Cara Mengelola Karyawan dan Menyeimbangkan Kebutuhan Kerja Sehari-hari

Mengelola karyawan dan memiliki pemimpin yang kuat adalah aspek struktural inti dari setiap bisnis yang sukses. Karyawan adalah gugus tugas di balik setiap langkah maju. Memastikan bahwa kebutuhan mereka terpenuhi akan memastikan perusahaan Anda maju secara konsisten dan efektif.

"Manajemen yang baik adalah seni membuat masalah menjadi begitu menarik dan solusinya begitu konstruktif sehingga semua orang ingin bekerja dan menanganinya."-PaulHawken

Menjadi seorang manajer itu sulit, dan mengetahui cara mengelola karyawan tidak selalu mudah. Karyawan mungkin profesional di bidangnya, tetapi mereka adalah manusia yang unik dengan preferensi pribadi, insentif, dan tantangan.

Memenuhi kebutuhan mereka dan menyediakan sumber daya yang memadai tidak hanya akan membuat mereka senang dan termotivasi, tetapi juga akan membuat pekerjaan Anda sebagai manajer menjadi lebih mudah.

Berikut ini beberapa alat bantu dan trik yang bisa Anda gunakan untuk membangun dan mengelola tim yang kuat dengan karyawan yang bahagia.

Mendefinisikan manajemen karyawan

Ada banyak sudut pandang tentang bagaimana manajemen karyawan dapat terlihat setiap hari. Perannya mirip dengan pekerjaan HR pada umumnya. Hal ini ditentukan oleh berbagai ukuran evaluasi karyawan, disiplin, pemantauan, komunikasi, pendelegasian tugas, dan perekrutan.

Manajer karyawan dianggap sebagai "orang tua" dari tim mereka. Mereka memberikan laporan kinerja, menerima anggota baru, dan mengelola program penghargaan atau insentif. Mereka juga menegakkan kebijakan perusahaan dan menangani masalah-masalah penting terkait karyawan.

Mengelola tim yang terdiri dari orang-orang dalam kapasitas apa pun dapat menghadirkan tantangan yang unik. Manajer perlu mempersiapkan diri untuk menghadapi hal ini agar dapat mengawasi karyawan mereka secara efektif.

Karyawan lebih dari sekadar pekerja. Mereka masing-masing memiliki kebiasaan dan temperamennya sendiri yang perlu diketahui oleh manajer untuk memberikan dukungan dan pengawasan.

Menjadi seorang manajer karyawan adalah pekerjaan yang kompleks yang membutuhkan tingkat kesadaran emosional dan pengetahuan profesional yang berbeda.

Pentingnya manajemen karyawan yang efektif

Manajemen karyawan yang efektif sangat penting untuk produktivitas dan efisiensi lingkungan kerja. Tanpa pemimpin yang berpengetahuan luas dan kompeten, hasil kerja karyawan dapat menjadi terpencar dan tidak konsisten, sehingga membuat kesuksesan perusahaan menjadi lebih sulit dicapai.

Dengan meningkatnya jumlah pekerja jarak jauh di seluruh dunia, kebutuhan akan manajer karyawan yang kompeten menjadi semakin besar. Para pekerja dari perusahaan yang sama bisa jadi tersebar di seluruh dunia. Namun tetap saja, mereka membutuhkan komunikasi yang sering dan pendelegasian proyek dari seorang manajer.

Dari sudut pandang produktivitas dan moral, manajer karyawan yang mahir sangat berharga bagi perusahaan dalam berbagai skala. Jika mereka merasa didukung secara memadai, karyawan akan bekerja lebih keras dan lebih bersemangat. Ditambah lagi, insentif mereka untuk mencapai target yang lebih tinggi akan lebih konsisten.

Manajer karyawan yang mahir dan intuitif akan terus berinvestasi pada diri mereka sendiri dan tenaga kerja mereka. Dengan menjadi teladan dan menciptakan budaya kerja yang positif, mereka juga akan membantu menekan biaya perusahaan. Biaya pergantian staf bisa sangat melelahkan dalam banyak hal. Namun dengan praktik manajemen yang tepat, loyalitas dan tingkat kepuasan karyawan tidak memiliki alasan untuk goyah. Pada dasarnya, manajer karyawan mengisi peran yang sangat penting untuk kesuksesan di tempat kerja.

Taktik untuk meningkatkan manajemen karyawan

Ketika berhadapan dengan orang lain, Anda tidak akan pernah tahu seperti apa hari Anda nantinya. Mulai dari hubungan kantor hingga performa kerja yang buruk, Anda perlu membekali diri Anda dengan berbagai situasi dan kesulitan yang mungkin muncul.

