جدول المحتويات
تمثل إدارة الموظفين ذوي الأداء الضعيف تحديا يجب على كل منظمة مواجهته عاجلا أم آجلا.
ومن المحتم أن تواجه كل منظمة، مهما كانت راسخة أو عالية الأداء، موظفين ذوي أداء ضعيف في مرحلة ما. بصفتك مديرا أو قائدا ، تقع على عاتقك مسؤولية معالجة وإدارة ضعف الأداء بشكل فعال.
ستزودك هذه المدونة بدليل شامل حول كيفية إدارة الموظفين ذوي الأداء الضعيف بطريقة تعزز النمو وتحفز فريقك وتضمن استمرار ازدهار مؤسستك.
ما هو ضعف الأداء؟
يشير ضعف الأداء إلى موقف يفشل فيه الموظف أو الفريق باستمرار في تلبية المعايير أو التوقعات أو الأهداف المحددة لدورهم أو مهامهم داخل المنظمة.
إنها حالة ينخفض فيها أداء الفرد إلى ما دون ما يعتبر مقبولا أو مرضيا لموقفه.
ما الذي يجعل أداء الموظفين ضعيفا؟
يمكن أن يعزى ضعف أداء الموظف إلى مجموعة متنوعة من العوامل ، الداخلية والخارجية ، التي يمكن أن تؤثر على قدرة الفرد على تلبية توقعات الوظيفة.
إن تحديد السبب المحدد لضعف الأداء أمر بالغ الأهمية لتنفيذ استراتيجيات فعالة لمعالجة هذه المسألة.
فيما يلي بعض الأسباب الشائعة لضعف أداء الموظفين:
1. عدم الوضوح في التوقعات
عندما يكون الموظفون غير متأكدين من أدوارهم أو مسؤولياتهم أو توقعات الأداء ، فقد يكافحون من أجل الوفاء بها. يعد التواصل الواضح بين الأوصاف الوظيفية والأهداف ومعايير الأداء أمرا ضروريا.
2. عدم كفاية المهارات أو التدريب
قد يكون أداء الموظفين ضعيفا إذا كانوا يفتقرون إلى المهارات اللازمة أو التدريب لأداء مهامهم بفعالية. يمكن أن يساعد توفير فرص التدريب والتطوير المستمرة في سد هذه الفجوات.
3. القضايا الصحية أو الشخصية
يمكن أن تؤثر المشاكل الشخصية أو مشكلات الصحة البدنية أو العقلية أو ضغوط الحياة الخارجية على قدرة الموظف على الأداء في أفضل حالاته. قد تتطلب هذه العوامل الفهم والمرونة والدعم من المنظمة.
4. الإجهاد في مكان العمل
يمكن أن تساهم المستويات العالية من التوتر أو عبء العمل المفرط أو المواعيد النهائية غير الواقعية أو بيئة العمل السامة في ضعف الأداء. يمكن أن يؤدي مكان العمل المجهد إلى الإرهاق وانخفاض الإنتاجية.
4. عدم وجود الدافع
الموظفون الذين لا يشعرون بالدافع أو المشاركة في عملهم هم أكثر عرضة لضعف الأداء. عوامل مثل عدم الاعتراف أو فرص النمو الوظيفي أو الرضا الوظيفي يمكن أن تقلل من الدافع.
5. سوء الإدارة
يمكن أن تؤدي الإدارة غير الفعالة أو غير الداعمة إلى ضعف الأداء. يلعب أسلوب قيادة المدير وتواصله وقدرته على تقديم الملاحظات دورا في أداء الموظف.
6. النزاعات الشخصية
يمكن أن تؤدي النزاعات مع الزملاء أو المشرفين إلى خلق بيئة عمل معادية تعيق الأداء. من الضروري معالجة القضايا الشخصية وتعزيز ثقافة مكان العمل الإيجابية.
7. عدم كفاية الموارد
قد يكافح الموظفون من أجل الأداء إذا كانوا يفتقرون إلى الأدوات أو المعدات أو الموارد اللازمة لإكمال مهامهم بكفاءة.
8. الرضا عن النفس
قد يكون أداء الموظفين على المدى الطويل الذين أصبحوا راضين عن أدوارهم ضعيفا بسبب نقص الدافع للتفوق أو التكيف مع الظروف المتغيرة.
