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En tant qu'êtres humains, nous sommes câblés pour rechercher la croissance et l'amélioration. Négliger cet aspect peut conduire à la stagnation et à la complaisance.
Cette affirmation est particulièrement vraie sur le lieu de travail, puisque 91 % des employés souhaitent une formation personnalisée et pertinente. C'est un signe clair que de nombreux travailleurs cherchent des moyens d'améliorer leurs performances au travail.
Il n'existe pas de principe unique permettant à chaque employé de se développer comme par magie du jour au lendemain. Cependant, plusieurs domaines d'amélioration s'appliquent à pratiquement tous les employés, quel que soit leur poste ou leur secteur d'activité.
Dans cet article de blog, nous explorerons neuf domaines significatifs d'amélioration et discuterons des mesures que vous pouvez prendre pour améliorer les performances de vos employés sur le lieu de travail.
Pourquoi l'amélioration professionnelle est-elle importante ?
L'amélioration professionnelle n'est pas seulement un objectif, mais une nécessité. C'est la clé qui permet d'ouvrir de nouvelles perspectives de développement personnel et d'avancement de carrière.
Mais pourquoi l'amélioration professionnelle est-elle importante ? Pensez-y de la manière suivante : tout comme une voiture a besoin d'un entretien régulier et de carburant pour fonctionner correctement, la carrière de vos employés a également besoin d'attention et de soins.
Sans développement continu, les employés risquent d'être distancés par votre secteur d'activité. Cela peut non seulement limiter leurs options de carrière, mais aussi conduire à l'épuisement professionnel.
9 Principaux domaines d'amélioration pour les employés
Il n'existe pas de liste universelle des domaines d'amélioration, car chaque personne a des domaines différents qui peuvent nécessiter une attention particulière. Toutefois, la liste ci-dessous comprend les domaines les plus courants qui s'appliquent à la plupart des employés.
- Leadership
- Structure de répartition du travail (SRT)
- Gestion du temps
- Éviter les distractions
- Hiérarchisation des tâches
- Communication
- L'écoute
- Résolution des conflits
- Service à la clientèle
1. Le leadership
Le leadership est la compétence la plus importante qui sépare les employés performants de ceux qui peinent à progresser dans leur carrière.
Cependant, le leadership peut être une caractéristique difficile à maîtriser. Ceux qui ne sont pas des leaders naturels ont souvent du mal à trouver leurs marques et peuvent même se heurter à la résistance de leurs collègues.
C'est là que vous intervenez en tant que superviseur. Avec les conseils appropriés, tout le monde peut devenir un véritable leader.
Comment aider les employés à améliorer leurs compétences en matière de leadership
Voici des conseils pour aider un employé à améliorer ses compétences en matière de leadership :
- Encourager l'appropriation
Permettez aux employés de s'approprier leurs tâches et leurs projets. Leur donner l'autonomie de prendre des décisions et d'apprendre de leurs erreurs favorise un sentiment de responsabilité et d'appartenance.
- Planter la graine de la possibilité
Inspirer les employés en leur donnant une vision de ce qui pourrait être accompli grâce à leur leadership et les encourager à croire en leurs capacités à créer un changement positif et transformateur.
Poser des questions rhétoriques telles que "Quel serait le résultat si vous pouviez changer le monde avec votre travail ?" stimule leur imagination et les encourage à envisager les possibilités.
En plantant cette graine de possibilité dans l'esprit de vos employés, ils sont plus susceptibles de développer un sens de l'objectif et de s'efforcer de créer un leadership.
- Offrir des possibilités d'exercer des fonctions de direction
C'est un excellent moyen pour les employés de mettre en pratique et de développer leurs qualités de leadership en s'essayant à un nouveau rôle. Encouragez-les à prendre la direction de projets, d'équipes ou de comités.
- Élaborer une boîte à outils pour le leadership
Identifier le stade, le style et les points forts d'un employé en matière de leadership peut s'avérer extrêmement utile pour le développer davantage. Fournissez à vos employés des outils et des ressources qui peuvent accélérer leur croissance pour devenir de grands leaders.
Créez des séminaires et des sessions de formation au cours desquels vous pourrez leur enseigner comment faire :
- Motiver et communiquer efficacement
- Déléguer des tâches
- Contrôler le flux de travail
- Penser stratégiquement
Rappelez-vous que les dirigeants qui ne reçoivent pas une formation et des conseils adéquats sont comme des bâtisseurs sans outils - ils peuvent toujours construire quelque chose, mais c'est loin d'être parfait.