Berikut ini adalah beberapa taktik yang populer digunakan oleh para manajer yang ingin mengetahui cara mengelola karyawan dengan cara yang paling sukses dan produktif:

1. Merancang saluran komunikasi terbuka

Komunikasi yang terbuka antara karyawan dan atasan adalah kunci dari dinamika perusahaan yang sehat. Karyawan Anda harus merasa nyaman untuk menyampaikan topik-topik penting (seperti masalah dalam kehidupan pribadi yang memengaruhi kinerja mereka, keluhan kerja, atau perilaku kantor yang tidak pantas) kepada Anda. Sebaiknya buatlah proses tersebut mudah dan dapat diakses oleh mereka.

2. Meminta umpan balik

Karyawan Anda akan lebih mempercayai dan menghormati Anda jika mereka merasa nyaman untuk memberikan umpan balik tentang kebijakan dan pendekatan Anda dalam mengelola mereka. Anda tidak akan selalu tahu bahwa sesuatu yang Anda lakukan mengganggu atau menghambat kinerja karyawan kecuali mereka memberi tahu Anda bahwa opsi tersebut perlu diakses.

3. Program pengakuan dan penghargaan karyawan

Penguatan positif untuk perilaku, kinerja, dan etos kerja yang baik bisa sangat membantu. Dengan memberi insentif kepada karyawan untuk mencapai target yang lebih tinggi dengan program penghargaan yang kompeten, Anda dapat menumbuhkan rasa motivasi dan keinginan untuk hasil yang lebih baik di tempat kerja.

Program penghargaan dan pengakuan atas kinerja yang baik akan menstimulasi karyawan Anda untuk bekerja lebih keras dan meningkatkan semangat kerja. Keduanya sangat penting untuk hubungan karyawan-manajer yang sehat.

4. Ciptakan lingkungan yang mendukung

Karyawan di lingkungan yang mendukung akan berkembang, dan terserah Anda untuk menciptakan lingkungan ini. Tawarkan dukungan dalam setiap aspek pekerjaan, dan tindak lanjuti tawaran Anda. Sekadar mengatakan bahwa Anda bisa membantu saja tidak cukup. Anda harus turun tangan dan membantu sedapat mungkin secara aktif.

Manajer yang baik memimpin dengan kesabaran dan dorongan serta memiliki pendekatan langsung, membuat karyawan merasa didukung dan mampu. Hal ini mengarah pada peningkatan produktivitas dan budaya kerja yang sangat baik.

5. Mendorong pertumbuhan

Mendorong pertumbuhan tidak hanya baik untuk karyawan. Hal ini juga baik untuk bisnis. Pemimpin yang baik adalah pemimpin yang inovatif dan selalu siap untuk mempelajari hal-hal baru, dan Anda dapat menularkan hal ini kepada karyawan.

Entah itu mendorong karyawan untuk mengikuti kursus pelatihan, meningkatkan keahlian mereka, atau mempromosikan ide untuk belajar lebih jauh, mendorong pertumbuhan akan menciptakan tim yang lebih kuat dan lebih cakap. Jika Anda menunjukkan kepada karyawan bahwa Anda terus belajar, mereka akan terinspirasi untuk berkembang dan menghadapi tantangan baru.

6. Jadilah pendengar yang aktif

Ada perbedaan antara mendengar dan mendengarkan. Manajemen karyawan mengharuskan Anda untuk benar-benar mendengar apa yang dikatakan karyawan dan menindaklanjutinya. Ini berarti bahwa ketika karyawan berbicara, Anda merespons dengan tepat dan bertindak berdasarkan apa yang mereka katakan.

Anda tidak harus setuju dengan apa yang mereka katakan atau melakukan apa yang mereka minta, tetapi Anda harus menunjukkan bahwa Anda telah mendengarnya dengan baik. Jika mereka melihat Anda menanggapi apa yang mereka katakan, mereka akan merasa percaya diri untuk berbicara dengan Anda tentang topik yang paling sulit sekalipun.

7. Menetapkan tujuan dan harapan

Memiliki tujuan dan ekspektasi yang jelas memberi karyawan sesuatu untuk dicapai. Jika parameter ini tidak ditetapkan, anggota tim dapat dengan mudah menjadi tidak terarah dan terisolasi. Kurangnya tujuan juga membuat karyawan merasa tidak yakin dengan tujuan mereka dan dapat menyebabkan hilangnya motivasi.

Dengan tujuan yang terpadu, tim terinspirasi untuk bekerja sama dan mencapai tujuan. Tujuan menciptakan rasa kekompakan saat karyawan berkolaborasi untuk mencapai sebuah pencapaian.

