9 Bidang Penambahbaikan Utama untuk Pekerja di Tempat Kerja

Sebagai manusia, kita berwayar keras untuk berusaha untuk pertumbuhan dan peningkatan. Mengabaikan aspek ini boleh menyebabkan genangan dan berpuas hati.

Kenyataan ini terutama berlaku di tempat kerja, kerana 91% pekerja mahukan latihan peribadi dan relevan. Ini adalah petanda jelas bahawa ramai pekerja mencari cara untuk meningkatkan prestasi di tempat kerja mereka.

Tidak ada prinsip yang sesuai untuk menjadikan setiap pekerja secara ajaib berkembang dalam sekelip mata. Tetapi beberapa bidang penambahbaikan berlaku untuk hampir setiap pekerja, tanpa mengira jawatan atau industri mereka.

Dalam catatan blog ini, kami akan meneroka sembilan bidang penambahbaikan yang penting dan membincangkan langkah-langkah yang boleh diambil untuk meningkatkan prestasi tempat kerja pekerja anda.

Mengapa penambahbaikan profesional penting?

Peningkatan profesional bukan hanya matlamat tetapi satu keperluan. Ia adalah kunci untuk membuka peluang baru untuk pertumbuhan peribadi dan kemajuan kerjaya.

Tetapi mengapa penambahbaikan profesional penting? Fikirkanlah dengan cara ini: sama seperti kereta memerlukan penyelenggaraan dan bahan api yang kerap untuk terus berjalan lancar, kerjaya pekerja anda juga memerlukan perhatian dan penjagaan.

Tanpa pembangunan berterusan, pekerja berisiko ketinggalan dalam industri anda. Ini bukan sahaja boleh mengehadkan pilihan kerjaya mereka, tetapi juga menyebabkan keletihan.

9 Bidang penambahbaikan utama untuk pekerja

Tidak ada senarai penambahbaikan bidang sejagat kerana setiap orang mempunyai bidang yang berbeza yang mungkin memerlukan perhatian. Walau bagaimanapun, senarai di bawah termasuk yang paling biasa yang berlaku untuk kebanyakan pekerja.

1. Kepimpinan
2. Struktur Pembahagian Kerja (WBS)
3. Pengurusan masa
4. Pengelakan gangguan
5. Keutamaan tugas
6. Komunikasi
7. Mendengar
8. Penyelesaian konflik
9. Perkhidmatan pelanggan

1. Kepimpinan

Kepimpinan adalah kemahiran terpenting yang memisahkan pekerja yang berjaya dari mereka yang berjuang untuk maju dalam kerjaya mereka.

Walau bagaimanapun, kepimpinan boleh menjadi sifat yang sukar untuk dikuasai. Mereka yang bukan pemimpin kelahiran semula jadi sering berjuang untuk mencari kedudukan mereka dan mungkin menghadapi tentangan daripada rakan-rakan mereka.

Di situlah anda sebagai penyelia, masuk. Dengan bimbingan yang betul, sesiapa sahaja boleh menjadi pemimpin yang tulen.

Bagaimana untuk membantu pekerja meningkatkan kemahiran kepimpinan

Berikut ialah petua untuk membantu pekerja meningkatkan kemahiran kepimpinan mereka:

• Menggalakkan pemilikan

Benarkan pekerja mengambil pemilikan tugas dan projek mereka. Memberi mereka autonomi untuk membuat keputusan dan belajar dari kesilapan memupuk rasa tanggungjawab dan pemilikan.

• Tanam benih kemungkinan

Memberi inspirasi kepada pekerja dengan visi tentang apa yang boleh dicapai melalui kepimpinan mereka dan menggalakkan mereka untuk mempercayai keupayaan mereka untuk mewujudkan perubahan positif dan transformatif.

Bertanya soalan retorik seperti "Apa hasilnya jika anda dapat mengubah dunia dengan kerja anda?" merangsang imaginasi mereka dan menggalakkan mereka untuk mempertimbangkan kemungkinan.

Dengan menanam benih kemungkinan ini dalam fikiran pekerja anda, mereka lebih cenderung untuk mengembangkan rasa tujuan dan berusaha ke arah mewujudkan kepimpinan.

