Comment concevoir un horaire de travail flexible ?

Les employés exigent de plus en plus des horaires de travail flexibles - et les employeurs commencent à leur offrir cette possibilité. En fait, près de 80 % des travailleurs américains choisiraient un emploi offrant des horaires de travail flexibles plutôt qu'un emploi qui n'en offre pas.

Les horaires de travail flexibles sont avantageux pour les employés car ils leur donnent une plus grande liberté pour organiser leur travail en fonction de leur vie, et non l'inverse. Mais il présente également de nombreux avantages pour les employeurs : il peut augmenter la rétention, la productivité, la diversité et l'engagement des employés. Il s'agit de l'un des avantages sociaux les plus populaires.

Alors comment concevoir des horaires de travail flexibles qui conviennent à votre entreprise et à vos employés ?

Nous allons le découvrir.

Types d'horaires de travail flexibles

Un horaire flexible pour les employés peut prendre de nombreuses formes différentes. Vous n'êtes pas obligé de vous en tenir à une seule - vous pouvez expérimenter pour voir celle qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise et celle que vos employés trouvent la plus satisfaisante.

Vous pouvez également intégrer plusieurs types différents d'horaires flexibles pour répondre aux besoins de tous les employés.

1. Horaire de travail flexible

Il est assez courant pour les employeurs de fixer des directives concernant les horaires flexibles. Il s'agit souvent de déterminer les heures de base - en disant que les employés doivent travailler de 9 h à 15 h et en leur permettant d'arriver plus tôt ou de partir plus tard.

L'horaire flexible permet aux travailleurs de choisir le moment où ils sont le plus productifs pour travailler ou d'éviter les périodes de transport intense. Certains travailleurs peuvent choisir de commencer leur journée de travail à 7 heures et de la terminer à 15 heures, afin de pouvoir aller chercher leurs enfants à l'école, et d'autres peuvent choisir de commencer à 9 heures parce qu'ils travaillent mieux plus tard dans la journée.

L'horaire flexible est avantageux pour l'employeur, car vous disposez toujours d'heures de base pour organiser des réunions et collaborer, tout en ayant des travailleurs disponibles à un plus grand nombre d'heures.

Par exemple, Liberty Mutual Insurance propose des horaires de base de 9 heures à 15 heures. Les employés peuvent choisir d'arriver plus tôt ou de travailler plus tard, en fonction de leurs obligations quotidiennes et de leurs engagements domestiques.

2. Horaire de la semaine de travail comprimée

Cela peut être de travailler quatre jours de dix heures et d'avoir un jour de congé supplémentaire chaque semaine. Ou bien travailler 80 heures en neuf jours et avoir le dixième jour de congé pour avoir un long week-end toutes les deux semaines.

La semaine de travail comprimée est une option très intéressante pour les employés qui doivent s'occuper de leurs enfants ou de leurs parents. Elle est intéressante pour les employeurs car ils peuvent économiser sur les frais de bureau s'ils font passer toute leur organisation à une semaine de travail de quatre jours. Certains bureaux pratiquent la semaine de travail comprimée en été, ce qui permet aux employés d'avoir de longs week-ends lorsque les vendredis sont calmes, sans utiliser leurs vacances.

Microsoft Japon a institué une semaine de travail de quatre jours à l'été 2019 - tout en continuant à payer les employés pour leurs cinq jours habituels. Les employés ont été 40 % plus productifs, les coûts d'électricité ont diminué de 23 %, et même les impressions ont baissé de 60 %. Tout le monde a bénéficié de cet arrangement.

3. Horaire de travail à temps partiel

Ce type d'arrangement n'est généralement disponible que pour certains employés qui ont prouvé leur valeur pour l'entreprise sur une longue période de temps, car le passage d'un bureau professionnel à une base entièrement à temps partiel serait inefficace.

Mais il s'agit d'une bonne méthode pour conserver des employés appréciés qui ont des enfants ou qui sont proches de l'âge de la retraite et qui veulent de la flexibilité.

En 2019, plus de 26 millions de personnes aux États-Unis étaient employées à temps partiel. Starbucks est un innovateur dans l'espace de travail à temps partiel - ils offrent des avantages généreux, notamment une assurance maladie, des frais de scolarité gratuits et des avantages en matière de fertilité aux employés qui travaillent au moins 20 heures par semaine. Cela permet de réduire le turnover dans un domaine où il est généralement élevé.

4. Horaire de travail à distance

Cela peut même signifier que l'employé travaille depuis un autre État ou un autre pays. Les formules de travail à distance sont de plus en plus courantes de nos jours, car de nombreux emplois peuvent être exercés depuis n'importe quel endroit où l'on dispose d'une connexion internet solide et d'un ordinateur portable rapide.

Le télétravail permet aux employés d'éviter les longs trajets et de rester confortablement installés chez eux (et d'économiser sur les tenues de bureau de luxe). La flexibilité du travail à domicile peut également aller de pair avec d'autres modalités de travail flexibles, comme les semaines de travail comprimées.

