Cara Membuat Tinjauan Keluar untuk Mendapatkan Maklum Balas Terbaik

Mengumpul maklum balas yang jujur dan mendapatkan pandangan terbaik pada dasarnya adalah kebanyakan masa untuk melihat pelbagai perspektif. Salah satu situasi kritikal di mana anda mungkin memerlukan pandangan terbaik ialah peletakan jawatan.

Ramai pekerja meninggalkan syarikat mereka kerana banyak sebab, seperti budaya syarikat, gaji yang tidak mencukupi, persekitaran kerja, waktu kerja, dan beban kerja. Majikan harus menyiasat sebab-sebab ini dan membuat perubahan yang diperlukan mengikut maklum balas jika syarikat memerlukannya.  

Terdapat pelbagai cara untuk mengumpul maklum balas yang membina daripada pekerja yang meletak jawatan. Cara yang paling biasa untuk melakukannya ialah melakukan tinjauan keluar.

Tinjauan keluar lebih disukai kerana ia boleh dibuat secara dalam talian dan boleh diisi dengan cepat melalui aplikasi mudah alih. Dalam artikel ini, anda akan mempelajari kaedah, soalan dan sebab untuk mendapatkan cerapan terbaik dalam tinjauan anda dengan cara yang terperinci.

Apakah tinjauan keluar?

Survei keluar adalah sejenis tinjauan yang dijalankan untuk tujuan mendapatkan maklumat daripada pekerja yang berhenti. Tinjauan ini termasuk soalan tentang sebab-sebab untuk meninggalkan pekerjaan.

Pemimpin boleh mewujudkan budaya syarikat yang lebih baik apabila pekerja menyatakan pendapat mereka tentang mengapa mereka meninggalkan organisasi.

Maklum balas terhadap tinjauan keluar menunjukkan dengan lebih jelas di mana syarikat mempunyai kekurangan. Atas sebab ini, respons harus diperhatikan dan dianalisis untuk meningkatkan penglibatan dan pengekalan pekerja . Jadi syarikat boleh membuat langkah yang diperlukan untuk membetulkan kekurangan mereka.

4 Sebab mengapa anda perlu menggunakan tinjauan keluar

Anda mungkin tertanya-tanya apa faedah lain tinjauan temuduga keluar boleh membawa kepada budaya kerja dan syarikat. Dalam banyak cara, tinjauan ini memberi syarikat anda perspektif baru, dan anda menjadi sebuah syarikat di mana pekerja bersaing untuk bekerja dengan anda.

1. Dapatkan maklum balas yang berguna

Dengan maklum balas dan pelbagai idea yang anda dapat, anda boleh membawa perspektif baru ke jabatan HR dan membuat pekerja sedia ada lebih berpuas hati. Maklum balas ini biasanya mengenai situasi yang tidak selesa dengan pekerja.

Pekerja yang terlibat akan lebih komited terhadap tempat kerja mereka. Di samping itu, mereka akan menerima projek tempat kerja sebagai projek mereka sendiri.

2. Membina hubungan yang lebih kukuh

Walaupun pekerja meletak jawatan, ini tidak bermakna mereka tidak akan pernah bekerja di tempat yang sama lagi. Mereka mungkin tidak menyukai rakan sekerja mereka atau, lebih penting lagi, pekerjaan mereka di tempat kerja baru mereka, dan mereka mungkin mahu bekerja dengan anda lagi.

Atas sebab ini, tinjauan keluar pekerja dapat membantu anda terus berhubung dengan mereka dan juga membina ikatan yang lebih kuat.

3. Cari titik lemah dan kuat

Kritikan adalah salah satu cara terbaik untuk mengesan titik lemah anda supaya anda dapat memperbaiki diri anda dalam setiap aspek. Syarikat dan kumpulan pengurusan mereka perlu terbuka kepada kritikan positif dan negatif kerana hanya dengan cara ini mereka dapat menemui kekuatan dan kelemahan mereka.