2. Structure de répartition du travail (SRT)
La structure de répartition du travail (SRT) est une méthode de gestion de projet qui consiste à diviser un projet complexe en tâches plus petites et plus faciles à gérer, avec des délais prédéfinis.
L'introduction de ce concept populaire dans votre organisation peut avoir de grands avantages :
- Il améliore la transparence du projet, permettant aux membres de l'équipe de suivre l'avancement du projet et de procéder aux ajustements nécessaires.
- Il permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les objectifs, le calendrier et l'affectation des ressources.
- Avec une structure de travail bien structurée, les équipes peuvent plus facilement identifier les risques potentiels et minimiser leur impact.
Comment aider les employés à améliorer leurs compétences en matière d'OTP ?
Voici quelques conseils pour aider un employé à améliorer ses compétences en matière d'OTP :
- Commencer par l'essentiel
Avant d'initier votre équipe à des concepts d'OTP plus complexes : Assurez-vous qu'ils comprennent bien les principes fondamentaux. Commencez par expliquer ce qu'est un OTP et pourquoi il est important. Donnez des exemples de projets réussis qui ont utilisé un OTP bien conçu.
- Mettre l'accent sur la clarté
Encouragez votre équipe à utiliser un langage clair et concis lors de la création des structures de l'OTP. Expliquez les structures qui sont difficiles à comprendre et qui peuvent être source de confusion et d'erreurs.
- Utiliser des aides visuelles
Les représentations visuelles peuvent être un moyen efficace de communiquer des structures d'OTP complexes. Utilisez des diagrammes, des tableaux et d'autres aides visuelles pour les aider à communiquer leurs idées plus clairement.
3. Gestion du temps
La gestion efficace du temps est l'une des compétences les plus recherchées dans le monde du travail d'aujourd'hui. La capacité à hiérarchiser les tâches et à respecter les délais est un atout important pour les employés.
En tant qu'employé, il est souvent difficile de gérer efficacement son temps. Avec des emplois du temps chargés, des priorités concurrentes, des réunions interminables et des listes de choses à faire, il n'est pas surprenant que la gestion du temps puisse sembler impossible.
Comment aider les salariés à améliorer leurs compétences en matière de gestion du temps
Voici des conseils pour aider un employé à améliorer ses compétences en matière de gestion du temps :
- Blocage du temps
Demandez à vos employés de réserver des heures spécifiques sur leur agenda pour le travail ciblé, les réunions et les pauses. Cette stratégie les aide à visualiser leur emploi du temps et à établir des priorités.
- Fixer des attentes et des délais clairs
Veillez à ce que vos employés comprennent parfaitement les attentes et les délais de chaque tâche qui leur est confiée. Cela leur permet de rester sur la bonne voie et d'éviter la procrastination.
- Encourager les pauses
Encouragez vos employés à faire de courtes pauses pour refaire le plein d'énergie et se recentrer afin d'éviter l'épuisement et de maintenir la productivité tout au long de la journée. Mettez à la disposition de votre équipe une application de pointage. Outre le suivi des heures de travail, l'outil offre d'autres fonctionnalités telles que des rappels d'échéances et des notifications de pause. Cela aidera vos employés à prendre conscience de la façon dont ils passent leur temps, en favorisant l'autoréflexion et en améliorant leurs compétences en matière de gestion du temps.
- Réduire les réunions
Les réunions peuvent être une source importante de perte de temps. Réduisez le nombre de réunions auxquelles ils participent et demandez-leur de se concentrer sur leurs priorités et leurs objectifs.
- La technique Pomodoro
Cette technique populaire de gestion du temps consiste à diviser le travail en intervalles de 25 minutes séparés par de courtes pauses. Cette technique aidera vos employés à rester concentrés et à augmenter leur productivité.
4. Éviter les distractions
Avec l'attrait constant des notifications des médias sociaux, des courriels et des appels téléphoniques, il devient de plus en plus difficile d'éviter ces distractions. Non seulement elles nous font perdre un temps précieux, mais elles perturbent également notre concentration, ce qui peut en fin de compte affecter les performances globales des employés.
Comment aider les employés à éviter les distractions
Voici des conseils pour aider les employés à éviter les distractions.