• Memberi peluang kepada peranan kepimpinan

Ini adalah kaedah terbaik bagi pekerja untuk mengamalkan dan mengembangkan sifat kepimpinan dengan mencuba tangan mereka pada peranan baru. Galakkan mereka untuk mengambil peranan kepimpinan dalam projek, pasukan, atau jawatankuasa.

• Membangunkan kit alat kepimpinan

Mengenal pasti peringkat kepimpinan, gaya dan kekuatan pekerja boleh menjadi sangat bermanfaat dalam membangunkannya lagi. Sediakan pekerja anda dengan alat dan sumber yang boleh mempercepatkan pertumbuhan mereka ke arah menjadi pemimpin yang hebat.

Buat seminar dan sesi latihan di mana anda boleh mengajar mereka bagaimana untuk:

1. Memotivasi dan berkomunikasi dengan berkesan
2. Tugas wakil
3. Aliran kerja kawalan
4. Berfikir secara strategik

Ingat bahawa pemimpin tanpa latihan dan bimbingan yang mencukupi adalah seperti pembina tanpa alat - mereka mungkin masih dapat membina sesuatu, tetapi ia akan jauh dari sempurna.

2. Struktur Pembahagian Kerja (WBS)

Struktur Pembahagian Kerja (WBS) adalah pendekatan pengurusan projek yang melibatkan pemecahan projek yang kompleks kepada tugas yang lebih kecil dan lebih terkawal dengan jangka masa yang telah ditetapkan.

Memperkenalkan konsep popular ini dalam organisasi anda mungkin mempunyai faedah yang besar:

• Ia meningkatkan ketelusan projek, membolehkan ahli pasukan mengesan kemajuan projek dan membuat pelarasan yang diperlukan mengikut keperluan.
• Ia memastikan semua orang berada di halaman yang sama mengenai objektif, garis masa, dan peruntukan sumber.
• Dengan WBS yang tersusun dengan baik, pasukan dapat mengenal pasti potensi risiko dengan lebih mudah dan meminimumkan kesannya.

Bagaimana untuk membantu pekerja meningkatkan kemahiran WBS

Berikut ialah petua untuk membantu pekerja meningkatkan kemahiran WBS mereka:

• Mulakan dengan asas-asas

Sebelum memperkenalkan pasukan anda kepada konsep WBS yang lebih kompleks: Pastikan mereka mempunyai pemahaman yang jelas tentang asas-asasnya. Mulakan dengan menerangkan apa itu WBS dan mengapa ia penting. Berikan contoh projek yang berjaya yang telah menggunakan WBS yang direka dengan baik.

• Tekankan kejelasan

Galakkan pasukan anda menggunakan bahasa yang jelas dan ringkas semasa membuat struktur WBS. Terangkan struktur yang sukar difahami dan boleh mengakibatkan kekeliruan dan kesilapan.

• Gunakan alat bantu visual

Perwakilan visual boleh menjadi cara yang berkesan untuk menyampaikan struktur WBS yang kompleks. Gunakan gambar rajah, carta dan bantuan visual lain untuk membantu mereka menyampaikan idea mereka dengan lebih jelas.

3. Pengurusan masa

Pengurusan masa yang berkesan adalah salah satu kemahiran yang paling dicari dalam tenaga kerja hari ini. Keupayaan untuk mengutamakan tugas dan memenuhi tarikh akhir adalah aset penting di tangan pekerja.

Sebagai pekerja, selalunya mencabar untuk menguruskan masa dengan berkesan. Dengan jadual yang sibuk, keutamaan bersaing, mesyuarat yang tidak berkesudahan dan senarai tugasan, tidak menghairankan bahawa pengurusan masa dapat merasa mustahil.

Bagaimana untuk membantu pekerja meningkatkan kemahiran pengurusan masa

Berikut adalah petua untuk membantu pekerja meningkatkan kemahiran pengurusan masa:

• Menyekat masa

Minta pekerja anda menyekat masa tertentu pada kalendar mereka untuk kerja tertumpu, mesyuarat dan rehat. Strategi ini membantu mereka menggambarkan jadual mereka dan mengutamakan masa mereka.