Jika anda melakukan lebih banyak aktiviti untuk memperbaiki kelemahan anda, anda secara automatik akan memuaskan pekerja baru anda.

4. Elakkan churn selanjutnya

Walaupun ramai orang boleh bekerja untuk anda, pengambilan pekerja baru untuk syarikat adalah proses yang penting dan panjang. Kedua-dua pekerja dan majikan perlu saling mempercayai antara satu sama lain. Setiap pekerja yang meninggalkan adalah membuang masa dan usaha untuk syarikat, dan komunikasi yang betul dengan pekerja dapat membantu anda mengelakkan kerugian ini.

Cara menjalankan tinjauan keluar: 5 Kaedah terbaik

Jika maklumat yang anda baca telah membuat anda menyedari betapa bergunanya tinjauan ini untuk syarikat dan pekerja anda, anda mungkin berfikir tentang cara menciptanya.

Kami telah mengumpulkan 3 kaedah yang sering digunakan untuk anda supaya anda mempunyai pengetahuan purata masing-masing dan boleh memilih yang terbaik untuk diri sendiri.

1. Bersemuka

Salah satu cara yang paling banyak digunakan untuk menjalankan tinjauan keluar adalah secara bersemuka. Soal selidik kertas yang lebih tua dan lebih tradisional disediakan oleh jabatan HR dan dijangka dijawab oleh pekerja yang telah menyatakan hasrat mereka untuk meletak jawatan.

Anda boleh memastikan pekerja membaca soalan tinjauan sepenuhnya dan menjawab sendiri. Kelemahannya ialah jawapan kepada soalan-soalan ini perlu direkodkan dan dianalisis secara individu, yang merupakan proses yang sangat panjang.

2. Tinjauan bercetak

Tinjauan bercetak ialah satu lagi cara untuk mengumpul maklum balas jujur daripada pekerja anda. Anda boleh mencetak kaji selidik yang anda buat dengan cepat pada komputer dan kemudian memberikannya kepada mereka yang meletak jawatan daripada pekerjaan mereka. Kaedah ini sedikit lebih mahal dan susah payah daripada yang lain.

Pekerja juga perlu hadir secara fizikal di pejabat untuk melengkapkan soal selidik bercetak, yang merupakan sesuatu yang tidak mahu ditangani oleh ramai orang.

3. Panggilan telefon

Ukur melalui panggilan telefon juga merupakan salah satu kaedah yang digunakan, walaupun ia tidak begitu popular. Sebab pertama untuk tidak popular adalah kadar tindak balas yang sangat rendah terhadap tinjauan ini.

Menurut PewResearch, kadar tindak balas terhadap tinjauan telefon terus menurun. Semasa panggilan telefon, orang yang bertanggungjawab membaca teks yang telah disediakan sebelumnya kepada pekerja yang meletak jawatan dan merekodkan jawapan mereka.

Walau bagaimanapun, kaedah ini adalah proses yang sangat memenatkan bagi kedua-dua pihak. Salah faham dan sambungan yang lemah juga boleh memberi kesan negatif terhadap hasil tinjauan.

4. Buat tinjauan dengan menulis kod

Kaedah lain yang terkenal ialah menulis kod untuk membina tinjauan keluar dalam talian. Dengan kaedah ini, anda boleh membuat tinjauan dengan rupa yang anda inginkan. Untuk melakukan ini, anda perlu tahu cara membuat kod atau menyewa pengaturcara.

Kelemahan pengekodan adalah bahawa ia mahal dan mengambil masa terlalu lama untuk membuat tinjauan. Atas sebab ini, walaupun ia adalah kaedah yang terkenal, ia juga merupakan kaedah yang tidak lagi disukai.

5. Menggunakan alat pembuat tinjauan

Kaedah lain yang sering disukai dan popular ialah maklum balas pekerja dalam talian dan alat tinjauan. Salah satu sebab yang paling disukai ialah alat tinjauan dalam talian tidak memerlukan pengetahuan pengekodan, dan tinjauan boleh dibuat dalam talian.

