جدول المحتويات
كبشر ، نحن مجبولون على السعي لتحقيق النمو والتحسين. إهمال هذا الجانب يمكن أن يؤدي إلى الركود والرضا عن النفس.
هذا البيان صحيح بشكل خاص في مكان العمل ، حيث أن 91٪ من الموظفين يريدون تدريبا شخصيا وملائما. إنها علامة واضحة على أن العديد من العمال يبحثون عن طرق لتحسين أدائهم أثناء العمل.
لا يوجد مبدأ واحد يناسب الجميع لجعل كل موظف يتطور بطريقة سحرية بين عشية وضحاها. لكن العديد من مجالات التحسين تنطبق على كل موظف تقريبا ، بغض النظر عن المسمى الوظيفي أو الصناعة.
في منشور المدونة هذا ، سنستكشف تسعة مجالات مهمة للتحسين ونناقش الخطوات القابلة للتنفيذ التي يمكنك اتخاذها لتحسين أداء موظفيك في مكان العمل.
لماذا التحسين المهني مهم؟
التحسين المهني ليس مجرد هدف بل ضرورة. إنه المفتاح لفتح فرص جديدة للنمو الشخصي والتقدم الوظيفي.
ولكن لماذا التحسين المهني مهم؟ فكر في الأمر بهذه الطريقة: تماما مثل السيارة التي تتطلب صيانة دورية ووقودا للحفاظ على العمل بسلاسة ، تحتاج مهنة موظفيك أيضا إلى الاهتمام والرعاية.
بدون التطوير المستمر ، يخاطر الموظفون بالتخلف في مجال عملك. هذا لا يمكن أن يحد فقط من خياراتهم المهنية ، ولكن أيضا يؤدي إلى الإرهاق.
9 مجالات رئيسية للتحسين للموظفين
لا توجد قائمة عالمية لمجالات التحسين لأن كل شخص لديه مجالات مختلفة قد تتطلب الاهتمام. ومع ذلك ، تتضمن القائمة أدناه أكثرها شيوعا التي تنطبق على معظم الموظفين.
- قيادة
- هيكل تقسيم العمل (WBS)
- إدارة الوقت
- تجنب الانحرافات
- تحديد أولويات المهام
- انتقال
- مصغ
- حل النزاعات
- خدمة العملاء
1. القيادة
القيادة هي المهارة الوحيدة الأكثر أهمية التي تفصل الموظفين الناجحين عن أولئك الذين يكافحون من أجل التقدم في حياتهم المهنية.
ومع ذلك ، يمكن أن تكون القيادة سمة يصعب إتقانها. أولئك الذين ليسوا قادة بالفطرة غالبا ما يكافحون من أجل إيجاد موطئ قدم لهم وقد يواجهون مقاومة من زملائهم.
هذا هو المكان الذي تأتي فيه كمشرف. مع التوجيه المناسب ، يمكن لأي شخص أن يصبح قائدا حقيقيا.
كيفية مساعدة الموظفين على تحسين المهارات القيادية
فيما يلي بعض النصائح لمساعدة الموظف على تحسين مهاراته القيادية:
- تشجيع الملكية
السماح للموظفين بتولي ملكية مهامهم ومشاريعهم. إن منحهم الاستقلالية في اتخاذ القرارات والتعلم من الأخطاء يعزز الشعور بالمسؤولية والملكية.
- زرع بذور الإمكانية
إلهام الموظفين برؤية لما يمكن تحقيقه من خلال قيادتهم وتشجيعهم على الإيمان بقدراتهم على إحداث تغيير إيجابي وتحويلي.
طرح أسئلة بلاغية مثل "ماذا ستكون النتيجة إذا تمكنت من تغيير العالم بعملك؟" تحفيز خيالهم وتشجيعهم على النظر في الاحتمالات.
من خلال زرع بذرة الإمكانية هذه في أذهان موظفيك ، فمن المرجح أن يطوروا إحساسا بالهدف ويسعون جاهدين نحو خلق القيادة.
- توفير الفرص للأدوار القيادية
إنها طريقة رائعة للموظفين لممارسة وتطوير سمات القيادة من خلال تجربة أيديهم في دور جديد. شجعهم على تولي أدوار قيادية في المشاريع أو الفرق أو اللجان.
