Come progettare un orario di lavoro flessibile?

I dipendenti chiedono sempre più spesso orari di lavoro flessibili e i datori di lavoro iniziano a dare loro questa possibilità. Infatti, quasi l'80% dei lavoratori statunitensi sceglierebbe un lavoro che offre un orario flessibile rispetto a uno che non lo offre.

Gli orari di lavoro flessibili sono vantaggiosi per i dipendenti, perché offrono loro una maggiore libertà di organizzare il lavoro in base alla propria vita, e non viceversa. Ma anche per i datori di lavoro i vantaggi sono numerosi: possono aumentare la fidelizzazione, la produttività, la diversità e l'impegno dei dipendenti. È uno dei benefit più popolari per i dipendenti.

Come si fa a progettare orari di lavoro flessibili che vadano bene per la propria azienda e per i propri dipendenti?

Scopriamolo.

Tipi di orari di lavoro flessibili

Un orario flessibile per i dipendenti può assumere molte forme diverse. Non è necessario attenersi a una sola: si può sperimentare per vedere quale si adatta meglio alle esigenze della propria azienda e quali sono quelle che i dipendenti trovano più soddisfacenti.

È inoltre possibile incorporare diversi tipi di orari flessibili per soddisfare le esigenze di tutti i dipendenti.

1. Orario di lavoro flessibile

È abbastanza comune che i datori di lavoro stabiliscano delle linee guida per l'orario flessibile. Spesso si tratta di determinare un orario di base, stabilendo che i dipendenti devono lavorare dalle 9.00 alle 15.00 e consentendo loro di arrivare prima o di uscire più tardi.

Un orario di lavoro flessibile consente ai lavoratori di scegliere il momento in cui sono più produttivi per lavorare o di evitare gli orari di punta dei pendolari. Alcuni lavoratori possono scegliere di iniziare la giornata lavorativa alle 7 del mattino e terminarla alle 15, in modo da poter andare a prendere i figli a scuola, mentre altri possono scegliere di iniziare il lavoro alle 9 del mattino perché lavorano meglio in tarda mattinata.

L'orario flessibile è vantaggioso per il datore di lavoro, in quanto si dispone ancora di un orario centrale per tenere riunioni e collaborare, mentre i lavoratori sono disponibili in una gamma più ampia di orari.

Per esempio, Liberty Mutual Insurance offre un orario centrale dalle 9.00 alle 15.00. I dipendenti possono scegliere se arrivare prima o lavorare più tardi, a seconda degli obblighi quotidiani e degli impegni domestici.

2. Settimana lavorativa compressa

Può essere lavorare quattro giorni di dieci ore e avere un giorno libero in più ogni settimana. Oppure lavorare 80 ore in nove giorni e avere il decimo giorno libero per fare un weekend lungo ogni due settimane.

Le settimane lavorative compresse sono un'opzione molto interessante per i dipendenti che hanno responsabilità di cura dei figli o dei genitori. Per i datori di lavoro è interessante perché possono risparmiare sulle spese d'ufficio se passano a una settimana lavorativa di quattro giorni per l'intera organizzazione. Alcuni uffici adottano la settimana lavorativa compressa in estate, in modo che i dipendenti possano avere dei weekend lunghi, quando il venerdì è tranquillo, senza utilizzare le ferie.

Nell'estate del 2019 Microsoft Japan ha istituito una settimana lavorativa di quattro giorni, pur continuando a pagare i dipendenti per i soliti cinque giorni. I dipendenti sono stati più produttivi del 40%, i costi dell'elettricità sono diminuiti del 23% e anche la stampa è scesa del 60%. Tutti hanno tratto vantaggio dall'accordo.

3. Orario di lavoro a tempo parziale

Questo tipo di accordo è solitamente disponibile solo per alcuni dipendenti che hanno dimostrato il loro valore per l'azienda per un lungo periodo di tempo, perché spostare uno studio professionale su una base completamente part-time sarebbe inefficace.

Ma è un buon metodo per trattenere i dipendenti di valore che hanno figli o sono vicini all'età della pensione e vogliono flessibilità.

Nel 2019, oltre 26 milioni di persone negli Stati Uniti sono state impiegate a tempo parziale. Starbucks è un innovatore nel settore del lavoro part-time: offre generosi benefit, tra cui l'assicurazione sanitaria, la gratuità delle tasse scolastiche e le agevolazioni per la fertilità ai dipendenti che lavorano almeno 20 ore a settimana. Ciò contribuisce a ridurre il turnover in un settore in cui di solito è elevato.

4. Orario di lavoro a distanza

Può anche significare che il dipendente lavora da uno stato o da un paese diverso. Le modalità di lavoro a distanza stanno diventando sempre più comuni, in quanto molti lavori possono essere svolti da qualsiasi luogo in cui vi sia una forte connessione a Internet e un computer portatile veloce.

Gli accordi di lavoro a distanza consentono ai dipendenti di evitare lunghi spostamenti e di rimanere comodamente a casa (e di risparmiare sui vestiti eleganti dell'ufficio). La flessibilità del lavoro da casa può anche essere accompagnata da altri accordi di lavoro flessibile, come le settimane lavorative compresse.