9. عدم وجود ردود الفعل
بدون ردود فعل منتظمة وفرص للتحسين ، قد لا يكون الموظفون على دراية بضعف أدائهم أو كيفية معالجته.
10. عدم الاهتمام الشخصي
قد يكون أداء الموظف ضعيفا إذا فقد الاهتمام بدوره أو شعر أن وظيفته لا تتوافق مع تطلعاته المهنية.
11. العوامل الخارجية
يمكن أن يؤدي الانكماش الاقتصادي أو تغيرات الصناعة أو قوى السوق الخارجية إلى ضعف الأداء ، حيث قد يشعر الموظفون بعدم اليقين بشأن استقرار وظائفهم.
وتنطوي معالجة ضعف الأداء بفعالية على تحديد السبب (الأسباب) الجذرية وتنفيذ استراتيجيات هادفة لمعالجة تلك القضايا.
يمكن أن يساعد الجمع بين التواصل الواضح والدعم المستمر والتدريب وإدارة الأداء الموظفين على التغلب على هذه التحديات وتحسين أدائهم.
كيفية إدارة الموظفين ذوي الأداء الضعيف: 15 استراتيجية
فيما يلي 12 طريقة لإدارة الموظفين ذوي الأداء الضعيف وتحفيزهم على بذل جهد إضافي.
1. تحديد الأداء الضعيف
قبل أن تتمكن من معالجة ضعف الأداء ، يجب أن تتعرف عليه. ترقب علامات مثل تفويت المواعيد النهائية ، أو انخفاض الإنتاجية ، أو انخفاض جودة العمل ، أو الأخطاء المتكررة ، أو الموقف السلبي.
انخرط في تواصل منتظم مع فريقك للبقاء على اطلاع بتحدياتهم ومخاوفهم.
2. فهم الأسباب الجذرية
بمجرد تحديد الموظفين ذوي الأداء الضعيف ، خذ الوقت الكافي لفهم الأسباب الجذرية لضعف أدائهم.
يمكن أن يكون ذلك بسبب عوامل مختلفة ، مثل القضايا الشخصية ، أو نقص المهارات أو التدريب ، أو سوء الإدارة ، أو بيئة العمل غير الصحية. عقد اجتماعات فردية لمناقشة مخاوفهم وجمع الأفكار.
3. التواصل المفتوح والبناء
التواصل هو المفتاح لمعالجة ضعف الأداء. تعامل مع القضية بتعاطف واستعداد للاستماع.
خلق بيئة آمنة وغير تصادمية حيث يشعر الموظفون بالراحة في مشاركة مخاوفهم وصراعاتهم. اطرح أسئلة مفتوحة واستمع بنشاط إلى ردودهم.
4. ضع توقعات واضحة
قد لا يفهم الموظفون ذوو الأداء الضعيف أدوارهم ومسؤولياتهم أو المعايير التي يجب عليهم الوفاء بها بشكل كامل. تأكد من تحديد التوقعات بوضوح وإبلاغها وتوثيقها.
يتضمن ذلك الوصف الوظيفي وأهداف الأداء ومؤشرات الأداء الرئيسية (kpis). راجع هذه التوقعات بانتظام وقدم ملاحظاتك.
5. توفير التدريب والتطوير
إذا كان ضعف الأداء ناتجا عن نقص المهارات أو المعرفة ، فاستثمر في برامج التدريب والتطوير.
صمم هذه البرامج لمعالجة فجوات المهارات المحددة ومساعدة الموظفين على تحسين أدائهم. لا يفيد هذا الاستثمار الفرد فحسب ، بل يعزز أيضا القدرات العامة لفريقك.
6. تقديم ملاحظات بناءة
يجب أن تكون التعليقات محددة وفي الوقت المناسب وبناءة. ركز على السلوك أو الأداء ، وليس الفرد.
استخدم نهج "الساندويتش" ، حيث تبدأ بتعليقات إيجابية ، وتقدم نقدا بناء ، وتنتهي بالتعزيز الإيجابي. شجع عقلية النمو من خلال التأكيد على إمكانية التحسين.
7. تنفيذ خطط تحسين الأداء (PIPs)
في حالات ضعف الأداء المستمر ، ضع في اعتبارك تنفيذ خطة تحسين الأداء (PIP).