Et le fait que les employés travaillent à partir de différents endroits au lieu d'un seul grand bureau peut permettre aux employeurs d'économiser beaucoup d'argent sur le maintien d'un énorme bureau et de fournir une sauvegarde en cas de panne de courant ou de catastrophe naturelle autour du bureau.

Lorsque la société de voyage chinoise Ctrip a commencé à offrir une option de travail à distance à ses employés, la productivité a augmenté de 13 %, tandis que la satisfaction au travail s'est accrue et que les départs ont diminué.

Comment concevoir un horaire de travail flexible

Pour les employeurs, déclarer qu'ils vont adopter des horaires de travail flexibles afin que les employés puissent mieux concilier vie professionnelle et vie privée est une décision facile à prendre - cela peut sembler une victoire rapide dans les moments difficiles.

Mais en réalité, la mise en œuvre et la gestion de cet horaire flexible sont un peu plus délicates. Tout d'abord, vous devez tenir compte à la fois des besoins de l'organisation et de ceux de vos employés et trouver un moyen de les équilibrer.

• Le type de travail effectué par votre organisation se prête-t-il facilement à des horaires de travail flexibles ? Si vous êtes dans un domaine où vos clients s'attendent à obtenir une réponse rapide pendant les heures de travail normales, vous devrez disposer de lignes directrices sur le travail flexible afin que votre entreprise continue à fonctionner sans problème.
• Comment allez-vous gérer ceux qui peuvent profiter de ces avantages et ceux dont le rôle est moins adapté ? Il se peut que vous rencontriez une certaine réticence de la part des employés dont le poste ne leur permet pas de travailler à distance ou selon un horaire flexible.
• Il serait préférable de clarifier les raisons commerciales de vos décisions afin que chacun comprenne pourquoi le système est configuré de la sorte.

Les domaines dans lesquels les employés doivent rencontrer les clients en personne et collaborer avec leurs collègues doivent souvent faire l'objet d'une réflexion plus approfondie avant de passer à une option de travail à distance.

• Les employés devront-ils se rendre au bureau à certaines heures ?
• Devrez-vous instaurer un type de calendrier standard afin d'assurer une bonne participation aux réunions importantes ?
• Comment allez-vous maintenir l'engagement des employés à distance?

Lors de la mise en place d'horaires de travail flexibles, il convient de tenir compte de la législation en vigueur dans votre État et votre pays.

• Bien que le fait de permettre aux employés de déménager dans une autre région tout en travaillant à distance semble être une bonne chose, vous risquez de mettre votre entreprise dans une situation fiscale compliquée.
• De plus, de nombreux endroits ont des lois strictes concernant l'autorisation des horaires flexibles ou comprimés, en particulier lorsque les employés sont payés à l'heure.

Avantages des horaires de travail flexibles

La plupart des employés attendent de leur employeur qu'il les aide à concilier leurs engagements professionnels avec le reste de leur vie - et les horaires de travail flexibles sont un excellent moyen de les y aider.

1. Accroître le bonheur des employés

Les employés qui se sentent plus autonomes quant au lieu ou au moment où ils travaillent sont plus heureux et plus fidèles. Une enquête réalisée en 2019 par FlexJobs a révélé que 80 % des employés ont déclaré que leur loyauté envers leur employeur serait plus forte s'ils disposaient d'options de travail plus flexibles.

Étant donné que la fidélisation des employés est bénéfique pour vos résultats, investir du temps et de la réflexion dans la création d'options de travail flexibles peut s'avérer très rentable pour votre entreprise.

2. Augmenter la productivité des employés

Selon Robert Half, les salariés sont également plus productifs lorsqu'ils travaillent de manière flexible. En effet, en ayant la possibilité de travailler au moment et à l'endroit qui leur conviennent le mieux, ils peuvent se concentrer davantage sur les tâches à accomplir et en faire plus dans le même laps de temps.

S'épargner la frustration du trajet quotidien ou la dernière heure improductive du vendredi après-midi au bureau est essentiellement social, ce qui signifie qu'ils peuvent se mettre directement au travail et ensuite retourner au reste de leur vie.

Considérer tous les aspects du travail flexible

Bien sûr, comme tout avantage, les avantages liés aux horaires de travail flexibles s'accompagnent de quelques éléments auxquels les employeurs doivent réfléchir. Il est important de travailler dur pour que vos employés à distance soient heureux et pour que votre entreprise fonctionne bien et soit entièrement conforme. En revanche, les employés travaillent de manière flexible, et pour être sûr que vous évaluez continuellement le fonctionnement de vos programmes au fur et à mesure.

Et si vous constatez que vous ne pouvez pas offrir de flexibilité à certains de vos employés parce que la nature de leur travail ne leur permet pas d'être flexibles en termes de temps ou de lieu de travail, soyez créatif ! Vous pouvez imaginer d'autres façons de faire preuve de souplesse dans le travail, même si les employés doivent s'en tenir à des heures fixes à un bureau fixe.

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