كيفية تصميم تدفق العمل بكفاءة؟

كيف تصمم بكفاءة تدفق العمل لموظفيك حول غرضك التنظيمي؟

عندما تكتشف إجابة هذا السؤال ، ستصل إلى تقاطع سعيد. واحد حيث يواجه الهدف الشامل لمؤسستك وهدف موظفيك نفس الاتجاه تقريبا.

وأنت تستحق أن تربت على ظهرك الآن لأنه ، كما رأينا ، هذا هو الوضع الأمثل لأي عمل يتطلع إلى الارتقاء إلى المستوى التالي. إذا كنت قد انضممت إلى روايتنا عن وجود هدف مشترك ومشاركته ، فقد حان الوقت الآن للصقل.

عندما يكون لديك غرض ، لديك وجهة. ولكن سيكون من المفيد إذا كان لديك أيضا خارطة طريق للوصول إلى الأخير. ليس من الجيد معرفة المكان الذي تريد أن تكون فيه إذا كان كل ما ينتهي بك الأمر هو حواجز الطرق والحفر طوال اليوم. إذا كان هناك أي شيء ، فهو أكثر إحباطا.

هذا هو السبب في أن المعلم التالي في رحلة "الغرض" في تصميم "النظم البيئية للناس" المثلى. تساعد العمليات والبروتوكولات الفرق على العمل والتعاون على طول القنوات "الهادفة". هذه القنوات عبارة عن دوائر لا تنجز المهام فحسب ، بل تحافظ على مشاركة العمال وإنتاجيتهم وسعادتهم. لأنها على مستوى ما ، بطريقة ما ، يتردد صداها مع القدرات الخام للعمال ، والشخصية الأصلية ، والمراوغات العزيزة.

يمكننا تعريف هذا بشكل فضفاض على أنه مزيج مختلط من عدة مقاييس مثل:

• الثقافة التنظيمية
• التسلسلات الهرمية لأصحاب المصلحة
• سياسات الموارد البشرية
• هياكل القرار
• مهام سير العمل

لقد وصفناه "بشكل فضفاض" لأنه ليس علما دقيقا (لا ينبغي لأي ممتلكات تحترم نفسها أن تدعي أنها كذلك لأن العقليات تتغير) ، وأيضا لأنها - بطبيعتها - نموذج حي ومتطور.

تحتاج كل منظمة إلى إعادة النظر باستمرار في نظامها البيئي للأفراد بين الحين والآخر للتأكد من أنه مناسب. إذا كنت من نوع KPI ، فهناك مربع واحد فقط يجب عليك تحديده بعد أن يهدأ كل الغبار: هل تمنح موظفيك بيئة يمكنهم فيها القيام بعملهم على أفضل وجه؟

بالنسبة للسؤال الكبير ، إذن: كيف يمكنك تصميم شعر الناس الخاص بك؟ حسنا ، ابدأ ببناء سير العمل الخاص بك حول العاملين لديك بدلا من العكس.

تصميم تدفق العمل بكفاءة

فهم كيفية تحديد الوظائف في سياق موظفيك والغرض التنظيمي الخاص بك لتحقيق التميز في الأعمال. اتبع هذه الخطوات لتصميم العمل بكفاءة:

1. دع الغرض يكون مركزيا لتصميم تدفق العمل بكفاءة

حدد وظائفك في سياق موظفك بدلا من العكس. عندما تبني منطقيا قدرات العاملين لديك (وهي معلمة عميقة ل "الغرض الأعلى") في عملية حل المشكلات (تدفقات المهام) ، فإنك تمنح نفسك على الفور احتمالية نجاح أعلى بكثير. قم بتقسيم مجموعات المهارات بشكل دقيق لبناء "بنك كفاءات" إنساني ورشيق وسلس (على عكس "المهام المحاطة ببروتوكولات صارمة") التي تعين الوظيفة للعامل الذي لديه أقرب تطابق بين المواهب والمهام.

ضع في اعتبارك أن الموارد البشرية يجب أن تكون جزءا من هذه الاستراتيجية. هذا يعني أن سياسات ومعايير الموارد البشرية تحتاج إلى مراجعة وإعادة تصور حول نموذج "الشغف أولا" ، وليس كتمرين مواز في مكان ما في عزلة فورت نوكس.

الأشياء الثلاثة التي تحتاج إلى معالجتها وتبسيطها في أي وقت هي:

• سهولة إنشاء الأهداف
• الرشاقة في إسناد الأدوار
• الحفاظ على حلقات التواصل وردود الفعل مفتوحة.

إن إعادة تصميم طريقة عملك - والتي ستتضمن على الأرجح الخروج من منطقة الراحة الخاصة بك - أمر صعب ، لذلك لا تفقد قلبك إذا واجهت جدارا من الطوب في البداية. أي شيء يستحق كل هذا العناء يستغرق وقتا.