- Créer une "zone de calme"
Désignez un endroit dans le bureau qui soit une zone de silence. Cet espace doit être exempt de distractions telles que les téléphones, les bavardages ou la musique. Cette zone peut être utilisée pour les tâches qui nécessitent une attention et une concentration profondes.
- Mettre en place des horaires de travail flexibles
Les niveaux de productivité de chacun varient au cours de la journée. La mise en place d'horaires de travail flexibles permet aux employés de travailler au moment où ils sont le plus productifs. Cela permet de réduire les distractions et d'améliorer la qualité du travail.
- Encourager les habitudes saines
La création d'une culture de vie saine peut avoir un impact positif sur les performances des employés. Parlez aux membres de votre équipe des avantages de manger des repas nutritifs et de faire de l'exercice régulièrement. Un employé en bonne santé et bien reposé est plus productif.
- Fournir des outils pour se concentrer
Les casques antibruit, les machines à bruit blanc et les applications qui bloquent les médias sociaux et autres distractions peuvent tous aider les employés à rester concentrés sur leur tâche. En donnant accès à ces outils, vous montrez à votre équipe que vous accordez de l'importance à sa productivité.
- Reconnaître les distractions personnelles et y remédier
Les employés n'ont pas tous les mêmes sources de distraction. Certains peuvent avoir du mal à rester concentrés en raison de problèmes personnels tels que le stress financier ou les problèmes familiaux. En tant que manager, il est essentiel de reconnaître ces difficultés et d'apporter le soutien nécessaire pour aider les employés à les surmonter.
5. Hiérarchisation des tâches
La hiérarchisation efficace des tâches est une compétence essentielle que tout employé devrait posséder. De nombreuses tâches ne pouvant être accomplies dans un laps de temps donné, l'établissement de priorités devient primordial pour les performances professionnelles.
Comment aider les employés à mieux hiérarchiser les tâches
Voici comment aider les employés à améliorer le processus de hiérarchisation des tâches.
- Utiliser la règle 1-3-5
Cette règle encourage les employés à s'atteler quotidiennement à une tâche importante, trois tâches moyennes et cinq petites tâches. Cela les aidera à se concentrer sur ce qui est important sans se laisser submerger par des tâches mineures. En utilisant un logiciel de gestion des tâches efficace, les équipes peuvent rationaliser leur flux de travail, hiérarchiser les tâches et atteindre une plus grande productivité.
- Appliquer la technique "Manger la grenouille".
"Manger la grenouille" est une autre technique intéressante pour hiérarchiser les tâches. Mark Twain a dit : "Si votre travail consiste à manger une grenouille, il vaut mieux le faire en premier le matin. Et si vous devez manger deux grenouilles, il est préférable de manger la plus grosse en premier".
Cela signifie qu'il faut s'attaquer à la tâche la plus redoutée au début de la journée, afin qu'elle ne reste pas en suspens toute la journée.
- Appliquer le principe de Pareto
Le principe de Pareto est une méthode infaillible pour aider vos employés à établir des priorités de manière efficace. Ce principe stipule que 80 % des résultats proviennent de 20 % des apports. Il s'agit donc de se concentrer sur les 20 % de tâches les plus critiques qui produisent 80 % des résultats.
Par exemple, si vous gérez une équipe de vente, vous pouvez demander à ses membres de consacrer 80 % de leur temps à la prospection et les 20 % restants à des appels de vente avec les meilleurs prospects.
- Utiliser la matrice d'Eisenhower
Ce cadre aide les employés à classer les tâches en quatre catégories : urgent/important, pas urgent/important, urgent/pas important et pas urgent/pas important.
Concentrez-vous d'abord sur les tâches urgentes/importantes et déléguez ou éliminez les autres.
6. Communication
Une communication ouverte et claire permet non seulement d'éviter les malentendus et les conflits, mais aussi de créer un environnement de travail positif où chacun se sent écouté et valorisé.
Malgré l'impact positif d'une communication efficace sur la productivité, elle reste un domaine à améliorer pour de nombreux employés. En fait, selon une enquête menée par Fierce, 86 % des employés et des cadres estiment qu'une communication inefficace est la raison sous-jacente des échecs sur le lieu de travail.
Comment aider les employés à améliorer leurs compétences en matière de communication
Voici des conseils pour aider les employés à améliorer leurs compétences en matière de communication.