Selain itu, banyak alat pembuat tinjauan termasuk templat tinjauan keluar, yang menjadikan pekerjaan anda lebih mudah. Templat dan tema siap sedia akan membantu anda membuat tinjauan dalam satu minit.

Cara membuat tinjauan keluar

Mencipta tinjauan keluar boleh menjadi berharga untuk mengumpulkan maklum balas daripada individu yang meninggalkan organisasi atau program anda. Tinjauan ini dapat membantu anda mengenal pasti bidang untuk penambahbaikan dan mendapatkan pandangan tentang mengapa mereka berlepas.

Berikut ialah panduan langkah demi langkah untuk membantu anda mencipta tinjauan keluar yang berkesan:

1. Tentukan objektif anda

Tentukan matlamat tertentu yang ingin anda capai dengan tinjauan keluar. Sebagai contoh, anda mungkin ingin memahami sebab-sebab perolehan pekerja, mengenal pasti bidang ketidakpuasan hati, atau mengumpulkan cadangan untuk penambahbaikan.

2. Pilih kaedah tinjauan

Tentukan format dan kaedah penghantaran untuk tinjauan anda. Anda boleh memilih antara alat tinjauan dalam talian atau tinjauan berasaskan kertas.

3. Pilih soalan tinjauan

Kembangkan satu set soalan yang sejajar dengan objektif anda. Pertimbangkan campuran soalan tertutup (pelbagai pilihan atau skala penarafan) dan terbuka (teks percuma). Berikut adalah beberapa jenis soalan yang biasa disertakan:

• Maklumat demografi: Kumpulkan data asas seperti jawatan, jabatan, tempoh perkhidmatan atau sebab untuk keluar.
• Soalan skala Likert: Gunakan skala penarafan untuk mengukur tahap kepuasan, seperti meminta mereka menilai aspek pekerjaan mereka atau organisasi.
• Soalan pelbagai pilihan: Menawarkan pilihan yang telah ditetapkan untuk dipilih oleh responden, seperti bertanya tentang sebab utama pemergian mereka.
• Soalan terbuka: Berikan ruang kepada responden untuk memberikan maklum balas terperinci, cadangan atau komen tambahan.

4. Memastikan kerahsiaan dan kerahsiaan

Beri jaminan kepada responden bahawa jawapan mereka akan kekal sulit dan tanpa nama. Ini membantu memupuk tindak balas yang jujur dan tidak berat sebelah.

5. Pastikan tinjauan ringkas

Hormati masa responden dengan memastikan tinjauan pendek dan fokus. Elakkan soalan yang tidak perlu atau berulang.

6. Ujian rintis kaji selidik

Sebelum mengedarkan tinjauan secara meluas, lakukan ujian perintis dengan sekumpulan kecil individu yang meninggalkan atau baru-baru ini pergi. Ini akan membantu anda mengenal pasti sebarang isu atau kekaburan dalam tinjauan dan membuat pelarasan yang diperlukan.

7. Mengedarkan tinjauan

Sebaik sahaja anda yakin dengan reka bentuk tinjauan, edarkannya kepada khalayak yang dimaksudkan. Hantar melalui e-mel, berikan pautan di tapak web organisasi anda atau edarkan salinan kertas jika perlu.

8. Tetapkan tarikh akhir dan hantar peringatan

Jelaskan tarikh akhir untuk menyelesaikan tinjauan dan pertimbangkan untuk menghantar e-mel peringatan untuk menggalakkan penyertaan.

9. Menganalisis data

Sebaik sahaja anda mengumpulkan respons, analisa data untuk mengenal pasti corak, aliran dan cerapan utama. Cari tema biasa, isu berulang, dan bidang untuk penambahbaikan.

