Wie gestaltet man einen flexiblen Arbeitsplan?

Die Arbeitnehmer fordern zunehmend flexible Arbeitszeiten - und die Arbeitgeber beginnen, ihnen diese Möglichkeit zu bieten. Tatsächlich würden fast 80 % der Arbeitnehmer in den USA einen Arbeitsplatz mit flexiblen Arbeitszeiten einem solchen vorziehen, der dies nicht bietet.

Flexible Arbeitszeiten kommen den Arbeitnehmern zugute, denn sie geben ihnen mehr Freiheit, ihre Arbeit mit ihrem Leben zu vereinbaren und nicht umgekehrt. Aber auch für Arbeitgeber haben sie viele Vorteile: Sie können die Mitarbeiterbindung, die Produktivität, die Vielfalt und das Engagement der Mitarbeiter erhöhen. Sie ist eine der beliebtesten Sozialleistungen für Arbeitnehmer.

Wie können Sie also flexible Arbeitszeiten gestalten, die für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter funktionieren?

Finden wir es heraus.

Arten von flexiblen Arbeitszeitplänen

Ein flexibler Zeitplan für Mitarbeiter kann viele verschiedene Formen annehmen. Sie müssen sich nicht auf eine festlegen - Sie können experimentieren, um herauszufinden, welche Ihren geschäftlichen Anforderungen am besten entspricht und welche Ihre Mitarbeiter am zufriedenstellendsten finden.

Sie können auch verschiedene Arten von flexiblen Zeitplänen einführen, um den Bedürfnissen aller Mitarbeiter gerecht zu werden.

1. Gleitzeitarbeitszeit

Es ist ziemlich üblich, dass Arbeitgeber einige Richtlinien für die Gleitzeit festlegen. Das bedeutet oft, dass die Kernarbeitszeit festgelegt wird, d. h. dass die Mitarbeiter von 9 bis 15 Uhr arbeiten müssen und dass sie früher kommen oder später gehen können.

Bei einer flexiblen Arbeitszeitgestaltung können Arbeitnehmer selbst entscheiden, wann sie am produktivsten sind, um zu arbeiten oder Stoßzeiten im Berufsverkehr zu vermeiden. Manche Arbeitnehmer entscheiden sich dafür, ihren Arbeitstag um 7 Uhr morgens zu beginnen und um 15 Uhr zu beenden, damit sie ihre Kinder von der Schule abholen können, und andere entscheiden sich für einen Arbeitsbeginn um 9 Uhr, weil sie später am Tag besser arbeiten.

Flexible Arbeitszeiten sind für den Arbeitgeber von Vorteil, da die Kernzeiten für Besprechungen und Zusammenarbeit beibehalten werden und die Arbeitnehmer zu einer größeren Anzahl von Zeiten verfügbar sind.

Liberty Mutual Insurance zum Beispiel bietet Kernarbeitszeiten von 9 bis 15 Uhr an. Die Mitarbeiter können selbst entscheiden, ob sie früher oder später kommen möchten, je nach ihren täglichen Verpflichtungen und ihren Verpflichtungen zu Hause.

2. Komprimierter Wochenarbeitszeitplan

Es könnte bedeuten, vier Zehn-Stunden-Tage zu arbeiten und jede Woche einen zusätzlichen freien Tag zu haben. Oder man arbeitet 80 Stunden an neun Tagen und hat am zehnten Tag frei, um jede zweite Woche ein langes Wochenende zu haben.

Komprimierte Arbeitszeiten sind für Arbeitnehmer, die Kinder oder Eltern zu betreuen haben, eine sehr attraktive Option. Für Arbeitgeber ist es attraktiv, weil sie Geld bei den Bürokosten sparen können, wenn sie ihre gesamte Organisation auf eine Vier-Tage-Woche umstellen. Einige Büros bieten im Sommer komprimierte Arbeitswochen an, so dass die Mitarbeiter lange Wochenenden haben können, wenn die Freitage ruhig sind, ohne dass sie Urlaub nehmen müssen.

