10 Best Practices für die HR-Automatisierung zur Verbesserung der Unternehmenseffizienz

Automatisierung und Personalwesen scheinen zwei gegensätzliche Ideen zu sein - Maschinen und Menschen sind nicht immer natürliche Partner. Tatsächlich aber kann die Automatisierung des Personalwesens die Effizienz des Unternehmens erheblich steigern, die Arbeitsabläufe in Ihrem Personalteam reibungsloser gestalten und Fehler reduzieren.

Wie genau kann die HR-Automatisierung das bewerkstelligen? In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen zehn Möglichkeiten auf, wie die HR-Automatisierung die Effizienz Ihres Unternehmens steigern und Ihrem gesamten Unternehmen zugute kommen kann.

Fangen wir an!

Was ist HR-Automatisierung?

Ihr HR-Team erledigt wahrscheinlich viele zeitaufwändige manuelle Aufgaben, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Und obwohl diese Aufgaben erledigt werden müssen, nehmen sie Zeit in Anspruch, die für wertvollere Tätigkeiten verwendet werden könnte.

Warum HR-Automatisierung?

Automatisierung im Personalwesen kann Ihnen helfen:

• Organisieren Sie wichtige Dokumente elektronisch.
• Erforderliche Dokumentation importieren
• Speichern Sie Dateien in Standardformaten, damit Sie sie geräteübergreifend nutzen können.
• Dient als Archiv für Unterlagen.
• Bereiten Sie sich auf Audits vor, indem Sie Informationen und Daten organisieren.

Diese Verwaltungsaufgaben sind alle wichtig, aber Maschinen können sie genauso schnell erledigen wie Menschen. Und da die Personalbudgets vielerorts schrumpfen, ist es wichtig, diese Aufgaben schnell und effizient zu erledigen, ohne zusätzliches Personal einzustellen. HR-Automatisierung ist die Lösung.

Automatisierung versus Outsourcing

Die Rolle der Humanressourcen entwickelt sich schneller weiter als früher. Die Unternehmen versuchen nun, das perfekte Gleichgewicht zwischen strategischer Arbeit im eigenen Haus, Automatisierung und Outsourcing zu finden.

Jüngste Studien über die sich verändernde Rolle der Personalfachleute zeigen, dass ein erheblicher Teil der Personalfunktionen, wie z. B. Verwaltungsaufgaben, entweder automatisiert oder an andere ausgelagert werden wird.

10 bewährte Praktiken der HR-Automatisierung

Wie könnte also die HR-Automatisierung für Ihr Unternehmen aussehen? Schauen wir uns einige der besten Beispiele für die HR-Automatisierung an, die zeigen, wie Sie die Effizienz Ihres Unternehmens mit den richtigen HR-Tools steigern können.

1. Sinkende Fehlerquoten

Viele Dateneingabeaufgaben für HR-Teams werden immer noch von Hand erledigt - die Eingabe von Urlaubsdaten, Lohn- und Stundenangaben und Mitarbeiterinformationen. Doch wenn man all diese Aufgaben von Hand erledigt, können sich viele Fehler einschleichen. Die Mitarbeiter werden müde, abgelenkt oder ein wenig benommen von der langwierigen, sich wiederholenden Dateneingabe, und es passieren Fehler.

Die Behebung dieser Fehler ist nicht nur lästig, sondern führt manchmal zu frustrierenden oder teuren Fehlern, die später größere Probleme verursachen. Die Vermeidung dieser kleinen manuellen Fehler kann für Ihr Unternehmen sowohl Zeit als auch Kosten einsparen.

2. Mehr Motivation für die Mitarbeiter

Seien wir ehrlich - kaum jemand übernimmt gerne diese kleinen, sinnlosen Aufgaben wie die Dateneingabe. Mitarbeiter sind am engagiertesten, wenn ihre Arbeit einen Sinn und Zweck hat, und das Eingeben von Mitarbeiterdaten in eine Tabelle erfüllt diese Anforderungen nicht. Selbst Ihre Personalleiter spüren den Druck - sie verbringen durchschnittlich 14 Stunden pro Woche mit der manuellen Erledigung von Aufgaben, die automatisiert werden könnten.

Wenn Ihr talentiertes HR-Team mehr Zeit hat, sich auf das zu konzentrieren, was es am besten kann - wie das Management der Mitarbeiterleistung, das Vorantreiben der Unternehmensstrategie und die Bewältigung von Veränderungen -, sind die Mitarbeiter motivierter, gute Leistungen zu erbringen und ihr Bestes zu geben.

