaat perencanaan tenaga kerja
Sekitar 89% bisnis telah mengintegrasikan perencanaan tenaga kerja ke dalam rencana bisnis mereka. Jika Anda ingin bergabung dengan bisnis-bisnis ini, berikut adalah manfaat yang bisa Anda dapatkan.
1. 1. Menentukan Risiko
Membantu menentukan risiko sebelum mempengaruhi tujuan organisasi. Merencanakan tenaga kerja Anda dapat membantu Anda menemukan potensi risiko sebelum risiko tersebut dapat memengaruhi tujuan bisnis Anda. Ketika Anda mengidentifikasi risiko-risiko ini, Anda dapat bersikap proaktif dan memitigasi masalah apa pun sebelum masalah tersebut muncul.
Bayangkan Anda adalah pemilik bisnis kecil yang baru saja akan meluncurkan produk baru. Semuanya sudah siap, namun tiba-tiba, seorang karyawan kunci berhenti.
Rencana tenaga kerja yang efektif akan membantu Anda mengidentifikasi potensi risiko keluarnya talenta kunci. Kemudian, Anda akan secara proaktif menciptakan strategi untuk mengurangi risiko alih-alih bergegas mencari penggantinya di menit-menit terakhir.
2. Alat bantu dan laporan yang canggih
Memberi Anda alat bantu dan laporan yang menjelaskan bagaimana keputusan berdampak. Perencanaan tenaga kerja memberi Anda alat bantu dan laporan yang kuat yang dapat membantu Anda memahami apakah keputusan Anda memengaruhi tenaga kerja secara positif atau negatif.
Dengan menggunakan survei dan perangkat lunak manajemen tenaga kerja, Anda dapat mengidentifikasi pola dan tren tenaga kerja Anda. Anda akan mengetahui departemen mana yang menyusut atau berkembang.
Anda juga dapat mengakses data penting seperti tingkat pergantian karyawan, produktivitas, dll. Tingkat pergantian karyawan yang tinggi dan produktivitas yang rendah dari waktu ke waktu dapat berarti Anda telah membuat keputusan yang salah, dan sebaliknya. Dengan informasi ini, Anda dapat membuat keputusan berdasarkan data untuk meningkatkan tenaga kerja Anda.
3. Wawasan tentang penawaran dan permintaan
Membantu Anda memahami masalah penawaran dan permintaan. Merencanakan tenaga kerja Anda juga membantu Anda mendapatkan wawasan tentang masalah yang terkait dengan penawaran dan permintaan tenaga kerja. Ketika Anda secara teratur menilai kebutuhan tenaga kerja Anda saat ini dan di masa depan, Anda dapat mengetahui area yang kekurangan atau kelebihan karyawan. Dengan informasi ini, Anda dapat membuat keputusan dengan informasi yang lebih baik untuk menyeimbangkan permintaan dan penawaran tenaga kerja. Keputusan-keputusan ini dapat mencakup pemutusan hubungan kerja, pelatihan, perekrutan, dll.
Katakanlah Anda menjalankan toko yang selalu kekurangan staf di akhir pekan. Rencana tenaga kerja membantu Anda memahami masalah ini dengan permintaan staf. Kemudian, Anda dapat membuat rencana untuk mempekerjakan (memasok) lebih banyak karyawan untuk memenuhi permintaan.
4. Mendeteksi masalah secara proaktif
Memastikan Anda mengenali potensi masalah yang menghambat produktivitas. Terakhir, perencanaan tenaga kerja memungkinkan Anda untuk secara proaktif mendeteksi masalah yang dapat menghambat tim Anda. Mengidentifikasi masalah-masalah ini akan memudahkan Anda untuk mengatasinya.
Penilaian rutin merupakan bagian integral dari perencanaan tenaga kerja. Penilaian ini bisa sesederhana pertemuan langsung dengan karyawan Anda untuk memahami perasaan mereka tentang tanggung jawab, peran, dan kepuasan kerja secara keseluruhan.
Hal ini membantu Anda mengidentifikasi hal-hal yang dapat membatasi produktivitas karyawan Anda - kepuasan kerja yang rendah, kesalahan dalam membuat profil karyawan, dll.
Ketika Anda mengidentifikasi masalah ini, Anda dapat menyelesaikannya dengan menggunakan strategi yang tepat. Strategi ini dapat mencakup investasi dalam rencana pelatihan, menerapkan pengaturan kerja yang fleksibel, atau bahkan memberikan insentif kepada karyawan Anda.
5 Langkah-langkah perencanaan tenaga kerja yang efektif
Setelah memahami apa itu perencanaan tenaga kerja dan manfaatnya, mari kita bahas implementasinya.
1. Memastikan fokus jangka panjang
Dalam hal perencanaan tenaga kerja, Anda dapat dengan mudah terjebak dalam keseharian dan berkonsentrasi pada kebutuhan yang mendesak.