- تطوير مجموعة أدوات القيادة
يمكن أن يكون تحديد مرحلة قيادة الموظف وأسلوبه ونقاط قوته مفيدا للغاية في تطويره بشكل أكبر. زود موظفيك بالأدوات والموارد التي يمكن أن تسرع نموهم نحو أن يصبحوا قادة عظماء.
قم بإنشاء ندوات ودورات تدريبية حيث يمكنك تعليمهم كيفية:
- التحفيز والتواصل بشكل فعال
- تفويض المهام
- التحكم في سير العمل
- فكر بشكل استراتيجي
تذكر أن القادة الذين ليس لديهم تدريب وتوجيه كافيين يشبهون البنائين بدون أدوات - قد لا يزالون قادرين على بناء شيء ما ، لكنه سيكون بعيدا عن الكمال.
2. هيكل تقسيم العمل (WBS)
هيكل تقسيم العمل (WBS) هو نهج لإدارة المشروع يتضمن تقسيم مشروع معقد إلى مهام أصغر وأكثر قابلية للإدارة مع أطر زمنية محددة مسبقا.
قد يكون لتقديم هذا المفهوم الشائع في مؤسستك فوائد كبيرة:
- إنه يعزز شفافية المشروع ، مما يسمح لأعضاء الفريق بتتبع تقدم المشروع وإجراء التعديلات اللازمة حسب الحاجة.
- يضمن أن الجميع على نفس الصفحة فيما يتعلق بالأهداف والجدول الزمني وتخصيص الموارد.
- من خلال هيكل تقسيم العمل المنظم جيدا ، يمكن للفرق تحديد المخاطر المحتملة بسهولة أكبر وتقليل تأثيرها.
كيفية مساعدة الموظفين على تحسين مهارات هيكلية تقسيم العمل
فيما يلي النصائح لمساعدة الموظف على تحسين مهاراته في هيكل تقسيم العمل:
- ابدأ بالأساسيات
قبل تعريف فريقك بمفاهيم هيكلية تقسيم العمل الأكثر تعقيدا: تأكد من أن لديهم فهما واضحا للأساسيات. ابدأ بشرح ماهية هيكلية تقسيم العمل ولماذا هي مهمة. أعط أمثلة على المشاريع الناجحة التي استخدمت هيكلا هيكليا تقسيم العمل جيد التصميم.
- التأكيد على الوضوح
شجع فريقك على استخدام لغة واضحة وموجزة عند إنشاء هياكل هيكل تقسيم العمل. اشرح الهياكل التي يصعب فهمها ويمكن أن تؤدي إلى الارتباك والأخطاء.
- استخدم الوسائل البصرية
يمكن أن تكون التمثيلات المرئية وسيلة فعالة لتوصيل هياكل هيكل تقسيم العمل المعقدة. استخدم الرسوم البيانية والمخططات والوسائل المرئية الأخرى لمساعدتهم على توصيل أفكارهم بشكل أكثر وضوحا.
3. إدارة الوقت
تعد الإدارة الفعالة للوقت واحدة من أكثر المهارات المرغوبة في القوى العاملة اليوم. تعد القدرة على تحديد أولويات المهام والوفاء بالمواعيد النهائية أحد الأصول المهمة في أيدي الموظفين.
كموظف ، قد يكون من الصعب في كثير من الأحيان إدارة الوقت بفعالية. مع الجداول الزمنية المزدحمة والأولويات المتنافسة والاجتماعات التي لا نهاية لها وقوائم المهام ، فليس من المستغرب أن تشعر إدارة الوقت بأنها مستحيلة.
كيفية مساعدة الموظفين على تحسين مهارات إدارة الوقت
فيما يلي النصائح لمساعدة الموظف على تحسين مهارات إدارة الوقت:
- حجب الوقت
اطلب من موظفيك حظر أوقات محددة في تقويماتهم للعمل المركز والاجتماعات وفترات الراحة. تساعدهم هذه الاستراتيجية على تصور جدولهم الزمني وتحديد أولويات وقتهم.
- حدد توقعات ومواعيد نهائية واضحة
تأكد من أن موظفيك يفهمون تماما التوقعات والمواعيد النهائية لكل مهمة يتم تعيينهم لها. هذا يساعدهم على البقاء على المسار الصحيح وتجنب التسويف.