10. Ambil tindakan

Gunakan cerapan yang dikumpulkan daripada tinjauan keluar untuk memaklumkan pembuat keputusan anda dan menambah baik organisasi atau program anda. Melaksanakan perubahan berdasarkan maklum balas yang diterima untuk menangani sebarang isu atau kebimbangan yang dikenal pasti.

Cara menggunakan temuduga keluar untuk meningkatkan prestasi

Sekiranya anda belum melihat wawancara keluar sebelum ini dan tidak tahu mata mana yang perlu diberi perhatian, anda mungkin tidak mendapat kecekapan yang anda mahukan dari soalan yang anda sediakan.

Walaupun anda memahami tujuan umum dengan melihat contoh tinjauan keluar, anda perlu melakukan pemeriksaan yang lebih terperinci untuk meningkatkan prestasi dalam syarikat. Jika anda mengikuti langkah-langkah di bawah satu demi satu, ia akan membawa anda ke jalan yang berjaya.

1. Mengadakan temuduga keluar dengan meninggalkan pekerja

Sebaik sahaja pekerja anda memberitahu jabatan sumber manusia bahawa mereka ingin meletakkan jawatan, anda harus menghantar tinjauan keluar yang anda sediakan lebih awal. Anda boleh melakukan ini dengan cara yang anda fikir akan menjadi paling berguna untuk anda. Sebagai contoh, ini boleh menjadi tinjauan dalam talian atau tinjauan kertas.

Tinjauan keluar anda harus terdiri daripada soalan menarik dengan tujuan, sama seperti soalan tinjauan HR yang lain. Pekerja harus menjawab soalan tanpa membuang terlalu banyak masa selepas meninggalkan kerja mereka. Jika tidak, sukar untuk mendapatkan maklum balas yang paling jujur.

2. Menganalisis data untuk melihat sama ada terdapat corak yang dikongsi

Langkah seterusnya dan salah satu langkah yang paling penting ialah menganalisis jawapannya. Perkara pertama yang perlu dicari semasa menganalisis jawapan adalah sama ada terdapat jawapan biasa. Corak yang dikongsi ini memudahkan anda mengenal pasti kekuatan dan kelemahan syarikat anda.

Anda harus perhatikan titik lemah anda supaya anda tidak menghadapi masalah yang sama pada masa akan datang. Anda juga harus merakam ciri kegemaran pekerja anda di syarikat anda supaya anda tidak perlu berusaha untuk mengembangkannya lebih jauh.

3. Bandingkan keputusan temuduga keluar dengan hasil tinjauan lain

Satu lagi cara untuk menganalisis hasil tinjauan adalah dengan membandingkannya dengan tinjauan dan borang pekerja lain. Tujuan umum tinjauan ini adalah untuk mengukur kepuasan pekerja dengan kerja mereka dan untuk meningkatkan prestasi mereka. Dalam semua tinjauan, anda boleh menyemak sama ada pekerja menjawab soalan secara konsisten.

Sekiranya pekerja tidak berpuas hati dengan aspek yang sama di semua tinjauan, jabatan sumber manusia harus mengutamakan peningkatan mereka. Dengan cara ini, anda boleh meningkatkan budaya syarikat anda dan mendapatkan pekerja yang lebih terlibat.

4. Kenal pasti titik lemah dan berusaha memperbaikinya

Langkah lain ialah mengenal pasti dan mengkategorikan titik lemah. Sebaik sahaja anda telah mengkategorikannya, lebih mudah untuk meningkatkannya. Sebagai contoh, kebimbangan pekerja boleh dikaitkan dengan kerja, persekitaran kerja, budaya syarikat, sebab ekonomi, atau pergolakan.

Sekiranya orang langsung bertanggungjawab terhadap masalah ini, anda harus menyampaikannya dengan mereka. Sekiranya masalah ini adalah perkara yang boleh diperbaiki dan berubah oleh syarikat, mereka harus diberi kepentingan, dan anda harus berusaha untuk melaksanakan inovasi ini.