• Tetapkan jangkaan dan tarikh akhir yang jelas

Pastikan pekerja anda memahami sepenuhnya jangkaan dan tarikh akhir untuk setiap tugas yang diberikan kepada mereka. Ini membantu mereka kekal di landasan yang betul dan mengelakkan penangguhan.

• Galakkan rehat

Galakkan pekerja anda untuk berehat seketika untuk mengisi semula tenaga dan fokus semula mereka untuk mengelakkan keletihan dan mengekalkan produktiviti sepanjang hari.

• Meminimumkan mesyuarat

Mesyuarat boleh menjadi pembaziran masa yang besar. Kurangkan bilangan mesyuarat yang mereka hadiri dan minta mereka memberi tumpuan kepada keutamaan dan matlamat mereka.

• Teknik Pomodoro

Teknik pengurusan masa yang popular ini melibatkan kerja memecah masuk ke dalam selang 25 minit yang dipisahkan oleh rehat pendek. Teknik ini akan membantu pekerja anda kekal fokus dan meningkatkan produktiviti.

4. Pengelakan gangguan

Dengan keghairahan berterusan pemberitahuan media sosial, e-mel, dan panggilan telefon, mengelakkan gangguan ini menjadi semakin sukar. Mereka bukan sahaja membuang masa yang berharga, tetapi juga mengganggu tumpuan kami, yang akhirnya boleh menjejaskan prestasi keseluruhan pekerja.

Bagaimana untuk membantu pekerja mengelakkan gangguan

Berikut adalah petua untuk membantu pekerja mengelakkan gangguan.

• Buat "zon senyap"

Menetapkan kawasan di pejabat yang merupakan zon yang tenang. Ruang ini harus bebas daripada gangguan seperti telefon, perbualan atau muzik. Kawasan ini boleh digunakan untuk tugas-tugas yang memerlukan tumpuan dan tumpuan yang mendalam.

• Melaksanakan waktu kerja fleksibel

Tahap produktiviti setiap orang berbeza-beza sepanjang hari. Melaksanakan waktu kerja yang fleksibel membolehkan pekerja bekerja apabila mereka paling produktif. Ini boleh menyebabkan kurang gangguan dan kualiti kerja yang lebih tinggi.

• Galakkan tabiat yang sihat

Mewujudkan budaya hidup sihat boleh memberi kesan positif terhadap prestasi pekerja. Bercakap dengan ahli pasukan anda tentang faedah makan makanan berkhasiat dan bersenam secara teratur. Pekerja yang sihat dan berehat dengan baik adalah pekerja yang lebih produktif.

• Menyediakan alat untuk fokus

Fon kepala pembatalan bunyi, mesin bunyi putih dan apl yang menyekat media sosial dan gangguan lain semuanya boleh membantu pekerja kekal bekerja. Menyediakan akses kepada alat ini menunjukkan kepada pasukan anda bahawa anda menghargai produktiviti mereka.

• Kenali dan atasi gangguan peribadi

Pekerja yang berbeza akan mempunyai perkara yang berbeza yang mengalih perhatian mereka. Mungkin ada yang sukar untuk kekal fokus kerana masalah peribadi seperti tekanan kewangan atau masalah keluarga. Sebagai pengurus, penting untuk mengenali perjuangan ini dan memberikan sokongan untuk membantu pekerja mengatasinya.

5. Keutamaan tugas

Keutamaan tugas yang berkesan adalah kemahiran kritikal yang harus dimiliki oleh setiap pekerja. Dengan banyak tugas yang tidak dapat diselesaikan dalam tempoh yang ditetapkan, keutamaan menjadi yang paling penting kepada prestasi kerja.

Bagaimana untuk membantu pekerja meningkatkan keutamaan tugas

Berikut ialah cara untuk membantu pekerja meningkatkan proses keutamaan tugas.

• Gunakan peraturan 1-3-5

Peraturan ini menggalakkan pekerja untuk menangani satu tugas besar, tiga sederhana, dan lima tugas kecil setiap hari. Ini akan membantu mereka memberi tumpuan kepada perkara yang penting tanpa terjebak dengan tugas kecil. Dengan menggunakan perisian pengurusan tugas yang berkesan, pasukan boleh menyelaraskan aliran kerja mereka, mengutamakan tugas dan mencapai produktiviti yang lebih besar.