- شجع فترات الراحة
شجع موظفيك على أخذ فترات راحة قصيرة لإعادة شحن طاقتهم وإعادة التركيز لتجنب الإرهاق والحفاظ على الإنتاجية طوال اليوم.
- تقليل الاجتماعات
يمكن أن تكون الاجتماعات مضيعة كبيرة للوقت. قلل من عدد الاجتماعات التي يحضرونها واطلب منهم التركيز على أولوياتهم وأهدافهم.
- تقنية بومودورو
تتضمن تقنية إدارة الوقت الشائعة هذه تقسيم العمل إلى فواصل زمنية مدتها 25 دقيقة مفصولة بفترات راحة قصيرة. ستساعد هذه التقنية موظفيك على الاستمرار في التركيز وزيادة الإنتاجية.
4. تجنب الانحرافات
مع الإغراء المستمر لإشعارات وسائل التواصل الاجتماعي ورسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية ، أصبح تجنب هذه الانحرافات أمرا صعبا بشكل متزايد. فهي لا تضيع الوقت الثمين فحسب ، بل تعطل أيضا تركيزنا ، مما قد يؤثر في النهاية على الأداء العام للموظفين.
كيفية مساعدة الموظفين على تجنب الانحرافات
فيما يلي النصائح لمساعدة الموظفين على تجنب الانحرافات.
- إنشاء "منطقة هادئة"
حدد منطقة في المكتب تكون منطقة هادئة. يجب أن تكون هذه المساحة خالية من عوامل التشتيت مثل الهواتف أو الثرثرة أو الموسيقى. يمكن استخدام هذه المنطقة للمهام التي تتطلب تركيزا وتركيزا عميقين.
- تنفيذ ساعات عمل مرنة
تختلف مستويات إنتاجية الجميع على مدار اليوم. يسمح تنفيذ ساعات العمل المرنة للموظفين بالعمل عندما يكونون أكثر إنتاجية. هذا يمكن أن يؤدي إلى إلهاء أقل وجودة عمل أعلى.
- شجع العادات الصحية
يمكن أن يكون لخلق ثقافة الحياة الصحية تأثير إيجابي على أداء الموظفين. تحدث مع أعضاء فريقك حول فوائد تناول وجبات مغذية وممارسة الرياضة بانتظام. الموظف الصحي والراحة هو موظف أكثر إنتاجية.
- توفير أدوات للتركيز
يمكن أن تساعد سماعات إلغاء الضوضاء وأجهزة الضوضاء البيضاء والتطبيقات التي تحظر وسائل التواصل الاجتماعي وغيرها من عوامل التشتيت الموظفين على البقاء في المهمة. إن توفير الوصول إلى هذه الأدوات يظهر لفريقك أنك تقدر إنتاجيتهم.
- التعرف على عوامل التشتيت الشخصية ومعالجتها
سيكون لدى الموظفين المختلفين أشياء مختلفة تشتت انتباههم. قد يكافح البعض للحفاظ على التركيز بسبب مشاكل شخصية مثل الضغوط المالية أو المشاكل العائلية. كمدير ، من الضروري التعرف على هذه الصراعات وتقديم الدعم لمساعدة الموظفين على التغلب عليها.
5. تحديد أولويات المهام
يعد تحديد الأولويات الفعالة للواجبات مهارة حاسمة يجب أن يمتلكها كل موظف. مع وجود العديد من المهام التي لا يمكن إكمالها خلال فترة محددة ، يصبح تحديد الأولويات أمرا بالغ الأهمية لأداء الوظيفة.
كيفية مساعدة الموظفين على تحسين تحديد أولويات المهام
إليك كيفية مساعدة الموظفين على تحسين عملية تحديد أولويات المهام.
- استخدم قاعدة 1-3-5
تشجع هذه القاعدة الموظفين على معالجة مهمة واحدة كبيرة وثلاث مهام متوسطة وخمس مهام صغيرة يوميا. سيساعدهم ذلك على التركيز على ما هو مهم دون التورط في المهام البسيطة. من خلال استخدام برامج إدارة المهام الفعالة ، يمكن للفرق تبسيط سير العمل وتحديد أولويات المهام وتحقيق إنتاجية أكبر.
