Pengurusan Prestasi Pekerja: Definisi, Faedah, dan Cara melakukannya dengan Berkesan

Pengurusan prestasi pekerja telah bergerak melebihi penilaian tahunan. Ia terus berkembang. Satu kajian yang dilakukan oleh McKinsey mengemukakan hujah yang memihak kepada peralihan daripada model pengurusan prestasi berorientasikan individu kepada satu berdasarkan prestasi pasukan. Nampaknya organisasi mengambil nasihat kumpulan pemikir.

Untuk memahami mengapa menguruskan prestasi pekerja memainkan peranan penting dalam keuntungan perniagaan anda, kita perlu mendapatkan faedahnya, bagaimana untuk mendekatinya dengan berkesan, dan bagaimana ia memberi kesan kepada produktiviti pekerja. Marilah kita menyelam.

Apakah pengurusan prestasi pekerja?

Proses pengurusan prestasi pada dasarnya berterusan dan bukannya semakan tahunan. Matlamat pengurusan prestasi memberi tumpuan kepada membina keupayaan pekerja anda untuk melaksanakan kerja mereka dengan lebih baik. Peningkatan kemahiran dan pembangunan profesional adalah bahagian penting dalam pengurusan prestasi.

Walau bagaimanapun, pengurusan prestasi juga merupakan jalan dua hala. Anda perlu mengukur sama ada pekerja sesuai untuk pekerjaan mereka dan sama ada pekerjaan itu menggunakan set kemahiran pekerja sepenuhnya. Dalam erti kata lain, ia melibatkan menyelaraskan tugasan kerja dan kemahiran seseorang dengan matlamat pasukan dan organisasi pekerja.

Faedah mengukur dan menguruskan prestasi pekerja

Pakar pengurusan Peter Drucker pernah terkenal berkata, "Apa yang diukur dapat diuruskan." Dalam era di mana majikan melihat prestasi sebagai lebih daripada pendapatan yang dibawa oleh pekerja mereka ke dalam syarikat, pepatah ini masih relevan.

Mengapa syarikat anda harus mengukur prestasi pekerja di tempat pertama? Satu kajian baru-baru ini yang diterbitkan oleh Capgemini berpendapat bahawa prestasi pekerja, termasuk produktiviti dan penglibatan, berkait rapat dengan pengalaman pekerja. Dengan kata lain, pekerja dan pasukan berprestasi tinggi bekerja di tempat kerja berprestasi tinggi dan sebaliknya.

Melaksanakan sistem pengurusan prestasi pekerja akan memberi manfaat kepada organisasi anda dengan cara berikut:

1. Memberi peluang kepada pertumbuhan dan pembangunan kakitangan

Sebagai pengurus, anda boleh mempengaruhi prestasi organisasi anda dengan memberi perhatian kepada prestasi orang yang bekerja dengan anda.

Walau bagaimanapun, anda perlu melaksanakan sistem pengurusan prestasi pekerja untuk merekodkan pemerhatian anda dan membandingkannya dengan sasaran pertumbuhan dan pembangunan tertentu. Jika tidak, anda hanya akan membuat tekaan yang tidak dikenali.

Dengan menggunakan sistem pengurusan prestasi pekerja, anda akan mempunyai semua data yang anda perlukan untuk mengenal pasti peluang untuk penambahbaikan, serta meramalkan trajektori kerjaya pekerja anda.

Sebagai contoh, katakan pekerja tidak berfungsi dengan baik dalam tugas berangka tetapi mempunyai kemahiran komunikasi yang sangat baik. Dalam kes itu, anda boleh memberi mereka latihan dalam nombor atau mengarahkan mereka ke arah laluan kerjaya yang boleh memaksimumkan kekuatan sedia ada mereka.