3. Vereinfachung der Arbeitsabläufe

Viele alte Aufgaben, Prozesse und Arbeitsabläufe im Personalwesen sind sehr komplex. Für jede Phase sind viele Schritte erforderlich, ein ganzes Team von Mitarbeitern ist beteiligt, und alles scheint ewig zu dauern. Das ist das Gegenteil von Effizienz.

Mit der HR-Automatisierung ist die Überprüfung und Verwaltung dieser Personalprozesse jedoch viel einfacher. Zum Beispiel ist die Überprüfung und Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen eine große und komplizierte Aufgabe, wenn sie manuell durchgeführt wird.

Aber mit der HR-Automatisierung stehen dem Team alle Informationen mit einer schnellen Suche zur Verfügung - ohne dass es nötig ist, Dateien zu ziehen oder eine Anfrage an die Personalabteilung zu senden. Das ist einfach, schnell und genau.

4. Mehr Sicherheit für Daten

Personalakten und -informationen sind für den Betrieb Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Möglicherweise müssen Sie Informationen aufbewahren, die Jahre oder sogar Jahrzehnte zurückliegen, und Sie müssen die Informationen für den Fall von Prüfungen oder als künftige Referenz aufbewahren.

Bei vielen älteren HR-Systemen befinden sich all diese Informationen auf einer einzigen Plattform - und wenn diese ein Problem hat, können Ihre Daten für immer verloren sein. (Vom Schrecken eines papierbasierten Systems, das bei einem Brand oder einer Überschwemmung ausfällt, wollen wir gar nicht erst reden!)

Bei der Automatisierung der Personalverwaltung hingegen werden Ihre Daten auf den Online-Servern Ihres Unternehmens gesichert. Sie sind auch im Falle eines Absturzes, eines Stromausfalls, einer Naturkatastrophe oder eines anderen Ereignisses sicher. Es ist eine der wichtigsten Best Practices der Personalautomatisierung, diese Backups für den Notfall bereitzustellen.

5. Verbesserung des Einstellungs- und Einführungsprozesses

Die Einstellung und Eingliederung neuer Mitarbeiter ist eine der wichtigsten Aufgaben Ihres HR-Teams. Zwar kann keine HR-Software einen qualifizierten Einstellungsexperten für personalbezogene Aufgaben wie Bewerbungsgespräche ersetzen, aber auch die Automatisierung kann eine wichtige Rolle spielen.

Die HR-Automatisierung im Einstellungsprozess kann Ihnen dabei helfen, aus einem großen Pool von Bewerbern die vielversprechendsten herauszufiltern und Profile auf der Grundlage von erfolgversprechenden Fähigkeiten und Eigenschaften auszuwählen, was besonders wichtig ist, da 52 % der Personalverantwortlichen sagen, dass sich die Qualifikationslücke bei den Bewerbern in den letzten zwei Jahren vergrößert hat.

Und Sie können qualifizierte Bewerber in der ersten Phase des Einstellungsverfahrens automatisch auf dem Laufenden halten. Außerdem können KI-basierte Systeme dabei helfen, implizite Voreingenommenheit und Diskriminierung bei der Auswahl von Bewerbern zu vermeiden.

6. Stärkere Ausrichtung auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter

Herauszufinden, was Ihre Mitarbeiter wollen, brauchen und schätzen, ist für jede HR-Organisation nicht einfach - aber es ist eine wichtige Aufgabe. Dafür stehen Ihnen viele Instrumente zur Verfügung (z. B. Umfragen zum Mitarbeiterengagement und zur Mitarbeiterzufriedenheit), aber auch die Personalautomatisierung spielt eine Rolle.

KI-Tools können Ihrem HR-Team helfen, die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu ermitteln, indem sie ihr Verhalten analysieren und Muster erkennen. Sie können Ihnen auch helfen, Probleme zu erkennen, bevor sie zu großen Problemen werden, und mögliche Lösungen zu finden.

7. Bessere Geschäftsentscheidungen treffen

Die Analyse von Daten und das Lernen aus ihnen ist eine der besten Möglichkeiten für Ihr Unternehmen, bessere Entscheidungen in fast allen Bereichen zu treffen - auch im Personalwesen.

Der Einsatz von HR-Automatisierungstools kann Ihnen dabei helfen, genaue Daten zu personalbezogenen Aspekten wie Personalbestand, Mitarbeiterdaten, Vergütungs- und Gehaltstrends und mehr zu sammeln. Und mit der KI in diesen Tools können Sie ausgefeilte Analysen dieser Daten durchführen, um besser informierte Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen.