- تطبيق تقنية "أكل الضفدع"
"أكل الضفدع" هو أسلوب آخر مثير للاهتمام لتحديد أولويات المهام. قال مارك توين: "إذا كانت وظيفتك هي أكل ضفدع ، فمن الأفضل أن تفعل ذلك أول شيء في الصباح. وإذا كانت وظيفتك هي أكل ضفدعين ، فمن الأفضل أن تأكل أكبرها أولا ".
هذا يعني معالجة مهمتك الأكثر رعبا في بداية يومك ، لذلك لا تكون معلقة فوق رأسك طوال اليوم.
- تطبيق مبدأ باريتو
طريقة مؤكدة لمساعدة موظفيك على تحديد الأولويات بشكل فعال هي استخدام مبدأ باريتو. ينص هذا المبدأ على أن 80٪ من النتائج تأتي من 20٪ من المدخلات. لذلك ، ركز على أهم 20٪ من المهام التي تحقق 80٪ من النتائج.
على سبيل المثال ، إذا كنت تدير فريق مبيعات ، فيمكنك أن تطلب من أعضاء الفريق قضاء 80٪ من وقتهم في التنقيب وال 20٪ المتبقية في إجراء مكالمات مبيعات مع أفضل العملاء المحتملين.
- استخدم مصفوفة أيزنهاور
يساعد هذا الإطار الموظفين على تصنيف المهام إلى أربعة أرباع: عاجل / مهم ، غير عاجل / مهم ، عاجل / غير مهم ، وليس عاجل / غير مهم.
ركز على المهام العاجلة / المهمة أولا ، وقم بتفويض أو إلغاء المهام الأخرى.
6. التواصل
لا يساعد التواصل المفتوح والواضح على تجنب سوء الفهم والصراعات فحسب ، بل يساعد أيضا في خلق بيئة عمل إيجابية يشعر فيها الجميع بأنهم مسموعون وقيمون.
على الرغم من التأثير الإيجابي للتواصل الفعال على الإنتاجية ، إلا أنه لا يزال مجالا للتحسين للعديد من الموظفين. في الواقع ، وفقا لمسح أجرته Fierce ، يعتقد 86٪ من الموظفين والمديرين التنفيذيين أن التواصل غير الفعال هو السبب الكامن وراء فشل مكان العمل.
كيفية مساعدة الموظفين على تحسين مهارات الاتصال
فيما يلي النصائح لمساعدة الموظفين على تحسين مهارات الاتصال لديهم.
- تعزيز بيئة آمنة للتغذية الراجعة
التغذية الراجعة ضرورية للنمو ، ولكن قد يكون من الصعب تلقيها. يمكن أن يساعد تعزيز بيئة آمنة حيث يشعر الموظفون بالراحة في تقديم التعليقات وتلقيها في تحسين التواصل. هذا يعني أن تكون منفتحا وصادقا ومحترما عند تقديم الملاحظات وخلق ثقافة الثقة والشفافية.
- التعرف على قوة التواصل غير اللفظي
التواصل ليس مجرد كلمات. اجعل فريقك على دراية بتواصلهم غير اللفظي ، مثل لغة الجسد ونبرة الصوت وتعبيرات الوجه. يمكن أن يساعد ذلك في التأكد من تطابق رسالتهم مع النغمة المقصودة.
- الاستفادة من تمارين لعب الأدوار
من خلال وضع الموظفين في سيناريوهات افتراضية ، يمكنهم ممارسة التواصل الفعال في بيئة آمنة وبناءة. هذا يساعد على بناء الثقة ويسمح بردود فعل بناءة من الآخرين.
7. الاستماع
وكما قال ستيفن كوفي ذات مرة: "معظم الناس لا يستمعون بنية الفهم، بل يستمعون بنية الرد".
لذلك ، كمديرين ، يجب أن نساعد موظفينا على تطوير ثقافة الاستماع الفعال ، مما يؤدي إلى بيئة عمل أكثر إرضاء.
الاستماع هو مهارة مفيدة يتم التقليل من شأنها في أي بيئة عمل. يمكنك نقل المعلومات المهمة وتلقيها بشكل فعال وبناء علاقات أقوى من خلال المشاركة الكاملة مع الزملاء والعملاء.