2. Selaraskan matlamat dengan lebih tepat

Sebelum anda menetapkan matlamat anda, anda perlu menilai kemahiran, ketersediaan dan prestasi pasukan anda. Dengan mengukur dan menguruskan prestasi pekerja, anda mendapat idea yang lebih baik tentang keupayaan pasukan anda untuk mencapai matlamat. Akibatnya, anda boleh menyesuaikan matlamat anda untuk mengambil kira kekuatan dan kelemahan pasukan anda atau mengupah sumber tambahan yang dapat membantu anda mencapai sasaran anda.

Langkah pertama dalam pengurusan pekerja ialah merekrut atau menugaskan orang yang tepat untuk pekerjaan itu. Oleh itu, adalah penting untuk mempunyai pendekatan holistik yang memanfaatkan kepintaran perniagaan untuk proses tugasan peranan yang berkesan.

Sebaik sahaja itu selesai, anda harus menetapkan matlamat prestasi dengan pekerja baru anda dengan mempertimbangkan matlamat organisasi yang lebih besar. Ini mungkin tidak mudah jika pekerja bekerja dari jauh. Namun, sesi daftar masuk dan penjajaran berterusan, mereka akan memahami bagaimana anda akan memantau prestasi mereka untuk baki tempoh penilaian.

3. Dapatkan pemahaman yang lebih baik mengenai prestasi perniagaan anda

Orang membuat organisasi, dan ia adalah prestasi kolektif mereka yang memacu pertumbuhan. Oleh itu, mudah difahami mengapa anda perlu mengukur prestasi individu untuk memahami prestasi organisasi dengan lebih baik.

Ini terutama berlaku untuk perniagaan kecil, di mana output beberapa pekerja dapat mengeja perbezaan antara mengubah keuntungan atau beroperasi pada defisit. Melakukan penilaian pekerja boleh membantu anda mengenal pasti prestasi terbaik dan mereka yang memerlukan penambahbaikan.

Ia juga boleh membantu anda mengenal pasti kedua-dua jurang pengetahuan yang menyebabkan perniagaan anda berprestasi di bawah jangkaan dan keupayaan pekerja yang boleh anda gunakan pada masa akan datang.

4. Perhalusi dasar perniagaan anda

Untuk membina budaya syarikat yang menarik dan mengekalkan pekerja yang hebat, anda perlu menggabungkan data penilaian prestasi pekerja anda dengan pengalaman pekerja. Anda boleh mengumpul ini di titik sentuhan yang berbeza dalam kitaran hayat pekerja. Perkara-perkara ini termasuk tinjauan kepuasan pekerja berkala dan wawancara keluar.

Apabila anda menganalisis data pengalaman pekerja dalam konteks prestasi pekerja, anda boleh mempunyai pandangan yang lebih jelas tentang kesan satu sama lain.

Sebagai contoh, jika seorang pekerja mengatakan bahawa mereka berharap mereka boleh bekerja dari jauh lebih kerap dalam temu bual keluar mereka, anda boleh menarik korelasi antara kekurangan pilihan kerja jauh dan prestasi suboptimal.

Anda juga boleh membuat analisis anda berbutir mungkin untuk mengenal pasti faktor-faktor yang tidak diketahui sebelum ini yang mempengaruhi prestasi pekerja. Sebagai contoh, satu kajian yang diterbitkan oleh University of Oxford mendapati bahawa lebih banyak tingkap (dan cahaya semula jadi) di tempat kerja mempunyai kesan positif terhadap jualan dan kecekapan.

Anda kemudian boleh menggunakan wawasan ini untuk mewujudkan budaya tempat kerja yang menggalakkan pekerja untuk berprestasi lebih baik sambil mengekalkan keseimbangan kerja-kehidupan yang sihat.

5. Mewujudkan budaya pengiktirafan adil

Menggunakan ulasan prestasi pekerja, anda boleh mewujudkan budaya pengiktirafan adil dalam organisasi anda. Di satu pihak, dengan mengenal pasti prestasi terbaik dan memberi ganjaran kepada mereka, anda menunjukkan tenaga kerja anda bahawa anda menghargai dan mengenali kerja keras. Adalah penting untuk melakukan ini, kerana pengiktirafan pekerja adalah faktor nombor satu yang mendorong penglibatan dan produktiviti pekerja.