قد يرفع القدامى حواجبهم ، وقد يبدأ المتشددون في التشكيك في سلامة عقلك ، لكن هذا جيد (لقد فعلوا الشيء نفسه مع جاليليو!). بالطبع ، إذا كنت قد أنشأت ثقافة الفضول والاستفسار الصحي - والتي يجب أن تكون بالضرورة الخطوة الأولى في أي مسعى - فسيكون من الأسهل بكثير التعامل مع الوضع الراهن والتوصل إلى توافق في الآراء بشأن الابتكارات والإصلاحات في وقت لاحق.

2. فكر في "التفكير التصميمي"

اجعل الأمر أسهل على نفسك من خلال توظيف مبادئ التفكير التصميمي هنا. تحدى الاتفاقية والكليشيهات في كل نقطة بالمنطق الجانبي ، وستجد أن "الطرق البديلة" لا تقترح نفسها بشكل عفوي فحسب ، بل تبدأ في أن تكون أكثر منطقية.

نشر المبادئ الكلاسيكية للتفكير التصميمي من البداية إلى النهاية:

تذكر أنه ليس بالضرورة أن يكون بهذا الترتيب دائما. ستتضمن هذه الخطوة الأخيرة هناك - الاختبار - المراقبة الدقيقة والتحسين في الوقت الفعلي والتكرارات بدون توقف حتى تحصل على الوصفة الصحيحة.

3. جرب "الجولة"

يمكن أن تضيف تجربة "Gallery Walk" جرعة صحية من الحدس إلى هذا الكون. إليك كيفية عمل المفهوم باختصار. في Gallery Walk ، تقوم بإنشاء ملاحظات ملصقة من الأفكار المختلفة التي تم جمعها من الموظفين حول أهدافهم واحتياجاتهم ونقاط الألم (بطريقة ما ، كيف ستبدو "عملية الأشخاص" المثالية لهم). ثم يتم تعليق هذه الملاحظات على الحائط ("المعرض" ، إذا صح التعبير).

أصحاب المصلحة الرئيسيون وصناع القرار مدعوون الآن للقيام "بجولة" في هذا المعرض ، حيث يقومون بخربشة النقاط وتدوين وجهات النظر التي يجدونها ضرورية لتصميم سير عمل "مدفوع بالغرض".

يسمح Gallery Walks بإضفاء الطابع الديمقراطي على احتياجات الجميع ودمجها. كما أنه يستبعد التحيز والحكم العشوائي ، ويضع الأساس لهيكل تنظيمي متجذر حقا متزامنا مع ما يهم: الأشخاص الذين سيستخدمونه يوما بعد يوم.

Empuls groups are great tools for making this 'gallery walk' virtual and well-documented. You can create dedicated channels for these walk-throughs and ask employees to input them as channel feeds. The leadership team could use these threads to seek clarity further or discuss it. All the while, these discussions will be well documented for future reference.

ما أنجزته للتو هائل: أنت تضع العامل في المنتصف ، فوق الأشياء ، والمسؤول. أنت تمكن الناس بهذه الطريقة - تثق بهم بالقدرة على اتخاذ القرار. في هذه الأثناء ، أنت تضع أموالك (السلطة ، إذا صح التعبير) حيث توجد أموالك وتثبت أن بيان مهمتك هو أكثر من مجرد كلام.

إنه يؤدي إلى تأثير الدومينو ، مما يؤدي إلى أعضاء أكثر سعادة ، وثقافة التنوع والشمولية ، وارتفاع الروح المعنوية التي تدفع الإنتاجية بشكل كبير. كل شيء يتضاعف - من المشاركة إلى الملكية إلى النتائج.

4. سير عمل يشعر بعمل أقل ، تدفق أكثر

إذا نجحت في بناء هذا النظام البيئي للعمل المخصص والهادف ، فمن المحتمل أنه مبني على نية "في الوقت الحالي" وإحساس "فوري". تحافظ مصفوفة التعلم الذاتي البديهية التي تواجه الحلول والتي تأخذ في الاعتبار غريزيا عدم القدرة على التنبؤ والأجهزة الطرفية على "تصحيح المسار" لضمان إنجاز الوظائف بذكاء. بمعنى آخر ، بأقل مستويات العرق والوقت والموارد. هناك أدوات تعاون مذهلة عبر الإنترنت لمساعدتك في ذلك.

ليس هذا فقط. عادة ما تكون العملية العضوية بطبيعتها شفافة. التربة المثالية لزراعة بيئة مستنيرة بالسلوك حيث يتم تسجيل الجهد بدقة ، ويتم التعرف على الموقف بشكل معقول ، ويتم مكافأة الأداء بشكل عادل.