ببساطة ، كلما استمعت بشكل أفضل ، كلما كانت قراراتك واتصالاتك أكثر استنارة.
ومع ذلك ، يتطلب الاستماع الفعال أكثر من مجرد الجلوس بهدوء وسماع ما يقوله شخص ما. يمكنك اتخاذ عدة خطوات عملية لتحسين مهارات الاستماع لدى الموظفين.
كيفية مساعدة الموظفين على تحسين مهارات الاستماع
فيما يلي بعض النصائح لمساعدة الموظفين على تحسين مهارات الاستماع لديهم.
- استخدم تشبيه الشجرة
مثلما تحتاج الشجرة إلى جذور قوية لتنمو طويلا ، يحتاج الموظفون إلى أساس قوي من مهارات الاستماع للتواصل بفعالية. شجع موظفيك على التركيز على بناء أساس متين من خلال الاستماع بنشاط والبحث عن الفهم قبل الاستجابة.
- اطرح أسئلة مفتوحة
عند إعطاء التعليمات ، تجنب طرح أسئلة بنعم أو لا. بدلا من ذلك ، اطرح أسئلة مفتوحة تتطلب من موظفيك التفكير بعمق أكبر والرد بمزيد من التفاصيل. لا يشجع هذا على التواصل بشكل أفضل فحسب ، بل يساعد أيضا في بناء ثقافة التعاون وحل المشكلات.
- تمارين الاستماع النشط
امنح موظفيك فرصا لممارسة مهارات الاستماع لديهم. على سبيل المثال ، يمكنك إجراء تمرين استماع حيث يتحدث أحد الموظفين عن موضوع لفترة محددة من الوقت ، ويتعين على الموظفين الآخرين تلخيص ما سمعوه. بهذه الطريقة ، يمكنهم تحسين مهارات الاستماع والثقة والعمل الجماعي.
- الاستماع إلى المرآة
كرر ما يقوله لك موظفوك ، حتى يعرفوا أنك تولي اهتماما نشطا. هذا يخلق التفاهم والاحترام المتبادلين ، وهو أمر مهم في بيئة العمل التعاونية.
- تحفيز الاستماع
ضع في اعتبارك تقديم مكافآت للموظفين الذين يظهرون مهارات استماع استثنائية. قد يكون هذا شيئا بسيطا مثل بطاقة الهدايا أو الاعتراف العام. من خلال مكافأة السلوك الجيد ، فإنك تخلق بيئة يتم فيها تقييم الاستماع.
8. حل النزاعات
تكلف النزاعات في مكان العمل الشركات الأمريكية ما يقرب من 359 مليار دولار كل عام. تؤكد هذه الإحصائية المذهلة على أهمية استراتيجيات حل النزاعات في مكان العمل.
حل النزاعات هو مهارة تتطلب الصبر والتعاطف والممارسة المتسقة. يستغرق تطوير هذه المهارات وقتا ، لكنه يستحق كل الجهد لأنه يجعل أماكن عملنا تشعر بالأمان والسعادة والإنتاجية.
باستخدام استراتيجيات وتقنيات مختلفة ، يمكنك التعامل مع النزاعات في ضوء أكثر إيجابية وحل المشكلات بحلول إبداعية تؤدي إلى نتائج مربحة للجانبين.
كيفية مساعدة الموظفين على تحسين مهارات حل النزاعات
إليك كيفية مساعدة الموظفين على تحسين مهارات حل النزاعات.
- التركيز على القضية بدلا من الناس
عند التعامل مع الصراعات، من الضروري التركيز على المشكلة المطروحة بدلا من الأشخاص المعنيين. تجنب الحصول على شخصية أو مهاجمة شخصيات الموظفين أو جعلهم يشعرون وكأنهم يتعرضون للهجوم.
- معالجة المشاكل وجها لوجه
من الضروري معالجة المشكلات بشكل استباقي. التجنب يؤخر فقط عملية حل النزاع ويترك جميع المعنيين يشعرون بالإحباط أو الاستياء. بدلا من ذلك ، تعامل مباشرة مع المشكلة وتأكد من أن التواصل مستمر وشفاف.