Sebaliknya, seorang pekerja yang kurang dalam prestasinya memerlukan pengurusan yang lebih dekat. Mengenal pasti pelaku lemah tepat pada masanya adalah penting supaya anda boleh membuat rancangan pembangunan untuk meningkatkan kemahiran mereka dan mengurangkan kesilapan.

Jika itu tidak berfungsi, anda perlu memutuskan dan menyampaikan akibat kepada tenaga kerja untuk mendapatkan tindakan mereka bersama dengan sewajarnya. Kehilangan salah satu daripada ini boleh memberi kesan yang teruk kepada perniagaan anda.

Bagaimanakah anda menguruskan prestasi pekerja dengan berkesan?

Pengurusan prestasi yang baik memerlukan lebih daripada sekadar membina tempat kerja yang produktif. Mewujudkan strategi pengurusan prestasi pekerja yang berkesan memerlukan kepimpinan, kemahiran sosial yang baik, keupayaan untuk memberikan maklum balas yang membina, dan kerja berpasukan.

1. Tetapkan matlamat dan objektif yang jelas

Tanpa matlamat yang jelas, anda dan pasukan anda tidak akan mempunyai idea tentang kemajuan anda dan berapa banyak alasan yang perlu anda tutup. Kebanyakan pakar pengurusan percaya kepada beberapa prinsip asas penetapan matlamat:

Prinsip-prinsip ini memberikan pemimpin idea yang baik tentang matlamat yang perlu mereka tetapkan untuk diri mereka sendiri dan pasukan mereka.

Anda juga boleh menggunakan kriteria SMART semasa memutuskan matlamat pasukan:

• ✅ Khusus: Apa yang anda ingin capai, dan apakah langkah-langkah untuknya?
• ✅ Boleh diukur: Apakah penunjuk prestasi utama matlamat?
• ✅ Boleh dicapai: Adakah matlamat ini berdasarkan metrik realistik? Adakah pekerja cukup dilengkapi untuk mencapainya?
• ✅ Berkaitan: Adakah ia sesuai dengan profil kerja keseluruhan pekerja dan keutamaan syarikat?
• ✅ Berasaskan masa: Apakah tarikh akhir untuk setiap matlamat?

Berikut adalah contoh papan matlamat SMART dari Hubspot -

Penetapan matlamat adalah penting untuk menguruskan prestasi pekerja dalam mana-mana pasukan tetapi lebih penting lagi untuk pasukan jarak jauh. Pasukan jarak jauh mungkin merasa hilang sepenuhnya jika mereka tidak diberi arah yang jelas dari segi matlamat dan objektif syarikat, kerana mereka tidak berkomunikasi dengan pasukan teras mereka setiap hari.

Matlamat yang anda tetapkan untuk pekerja anda bergantung pada garis kerja mereka. Sebagai contoh, jika anda menggunakan pereka grafik, anda boleh mengukur kualiti kerja mereka dan pematuhan mereka kepada garis panduan penjenamaan. Jika anda menguruskan pasukan analisis data, anda boleh menggunakan metrik kualiti data sebagai asas anda untuk pengurusan prestasi.

2. Gunakan perisian untuk pengurusan prestasi

Anda memerlukan cara untuk mengesan kemajuan dengan cekap, dan idealnya, maklumat yang anda kumpulkan harus dapat diakses oleh semua orang. Menggunakan Helaian Google atau Microsoft Excel bukanlah perkara biasa untuk pengurusan pekerja, tetapi perisian pengurusan prestasi khusus akan menjadikan perkara lebih mudah dan lebih diperkemas untuk anda.

