Amalan Terbaik Automasi 10 HR untuk Meningkatkan Kecekapan Perniagaan

Automasi dan sumber manusia mungkin kelihatan seperti dua idea yang bercanggah - mesin dan manusia tidak selalu menjadi rakan kongsi semula jadi. Tetapi sebenarnya, automasi HR dapat meningkatkan kecekapan perniagaan dengan ketara, menjadikan aliran kerja pasukan HR anda lebih lancar, dan mengurangkan kesilapan.

Bagaimana sebenarnya automasi HR menjadikannya berlaku? Dalam catatan ini, kami akan meneroka sepuluh cara bagaimana automasi HR dapat meningkatkan kecekapan perniagaan anda dan memberi manfaat kepada seluruh organisasi anda.

Mari kita mulakan!

Apa itu Automasi HR?

Pasukan HR anda mungkin melakukan banyak tugas manual yang memakan masa untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Dan sementara tugas-tugas ini perlu dilakukan, mereka mengambil masa yang boleh dibelanjakan untuk aktiviti yang lebih berharga.

Mengapa Automasi HR?

Automasi dalam Pengurusan Sumber Manusia boleh membantu anda:

• Mengatur dokumen penting secara elektronik.
• Import dokumentasi yang diperlukan
• Simpan fail dalam format standard supaya anda boleh menggunakannya merentas peranti
• Berfungsi sebagai arkib rekod.
• Sediakan anda untuk audit dengan memastikan maklumat dan data teratur.

Tugas pentadbiran ini semua penting, tetapi mesin boleh dengan cepat melakukan mesin sebagai manusia. Dan dengan belanjawan HR mengecut di banyak tempat, menyelesaikan tugas-tugas ini dengan cepat dan cekap tanpa mengambil jumlah tambahan adalah penting. Automasi HR adalah penyelesaiannya.

Automasi berbanding penyumberan luar

Peranan sumber manusia terus berkembang pada kadar yang lebih cepat daripada sebelumnya. Organisasi kini cuba mencari keseimbangan sempurna antara kerja strategik secara dalaman, automasi dan penyumberan luar.

Kajian terbaru mengenai peranan profesional HR yang berkembang menunjukkan bahawa sebahagian besar fungsi HR, seperti tanggungjawab pentadbiran, sama ada akan diautomatikkan atau disalurkan kepada orang lain.

Amalan Terbaik Automasi 10 HR

Jadi apa yang boleh kelihatan seperti automasi HR untuk syarikat anda? Mari lihat beberapa contoh automasi HR terbaik tentang bagaimana anda boleh meningkatkan kecekapan perniagaan dengan alat sumber manusia yang betul.

1. Mengurangkan kadar ralat

Banyak tugas kemasukan data untuk pasukan HR masih dilakukan melalui kemasukan manual - memasukkan tarikh cuti, gaji dan maklumat setiap jam, dan maklumat pekerja. Tetapi melakukan semua tugas ini dengan tangan meninggalkan banyak ruang untuk kesilapan merayap. Pekerja menjadi letih, terganggu, atau sedikit bingung dengan sifat kemasukan data yang membosankan, berulang, dan kesilapan berlaku.

Memperbaiki kesilapan ini bukan hanya mengganggu - kadang-kadang membawa kepada kesilapan yang mengecewakan atau mahal yang menyebabkan masalah yang lebih besar. Mengelakkan ralat manual kecil ini boleh menambahkan penjimatan masa dan kos untuk perniagaan anda.

2. Lebih motivasi untuk pekerja

Mari kita hadapi - hampir tiada siapa yang suka mengambil tugas-tugas kecil dan tidak masuk akal seperti kemasukan data. Pekerja paling terlibat apabila kerja mereka mempunyai tujuan dan makna, dan memasukkan maklumat pekerja ke dalam hamparan tidak sesuai dengan bil tersebut. Malah pengurus HR anda merasakan tekanan - mereka menghabiskan purata 14 jam seminggu secara manual menyelesaikan tugas yang boleh automatik.

Membebaskan pasukan HR berbakat anda untuk memberi tumpuan lebih kepada perkara yang terbaik - seperti menguruskan prestasi pekerja, memacu strategi syarikat, dan menguruskan perubahan - membantu pekerja kekal lebih bermotivasi untuk menunjukkan prestasi yang baik dan melakukan yang terbaik.