Inoltre, il fatto che i dipendenti lavorino da diversi luoghi invece che da un unico grande ufficio può far risparmiare ai datori di lavoro i costi di mantenimento di un ufficio enorme e fornire un backup in caso di interruzione di corrente o di disastro naturale intorno all'ufficio.

Quando l'azienda di viaggi cinese Ctrip ha iniziato a offrire un'opzione di lavoro a distanza ai dipendenti, la produttività è aumentata del 13%, mentre la soddisfazione lavorativa è aumentata e l'abbandono del lavoro è diminuito.

Come progettare un orario di lavoro flessibile

Per i datori di lavoro, dichiarare di voler passare a un orario di lavoro flessibile per consentire ai dipendenti di conciliare meglio vita e lavoro è una mossa facile, che può sembrare una vittoria rapida quando è difficile.

Ma in realtà, implementare e gestire un orario flessibile è un po' più complicato. In primo luogo, è necessario considerare sia le esigenze dell'organizzazione che quelle dei dipendenti e come bilanciarle.

• Il tipo di lavoro svolto dalla vostra organizzazione si presta facilmente a orari flessibili? Se lavorate in un settore in cui i vostri clienti si aspettano una risposta rapida durante il normale orario di lavoro, dovrete avere delle linee guida sulla flessibilità del lavoro, in modo che la vostra azienda continui a funzionare senza problemi.
• Come gestirete chi può usufruire di questi vantaggi e quali ruoli sono meno adatti? Potreste subire le reazioni dei dipendenti che non hanno un ruolo che consenta loro di lavorare da remoto o con orari flessibili.
• Sarebbe meglio chiarire le ragioni aziendali delle vostre decisioni, in modo che tutti capiscano perché il sistema è impostato in questo modo.

I settori in cui i dipendenti hanno bisogno di incontrare i clienti faccia a faccia e di collaborare con i colleghi richiedono spesso una maggiore riflessione per passare a un'opzione di lavoro a distanza.

• I dipendenti dovranno recarsi in ufficio in determinati orari?
• Avete bisogno di istituire un tipo di calendario standard per garantire una buona partecipazione alle riunioni importanti?
• Come fare per tenere impegnati i dipendenti remoti?

Quando si stabiliscono orari di lavoro flessibili, un'ultima considerazione riguarda le leggi del vostro Stato e del vostro Paese.

• Sebbene permettere ai dipendenti di trasferirsi in un'altra zona e lavorare da remoto sembri un'idea vincente, potreste mettere la vostra azienda di fronte a tasse complicate.
• Inoltre, in molti luoghi vigono leggi severe sulla concessione di orari flessibili o compressi, soprattutto quando i dipendenti sono pagati a ore.

Vantaggi degli orari di lavoro flessibili

La maggior parte dei dipendenti si aspetta che il proprio datore di lavoro li aiuti a bilanciare gli impegni di lavoro con il resto della loro vita, e gli orari di lavoro flessibili sono un ottimo modo per aiutarli a farlo.

1. Aumentare la felicità dei dipendenti

I dipendenti che sentono una maggiore autonomia su dove o quando lavorano sono più felici e più fedeli. Un'indagine condotta nel 2019 da FlexJobs ha rilevato che l'80% dei dipendenti ha dichiarato che la loro fedeltà ai datori di lavoro sarebbe più forte se avessero a disposizione opzioni di lavoro più flessibili.

Poiché fidelizzare i dipendenti è un bene per i vostri profitti, investire tempo e pensieri nella creazione di opzioni di lavoro flessibili può dare grandi benefici alla vostra azienda.

2. Aumentare la produttività dei dipendenti

Secondo Robert Half, i dipendenti sono anche più produttivi quando lavorano in modo flessibile. Infatti, grazie alla possibilità di svolgere il lavoro quando o dove è più comodo per loro, possono concentrarsi maggiormente sui compiti da svolgere e ottenere più risultati nello stesso tempo.

La frustrazione del tragitto quotidiano o l'improduttiva ultima ora del venerdì pomeriggio in ufficio sono per lo più sociali, il che significa che possono mettersi subito al lavoro e poi tornare al resto della loro vita.

Considerare tutti gli aspetti del lavoro flessibile

Naturalmente, come tutti i benefit, anche quelli relativi agli orari di lavoro flessibili comportano alcuni aspetti da tenere in considerazione per i datori di lavoro. È importante lavorare sodo per rendere felici i dipendenti remoti e garantire che la vostra azienda funzioni senza intoppi e sia pienamente conforme. Al contrario, i dipendenti lavorano in modo flessibile e bisogna essere sicuri di valutare continuamente il funzionamento dei programmi.

E se vi accorgete di non poter offrire flessibilità ad alcuni dei vostri dipendenti perché la natura del loro lavoro non è flessibile per quanto riguarda l'orario o il luogo di lavoro, siate creativi! Potete pensare ad altri modi per essere flessibili sul lavoro, anche se i dipendenti devono rispettare orari regolari a una scrivania regolare.

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Mantenere il coinvolgimento anche dei dipendenti con orario flessibile

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