- Favoriser un environnement sûr pour le retour d'information
Le retour d'information est essentiel à la croissance, mais il peut être difficile à recevoir. Favoriser un environnement sûr dans lequel les employés se sentent à l'aise pour donner et recevoir un retour d'information peut contribuer à améliorer la communication. Cela signifie qu'il faut être ouvert, honnête et respectueux lorsque l'on donne un retour d'information et créer une culture de la confiance et de la transparence.
- Reconnaître le pouvoir de la communication non verbale
La communication ne se limite pas aux mots. Faites prendre conscience à votre équipe de sa communication non verbale, comme le langage corporel, le ton de la voix et les expressions faciales. Cela permet de s'assurer que leur message correspond au ton qu'ils souhaitent adopter.
- Utiliser des jeux de rôle
En plaçant les employés dans des scénarios hypothétiques, ils peuvent pratiquer une communication efficace dans un environnement sûr et constructif. Cela contribue à renforcer la confiance en soi et permet d'obtenir un retour d'information constructif de la part des autres.
7. L'écoute
Comme l'a dit Stephen Covey, "la plupart des gens n'écoutent pas avec l'intention de comprendre, ils écoutent avec l'intention de répondre".
C'est pourquoi, en tant que managers, nous devons aider nos employés à développer une culture de l'écoute active, ce qui conduira à un environnement de travail plus épanouissant.
L'écoute est une compétence utile sous-estimée dans tout contexte professionnel. En vous engageant pleinement auprès de vos collègues et de vos clients, vous pouvez transmettre et recevoir efficacement des informations importantes et établir des relations plus solides.
En d'autres termes, plus vous écoutez, plus vos décisions et votre communication seront éclairées.
Cependant, l'écoute active ne se limite pas à s'asseoir tranquillement et à écouter ce que dit quelqu'un. Vous pouvez prendre plusieurs mesures pratiques pour améliorer les capacités d'écoute de vos employés.
Comment aider les employés à améliorer leurs capacités d'écoute
Voici des conseils pour aider les employés à améliorer leurs capacités d'écoute.
- Utiliser une analogie avec les arbres
Tout comme un arbre a besoin de racines solides pour grandir, les employés ont besoin d'une base solide de compétences d'écoute pour communiquer efficacement. Encouragez vos employés à se concentrer sur la construction d'une base solide en écoutant activement et en cherchant à comprendre avant de répondre.
- Poser des questions ouvertes
Lorsque vous donnez des instructions, évitez de poser des questions par oui ou par non. Posez plutôt des questions ouvertes qui obligent vos employés à réfléchir plus profondément et à répondre de manière plus détaillée. Cela favorise non seulement une meilleure communication, mais aussi une culture de collaboration et de résolution des problèmes.
- Exercices d'écoute active
Donnez à vos employés l'occasion d'exercer leurs capacités d'écoute. Par exemple, vous pouvez organiser un exercice d'écoute au cours duquel un employé parle d'un sujet pendant une durée déterminée et les autres employés doivent résumer ce qu'ils ont entendu. Ils peuvent ainsi améliorer leurs capacités d'écoute, la confiance et le travail d'équipe.
- Écoute en miroir
Répétez ce que vos employés vous disent, afin qu'ils sachent que vous êtes activement attentif. Cela crée une compréhension et un respect mutuels, ce qui est important dans un environnement de travail collaboratif.
- Inciter à l'écoute
Envisagez de récompenser les employés qui font preuve d'une capacité d'écoute exceptionnelle. Il peut s'agir d'une simple carte-cadeau ou d'une reconnaissance publique. En récompensant les bons comportements, vous créez un environnement où l'écoute est valorisée.
8. Résolution des conflits
Les conflits sur le lieu de travail coûtent aux entreprises américaines près de 359 milliards de dollars chaque année. Cette statistique stupéfiante souligne l'importance des stratégies de résolution des conflits sur le lieu de travail.
La résolution des conflits est une compétence qui requiert de la patience, de l'empathie et une pratique constante. Développer ces compétences prend du temps, mais l'effort en vaut la peine car il rend nos lieux de travail plus sûrs, plus heureux et plus productifs.
Grâce à différentes stratégies et techniques, vous pouvez aborder les conflits sous un angle plus positif et résoudre les problèmes par des solutions créatives qui aboutissent à des résultats gagnant-gagnant.
Comment aider les employés à améliorer leurs compétences en matière de résolution des conflits
Voici comment aider les employés à améliorer leurs compétences en matière de résolution des conflits.