- التأكيد على الذكاء العاطفي
الذكاء العاطفي أمر بالغ الأهمية عند التعامل مع الصراعات. شجع موظفيك على فهم عواطفهم وكيف تؤثر على سلوكهم. التعاطف والوعي الذاتي والتنظيم العاطفي كلها مكونات أساسية للذكاء العاطفي.
9. خدمة العملاء
يمكن لخدمة العملاء أن تصنع أو تحطم سمعة الشركة ونجاحها. بصفتك مديرا ، تقع على عاتقك مسؤولية تدريب فريقك على تقديم خدمة عملاء ممتازة من خلال تقنيات مركز الاتصال الحديثة.
ومن المثير للاهتمام أن مهارات خدمة العملاء حيوية أيضا عند العمل مع الزملاء. يمكن للموظفين بناء علاقات عمل أفضل والعمل الجماعي من خلال إظهار السلوك المهذب والمهني.
كيفية مساعدة الموظفين على تحسين مهارات خدمة العملاء
إليك كيفية مساعدة الموظفين على تحسين مهاراتهم في خدمة العملاء.
- استراتيجية "قاعدة 5/10"
قم بتحية العملاء في غضون خمس ثوان من الوصول واعترف بهم على بعد عشرة أقدام من وجودهم. اجعل من المعتاد تحية العملاء المبتسمين والانخراط في محادثة صغيرة لبناء علاقة. يقدر العملاء الشعور بالترحيب والتقدير.
- إنشاء شخصيات العملاء
ساعد فريقك على تطوير التعاطف مع العملاء من خلال إنشاء شخصيات عملاء خيالية. سيمنح هذا النهج الموظفين فهما لجمهورهم المستهدف. يمكنك حتى جعلها ممتعة من خلال إعطاء كل شخصية اسما وخلفية درامية.
- استثمر في التكنولوجيا
يمكن أن تكون التكنولوجيا أداة قيمة لمساعدة موظفيك على تقديم خدمة عملاء رائعة. إنشاء بوابة العميل ، يمكن أن يؤدي الاستثمار في روبوتات المحادثة الذكاء الاصطناعي والحلول الرقمية الأخرى إلى تبسيط جميع العمليات وتحرير موظفيك للتركيز على مشكلات العملاء الأكثر تعقيدا.
كيف تحدد مجالات التحسين التي يفتقر إليها الموظفون؟
حاول اكتساب فهم عميق لكل موظف. يمكن القيام بذلك من خلال التواصل المفتوح والاجتماعات الفردية والإرشاد وتقييم الأداء.
سيساعدك هذا الفهم الأعمق على تحديد المجالات التي قد يكافح فيها الموظف وحيث قد يحتاج إلى إرشادات إضافية لتحسينها.
اطرح على موظفيك أسئلة مثل:
- "ما هي المجالات التي تشعر فيها بثقة أقل؟"
- "هل هناك مهام أو مهام معينة تكافح معها باستمرار؟"
- "هل تشعر أن بعض المجالات تتطلب تدريبا أو دعما إضافيا؟"
إذا كانوا لا يزالون يعانون من تحديد المناطق التي تفتقر إليها ، ففكر في البحث عن مرشد أو مدرب يمكنه إرشادهم ومساعدتهم على تطوير خطة تحسين مخصصة.
تذكر أن تحديد ومعالجة مجالات التحسين ليس علامة ضعف ولكنه علامة على موظف ملتزم وطموح يسعى دائما ليكون أفضل ما لديه.
كلمة أخيرة
يعد الاستثمار في التطوير المهني خيارا حكيما لأي منظمة ترغب في تحسين أداء الموظفين. ستجني المنظمة وموظفوها فوائد لا حصر لها من خلال تزويد العمال بفرص للتعلم والتطور.
تذكر أن التطوير المهني هو رحلة مستمرة ، وليس وجهة بحد ذاتها. إنه ليس مجرد مجال واحد للتحسين يجب على الموظفين العمل عليه ، ولكنه عملية مستمرة من التأمل الذاتي والتعلم.
اتخذ إجراءات لتحسين أداء موظفيك في مكان العمل ورؤية تأثيره الإيجابي على أرباحك النهائية.