• Sapukan teknik "Makan katak"

"Makan katak" adalah satu lagi teknik yang menarik untuk keutamaan tugas. Mark Twain berkata, "jika tugas anda untuk makan katak, lebih baik melakukannya pada waktu pagi. Dan jika tugas anda untuk makan dua katak, lebih baik makan yang terbesar terlebih dahulu.

Ini bermakna menangani tugas anda yang paling ditakuti pada awal hari anda, jadi ia tidak tergantung di atas kepala anda sepanjang hari.

• Terapkan prinsip Pareto

Kaedah yang pasti untuk membantu pekerja anda memberi keutamaan dengan berkesan adalah dengan menggunakan prinsip Pareto. Prinsip ini menyatakan bahawa 80% hasil datang dari 20% input. Oleh itu, fokus pada 20% tugas yang paling kritikal yang menghasilkan 80% hasilnya.

Sebagai contoh, jika anda menguruskan pasukan jualan, anda boleh meminta ahli pasukan untuk menghabiskan 80% masa mereka prospek dan baki 20% membuat panggilan jualan dengan petunjuk terbaik.

• Gunakan matriks Eisenhower

Rangka kerja ini membantu pekerja mengkategorikan tugas kepada empat kuadran: mendesak/penting, tidak mendesak/penting, mendesak/tidak penting, dan tidak mendesak/tidak penting.

Fokus pada tugas mendesak / penting terlebih dahulu, dan mewakilkan atau menghapuskan yang lain.

6. Komunikasi

Komunikasi yang terbuka dan jelas bukan sahaja membantu mengelakkan salah faham dan konflik, tetapi ia juga membantu mewujudkan persekitaran kerja yang positif di mana semua orang merasa didengar dan dihargai.

Walaupun kesan positif komunikasi yang berkesan terhadap produktiviti, ia masih merupakan bidang peningkatan bagi ramai pekerja. Malah, menurut kaji selidik yang dijalankan oleh Fierce, 86% pekerja dan eksekutif percaya komunikasi yang tidak berkesan adalah sebab utama kegagalan di tempat kerja.

Bagaimana untuk membantu pekerja meningkatkan kemahiran komunikasi

Berikut adalah petua untuk membantu pekerja meningkatkan kemahiran komunikasi mereka.

• Pupuk persekitaran yang selamat untuk maklum balas

Maklum balas adalah penting untuk pertumbuhan, tetapi sukar untuk diterima. Memupuk persekitaran yang selamat di mana pekerja berasa selesa memberi dan menerima maklum balas boleh membantu meningkatkan komunikasi. Ini bermakna bersikap terbuka, jujur dan hormat apabila memberi maklum balas dan mewujudkan budaya kepercayaan dan ketelusan.

• Kenali kuasa komunikasi nonverbal

Komunikasi bukan sekadar kata-kata. Menyedarkan pasukan anda tentang komunikasi nonverbal mereka, seperti bahasa badan, nada suara, dan ekspresi muka. Ini dapat membantu memastikan mesej mereka sepadan dengan nada yang dimaksudkan.

• Gunakan latihan main peranan

Dengan meletakkan pekerja dalam senario hipotesis, mereka boleh mengamalkan komunikasi yang berkesan dalam persekitaran yang selamat dan membina. Ini membantu membina keyakinan dan membolehkan maklum balas yang membina daripada orang lain.

7. Mendengar

Seperti yang pernah dikatakan Stephen Covey, "Kebanyakan orang tidak mendengar dengan niat untuk memahami, mereka mendengar dengan niat untuk menjawab."

Oleh itu, sebagai pengurus, kita mesti membantu pekerja kita mengembangkan budaya mendengar aktif, yang membawa kepada persekitaran kerja yang lebih memuaskan.

Mendengar adalah kemahiran berguna yang dipandang rendah dalam mana-mana persekitaran kerja. Anda boleh memindahkan dan menerima maklumat penting dengan berkesan dan membina hubungan yang lebih kukuh dengan melibatkan diri sepenuhnya dengan rakan sekerja dan pelanggan.