Namun untuk membangun tim yang benar-benar kuat dan berkelanjutan, Anda harus berpikir lebih dari sekadar tahun depan atau kuartal berikutnya dan fokus pada lima, sepuluh, atau bahkan 20 tahun ke depan.
Fokus jangka panjang bahkan lebih diperlukan jika bisnis Anda beroperasi di bidang yang rentan terhadap perubahan dan gangguan. Misalnya, bidang teknologi. Jika Anda tidak mempertimbangkan peran yang akan dibutuhkan di masa depan dalam rencana tenaga kerja Anda - kecakapan web3 dan AI, pendekatan verifikasi email yang inovatif, IoT, dll - tenaga kerja Anda bisa jadi akan usang.
Fokus jangka panjang juga berarti Anda memikirkan perencanaan suksesi dan pensiun. Penting untuk memikirkan peran-peran penting yang mungkin sulit diisi ketika karyawan yang saat ini mengisinya keluar. Jadi, Anda akan dapat mengisi posisi tersebut dan memastikan kelangsungan bisnis.
Kisi-kisi 9 kotak dapat membantu perencanaan suksesi Anda. Alat ini membantu Anda menganalisis dan mengklasifikasikan karyawan Anda berdasarkan kinerja dan potensi mereka, seperti yang ditunjukkan di bawah ini. Anda dapat dengan mudah memilih karyawan yang memiliki potensi dan kinerja terbaik untuk suksesi.
Anda juga dapat fokus pada jangka panjang dengan menerapkan program manajemen talenta dalam rencana Anda. Program manajemen talenta membantu Anda membina para talenta hingga mereka dapat menduduki posisi kunci dalam organisasi Anda. Hal ini sangat penting, mengingat 85 juta pekerjaan bisa jadi tidak terisi pada tahun 2030, karena kurangnya karyawan yang berkualitas.
2. Menemukan kesenjangan keterampilan
Kesenjangan keterampilan adalah area-area di mana karyawan Anda tidak memiliki pengetahuan atau keterampilan untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif. Ketika Anda mengidentifikasi kesenjangan ini, Anda dapat membuat strategi dalam rencana tenaga kerja Anda untuk menutupnya.
Untuk menemukan kesenjangan ini, lakukan evaluasi kinerja yang konsisten. Hal ini dapat dilakukan melalui tinjauan mingguan, survei, catatan produktivitas, umpan balik 360 derajat, dll. Dengan menggunakan evaluasi ini, Anda dapat menemukan area utama di mana karyawan Anda mungkin mengalami kesulitan dan membutuhkan pelatihan tambahan.
Anda juga dapat mempelajari tren industri dan perubahan teknologi untuk mengidentifikasi kesenjangan. Misalnya, jika teknologi baru menjadi lazim di bidang Anda dan tim Anda tidak memiliki keterampilan untuk bekerja dengannya, ini bisa menjadi celah yang sangat besar.
Terakhir, Anda dapat menggunakan matriks keterampilan untuk merepresentasikan hasil analisis kesenjangan keterampilan Anda. Seperti yang ditunjukkan di bawah ini, dokumen ini mencakup setiap keterampilan yang dibutuhkan untuk setiap peran dalam organisasi Anda. Anda kemudian dapat memetakan keterampilan tersebut dengan apa yang dimiliki oleh anggota tim Anda saat ini. Ini akan memberikan gambaran yang lebih jelas tentang di mana kesenjangan Anda.
Ketika Anda mengidentifikasi kesenjangan keterampilan ini, Anda akan memahami di mana Anda harus memfokuskan rencana tenaga kerja operasional dan strategis Anda.
3. Merencanakan masa depan tenaga kerja dengan menggunakan skenario
Skenario atau perencanaan kontinjensi adalah tentang mempertimbangkan berbagai hasil potensial dan bagaimana hal tersebut dapat memengaruhi tenaga kerja Anda. Hal ini membantu Anda melihat lebih jauh dan menguji bagaimana keputusan Anda akan berdampak pada tenaga kerja Anda.
Mulailah dengan mengidentifikasi skenario-skenario ini. Anda bisa menemukannya dengan menggunakan data yang ada - peristiwa yang terjadi pada bisnis seperti bisnis Anda.
Selain itu, Anda juga dapat menemukan skenario dengan mengidentifikasi faktor-faktor yang dapat memengaruhi tenaga kerja Anda di masa depan. Faktor-faktor ini dapat berupa kemunculan teknologi baru, pendekatan baru untuk meningkatkan rencana pemasaran Anda, perubahan ekonomi, atau gangguan dalam industri.
Apabila Anda sudah mengidentifikasi faktor-faktor ini, Anda bisa mulai melukiskan skenario yang berbeda.