Microsoft Japan führte im Sommer 2019 eine Vier-Tage-Woche ein - und bezahlte die Mitarbeiter weiterhin für ihre üblichen fünf Tage. Die Mitarbeiter waren um 40 % produktiver, die Stromkosten sanken um 23 %, und sogar die Druckkosten gingen um 60 % zurück. Alle haben von dieser Regelung profitiert.

3. Teilzeitarbeitszeiten

Eine solche Regelung kommt in der Regel nur für bestimmte Mitarbeiter in Frage, die sich über einen langen Zeitraum hinweg für das Unternehmen bewährt haben, da die Verlagerung eines professionellen Büros auf eine reine Teilzeitbasis ineffektiv wäre.

Aber es ist eine gute Methode, um geschätzte Mitarbeiter zu halten, die Kinder haben oder kurz vor dem Rentenalter stehen und Flexibilität wünschen.

Im Jahr 2019 waren über 26 Millionen Menschen in den USA in Teilzeit beschäftigt. Starbucks ist ein Vorreiter im Bereich der Teilzeitarbeit - das Unternehmen bietet Mitarbeitern, die mindestens 20 Stunden pro Woche arbeiten, großzügige Sozialleistungen, darunter eine Krankenversicherung, kostenlose Studiengebühren und Vorteile bei der Fruchtbarkeit. Dies trägt dazu bei, die Fluktuation in einem Bereich zu verringern, in dem sie normalerweise hoch ist.

4. Zeitplan für die Fernarbeit

Es kann sogar bedeuten, dass der Arbeitnehmer von einem anderen Staat oder Land aus arbeitet. Fernarbeitsregelungen werden heutzutage immer häufiger, da viele Aufgaben von jedem Ort aus erledigt werden können, an dem es eine starke Internetverbindung und einen schnellen Laptop gibt.

Fernarbeitsregelungen ermöglichen es den Arbeitnehmern, lange Anfahrtswege zu vermeiden und es sich zu Hause bequem zu machen (und Geld für die schicke Bürokleidung zu sparen). Die Flexibilität der Arbeit von zu Hause aus kann auch gut mit anderen flexiblen Arbeitsregelungen, wie z. B. einer verkürzten Wochenarbeitszeit, kombiniert werden.

Und wenn die Mitarbeiter von verschiedenen Orten aus arbeiten statt von einem großen Büro aus, können die Arbeitgeber viel Geld für die Unterhaltung eines großen Büros sparen und bei Stromausfällen oder Naturkatastrophen in der Nähe des Büros für Ersatz sorgen.

Als das chinesische Reiseunternehmen Ctrip begann, seinen Mitarbeitern die Möglichkeit der Fernarbeit anzubieten, stieg die Produktivität um 13 %, die Arbeitszufriedenheit nahm zu und die Fluktuation ging zurück.

Wie man einen flexiblen Arbeitsplan gestaltet

Für Arbeitgeber ist die Ankündigung, dass sie zu einer flexiblen Arbeitszeitgestaltung übergehen werden, damit die Mitarbeiter Arbeit und Leben besser miteinander vereinbaren können, ein einfacher Schritt - es kann wie ein schneller Sieg erscheinen, wenn er hart ist.

Die Umsetzung und Verwaltung eines flexiblen Zeitplans ist jedoch ein wenig komplizierter. Zunächst müssen Sie sowohl die Bedürfnisse des Unternehmens als auch die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen und ein Gleichgewicht zwischen beiden herstellen.

• Lässt sich die Art der Arbeit, die Ihr Unternehmen verrichtet, leicht mit flexiblen Arbeitszeiten vereinbaren? Wenn Sie in einem Bereich tätig sind, in dem Ihre Kunden eine schnelle Reaktion während der normalen Arbeitszeiten erwarten, müssen Sie Richtlinien für flexible Arbeitszeiten aufstellen, damit Ihr Unternehmen weiterhin reibungslos funktioniert.
• Wie werden Sie regeln, wer diese Vorteile nutzen kann und wessen Aufgaben weniger geeignet sind? Es kann sein, dass Mitarbeiter, die nicht in einer Position arbeiten, die es ihnen erlaubt, von zu Hause aus oder nach einem flexiblen Zeitplan zu arbeiten, auf Widerstand stoßen.
• Am besten wäre es, die geschäftlichen Gründe für Ihre Entscheidungen zu klären, damit jeder versteht, warum das System so eingerichtet ist, wie es ist.