So können Sie beispielsweise mithilfe von KI feststellen, welche Mitarbeiter in ihren Rollen erfolgreich sind und welche Schwierigkeiten haben, und prüfen, ob ein Wechsel besser geeignet wäre. Oder Sie können sich ein Team ansehen, das Schwierigkeiten hat, erfolgreich zu sein, und herausfinden, welche Änderungen einen großen Unterschied machen könnten. Anstatt auf der Grundlage von Instinkten zu raten, können Sie Daten in den Mix einfließen lassen und so echte Ergebnisse von Ihren Teams erhalten. Wenn Sie ein internes KI-Team aufbauen möchten, finden Sie hier einen ausführlichen Leitfaden für die Einstellung von KI-Entwicklern.

8. Schaffung von Kosteneffizienzen

Viele Unternehmen schrecken vor der Automatisierung der Personalverwaltung zurück, weil sie mit hohen Anfangskosten rechnen müssen. Und es stimmt - diese Systeme sind in den meisten Fällen nicht billig (obwohl einige Optionen kostengünstiger sind).

Die Budgets sind knapp, und die Zukunft der Wirtschaft ist derzeit etwas ungewiss, so dass es sinnvoll ist, vorsichtig zu sein. Aber in Wirklichkeit kann ein Blick auf die langfristigen Einsparungen durch ein HR-Automatisierungstool einen enormen Rückgang der Gesamtkosten zeigen, selbst wenn man die Kosten für das Tool selbst berücksichtigt.

Betrachten Sie es als eine langfristige Investition in Ihr Unternehmen. Ja, Sie geben jetzt Geld aus, aber im Laufe der Zeit werden Sie durch den Einsatz dieses Instruments oder dieser Instrumente zahlreiche Kosteneinsparungen erzielen.

Diese Einsparungen ergeben sich aus deutlich geringeren Fehlerquoten, besseren Einstellungsprozessen, besserer Datenkontrolle, Sicherheit, geringerer Mitarbeiterzahl und höherer Motivation und Produktivität der vorhandenen Mitarbeiter. Ziemlich überzeugend, oder?

9. Die Dinge konsistent halten

Jeder in Ihrem HR-Team geht die Dinge ein wenig anders an. Ein Teammitglied kümmert sich um die Dateneingabe, ein anderes verwendet ein anderes System. Eine Gruppe führt einen Prozess auf eine bestimmte Weise durch, während eine andere Gruppe eine andere Methode anwendet.

Auch wenn nicht alles in der Personalabteilung auf die gleiche Weise erledigt werden muss, kann die Verbesserung der Daten- und Prozesskonsistenz zu erheblichen Effizienzsteigerungen führen.

Dies gilt insbesondere für das komplexe HR-Umfeld von heute. Die Automatisierung von HR-Prozessen stellt sicher, dass wichtige Aufgaben jedes Mal auf die gleiche Weise erledigt werden, wodurch sich die Notwendigkeit manueller Eingriffe verringert und sichergestellt wird, dass alle Beteiligten stets auf dem gleichen Stand sind. Sie hilft Ihnen, sich an vordefinierte Arbeitsabläufe zu halten und verhindert, dass unregelmäßige Prozesse die Effizienz beeinträchtigen.

10. Aufbau organisatorischer Widerstandsfähigkeit

Wenn Sie einige Superstars in Ihrem Team haben, haben Sie Glück! Aber Sie können sich auch zu sehr auf sie verlassen. Wenn diese Superstars gehen, bleiben Wissenslücken und manchmal auch Daten- und Prozesslücken zurück.

Wenn Sie jedoch die Automatisierung des Personalwesens einbeziehen, können Sie Backups für all diese Prozesse und Informationen erstellen, so dass Sie nicht völlig von einer Handvoll Mitarbeiter abhängig sind, die Ihnen erhalten bleiben.

Dadurch wird Ihr Unternehmen widerstandsfähiger - Sie sind darauf vorbereitet, wenn Mitarbeiter ausscheiden, was unweigerlich der Fall sein wird, und Ihr gesamtes Team kommt nicht zum Stillstand, wenn dies geschieht.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Im heutigen wettbewerbsintensiven Geschäftsumfeld müssen Sie jede mögliche Effizienz nutzen, um konkurrenzfähig zu bleiben. HR-Automatisierung ist eine großartige Möglichkeit für Ihr Unternehmen, schneller und intelligenter zu arbeiten und Ihre wertvollen Mitarbeiter besser zu unterstützen. Es mag seltsam erscheinen, Maschinen einzusetzen, um Ihren Mitarbeitern zum Erfolg zu verhelfen, aber genau das ist das Ziel von HR-Automatisierungstools - und es ist einfacher denn je, die für Sie passenden zu finden.

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