- Se concentrer sur le problème plutôt que sur les personnes
En cas de conflit, il est essentiel de se concentrer sur le problème plutôt que sur les personnes impliquées. Évitez de devenir personnel, d'attaquer la personnalité des employés ou de leur donner l'impression qu'ils sont attaqués.
- Aborder les problèmes de front
Il est essentiel d'aborder les problèmes de manière proactive. L'évitement ne fait que retarder le processus de résolution des conflits et laisse à toutes les personnes concernées un sentiment de frustration ou de ressentiment. Au lieu de cela, abordez directement le problème et veillez à ce que la communication soit permanente et transparente.
- Mettre l'accent sur l'intelligence émotionnelle
L'intelligence émotionnelle est essentielle pour gérer les conflits. Encouragez vos employés à comprendre leurs émotions et l'impact qu'elles ont sur leur comportement. L'empathie, la conscience de soi et la régulation émotionnelle sont des composantes essentielles de l'intelligence émotionnelle.
9. Service à la clientèle
Le service à la clientèle peut faire ou défaire la réputation et le succès d'une entreprise. En tant que responsable, il vous incombe d'aider votre équipe à fournir un excellent service à la clientèle grâce à des technologies de pointe en matière de centres d'appels.
Il est intéressant de noter que les compétences en matière de service à la clientèle sont également essentielles pour travailler avec des collègues. Les employés peuvent établir de meilleures relations de travail et travailler en équipe en adoptant un comportement courtois et professionnel.
Comment aider les employés à améliorer leurs compétences en matière de service à la clientèle
Voici comment aider les employés à améliorer leurs compétences en matière de service à la clientèle.
- "La stratégie de la "règle des 5/10
Accueillez les clients dans les cinq secondes qui suivent leur arrivée et saluez-les dans les trois mètres qui suivent leur arrivée. Prenez l'habitude d'accueillir les clients avec le sourire et d'engager une petite conversation pour établir une relation. Les clients apprécient de se sentir accueillis et valorisés.
- Créer des profils de clients
Aidez votre équipe à développer de l'empathie pour les clients en créant des personas de clients fictifs. Cette approche permettra aux employés de comprendre leur public cible. Vous pouvez même rendre l'exercice amusant en donnant à chaque persona un nom et une histoire.
- Investir dans la technologie
La technologie peut être un outil précieux pour aider vos employés à fournir un excellent service à la clientèle. La création d'un portail client, l'investissement dans les chatbots, l'IA et d'autres solutions numériques peuvent rationaliser tous les processus et libérer vos employés pour qu'ils se concentrent sur des problèmes clients plus complexes.
Comment identifier les domaines d'amélioration manquants chez les employés ?
Essayez d'acquérir une connaissance approfondie de chaque employé. Cela peut se faire par le biais d'une communication ouverte, de réunions individuelles, de mentorat et d'évaluations des performances.
Cette compréhension plus approfondie vous aidera à identifier les domaines dans lesquels un employé pourrait avoir des difficultés et où il pourrait avoir besoin de conseils supplémentaires pour s'améliorer.
Posez à vos employés des questions telles que :
- "Quels sont les domaines dans lesquels vous vous sentez moins sûr de vous ?
- "Y a-t-il des tâches ou des missions qui vous posent régulièrement problème ?
- "Pensez-vous que certains domaines nécessitent une formation ou un soutien supplémentaires ?
S'ils ont encore du mal à identifier leurs lacunes, ils peuvent envisager de faire appel à un mentor ou à un coach qui pourra les guider et les aider à élaborer un plan d'amélioration personnalisé.
N'oubliez pas que le fait d'identifier et de traiter les domaines à améliorer n'est pas un signe de faiblesse, mais le signe d'un employé engagé et ambitieux qui s'efforce toujours de donner le meilleur de lui-même.
Le mot de la fin
Investir dans le développement professionnel est un choix judicieux pour toute organisation qui souhaite améliorer les performances de ses employés. L'organisation et ses employés récolteront d'innombrables avantages en offrant aux travailleurs des possibilités d'apprentissage et de développement.
Rappelez-vous que le développement professionnel est un voyage continu, et non une destination en soi. Il ne s'agit pas d'un seul domaine d'amélioration sur lequel les employés doivent travailler, mais d'un processus continu d'auto-réflexion et d'apprentissage.
Prenez des mesures pour améliorer les performances de vos employés sur le lieu de travail et constatez l'impact positif de ces mesures sur vos résultats.