Bayangkan ini: Anda adalah pemilik toko ritel dan faktor yang Anda identifikasi adalah gangguan e-commerce. Salah satu skenario yang bisa Anda pertimbangkan adalah e-commerce menjadi pilihan semua orang. Dengan demikian, lebih sedikit pelanggan yang akan mengunjungi toko fisik Anda.
Dalam skenario ini, Anda perlu merencanakan tenaga kerja yang lebih sedikit di toko dan lebih fokus pada penjualan online. Dengan melihat lebih dekat, Anda dapat melatih karyawan Anda saat ini tentang e-commerce atau merekrut talenta baru.
Dari analogi di atas, Anda sudah tahu apa yang harus dilakukan jika skenario seperti itu muncul. Hal utama yang bisa diambil di sini adalah bersikap proaktif.
4. Meminta penasihat hukum dari luar
Dalam perencanaan tenaga kerja, tidak ada seorang pun yang memiliki semua jawaban. Untungnya, di sinilah peran penasihat eksternal. Anda bisa memanfaatkan keahlian dan pengalaman mereka untuk mendapatkan perspektif baru tentang rencana tenaga kerja Anda.
Selain itu, konsultan dapat membantu jika Anda berencana untuk memperluas bisnis Anda ke negara baru. Mereka dapat memberikan Anda wawasan yang berharga tentang peraturan.
Anda juga dapat memahami perbedaan budaya dan pasar tenaga kerja. Anda dapat memperoleh wawasan tentang bagaimana bisnis menangani masalah hukum, mulai dari perselisihan tenaga kerja hingga gugatan seperti pelanggaran fidusia, tuntutan hukum paraquat, dan penipuan di lokasi baru Anda.
Namun, sebelum meminta nasihat dari siapa pun, pastikan Anda memahami apa yang Anda butuhkan. Apakah Anda memerlukan nasihat tentang bagian tertentu dari rencana seperti pengembangan bakat atau keterlibatan karyawan? Atau apakah Anda menginginkan tinjauan yang lebih menyeluruh terhadap keseluruhan rencana Anda? Ketika Anda memahami hal ini, Anda dapat mengkomunikasikannya secara efektif kepada konselor.
Selain itu, lakukan riset. Cari orang atau perusahaan yang berpengalaman dalam industri Anda. Jangan sungkan untuk meminta rekomendasi dari asosiasi industri dan kolega Anda. Ketika Anda memiliki daftar pendek penasihat hukum potensial, pastikan untuk menghubungi mereka dengan penjelasan yang jelas dan ringkas tentang apa yang Anda inginkan. Mereka akan dengan senang hati membantu.
5. Mengawasi rencana tersebut
Langkah ini sepertinya tidak perlu dipikirkan. Namun, Anda akan terkejut melihat betapa mudahnya membuat rencana tenaga kerja dan melupakannya. Anda perlu menguji dan memantau rencana tersebut secara teratur untuk memastikan bahwa semuanya tetap berada di jalurnya.
Anda dapat memantau rencana dengan mengatur check-in secara teratur. Ini bisa dilakukan setiap tahun, triwulan, atau bulanan. Selama waktu-waktu tersebut, tinjau kembali rencana untuk mengevaluasi kemajuannya. Apakah ada keterampilan dengan permintaan tinggi yang tidak Anda miliki? Apakah tenaga kerja Anda kekurangan atau kelebihan tenaga kerja? Ini adalah beberapa pertanyaan yang harus Anda tanyakan. Berdasarkan jawabannya, Anda bisa menyesuaikan rencana Anda.
Selanjutnya, selalu kumpulkan umpan balik dari tim Anda. Hal ini dapat dilakukan melalui pertemuan empat mata. Tanyakan kepada mereka tentang tanggung jawab dan peran mereka untuk memastikan semuanya tetap berada di jalurnya.
Selain itu, mungkin ada situasi tak terduga di mana bisnis Anda mungkin perlu meningkatkan skala operasinya. Ketika situasi tersebut muncul, jangan takut untuk merevisi dan merestrukturisasi rencana Anda.
Sebagai penutup
Rencana tenaga kerja diperlukan untuk mencapai tujuan dan sasaran bisnis Anda. Sekarang, Anda telah memahami apa itu perencanaan tenaga kerja dan manfaatnya bagi bisnis Anda.
Jika Anda ingin menerapkannya, mulailah dengan berfokus pada jangka panjang dan mengidentifikasi kesenjangan keterampilan. Kemudian, gunakan berbagai skenario untuk merencanakan masa depan tenaga kerja Anda. Akan sangat membantu jika Anda meminta saran dari pihak luar dan mengawasi rencana tersebut.
Ikuti tips berikut ini untuk perencanaan tempat kerja yang efektif dan raih hasil terbaik.