5. Kongsi penemuan anda dengan eksekutif untuk membangunkan dasar baru

Langkah terakhir anda adalah untuk mencatat semua analisis anda secara terperinci dan membuat penilaian keseluruhan. Anda harus berkongsi semua keputusan dengan pengurus anda dalam organisasi anda dan memikirkan strategi baru untuk memperbaiki kekurangan ini.

Jika anda boleh mengubah semua kekurangan ini menjadi kekuatan, anda boleh menjadikan syarikat anda lebih diingini dari perspektif pekerja anda.

20 Soalan tinjauan keluar yang menakjubkan untuk ditanya dalam tinjauan anda

Sekiranya anda ingin membuat tinjauan keluar dari awal dan tidak pasti jenis soalan yang perlu anda sertakan, anda harus menggunakan soalan di bawah.

Walaupun anda tidak menggunakan soalan yang sama di bawah, anda boleh mengambil inspirasi daripada mereka dan mengemukakan soalan yang lebih relevan kepada syarikat anda sendiri.

1. Sebab mana yang menyebabkan anda mencari pekerjaan baru?
2. Adakah mana-mana rakan sekerja anda ada kaitan dengan peletakan jawatan anda?
3. Adakah mana-mana pengurus anda mempunyai pengaruh terhadap peletakan jawatan anda?
4. Adakah anda telah tertakluk kepada apa-apa jenis pergolakan di tempat kerja anda?
5. Adakah anda fikir syarikat itu cukup mengambil berat tentang pendapat pekerja?
6. Adakah anda fikir budaya syarikat menyokong?
7. Apa yang anda fikir perlu diperbaiki dalam syarikat?
8. Apakah perkara kegemaran anda tentang syarikat itu?
9. Apa yang paling anda gemari semasa bekerja?
10. Adakah anda berpuas hati dengan faedah tambahan yang ditawarkan oleh syarikat kepada anda?
11. Adakah pengurus anda akan mempertimbangkan cadangan anda?
12. Bagaimanakah anda menyelesaikan masalah jika anda menemuinya?
13. Adakah waktu bekerja membuat anda letih?
14. Adakah anda fikir tanggungjawab anda di tempat kerja terlalu banyak?
15. Adakah gaji anda mencukupi untuk taraf hidup anda?
16. Adakah anda mencari pekerjaan baru kerana kebimbangan ekonomi?
17. Jika anda boleh kembali bekerja semula, apa yang anda mahu ubah?
18. Adakah anda akan berasa tertekan semasa bekerja?
19. Adakah anda mempunyai masa untuk kehidupan peribadi anda di luar kerja?
20. Apa yang anda pertimbangkan semasa memohon pekerjaan baru anda?

Perkara utama yang perlu diambil

Mengumpul maklum balas yang jujur dan meminta pendapat pekerja akan membantu anda meningkatkan syarikat anda. Anda boleh mengubah budaya dan keadaan kerja syarikat anda supaya majikan dan pekerja dapat memperoleh kecekapan maksimum.

Tinjauan keluar adalah salah satu cara terbaik untuk mendapatkan maklum balas yang paling jujur kerana pekerja yang meletak jawatan dengan bebas boleh menawarkan pendapatnya tentang rakan sekerja dan persekitaran kerja tanpa ragu-ragu.  

Untuk mendapatkan hasil yang terbaik, tinjauan bersemuka dan dalam talian yang dibina oleh alat pembuat tinjauan nampaknya paling praktikal dan berkesan.

Selain itu, dengan templat siap sedia yang ditawarkan oleh alat pembuat tinjauan, anda boleh membuat tinjauan profesional dalam masa yang singkat dan memastikan pekerja boleh mengakses tinjauan ini dari mana-mana sahaja terima kasih kepada aplikasi telefon. Mula membuat tinjauan keluar untuk mengumpul maklum balas tanpa membuang masa!