Ringkasnya, semakin baik anda mendengar, semakin banyak keputusan dan komunikasi anda.

Walau bagaimanapun, mendengar aktif memerlukan lebih daripada sekadar duduk diam dan mendengar apa yang dikatakan seseorang. Anda boleh mengambil beberapa langkah praktikal untuk meningkatkan kemahiran mendengar pekerja.

Bagaimana untuk membantu pekerja meningkatkan kemahiran mendengar

Berikut adalah petua untuk membantu pekerja meningkatkan kemahiran mendengar mereka.

• Gunakan analogi Pokok

Sama seperti pokok memerlukan akar yang kuat untuk tumbuh tinggi, pekerja memerlukan asas kemahiran mendengar yang kuat untuk berkomunikasi dengan berkesan. Galakkan pekerja anda untuk memberi tumpuan kepada membina asas yang kukuh dengan mendengar dan mencari pemahaman secara aktif sebelum bertindak balas.

• Tanya soalan terbuka

Apabila memberi arahan, elakkan bertanya ya atau tidak ada soalan. Sebaliknya, tanya soalan terbuka yang memerlukan pekerja anda berfikir dengan lebih mendalam dan bertindak balas dengan lebih terperinci. Ini bukan sahaja menggalakkan komunikasi yang lebih baik, tetapi ia juga membantu membina budaya kerjasama dan penyelesaian masalah.

• Latihan mendengar aktif

Beri peluang kepada pekerja anda untuk mengamalkan kemahiran mendengar mereka. Sebagai contoh, anda boleh mengadakan latihan mendengar di mana seorang pekerja bercakap tentang topik untuk jangka masa yang ditetapkan, dan pekerja lain perlu meringkaskan apa yang mereka dengar. Dengan cara ini, mereka dapat meningkatkan kemahiran mendengar, kepercayaan dan kerja berpasukan.

• Mendengar cermin

Ulangi apa yang pekerja anda katakan kepada anda, supaya mereka tahu anda memberi perhatian secara aktif. Ini mewujudkan persefahaman dan rasa hormat bersama, yang penting dalam persekitaran kerja kolaboratif.

• Memberi insentif kepada mendengar

Pertimbangkan untuk menawarkan ganjaran untuk pekerja yang menunjukkan kemahiran mendengar yang luar biasa. Ini boleh menjadi sesuatu yang mudah seperti kad hadiah atau pengiktirafan awam. Dengan memberi ganjaran kepada tingkah laku yang baik, anda mewujudkan persekitaran di mana mendengar dihargai.

8. Penyelesaian konflik

Konflik tempat kerja menyebabkan perniagaan AS hampir $ 359 bilion setiap tahun. Statistik mengejutkan ini menekankan kepentingan strategi penyelesaian konflik di tempat kerja.

Penyelesaian konflik adalah kemahiran yang memerlukan kesabaran, empati, dan amalan yang konsisten. Membangunkan kemahiran ini memerlukan masa, tetapi ia bernilai semua usaha kerana ia menjadikan tempat kerja kita berasa lebih selamat, lebih bahagia, dan lebih produktif.

Dengan strategi dan teknik yang berbeza, anda boleh mendekati konflik dalam cahaya yang lebih positif dan menyelesaikan masalah dengan penyelesaian kreatif yang membawa kepada hasil menang-menang.

Bagaimana untuk membantu pekerja meningkatkan kemahiran penyelesaian konflik

Inilah cara untuk membantu pekerja meningkatkan kemahiran penyelesaian konflik.

• Tumpu isu dan bukannya rakyat

Apabila menangani konflik, memberi tumpuan kepada masalah di tangan dan bukannya orang yang terlibat adalah penting. Elakkan daripada mendapatkan personaliti peribadi, menyerang pekerja, atau membuat mereka berasa seperti sedang diserang.

• Atasi masalah secara langsung

Adalah penting untuk menangani isu-isu secara proaktif. Pengelakan hanya melambatkan proses penyelesaian konflik dan menyebabkan semua orang yang terlibat merasa kecewa atau marah. Sebaliknya, secara langsung mendekati masalah dan pastikan komunikasi berterusan dan telus.