Pengurusan masa nyata: Sesetengah alat mungkin menawarkan keupayaan untuk memantau prestasi pasukan anda dalam masa nyata, selalunya melalui ciri seperti penjejakan masa atau integrasi dengan apl penjejakan masa. Ia membolehkan anda mendapatkan pandangan segera mengenai produktiviti pasukan anda, status projek, dan sumbangan individu.

Berikut adalah beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan semasa memilih perisian pengurusan prestasi pekerja:

• 💸 Kos: Perisian peringkat perusahaan mungkin kehabisan anggaran anda, seperti SuccessFactors atau Hari Kerja. Anda boleh menggunakan perisian pengurusan prestasi yang disasarkan kepada perniagaan kecil.
• 🔗 Ciri dan integrasi: Kebanyakan perisian pengurusan prestasi pekerja mempunyai beberapa tahap integrasi dengan sistem berkaitan HR lain, termasuk penyelesaian gaji dan pengiktirafan pekerja. Integrasi ini akan menjadikan pengalaman diperkemas untuk pekerja anda dan pasukan HR.
• 🔧 Kemudahan penggunaan dan latihan: Perisian pengurusan prestasi mempunyai banyak bahagian yang bergerak, dan agak mudah untuk tersesat dalam semua ciri. Matlamat untuk kesederhanaan apabila anda mencari sistem untuk pasukan anda.

Kebanyakan perisian untuk pengurusan prestasi pekerja mempunyai pendekatan yang fleksibel dan boleh membina papan pemuka mengikut keperluan khusus anda. Anda boleh mencuba demo untuk memilih produk yang betul.

3. Memberi maklum balas prestasi yang kerap

Memberi maklum balas 📝 yang relevan dan kerap adalah elemen penting dalam pengurusan prestasi. Ia boleh mengambil banyak bentuk:

• Pengurus memberi maklum balas kepada pekerja sebagai sebahagian daripada semakan prestasi.
• Pekerja memberikan maklum balas kepada pengurus mereka.
• Melaksanakan maklum balas rakan ke rakan.

Anda mungkin tertanya-tanya berapa kerap anda perlu memberikan maklum balas.

Walau bagaimanapun, jenis maklum balas yang dianggap bermakna tidak sesuai dengan kategori yang terdapat dalam sesi penilaian berkala biasa. Sebaliknya, perbincangan harus memberi tumpuan kepada pengiktirafan, hala tuju kerjaya, dan emosi pekerja, terutamanya pada masa ketidakpastian seperti pandemik global.

Juga, bagaimana anda memberi maklum balas boleh mengubah hasilnya sebahagian besarnya. Sebagai contoh:

• Daripada mengatakan sesuatu tidak berfungsi, jelaskan mengapa dan letakkannya dalam konteks perniagaan yang lebih besar.
• Daripada mengatakan "pekerjaan yang baik", katakan apa yang berjaya.
• Daripada memikirkan apa yang salah, jemput pekerja untuk membincangkan apa yang boleh mereka lakukan dengan lebih baik pada masa akan datang.

Pada asasnya, bukannya bercakap seperti bos, bercakap seperti ahli pasukan dan mengelakkan rangkaian frasa yang buruk dan penghakiman. Perisian pengurusan prestasi yang baik sangat berguna dalam menguruskan maklum balas dengan berkesan.

Tutup

Sudah jelas sekarang bahawa faedah mengukur dan menguruskan prestasi pekerja menjaga lebih banyak perkara daripada yang dapat dibayangkan. Keseluruhan persekitaran kerja dinaikkan daripada pembangunan pekerja, hubungan yang lebih baik antara pengurus dan pekerja, membawa sinergi antara pasukan, mencapai sasaran, dan seterusnya.

Jadi sekiranya, anda tertanya-tanya bagaimana untuk menguruskan prestasi pekerja dengan berkesan, anda kini boleh mula membina proses yang mantap dan menjadikannya berterusan seperti yang sepatutnya.