3. Mempermudahkan aliran kerja

Banyak tugas HR warisan, proses, dan aliran kerja sangat kompleks. Terdapat banyak langkah yang perlu untuk menyelesaikan setiap fasa, seluruh pasukan orang yang terlibat, dan semuanya kelihatan seperti yang diperlukan selama-lamanya. Ini adalah bertentangan dengan kecekapan.

Tetapi dengan automasi HR, memeriksa dan menguruskan proses sumber manusia ini lebih mudah. Sebagai contoh, memeriksa dan menguruskan hari cuti dan cuti sakit adalah tugas yang besar dan rumit apabila dilakukan secara manual.

Tetapi dengan automasi HR, semua maklumat berada di hujung jari pasukan dengan hanya carian cepat - tidak perlu menarik fail atau menghantar permintaan kepada HR. Ia mudah, cepat, dan tepat.

4. Menambah keselamatan pada data

Fail dan maklumat HR adalah penting untuk menjalankan perniagaan anda. Anda mungkin dikehendaki menyimpan maklumat dari tahun atau bahkan beberapa dekad yang lalu, dan anda perlu menyimpan maklumat sekiranya audit atau untuk rujukan masa depan.

Dengan banyak sistem HR warisan, semua maklumat ini terletak pada satu platform - dan jika itu mempunyai masalah, data anda boleh hilang selama-lamanya. (Kami tidak akan bercakap tentang kengerian sistem berasaskan kertas yang turun dalam kebakaran atau banjir!)

Sebaliknya, apabila anda menggunakan automasi HR, data anda disandarkan ke pelayan dalam talian syarikat anda. Ia selamat walaupun sekiranya berlaku kemalangan, gangguan bekalan elektrik, bencana alam, atau apa sahaja yang mungkin berlaku. Ini adalah salah satu amalan terbaik automasi HR terbesar untuk menyediakan sandaran tersebut dalam keadaan kecemasan.

5. Menambah baik proses pengambilan pekerja dan pengambilan pekerja

Pengambilan pekerja dan pekerja baru onboarding adalah salah satu tugas terpenting pasukan HR anda. Walaupun tiada perisian HR boleh menggantikan pakar pengambilan mahir untuk tugas yang berfokuskan orang seperti menemuramah calon, automasi juga boleh memainkan peranan penting.

Automasi HR dalam proses pengambilan pekerja dapat membantu anda menapis kumpulan besar calon ke yang paling menjanjikan dan memilih profil berdasarkan kemahiran dan ciri yang mungkin berjaya, yang sangat penting kerana 52% profesional HR mengatakan jurang kemahiran untuk calon telah bertambah buruk dalam dua tahun kebelakangan ini.

Dan anda boleh mengautomasikan mengekalkan calon yang berkelayakan semasa fasa pertama proses pengambilan pekerja. Selain itu, sistem berasaskan AI boleh membantu menjaga bias tersirat dan diskriminasi daripada mempengaruhi siapa yang masuk ke dalam kumpulan calon.

6. Lebih banyak tumpuan kepada keperluan pekerja

Mengetahui apa yang pekerja anda mahu, perlukan, dan nilai tidak mudah untuk mana-mana organisasi HR - tetapi ia adalah tugas kritikal. Terdapat banyak alat yang boleh anda gunakan untuk ini (seperti tinjauan penglibatan pekerja dan tinjauan kepuasan pekerja), tetapi automasi HR juga mempunyai peranan untuk dimainkan.

Alat AI boleh membantu pasukan HR anda menentukan keperluan pekerja dengan menganalisis tingkah laku dan corak mengesan mereka. Ia juga boleh membantu anda menangkap masalah sebelum mereka menjadi masalah besar dan mengenal pasti penyelesaian yang mungkin.

7. Buat keputusan perniagaan yang lebih baik

Menganalisis dan belajar dari data adalah salah satu cara terbaik perniagaan anda boleh membuat keputusan yang lebih baik mengenai hampir apa sahaja - termasuk HR.

Menggunakan alat automasi HR boleh membantu anda mengumpul data yang tepat mengenai aspek berkaitan HR, seperti jumlah kepala, data pekerja, pampasan dan trend gaji, dan banyak lagi. Dan menggunakan AI dalam alat tersebut dapat membantu anda menjalankan analisis canggih data tersebut untuk mendorong keputusan yang lebih tepat untuk syarikat anda juga.