In Bereichen, in denen die Mitarbeiter persönlich mit Kunden zusammentreffen und mit Kollegen zusammenarbeiten müssen, ist die Umstellung auf Fernarbeit häufig eine Überlegung wert.

• Wird von den Mitarbeitern erwartet, dass sie zu bestimmten Zeiten ins Büro kommen?
• Müssen Sie eine Art Standardkalender einführen, damit Sie bei wichtigen Sitzungen gut vertreten sind?
• Wie sorgen Sie dafür, dass sich die Mitarbeiter im Ausland engagieren?

Bei der Einrichtung flexibler Arbeitszeiten sind auch die Gesetze in Ihrem Land zu beachten.

• Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, in ein anderes Gebiet zu ziehen und von dort aus zu arbeiten, klingt das zwar nach einem großen Gewinn, aber Sie könnten Ihr Unternehmen auf einige komplizierte Steuern verweisen.
• Und vielerorts gibt es strenge Gesetze, die Gleitzeit oder komprimierte Arbeitszeiten erlauben, vor allem, wenn die Mitarbeiter nach Stunden bezahlt werden.

Vorteile der flexiblen Arbeitszeitgestaltung

Die meisten Arbeitnehmer erwarten von ihrem Arbeitgeber, dass er ihnen hilft, ihre beruflichen Verpflichtungen mit ihrem restlichen Leben in Einklang zu bringen - und flexible Arbeitszeiten sind eine gute Möglichkeit, ihnen dabei zu helfen.

1. Steigerung der Zufriedenheit der Mitarbeiter

Mitarbeiter, die selbst bestimmen können, wo und wann sie arbeiten, sind zufriedener und loyaler. Eine Umfrage von FlexJobs aus dem Jahr 2019 ergab, dass 80 % der Arbeitnehmer angaben, dass ihre Loyalität gegenüber ihrem Arbeitgeber stärker wäre, wenn sie flexiblere Arbeitsmöglichkeiten hätten.

Da die Bindung von Mitarbeitern für Ihr Unternehmen von Vorteil ist, kann sich die Investition von Zeit und Überlegung in die Schaffung flexibler Arbeitsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen sehr auszahlen.

2. Steigerung der Mitarbeiterproduktivität

Nach Angaben von Robert Half sind Arbeitnehmer auch produktiver, wenn sie flexibel arbeiten. Denn wenn sie die Möglichkeit haben, ihre Arbeit zu erledigen, wann und wo es ihnen am besten passt, können sie sich besser auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren und in der gleichen Zeit mehr erledigen.

Sie ersparen sich den Frust des täglichen Pendelns oder die unproduktive letzte Stunde am Freitagnachmittag im Büro, die meist sozialer Natur ist.

Alle Aspekte der flexiblen Arbeit berücksichtigen

Natürlich gibt es wie bei allen anderen Vorteilen auch bei flexiblen Arbeitszeiten für Arbeitgeber einiges zu beachten. Es ist wichtig, dass Sie hart arbeiten, um Ihre externen Mitarbeiter zufrieden zu stellen und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen reibungslos läuft und die Vorschriften vollständig erfüllt. Im Gegensatz dazu arbeiten die Mitarbeiter flexibel, und Sie müssen sicher sein, dass Sie die Funktionsweise Ihrer Programme ständig überprüfen.

Und wenn Sie feststellen, dass Sie einigen Ihrer Mitarbeiter keine Flexibilität bieten können, weil die Art ihrer Arbeit keine Flexibilität hinsichtlich der Arbeitszeiten oder des Arbeitsortes zulässt, werden Sie kreativ! Sie können andere Wege finden, um die Arbeit flexibel zu gestalten, auch wenn die Mitarbeiter an feste Arbeitszeiten und einen festen Arbeitsplatz gebunden sind.

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