تحدد النقطة أهدافا وجداول زمنية وتوقعات محددة يجب على الموظف الوفاء بها. ويشمل أيضا تسجيلات وصول منتظمة لتتبع التقدم. تأكد من إشراك الموظف في وضع الخطة ، حتى يشعر بالملكية.
يمكن أن تساعد أنظمة إدارة الأداء الفعالة في التخفيف من ضعف الأداء. وفقا لاستطلاع أجرته شركة Gartner عام 2021 ، أفاد 54٪ من قادة الموارد البشرية أنهم غيروا عمليات إدارة الأداء الخاصة بهم للتركيز بشكل أكبر على التعليقات والتطوير المستمر.
8. مراقبة وتقديم الدعم
بمجرد وضع نقطة أو خطة تحسين أخرى ، راقب تقدم الموظف بانتظام. توفير الدعم المستمر والموارد والتدريب لمساعدتهم على النجاح. معالجة أي حواجز أو عقبات تنشأ وتعديل الخطة حسب الحاجة.
9. التعرف على التحسين ومكافأته
عندما يظهر الموظف ذو الأداء الضعيف علامات التحسن ، اعترف بتقدمه واحتفل به. يمكن أن يحفز التقدير والمكافآت الموظفين على مواصلة العمل نحو أهدافهم ورفع معنوياتهم.
10. النظر في حلول بديلة
على الرغم من بذل قصارى جهدك ، قد لا يستجيب بعض الموظفين للتدخلات. في مثل هذه الحالات ، قد تحتاج إلى التفكير في حلول بديلة ، مثل إعادة التعيين أو التدريب الإضافي أو الإنهاء كملاذ أخير.
اتخذ هذه القرارات بعناية ، مع مراعاة المصالح الفضلى لكل من الموظف والمنظمة.
11. مشاركة الموظفين ومشاركتهم
تشجيع الموظفين ذوي الأداء الضعيف على المشاركة بنشاط في القرارات المتعلقة بعملهم وأهدافهم.
عندما يكون لهم رأي في عمليات عملهم ويشعرون بالمشاركة في صنع القرار ، فمن المرجح أن يكونوا متحمسين وملتزمين بتحسين أدائهم.
12. الإرشاد ودعم الأقران
قم بإقران الموظفين ذوي الأداء الضعيف بالموجهين أو الزملاء الذين يتفوقون في أدوارهم. يمكن أن يوفر هذا الإرشاد إرشادات قيمة ودعما ونموذجا إيجابيا يحتذى به للموظف المتعثر. يمكن أن يؤدي دعم الأقران والتعاون أيضا إلى رفع الروح المعنوية والمساعدة في معالجة مشكلات الأداء.
13. مراجعات الأداء وحلقات التغذية الراجعة
تنفيذ مراجعات أداء منتظمة ، ليس فقط للموظفين ذوي الأداء الضعيف ولكن لجميع أعضاء الفريق.
يجب أن تكون هذه المراجعات فرصا للتعليقات البناءة وتحديد الأهداف ومناقشة التطوير الوظيفي. إنشاء حلقة تغذية مرتدة مستمرة لضمان التحسين المستمر.
14. المرونة والإقامة
إدراك أن الظروف الشخصية أو المشكلات الصحية يمكن أن تؤثر على الأداء. توفير المرونة والترتيبات التيسيرية عند الاقتضاء.
يمكن أن يشمل ذلك تعديل ساعات العمل ، أو توفير خيارات العمل عن بعد ، أو توفير الوصول إلى برامج مساعدة الموظفين (EAPs) للتحديات الشخصية.
15. تنمية المهارات القيادية
في بعض الأحيان قد يكون ضعف الأداء مرتبطا بممارسات القيادة أو الإدارة غير الفعالة.
الاستثمار في تدريب تطوير القيادة للمديرين لضمان امتلاكهم المهارات اللازمة لدعم وتحفيز فرقهم. يمكن لفريق القيادة القوي أن يحدث فرقا كبيرا في الأداء العام للموظفين.