Sebagai contoh, anda boleh menggunakan AI untuk menentukan pekerja mana yang berjaya dalam peranan mereka dan mana yang berjuang dan melihat apakah peralihan akan menjadi lebih sesuai. Atau anda boleh melihat pasukan yang menghadapi masalah untuk berjaya dan melihat perubahan apa yang boleh membuat perbezaan besar. Daripada meneka berdasarkan naluri, anda boleh menambah data ke dalam campuran dan mendapatkan hasil sebenar daripada pasukan anda. Sekiranya anda ingin membina pasukan AI dalaman, berikut adalah panduan mendalam untuk mengupah pembangun AI.

8. Mewujudkan kecekapan kos

Banyak syarikat menentang pemindahan ke automasi HR kerana kos pendahuluan awal. Dan memang benar - sistem ini tidak murah kebanyakan masa (walaupun beberapa pilihan lebih rendah dalam kos).

Belanjawan adalah ketat, dan masa depan perniagaan agak tidak menentu sekarang, jadi masuk akal untuk berhati-hati. Tetapi pada hakikatnya, melihat penjimatan jangka panjang dari alat automasi HR boleh menunjukkan penurunan kos keseluruhan yang besar walaupun anda mengambil kira kos alat itu sendiri.

Anggaplah ia sebagai pelaburan jangka panjang dalam perniagaan anda. Ya, anda membelanjakan wang sekarang, tetapi terdapat banyak kecekapan kos yang akan anda perolehi semasa anda menggunakan alat atau alat ini dari masa ke masa.

Penjimatan ini datang daripada kadar ralat yang dikurangkan dengan ketara, proses pengambilan pekerja yang lebih baik, kawalan data yang lebih baik, keselamatan, jumlah pekerja yang lebih rendah, dan peningkatan motivasi dan produktiviti di kalangan pekerja sedia ada. Cukup menarik, bukan?

9. Memastikan perkara konsisten

Semua orang dalam pasukan HR anda melakukan perkara yang sedikit berbeza. Seorang ahli pasukan mengendalikan kemasukan data, dan seorang lagi menggunakan sistem yang berbeza. Satu kumpulan menjalankan proses dengan cara tertentu, manakala kumpulan lain menggunakan kaedah lain.

Walaupun tidak semua perkara dalam HR perlu dilakukan dengan cara yang sama, meningkatkan konsistensi data dan proses dapat menghasilkan kecekapan yang ketara.

Ini benar terutamanya dalam persekitaran HR yang kompleks hari ini. Automasi proses HR memastikan tugas penting diselesaikan dengan cara yang sama setiap kali, mengurangkan keperluan untuk campur tangan manual dan memastikan semua orang berada di halaman yang sama sepanjang masa. Ia membantu anda berpegang pada aliran kerja yang telah ditetapkan dan mengelakkan proses yang tidak teratur daripada mengekalkan kecekapan.

10. Membina daya tahan organisasi

Sekiranya anda mempunyai beberapa penghibur superstar dalam pasukan anda, anda bernasib baik! Tetapi anda juga boleh berkembang bergantung kepada mereka terlalu banyak. Apabila superstar itu pergi, anda ditinggalkan dengan jurang dalam pengetahuan dan kadang-kadang data dan proses juga.

Tetapi apabila anda menyertakan automasi HR, anda boleh membuat sandaran untuk semua proses dan maklumat tersebut, jadi anda tidak bergantung sepenuhnya kepada segelintir pekerja untuk bertahan.

Ini membantu organisasi anda menjadi lebih berdaya tahan - anda bersedia apabila orang pergi, kerana mereka pasti akan, dan seluruh pasukan anda tidak akan terhempas apabila ia berlaku.

Pengambilan kunci

Dalam persekitaran perniagaan yang sangat kompetitif hari ini, anda perlu mendapatkan setiap kecekapan yang anda boleh untuk bersaing. Automasi HR ialah cara terbaik untuk syarikat anda berjalan lebih pantas, lebih bijak dan memberi perkhidmatan yang lebih baik kepada pekerja berharga anda. Mungkin kelihatan pelik untuk menggunakan mesin untuk membantu orang anda berjaya, tetapi itulah matlamat alat automasi HR - dan lebih mudah berbanding sebelum ini untuk mencari yang sesuai untuk anda.

If you're looking for an automated tool to help you reward, recognize, and engage your employees every day with data-driven technology, Book a Demo or Schedule a Free Trial of Empuls today.