8. Membangun kepercayaan dan membantu pengembangan karyawan

Dalam tim mana pun, kepercayaan itu penting. Karyawan perlu percaya bahwa pemimpin mereka dapat membantu dan membimbing mereka ke arah yang benar. Selain itu, mereka perlu tahu bahwa Anda mempercayai mereka untuk melakukan pekerjaan dan tidak mengatur mereka secara mikro.

Kepercayaan juga membantu pengembangan karyawan, karena karyawan merasa aman di tempat kerja. Hal ini membekali mereka dengan alat yang dibutuhkan untuk mengembangkan keterampilan baru dan pemahaman yang lebih baik tentang bisnis.

9. Menjaga transparansi

Sebagai pemimpin, Anda bertanggung jawab untuk selalu mempraktikkan transparansi. Hindari menyembunyikan informasi dan jangan pernah berbohong kepada karyawan. Jika kebenaran terungkap, Anda akan membahayakan hubungan dan posisi kepemimpinan Anda serta kehilangan rasa hormat dari tim Anda.

Mengetahui cara mengelola karyawan berarti memahami bahwa kejujuran selalu yang terbaik, bahkan jika itu tidak sepenuhnya positif. Berbagi umpan balik yang transparan dan jujur adalah bagian dari memimpin tim.

10. Memantau dan mengukur kinerja secara teratur

Jika tim Anda tidak mengetahui seberapa baik kinerja mereka atau di mana mereka perlu meningkatkan diri, status quo tidak dapat berubah. Manajemen kinerja merupakan keahlian penting bagi para pemimpin, dan melacak metrik adalah bagian dari hal ini. KPI reguler sangat ideal untuk tujuan ini.

Measuring performance highlights where employees are excelling and where they may need assistance. If this is clearly tracked, you can motivate employees to perform and grow and learn.

Alat bantu yang dapat diterapkan untuk manajemen karyawan yang lebih baik

Manajer cenderung harus memikul banyak beban di kantor. Tetapi tidak ada salahnya memanfaatkan alat dan perangkat lunak yang efektif untuk membantu Anda dalam menjalankan tugas-tugas manajemen Anda. Bagaimanapun juga, Anda juga hanya manusia biasa!

1. Alat komunikasi

Komunikasi adalah kekuatan hidup dari setiap perusahaan atau organisasi. Dengan menyederhanakan metode komunikasi Anda, Anda dan karyawan yang Anda kelola akan memahami apa yang Anda butuhkan satu sama lain sambil berfokus pada tugas-tugas harian penting lainnya. Sejak pandemi dimulai, lusinan alat komunikasi antar kantor telah tersedia. Gunakan ini untuk keuntungan Anda.

2. Alat-alat HRMS

Mengolah dan menganalisis riwayat data pekerja bisa jadi membosankan jika dilakukan secara manual. Pangkas waktu dari jadwal Anda dengan menggunakan alat bantu manajemen SDM yang membantu Anda lebih memahami perjalanan karyawan dan mengelola penggajian serta orientasi karyawan.

3. Alat bantu pelacakan kinerja

Melacak kinerja karyawan yang Anda awasi sering kali menjadi bagian penting dari peran Anda sebagai manajer karyawan. Gunakan alat pelacak kinerja untuk memantau karyawan mana yang unggul dan mana yang tertinggal. Gunakan informasi ini untuk membantu mengambil keputusan tentang cara mengelola karyawan. Hal ini dapat memandu keputusan Anda seputar promosi, penurunan jabatan, dan area kinerja lainnya yang mungkin memerlukan masukan Anda.

4. Alat bantu manajemen proyek dan presentasi

Mengkoordinasikan dan melaksanakan proyek di tempat kerja sangat penting untuk setiap pekerjaan manajemen karyawan. Anda harus memiliki pemahaman mendasar tentang siapa yang terbaik untuk tugas apa. Memiliki alat bantu manajemen proyek seperti Gantt Chart dapat memperjelas keputusan-keputusan ini dan membuat organisasi menjadi lebih cepat dan mudah.

Hal-hal penting yang dapat diambil

Manajer memainkan peran besar dalam kesuksesan bisnis besar atau kecil. Menjadi pemimpin yang kuat membutuhkan waktu dan usaha, tetapi ada alat dan teknik untuk menyederhanakan prosesnya.

Mengetahui cara mengelola karyawan dan menyeimbangkan pekerjaan adalah keterampilan yang sangat penting, dan setelah dipelajari, keterampilan ini akan menyiapkan anggota tim untuk sukses. Jika Anda memotivasi karyawan, menciptakan lingkungan kerja yang sangat baik, dan membangun kepercayaan, Anda akan menjadi manajer yang efektif yang memimpin dengan memberi contoh.