كيف تدير شركات مثل IBM الموظفين ذوي الأداء الضعيف؟
عادة ما يكون لدى شركات مثل IBM عمليات قائمة لإدارة الموظفين ذوي الأداء الضعيف. فيما يلي نظرة عامة على كيفية قيام IBM بإدارة الموظفين ذوي الأداء الضعيف:
1. التغذية الراجعة وتقييم الأداء
تجري شركة IBM مراجعات أداء منتظمة، غالبا على أساس سنوي، حيث يقدم المديرون ملاحظات حول أداء الموظفين مقابل الأهداف والتوقعات المحددة مسبقا.
خلال هذه المراجعات ، يتم تحديد الموظفين ذوي الأداء الضعيف بناء على فشلهم في تلبية معايير الأداء.
2. توقعات أداء واضحة
تضع IBM توقعات أداء واضحة وقابلة للقياس للموظفين. يتم الإبلاغ عن هذه التوقعات خلال جلسات تحديد الأهداف ومناقشات الأداء.
يدرك الموظفون المعايير التي يتوقع منهم الوفاء بها والمقاييس المحددة التي سيتم من خلالها تقييم أدائهم.
3. خطط تحسين الأداء (PIPs)
عندما يكون أداء الموظف أقل من التوقعات، قد تقوم شركة IBM بتنفيذ خطة تحسين الأداء (PIP).
PIP هي وثيقة رسمية تحدد مشكلات الأداء وأهداف التحسين المحددة والجدول الزمني للتحسين والعواقب في حالة عدم حدوث تحسين.
4. التدريب والتطوير
تقدم شركة IBM فرص التدريب والتطوير لمساعدة الموظفين ذوي الأداء الضعيف على اكتساب المهارات والمعرفة اللازمة لتحسين أدائهم.
يمكن أن يشمل ذلك الوصول إلى الدورات التدريبية عبر الإنترنت أو ورش العمل أو التدريب الفردي.
5. ردود الفعل العادية
يقدم المديرون في IBM ملاحظات منتظمة وبناءة للموظفين ذوي الأداء الضعيف. لا تقتصر هذه التعليقات على المراجعات السنوية ولكنها مستمرة على مدار العام.
تركز مناقشات التعليقات على تحديد مجالات التحسين وتقديم التوجيه حول كيفية تحسين الأداء.
6. مراقبة التقدم
تراقب شركة IBM عن كثب تقدم الموظفين ذوي الأداء الضعيف الذين هم على PIPs. تعد عمليات تسجيل الوصول المنتظمة مع المديرين والموارد البشرية شائعة لتتبع جهود التحسين.
7. خطط التنمية الفردية (IDPs)
في بعض الحالات، قد تعمل IBM مع الموظف لإنشاء خطة تطوير فردية (IDP) تحدد إجراءات ومصادر محددة للمساعدة في تحسين الأداء.
8. النظر في أدوار بديلة
إذا كان الموظف يكافح باستمرار في دوره الحالي، فقد تستكشف IBM إمكانية نقل الموظف إلى دور أو قسم مختلف يتوافق بشكل أفضل مع مهاراته ونقاط قوته.
9. الإنهاء كملاذ أخير
في الحالات التي يفشل فيها الموظف في إحراز تقدم مرض على الرغم من الدعم والتدخلات، قد تلجأ IBM إلى الإنهاء كخيار أخير.
تركز شركة IBM ، مثل العديد من المؤسسات الكبيرة ، بشدة على تطوير الموظفين وتفضل مساعدة الموظفين على النجاح كلما أمكن ذلك. عادة ما ينظر إلى الإنهاء على أنه الملاذ الأخير بعد استنفاد جميع سبل التحسين الأخرى.
قد تختلف السياسات والإجراءات المحددة لإدارة الموظفين ذوي الأداء الضعيف داخل الإدارات أو الأقسام المختلفة للشركة.
استنتاج
تعد إدارة الموظفين ذوي الأداء الضعيف جانبا صعبا ولكنه أساسي للقيادة. يتطلب التعاطف والتواصل الفعال والالتزام بمساعدة الموظفين على الوصول إلى إمكاناتهم الكاملة.
باتباع الاستراتيجيات الموضحة في هذه المدونة ، يمكنك إنشاء بيئة عمل داعمة ومنتجة تشجع على النمو والتحسين المستمر ، مما يفيد فريقك ومؤسستك ككل.
تذكر أن كل موظف لديه القدرة على التحسن ، ودورك كمدير هو مساعدته على إطلاق العنان لهذه الإمكانات.