• Tekankan kecerdasan emosi

Kecerdasan emosi adalah kritikal apabila menangani konflik. Galakkan pekerja anda untuk memahami emosi mereka dan bagaimana ia memberi kesan kepada tingkah laku mereka. Empati, kesedaran diri, dan peraturan emosi adalah semua komponen penting dalam kecerdasan emosi.

9. Perkhidmatan pelanggan

Customer service can make or break a company's reputation and success. As a manager, it's your responsibility to coach your team in providing excellent customer service through up-to-date call center technologies.

Menariknya, kemahiran perkhidmatan pelanggan juga penting apabila bekerja dengan rakan sekerja. Pekerja boleh membina hubungan kerja dan kerja berpasukan yang lebih baik dengan memaparkan tingkah laku sopan dan profesional.

Bagaimana untuk membantu pekerja meningkatkan kemahiran perkhidmatan pelanggan

Berikut adalah cara untuk membantu pekerja meningkatkan kemahiran perkhidmatan pelanggan mereka.

• Strategi "Peraturan 5/10"

Salam pelanggan dalam masa lima saat ketibaan dan akui mereka dalam jarak sepuluh kaki dari kehadiran mereka. Jadikan kebiasaan untuk menyambut pelanggan tersenyum dan terlibat dalam ceramah kecil untuk membina hubungan. Pelanggan menghargai perasaan dialu-alukan dan dihargai.

• Buat persona pelanggan

Bantu pasukan anda mengembangkan empati untuk pelanggan dengan mencipta persona pelanggan fiksyen. Pendekatan ini akan memberi pekerja pemahaman tentang khalayak sasaran mereka. Anda juga boleh menjadikannya menyeronokkan dengan memberi setiap persona nama dan backstory.

• Melabur dalam teknologi

Teknologi boleh menjadi alat yang berharga untuk membantu pekerja anda menyediakan perkhidmatan pelanggan yang hebat. Mewujudkan portal pelanggan, Melabur dalam chatbots, AI, dan penyelesaian digital lain dapat menyelaraskan semua proses dan membebaskan pekerja anda untuk memberi tumpuan kepada masalah pelanggan yang lebih kompleks.

Bagaimana untuk mengenal pasti bidang peningkatan pekerja?

Cuba dapatkan pemahaman yang mendalam tentang setiap pekerja. Ini boleh dilakukan melalui komunikasi terbuka, mesyuarat satu-satu, bimbingan, dan penilaian prestasi.

Pemahaman yang lebih mendalam ini akan membantu anda mengenal pasti kawasan di mana pekerja mungkin bergelut dan di mana mereka mungkin memerlukan panduan tambahan untuk bertambah baik.

Tanya pekerja anda soalan seperti:

• "Kawasan apa yang anda rasa kurang yakin?"
• "Adakah terdapat tugas atau tugasan tertentu yang anda hadapi secara konsisten?"
• "Adakah anda merasakan beberapa bidang memerlukan latihan atau sokongan tambahan?"

Sekiranya mereka masih bergelut dengan mengenal pasti bidang yang kurang, pertimbangkan untuk mencari mentor atau jurulatih yang boleh membimbing mereka dan membantu mereka mengembangkan rancangan peningkatan peribadi.

Ingat, mengenal pasti dan menangani bidang untuk penambahbaikan bukanlah tanda kelemahan tetapi tanda pekerja yang komited dan bercita-cita tinggi yang sentiasa berusaha untuk menjadi yang terbaik.

Perkataan akhir

Melabur dalam pembangunan profesional adalah pilihan bijak bagi mana-mana organisasi yang ingin meningkatkan prestasi pekerja. Organisasi dan pekerjanya akan meraih faedah yang tidak terkira banyaknya dengan menyediakan pekerja dengan peluang untuk belajar dan berkembang.

Ingat bahawa pembangunan profesional adalah perjalanan yang berterusan, bukan destinasi itu sendiri. Ia bukan hanya satu bidang penambahbaikan yang perlu diusahakan oleh pekerja, tetapi ia adalah proses refleksi diri dan pembelajaran yang berterusan.

Ambil tindakan untuk meningkatkan prestasi tempat kerja pekerja anda dan lihat kesan positifnya pada garis bawah anda.